創(chuàng)新檔案管理 助力學(xué)院“雙一流”重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)

劉丹

【摘要】隨著“雙一流高?！泵~的提出，各大學(xué)校開(kāi)始積極變革，充分吸納創(chuàng)新措施，從各個(gè)方面為進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校發(fā)展添磚加瓦。在建設(shè)“雙一流”項(xiàng)目的時(shí)候，檔案管理的作用越來(lái)越突顯，從申報(bào)到管理等過(guò)程，都需要教學(xué)檔案管理人員的參與，收集和整理申報(bào)及管理過(guò)程中的資料。隨著重視程度的不斷加深，檔案管理創(chuàng)新逐漸被提上日程，為進(jìn)一步助力學(xué)院“雙一流”重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)添磚加瓦。

【關(guān)鍵詞】檔案創(chuàng)新;助力“雙一流”;重要性;背景介紹;措施

檔案管理在日常生活中所涉及的工作主要是人員檔案的建立以及人員信息資料的填寫(xiě)，雖然看起來(lái)非常簡(jiǎn)單，但是真正落實(shí)到具體的工作中來(lái)，就會(huì)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)量是非常巨大的，對(duì)于檔案管理人員的要求是非常嚴(yán)苛的?？此坪?jiǎn)單的工作，在一個(gè)一個(gè)精細(xì)的工作階段里面，被逐漸填滿(mǎn)和豐富。正是由于這樣的特質(zhì)，檔案管理工作對(duì)于助力學(xué)院“雙一流”重點(diǎn)項(xiàng)目的建設(shè)有著非常重要的作用。

一、高?！半p一流”重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)的背景

首先是國(guó)家號(hào)召的背景。我國(guó)為教育行業(yè)頒發(fā)了一系列的文件，其中比較著名的就是2019年1月國(guó)務(wù)院發(fā)布的《國(guó)家職業(yè)教育改革實(shí)施方案》簡(jiǎn)稱(chēng)《職教20條》。這個(gè)文件對(duì)于目前階段的職業(yè)教育做出了一定的指導(dǎo)工作，同時(shí)也對(duì)教育行業(yè)提出了要求，希望各大高校廣納人才，提高自身創(chuàng)新意識(shí)，爭(zhēng)做“雙一流”高校。那么如何建設(shè)“雙一流”高校呢？最為主要的途徑就是積極申報(bào)“雙一流”建設(shè)項(xiàng)目，通過(guò)不斷累積經(jīng)驗(yàn)，促使院校向“雙一流”靠攏。國(guó)家對(duì)于此項(xiàng)措施非常重視，給予了大力的支持。所以，高?！半p一流”重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)是響應(yīng)國(guó)家的號(hào)召，在不斷的努力中為國(guó)家的發(fā)展作貢獻(xiàn)。其次是時(shí)代號(hào)召的背景。隨著中國(guó)改革開(kāi)放的不斷推進(jìn)，現(xiàn)階段的中國(guó)經(jīng)濟(jì)呈現(xiàn)出蒸蒸日上的景象。這個(gè)偉大的時(shí)代里面，中國(guó)從人文到教育，從教育到生活，都散發(fā)著創(chuàng)新改革的意味。為了進(jìn)一步和時(shí)代接軌和世界接軌，進(jìn)一步建設(shè)“雙一流”高校以及建設(shè)“雙一流”重點(diǎn)項(xiàng)目，已經(jīng)漸漸成為中國(guó)高校發(fā)展的目標(biāo)和動(dòng)力。

二、檔案管理對(duì)于助力“雙一流”建設(shè)的重要性

（一）為申報(bào)“雙一流”項(xiàng)目提供輔助材料和數(shù)據(jù)。在“雙一流”項(xiàng)目申報(bào)的過(guò)程中，需要大量的人力物力與以支持。在眾多的輔助項(xiàng)目中，最為重要就是檔案管理項(xiàng)目，該項(xiàng)目在重點(diǎn)項(xiàng)目申報(bào)的過(guò)程中是至關(guān)重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。因?yàn)闄n案管理可以為取得“申報(bào)”資格收集整理相關(guān)的資料，在不斷的修改和實(shí)驗(yàn)的過(guò)程中促使項(xiàng)目申報(bào)更加順利。舉例來(lái)說(shuō)，作者本人在2013到2018年一直參與重點(diǎn)項(xiàng)目的建設(shè)，主要工作是收集與重點(diǎn)項(xiàng)目相關(guān)的支撐材料、佐證材料歸總、整理。在這個(gè)過(guò)程中，作者深刻體會(huì)到檔案管理工作對(duì)于項(xiàng)目申報(bào)的重要性。作者和其他工作者一起構(gòu)建方案、整理資料，經(jīng)過(guò)數(shù)次的討論和比較，終于在最后的階段里面取得了顯著的成效。總得來(lái)說(shuō)，檔案管理在人員信息和學(xué)校水平方面都在想盡一切辦法收集和整理資料，為申報(bào)項(xiàng)目作出了很大的貢獻(xiàn)。

