高校辦公室工作效能的影響因素及對策探究

毛劍

【摘要】在各大企業(yè)、機構(gòu)、行政單位以及高校，辦公室都是必不可少的部門，主要承擔(dān)了各項工作之間的協(xié)調(diào)及指揮作用。作為高校辦公室，其工作效能直接與高校的教學(xué)服務(wù)以及科研水平掛鉤，因此高校辦公室效能的提高是高校管理人員所要重點考慮的問題。本文對高校辦公室工作效能的制約因素進行分析，提出合理的優(yōu)化策略。

【關(guān)鍵詞】高校辦公室;工作效能;制約因素;優(yōu)化策略

隨著我國經(jīng)濟社會的不斷發(fā)展，教育水平也在逐漸提高，高校辦公室所擔(dān)負的職責(zé)也在日益增加?，F(xiàn)階段高校辦公室工作發(fā)揮著統(tǒng)籌兼顧、溝通橋梁、內(nèi)外連接、協(xié)調(diào)各方等作用，是高校正常工作的控制調(diào)度中心。因此辦公室的效能高低對高校的管理及教學(xué)等各方面都存在著較大的影響。合理提高高校辦公室工作效能，幫助其更好地為高校發(fā)展服務(wù)，成為高校管理人所要研究的重要課題。

一、效能與效率的區(qū)別

在人們的日常思維里，習(xí)慣地認為效能等同于效率，然而這兩者之間存在較大的差異。效能是伴隨時代的變革和創(chuàng)新產(chǎn)生的一種新型語言，若要提高辦公室的工作效能，需要先明確效能的定義。

效力，才能的貢獻。效能的出現(xiàn)最早可以追溯到古代文學(xué)《尹文子·大道上》一文中，主要講述的是：對貢獻進行獎賞，對錯誤進行懲罰，是君主的責(zé)任;而為國家效力，貢獻自己的才能，是臣子的職業(yè)。在這里“效能”一詞被理解為效力。

功效，事物的作用。在許多文學(xué)著作中，認為效能、功效、效果以及作用當(dāng)做同義詞進行使用。譬如說胡適先生所講的法律的效能，就是將“效能”一詞當(dāng)做“事物的作用”而進行使用的。

辦事效率及工作能力。一般認為效能是用來衡量人們工作結(jié)果的首要工具。一些管理人員認為，效能最主要的體現(xiàn)方式就是工作人員的工作積極主動性，通過一定的科學(xué)手段，促使工作人員更有效地完成工作，為高校提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

效率與目標(biāo)的結(jié)合。效率的追求，不是一個人或組織的片面要求，高效率不是成功的標(biāo)準(zhǔn)和途徑，還要有明確的目標(biāo)，效率與目標(biāo)的結(jié)合才是成功的關(guān)鍵。制定正確的目標(biāo)，在高效率的同時才能獲得高效能。

效率與功能的整合。效能是辦公室依照本身自有的目標(biāo)，在追求高效率的同時也完成功能的完美呈現(xiàn)，是對辦公室整體的定義和評價。

“效能”被廣泛引用于社會工作的評價中，但是在不同的環(huán)境以及行業(yè)中，所表達的含義是不同的。譬如說，在石油行業(yè)效能可以被理解為石油產(chǎn)量以及原油的提煉程度等。對于高校辦公室效能，則屬于管理領(lǐng)域的效能，是指辦公室發(fā)揮其本質(zhì)作用時，工作人員使用的能力、工作時的效率以及對人員的績效考核。

二、影響和制約高校辦公室工作效能的主要因素

高校辦公室，是連接校內(nèi)校外、教師學(xué)生之間的橋梁機構(gòu)。高校在其組成結(jié)構(gòu)上可以看作是社會中的一個小型社會。俗話說麻雀雖小五臟俱全，高校的正常運作，與各機構(gòu)之間的有效溝通交流有著緊密的聯(lián)系。高校辦公室提高效能、優(yōu)化制度，為高校提供一個高水平、高質(zhì)量的服務(wù)是辦公室發(fā)展所必須面對的嚴峻考驗?，F(xiàn)階段，影響高校辦公室效能提高的主要因素有：

（一）職能因素。辦公室所承擔(dān)的職責(zé)，使其服務(wù)工作范圍涉及較廣，工作量無形中增大。工作人員面對各種繁雜的事物，工作疲憊應(yīng)付了事，辦公室作用不能得到有效的體現(xiàn)?，F(xiàn)在辦公室人員職務(wù)分工不明確，個人定位不明確，極大影響了工作效能。高校設(shè)置辦公室，但對其職責(zé)沒有明確的規(guī)定，工作范圍模糊，部門之間的界限不明，一度使工作陷入混亂拖沓的狀態(tài)，大大降低了高校辦公室效能。

（二）制度因素。在高校辦公室工作中，工作制度不夠完善，工作人員開展工作時往往受個人意愿所影響，對工作狀態(tài)較為隨意，因此辦公室的工作效能也是層次不齊?，F(xiàn)階段，高校辦公室效能的差異主要體現(xiàn)在制度的差異方面，制度完善合理的高校，工作的開展也是較為順利高效的，其辦公室效能相對較高。

（三）人員因素。工作人員作為高校辦公室不可或缺的一部分，對高校辦公室的效能起到?jīng)Q定性作用。人才是行業(yè)發(fā)展最不可或缺的部分，工作人員對工作的計劃、實施、開展是辦公室發(fā)揮有效作用的重要途徑，因此人員的能力及個人素養(yǎng)對辦公室效能有著直接影響。工作人員的主要影響來自領(lǐng)導(dǎo)力以及團隊整體的凝聚力兩方面。

