對(duì)公共圖書館辦公室工作的思考

潘燕

【摘要】在社會(huì)快速發(fā)展的影響下，文化大繁榮大發(fā)展的時(shí)代應(yīng)運(yùn)而生，公共圖書館在新的形勢(shì)下，對(duì)辦公室工作提出了新的挑戰(zhàn)，如何應(yīng)對(duì)成為探討的熱點(diǎn)。本文結(jié)合公共圖書館辦公室工作的特點(diǎn)，對(duì)其業(yè)務(wù)情況進(jìn)行了簡(jiǎn)單概述，再基于此提出了相應(yīng)的工作策略，旨在全面提升公共圖書館辦公室的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】公共圖書館;辦公室;策略

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的影響下，人們的生活水平有了非常顯著的全面提升。當(dāng)前，人們正基于中華民族偉大復(fù)興目標(biāo)，不斷在小康社會(huì)建設(shè)進(jìn)程中摸索，能夠讓廣大群眾享受高質(zhì)量的精神文化生活則是小康社會(huì)至關(guān)重要的內(nèi)容。公共圖書館作為共同文化服務(wù)體系中非常重要的部分，必須在上級(jí)的引導(dǎo)下，積極探索服務(wù)群眾、服務(wù)基層的全新路線，不斷進(jìn)行社會(huì)化合作機(jī)制的創(chuàng)新，為廣大群眾提供更為豐富的公共文化產(chǎn)品，促使公共文化品牌效應(yīng)不斷增強(qiáng)，幫助廣大群眾生活更加繁榮、豐富，實(shí)現(xiàn)對(duì)人們精神文化的提升。如何才能夠更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)公共圖書館服務(wù)能力、服務(wù)質(zhì)量的提升，成為每個(gè)公共圖書館所面臨的難題，而公共圖書館辦公室作為各項(xiàng)工作的參謀與助手，在統(tǒng)籌全局、提升服務(wù)水平上具有非常重要的意義。為此，面對(duì)新形勢(shì)、新發(fā)展、新要求，提升公共圖書館辦公室工作質(zhì)量，充分展現(xiàn)其溝通樞紐作用，展現(xiàn)圖書館形象，成為當(dāng)前探討的重點(diǎn)。

一、公共圖書館辦公室業(yè)務(wù)概述

與各個(gè)事業(yè)單位辦公室工作相比，公共圖書館辦公室的性質(zhì)與之有著較高的相似度，是一個(gè)負(fù)責(zé)綜合事務(wù)的部門，圖書館辦公室工作主要由黨政領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一安排，并結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)進(jìn)行內(nèi)部職能部門的分配和協(xié)調(diào)。此外，公共圖書館辦公室還承擔(dān)著對(duì)外宣傳和聯(lián)系的任務(wù)，為此，公共圖書館辦公室的工作質(zhì)量、管理水平可對(duì)整個(gè)公共圖書館的服務(wù)水平、形象帶來直接影響。

當(dāng)前我國(guó)公共圖書館辦公室的主要業(yè)務(wù)可概括為以下幾點(diǎn)：1.對(duì)圖書館內(nèi)的檔案進(jìn)行管理，做好相應(yīng)的保存、分類等相關(guān)工作，包括收發(fā)文存檔、人事檔案、綜合信息檔案等。2.對(duì)轄區(qū)范圍內(nèi)的科研業(yè)務(wù)、政策信息等相關(guān)資料進(jìn)行收集、整理，并借助數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)和信息整理做好相應(yīng)的統(tǒng)計(jì)工作。3.接待來訪人員、安排組織會(huì)議以及對(duì)外文化宣傳等日常服務(wù)工作。

公共圖書館辦公室各項(xiàng)工作的最主要目的，是為了能夠滿足轄區(qū)范圍內(nèi)文化宣傳、服務(wù)等方面的需求，為此，從事公共圖書館辦公室工作，先必須對(duì)轄區(qū)范圍內(nèi)的文化情況進(jìn)行深入調(diào)查研究，以便更好地為轄區(qū)范圍內(nèi)文化工作提供豐富、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)信息資源。與此同時(shí)，還可通過文化信息的收集分析，完成相關(guān)分析報(bào)告以便為管理層提供決策參考，從而更好地推動(dòng)公共圖書館辦公室管理水平和服務(wù)水平的提升。