（二）為管理“雙一流”項(xiàng)目整理和歸集資料。一個(gè)項(xiàng)目接管下來(lái)，并非不需要檔案管理人員的輔助了，反而需要的更加明顯了。主要是因?yàn)樵谶M(jìn)一步開(kāi)展相關(guān)項(xiàng)目工作的時(shí)候，學(xué)校需要各方面的資料，小到人員配置信息大到學(xué)校以往的歷史資料都需要調(diào)動(dòng)出來(lái)，為之后的工作做準(zhǔn)備。但是僅僅調(diào)動(dòng)出來(lái)還不夠，還需要進(jìn)一步整理成研究人員能夠看懂的文件，才能在真正意義上為項(xiàng)目工作提供幫助。舉例來(lái)說(shuō)，作者本人所在院校在進(jìn)一步申報(bào)成功之后，需要大量的過(guò)程資料來(lái)為項(xiàng)目的完成情況做輔助。作者同樣也參與了重點(diǎn)項(xiàng)目的建設(shè)組中，為項(xiàng)目的中期檢查以及終期驗(yàn)收收集和整理、歸總材料。在這個(gè)過(guò)程中，管理人員自己需要對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行瀏覽，其工作量是非常巨大的，然后就是瀏覽的基礎(chǔ)上篩選出一定有用的信息，匯集成冊(cè)以供相關(guān)項(xiàng)目人員使用。當(dāng)然，由于廣大檔案管理人員的支持和幫助，學(xué)院重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)取得新成效。在2018年度，學(xué)院立項(xiàng)為水利部?jī)?yōu)質(zhì)建設(shè)單位，立項(xiàng)全國(guó)優(yōu)質(zhì)水利專(zhuān)業(yè)2個(gè)、湖南省現(xiàn)代學(xué)徒制試點(diǎn)項(xiàng)目1個(gè)，湖南省一流專(zhuān)業(yè)群建設(shè)項(xiàng)目1個(gè)。總得來(lái)說(shuō)，檔案管理工作在相關(guān)管理和開(kāi)展的過(guò)程中仍然發(fā)揮著極其重要的作用，為進(jìn)一步促進(jìn)項(xiàng)目成功奠定了基礎(chǔ)。

三、進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理的措施

（一）創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，對(duì)利用率高的檔案資源進(jìn)行匯編。檔案管理收集，指是的執(zhí)行完畢的文件材料，作為部門(mén)的檔案管理人員應(yīng)注重日常業(yè)務(wù)工作的管理，強(qiáng)化檔案責(zé)任意識(shí)，在每學(xué)期初作好計(jì)劃和統(tǒng)籌，提前為各門(mén)類(lèi)的檔案做好軟硬件的設(shè)施基礎(chǔ)。對(duì)于不同檔案材料，歸檔期限有一定的特殊性，教學(xué)類(lèi)的檔案按學(xué)期立卷，而文件類(lèi)等按年度立卷歸檔。對(duì)于工作中碰到的各項(xiàng)材料既要有原則性也要靈活對(duì)待，保持整體的有機(jī)聯(lián)系。作者認(rèn)為，對(duì)于利用率高的檔案可進(jìn)行文獻(xiàn)資料的二次匯編，按類(lèi)別存放匯編文件柜，為以后的查找利用節(jié)省時(shí)間，需要時(shí)可直接調(diào)卷，檔案的利用效率明顯提高。