（四）管理因素。辦公室是一個完整獨立的機構(gòu)，對其進行管理能促進其更好的服務(wù)校園，管理水平的高低也是影響辦公室效能的因素之一。高校辦公室每日面對較多的事物，若沒有一個完整的管理體系對人員進行合理的分配協(xié)調(diào)，容易造成事件的堆積，不利于辦公室效能的提高。一般而言，復(fù)雜多樣的工作，對管理的要求更高，對管理人員的個人能力提出較高的要求?，F(xiàn)階段，部分高校辦公室依然沒有認識到管理水平對工作效能影響的重要性。

（五）技術(shù)因素?？萍嫉陌l(fā)展，為辦公室工作帶來了便捷，但是工作人員的能力是否符合工作要求也是制約效能提高的因素。辦公室采用人員技術(shù)水平不足，對于新事物的接受能力較低，不能適應(yīng)新技術(shù)等問題在一定程度上不利于辦公室的發(fā)展。

制約辦公室效能提高的因素不僅包括辦公室內(nèi)部的欠缺和不足，也包括服務(wù)對象對其產(chǎn)生的不良影響。師生的素質(zhì)、績效的考核、學(xué)校獎勵懲罰制度的實施、相關(guān)指導(dǎo)和研究進度等因素，都會對高校辦公室效能產(chǎn)生影響。

三、高校辦公室工作效能優(yōu)化策略

（一）改變高校管理理念。思想的正確與否，是辦公室效能提高的前提。幫助工作人員建立正確的工作理念，提高工作積極性和責(zé)任心，防止辦公室不作為等現(xiàn)象的發(fā)生。對于高校辦公室存在的管理問題，要在日常工作中進行觀察，找出問題并解決問題。首先要做的是，對管理層思想的提升，管理層需要了解工作人員的特點，和工作人員建立較好的交流溝通，把握每一位人員在工作中所擔(dān)任的角色。管理人員應(yīng)當(dāng)注重對技術(shù)型人才的培養(yǎng)，但也要同時發(fā)現(xiàn)其他人員的特點，做到取長補短，合理調(diào)度安排工作，實現(xiàn)每一位工作人員的價值。其次要健全高校管理制度，進而解決辦公室人員管理問題。高校應(yīng)改變以往的用人理念，聘用高水平管理人員，可以有效提高辦公室管理制度，解決現(xiàn)存管理問題。同時高校也要吸收新型人才，在實踐工作中逐漸改變傳統(tǒng)管理理念。

（二）建立科學(xué)的人才選拔和培養(yǎng)制度。高效辦公室工作范圍較大，事物復(fù)雜多樣，出現(xiàn)的變化和問題也較多，對突發(fā)現(xiàn)象的處理和應(yīng)對，要求工作人員具有較高的個人能力，因此建立科學(xué)的人才選拔和培養(yǎng)制度是高校辦公室效能提高的有效途徑。首先，管理人員要明確高校管理發(fā)展目標(biāo)，對其進行研究和分析，根據(jù)實際情況進行人員數(shù)量和崗位的分配。其次，管理人員要對工作人員近況進行了解，對員工進行合理的表揚和鼓勵，樹立工作榜樣，督促和監(jiān)督工作人員的工作。對于人員的選拔和培訓(xùn)，管理人員應(yīng)制定相關(guān)制度。大量吸引人才，采用新理念管理模式，提高工作人員整體素質(zhì)。對于辦公室老員工，對其進行技能培訓(xùn)，時期更好地適應(yīng)新環(huán)境帶來的便捷高效。在人員管理上還可以采用輪崗制度，幫助工作人員熟悉各個崗位的工作，提高其面對突發(fā)狀況的能力。

（三）健全管理體系。管理體系的健全，首先要管理人員明確辦公室職能，熟練辦公室個工作崗位。其次依據(jù)辦公室實際情況進行一定的調(diào)整。高校對工作人員需要進行合理的培訓(xùn)規(guī)劃，以工作人員崗位的需要以及高校發(fā)展所需人才為依據(jù)，制定合理的培訓(xùn)機制，幫助工作人員建立良好的學(xué)習(xí)平臺，為以后高校辦公室管理體系的完善做好人員準(zhǔn)備。高?？梢砸M大公司人員管理制度模式，制定明確的獎勵和懲罰措施，避免“大鍋飯”現(xiàn)象的出現(xiàn)。對于表現(xiàn)突出的員工進行嘉獎，使其體會到工作效能與薪資的聯(lián)系;對于出現(xiàn)錯誤及消極怠工的員工，視情節(jié)嚴重程度，進行懲罰;不管是嘉獎還是懲罰要做到公開透明。高校辦公室不是一個封閉的機構(gòu)，需要和其他機構(gòu)進行聯(lián)系，建立良好的交流溝通關(guān)系，為辦公室橋梁功能打下基礎(chǔ)。

四、結(jié)束語

在認識了解“效能”的含義之后，對影響高校辦公室效能的因素進行分析，可以得出，管理層水平及理念、制度的完善及人員的分配、個人能力與辦公環(huán)境等因素都是制約高校辦公室效能提高所必須要面對的問題。制定合理的解決方案，加強辦公室制度建設(shè)和工作人員能力的提升，為高校辦公室高效能工作做好基礎(chǔ)建設(shè)。

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