大數(shù)據(jù)時代做好檔案信息化管理工作的策略

李婷 張楊

【摘要】在大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化管理工作迎來了一定的機遇與挑戰(zhàn)。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷推廣與應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的數(shù)據(jù)信息，推動了大數(shù)據(jù)時代的形成。大數(shù)據(jù)時代、檔案信息化管理等概念在學術(shù)界反復(fù)出現(xiàn)，相關(guān)企業(yè)部門如何做好檔案信息化管理工作是大數(shù)據(jù)時代最重要的任務(wù)。本文探究大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理工作的相關(guān)策略。

【關(guān)鍵詞】大數(shù)據(jù)時代;檔案管理工作;策略

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理工作需要注意的問題

（一）注意規(guī)避潛在風險。大數(shù)據(jù)時代其實就是信息時代發(fā)展的產(chǎn)物，大數(shù)據(jù)時代的環(huán)境在一定程度上改變了我們的生活方式工作方式，大數(shù)據(jù)時代給檔案管理工作帶來了一定的機遇，同時也帶來了一定的挑戰(zhàn)。檔案管理工作對企業(yè)發(fā)展有著至關(guān)重要的作用，同時也直接關(guān)系企業(yè)甚至國家的政治與經(jīng)濟利益，一旦檔案信息泄露，會對企業(yè)甚至國家造成很大的影響。因此，不斷完善檔案管理工作，加強檔案的嚴密性是非常重要的。從實際上來看，檔案管理方式受到大數(shù)據(jù)時代的沖擊，檔案信息資源非常容易泄露甚至丟失，所以運用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行檔案管理存在著一定的潛在風險。

（二）制定出解決潛在風險的對策。隨著大數(shù)據(jù)時代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)不能夠滿足時代的需求，而在檔案管理工作中，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)存在著一定的風險，在傳統(tǒng)的規(guī)章制度中，并沒有對相關(guān)方面做出一些明顯的約束管理，能夠不斷提高檔案管理工作的機密性，就需要結(jié)合實際發(fā)展，不斷調(diào)整檔案管理制度，有效保證檔案管理制度科學合理，從而應(yīng)對大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理工作存在的潛在風險。在檔案管理中有效應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)能夠提高管理工作的效率，同時也更有利于工作人員的工作，但是應(yīng)該由專業(yè)的檔案管理工作人員進行操作，保證檔案管理工作人員具備相應(yīng)的綜合素養(yǎng)，同時還需要相應(yīng)的制度來制約檔案管理工作人員的行為，保證檔案管理工作能夠有序完成。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理工作的策略

（一）加強檔案工作人員的技能培訓。為了保證檔案管理工作的有效性與科學性，必須要引進專業(yè)的檔案管理人才，我們正處于信息化的時代，要想合理科學地利用大數(shù)據(jù)時代實施管理，那么就必須加強對檔案管理工作人員的各方面培養(yǎng)，使檔案管理工作人員具備專業(yè)的技能以及操作水平。以往的檔案管理工作人員都是人工進行檔案管理操作，對相關(guān)的大數(shù)據(jù)技術(shù)并不是很了解，不能熟悉掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)相關(guān)方面的專業(yè)知識，在一定程度上影響檔案信息化管理的發(fā)展。所以政府以及相關(guān)部門必須要著重加強技術(shù)人員的培養(yǎng)，不斷鼓勵各大高校開辦大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用課程，大力培養(yǎng)檔案信息化管理人才，同時還應(yīng)該引進國外一些先進的技術(shù)與資源，政府要給予一定的資金支持與政治支持。對于企業(yè)部門來說，則應(yīng)該積極舉辦一些培訓學習活動，可以利用公共課、網(wǎng)絡(luò)會議、視頻教學等各種手段，不斷提高檔案工作人員的專業(yè)化、服務(wù)意識以及信息化水平，加強檔案管理工作人員之間的溝通與交流，不斷提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)。同時還需要提高管理人員的聘用門檻，要引進一些具有專業(yè)素養(yǎng)的人才，這樣才能夠積極推進檔案信息化管理工作有效開展。

（二）不斷優(yōu)化檔案管理人員的結(jié)構(gòu)。檔案管理工作相對來說比較枯燥乏味，企業(yè)在招聘檔案管理工作人員時，相比于一些技術(shù)性工作來說，對技術(shù)方面要求較低，而且待遇也比較差，從事檔案管理工作的工作人員年齡都比較大，很少有年輕人愿意從事檔案管理工作，這就在一定程度上直接影響我國檔案管理工作的實際發(fā)展。但是隨著技術(shù)的不斷深入，大數(shù)據(jù)時代對檔案管理工作人員的技術(shù)水平提出了更高的要求，為了能夠更有效實現(xiàn)檔案管理工作，就需要不斷引入一些技術(shù)人才，切實提高檔案管理工作人員的綜合素養(yǎng)，不斷優(yōu)化調(diào)整檔案管理人才結(jié)構(gòu)，使年輕人愿意從事檔案管理工作，并成為檔案管理工作的主力軍，而年齡較大的工作人員則應(yīng)該輔助年輕人順利實施檔案管理工作。