（二）提升管理人員技能和素質(zhì)。在進(jìn)一步創(chuàng)新檔案管理工作的時(shí)候，需要提高相關(guān)工作人員的技能和素質(zhì)。針對(duì)檔案管理工作的特點(diǎn)，該工作通常接觸的都是一些比較復(fù)雜的信息整理項(xiàng)目，尤其是在結(jié)合“雙一流”重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)之后，其工作質(zhì)量要求更高，工作時(shí)間要求更長(zhǎng)，檔案管理工作的范圍逐漸被拓寬，相關(guān)工作人員的素質(zhì)和技能要求也提高。那么如何進(jìn)一步的培養(yǎng)更加優(yōu)秀的管理人才呢？作者認(rèn)為應(yīng)該從制定培訓(xùn)計(jì)劃和監(jiān)督機(jī)制開(kāi)始。首先，根據(jù)以往管理工作的要求和現(xiàn)階段管理工作要求的比對(duì)，總結(jié)出目前管理人員欠缺的技能和素質(zhì)。其次，根據(jù)每個(gè)人員的不同，安排不同的培訓(xùn)項(xiàng)目。最后，根據(jù)一定的條件實(shí)施監(jiān)督機(jī)制，具體來(lái)說(shuō)就是：從工作質(zhì)量和工作態(tài)度兩方面評(píng)定管理人員的優(yōu)秀程度，根據(jù)周?chē)藛T的反映情況和分值的不同，來(lái)進(jìn)一步監(jiān)督工作人員。只有以人為單位，結(jié)合不同情況培訓(xùn)不同人才并進(jìn)行及時(shí)的監(jiān)督，才能真正提高人員的綜合管理能力和素質(zhì)，為進(jìn)一步建設(shè)“雙一流”項(xiàng)目助力。在進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理創(chuàng)新的過(guò)程中，先要做的是人才的培養(yǎng)。人是最為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，只有在一定程度上提高人員的技能和素養(yǎng)，才能保證檔案管理工作不會(huì)出現(xiàn)較大的問(wèn)題，為進(jìn)一步輔助學(xué)校建設(shè)“雙一流”重點(diǎn)項(xiàng)目提供幫助。

（三）結(jié)合更加先進(jìn)的數(shù)據(jù)記錄技術(shù)?，F(xiàn)階段的中國(guó)，信息技術(shù)迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)的匯總和處理技術(shù)更加先進(jìn)。在檔案管理方面，隨著一些新興技術(shù)的迅猛發(fā)展，一些工作的缺陷逐漸顯露出來(lái)。如數(shù)據(jù)整理數(shù)量過(guò)大，整理起來(lái)復(fù)雜以及需要人力和物力都非常大。但是如果充分利用信息技術(shù)，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)整合資料，所需要的時(shí)間大大減少。具體如何把相關(guān)的先進(jìn)數(shù)據(jù)記錄技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合在一起呢？作者認(rèn)為應(yīng)該積極尋找適合自己工作單位形式的軟件，在綜合分析自己院校數(shù)據(jù)容量的基礎(chǔ)上，從市面上篩選出符合本單位的產(chǎn)品，并建立長(zhǎng)期的合作關(guān)系。在此基礎(chǔ)上，相關(guān)院校應(yīng)該積極構(gòu)建軟件學(xué)習(xí)體系，結(jié)合“雙一流”項(xiàng)目重點(diǎn)學(xué)習(xí)和研究所需要的部分?？偟膩?lái)說(shuō)，檔案管理活動(dòng)需要結(jié)合一定的現(xiàn)代信息技術(shù)才能真正做到創(chuàng)新?，F(xiàn)如今的信息技術(shù)已經(jīng)發(fā)展到一定的智能階段，可以幫助院校更加容易和快捷地搜索相關(guān)的信息，構(gòu)建新的數(shù)據(jù)庫(kù)，為進(jìn)一步開(kāi)展高?！半p一流”項(xiàng)目的建設(shè)提供幫助。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在中國(guó)社會(huì)環(huán)境和經(jīng)濟(jì)環(huán)境不斷提高的背景下，教育行業(yè)的變革逐漸顯現(xiàn)出來(lái)。新時(shí)代，中國(guó)教育行業(yè)對(duì)于各大高校提出了更加嚴(yán)格的要求，但是同時(shí)也是各大高校進(jìn)一步提升自己的一個(gè)機(jī)會(huì)。在這個(gè)過(guò)程中，檔案管理工作顯得尤為重要，在審批和管理的過(guò)程中收集資料和歸集資料，為進(jìn)一步建設(shè)院校“雙一流”項(xiàng)目提供幫助。當(dāng)然，隨著時(shí)代的發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理技能已經(jīng)不再適合現(xiàn)在的院校建設(shè)環(huán)境，需要從一些方面進(jìn)一步改進(jìn)和提高，才能順應(yīng)時(shí)代，為院校建設(shè)“雙一流”項(xiàng)目提供幫助。

【參考文獻(xiàn)】

[1]姜萍，姜葉飛.大數(shù)據(jù)背景下高校檔案管理模式變革研究[J].蘭臺(tái)世界，2015（11）.