（三）在大數(shù)據(jù)時代背景下做好檔案管理保密工作。在檔案管理工作中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用有效促進了檔案管理工作的發(fā)展與進步，給企業(yè)檔案管理工作帶來了新的機遇，大數(shù)據(jù)的有效應(yīng)用能夠促進檔案管理事業(yè)的不斷發(fā)展，能夠有效提高檔案管理工作的效率，同時還能夠在一定程度上節(jié)約人工成本。大數(shù)據(jù)在實際應(yīng)用過程中也存在著一定的問題，對檔案管理保密工作提出了更高的要求。在大數(shù)據(jù)時代，使得檔案信息比較容易丟失、損壞或者泄漏，因此工作人員必須要認識到檔案信息的重要性，提高檔案信息保存的安全意識，在工作中不斷規(guī)范自己的行為操作，從而保證檔案信息的安全性與保密性。除此之外，企業(yè)還應(yīng)該加強管理軟件與硬件的建設(shè)，為了能夠使檔案信息化管理工作適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展與實際需求，一定要主動加強相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施的投入，要對現(xiàn)有的設(shè)施進行更換以及升級，保證網(wǎng)絡(luò)信息平臺的建設(shè)，滿足網(wǎng)絡(luò)搜索引擎的實際需求。

（四）實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，完善電子檔案歸檔工作。為了有效提高檔案管理的效率、資源的利用率，各單位必須要著重注意對現(xiàn)有的檔案管理模式以及服務(wù)模式進行具體的改革與創(chuàng)新，使檔案管理工作不斷朝著數(shù)字化信息化的方向發(fā)展。首先應(yīng)該在紙質(zhì)資料的基礎(chǔ)上，有效結(jié)合大數(shù)據(jù)時代技術(shù)優(yōu)勢，對具體的紙質(zhì)資料進行相應(yīng)的整理、編號以及儲存，之后還應(yīng)該加大信息資料進行數(shù)字化的處理，同時建立信息化數(shù)據(jù)庫，從而不斷方便檔案查詢與利用工作，實施數(shù)字化與信息化的檔案管理可以節(jié)省大量的時間，數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的不斷引入，會改變傳統(tǒng)檔案管理工作存在的弊端，將繁瑣的步驟簡單化，這樣既能夠提高工作效率，同時也能夠減輕工作人員的負擔，加強檔案資料的利用率。在大數(shù)據(jù)背景下，還應(yīng)該不斷完善電子規(guī)范歸檔工作：首先，要保證與辦公系統(tǒng)不斷深度融合，不斷完善電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)的全程控制，具體按照公文起草、簽字以及擬辦等實際過程完成電子檔案的儲存，以保證公文類電子檔案的內(nèi)容齊全。其次，應(yīng)該結(jié)合國家制定的專業(yè)類電子檔案具體標準，有效管理分類專業(yè)電子檔案，不斷完善專業(yè)電子檔案的系統(tǒng)與標準。再次，詳細制定檔案數(shù)字化相關(guān)計劃，要著眼于檔案信息化未來發(fā)展的實際需求，結(jié)合企業(yè)的實際發(fā)展狀況，制定詳細的檔案數(shù)字化計劃;同時還需要結(jié)合具體的技術(shù)規(guī)范，不斷統(tǒng)一相關(guān)的數(shù)據(jù)標準。最后，要結(jié)合大數(shù)據(jù)時代電子檔案歸檔工作的實際要求，不斷研究數(shù)據(jù)信息的采集、管理、分析、利用、發(fā)布等各種數(shù)據(jù)平臺，以期滿足檔案歸檔與管理的實際應(yīng)用。

三、結(jié)束語

在大數(shù)據(jù)時代，不斷建設(shè)信息化、數(shù)字化的檔案，是一項比較復(fù)雜繁重的系統(tǒng)工程，企業(yè)必須要實施整體規(guī)劃，要確定完整的目標，不斷學習先進的科技手段，完善檔案管理信息系統(tǒng)，改變以往的檔案管理理念，對各種管理手段以及方式進行創(chuàng)新，以此來提高工作效率。

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