二、公共圖書館辦公室工作策略

（一）抓住關(guān)鍵問題進(jìn)行協(xié)調(diào)，當(dāng)好“樞紐”。公共圖書館辦公室因其特殊的工作性質(zhì)與特殊的地位，直接決定了公共圖書館辦公室在整個(gè)圖書館工作中的服務(wù)中樞地位，同時(shí)也明確了辦公室工作的職能作用，即為各項(xiàng)工作提供服務(wù)。在公共圖書館辦公室中，綜合協(xié)調(diào)是其基本職能之一，同時(shí)落實(shí)服務(wù)的重要內(nèi)容。辦公室無小事，一件小事安排不合理都可能會(huì)對(duì)整個(gè)圖書館的工作帶來直接影響。首先，公共圖書館辦公室必須加強(qiáng)對(duì)中層干部與館領(lǐng)導(dǎo)之間關(guān)系的協(xié)調(diào)，促使其實(shí)施同心力得以增強(qiáng)。其次，必須加強(qiáng)各個(gè)部室之間關(guān)系的協(xié)調(diào)，以防因職能不清而引起推諉扯皮問題。最后，把握辦會(huì)、辦文、辦事各項(xiàng)工作中的關(guān)鍵問題，積極進(jìn)行協(xié)調(diào)安排。只有整個(gè)圖書館各個(gè)部門、各個(gè)成員之間得到了統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，才能夠讓全館人員的工作目標(biāo)、思想觀念得到統(tǒng)一，避免不必要的內(nèi)部摩擦，保證各項(xiàng)任務(wù)順利實(shí)施，從而達(dá)到事倍功半的效果。

（二）變消極被動(dòng)服務(wù)為積極主動(dòng)服務(wù)，當(dāng)好“參謀”。公共圖書館辦公室工作可以說涉及方面非常多，辦會(huì)、辦文、辦事大小事務(wù)都需要合理安排，只要是圖書館相關(guān)的人員和事項(xiàng)，都需要辦公室人員提供相關(guān)的服務(wù)。指令反饋的傳輸、信息的匯總分析、關(guān)系的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、來訪人員的接待等，辦公室的基本職能使得其工作始終處在一個(gè)被動(dòng)的位置上，但這也并非是絕對(duì)的。在時(shí)代的發(fā)展下，公共圖書館辦公室工作也應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變思想觀念，變被動(dòng)消極服務(wù)為積極主動(dòng)服務(wù)，充分發(fā)揮辦公室的主觀能動(dòng)性，借助辦公室特殊的位置，展現(xiàn)其關(guān)鍵作用，主動(dòng)進(jìn)行信息的收集整理反饋，為館領(lǐng)導(dǎo)提供實(shí)事求是的圖書館運(yùn)作情況的分析信息，以便決策考量。公共圖書館辦公室可主動(dòng)根據(jù)圖書館的工作情況，拾遺補(bǔ)缺、出謀劃策，主動(dòng)對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查，明確上級(jí)精神與圖書館之間的最佳切入點(diǎn)和契合點(diǎn)，使得辦公室工作能夠?qū)崿F(xiàn)“參之有道、謀之有方、言之有效”的主動(dòng)服務(wù)功能。與此同時(shí)，公共圖書館辦公室工作人員，還必須提升個(gè)人專業(yè)素質(zhì)，以超前服務(wù)意識(shí)和發(fā)展的眼光認(rèn)識(shí)辦公室工作，對(duì)圖書館各級(jí)人員的工作作風(fēng)、思想性格、工作規(guī)律等特點(diǎn)進(jìn)行總結(jié)，以便更好地配合各項(xiàng)工作開展，同時(shí)對(duì)文化事業(yè)相關(guān)的國(guó)家政策、方針以及地方文化發(fā)展趨勢(shì)等進(jìn)行熟悉，按照“參與不干預(yù)、到位不越位、出謀不決策”的原則，成為館領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)工作的“參謀長(zhǎng)”。

（三）做好日常運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)，當(dāng)好“管家”。推動(dòng)圖書的日常運(yùn)轉(zhuǎn)是辦公室的主要工作之一，但運(yùn)轉(zhuǎn)質(zhì)量、效果卻會(huì)對(duì)整個(gè)圖書館的全局工作帶來直接影響。若辦公室在工作中，不追求效率和質(zhì)量，其運(yùn)轉(zhuǎn)科學(xué)性必然會(huì)隨之下降，導(dǎo)致辦公室工作陷入繁瑣的事務(wù)中，無法理清頭緒。為此，公共圖書館辦公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)中，首先必須從大局出發(fā)，基于全館利益進(jìn)行綜合考慮;對(duì)各個(gè)部門的意見進(jìn)行吸收，再基于全局層面進(jìn)行綜合權(quán)衡，為圖書館的整體發(fā)展和服務(wù)水平的提升出謀獻(xiàn)策。其次，必須具備超前工作意識(shí)，公共圖書館辦公室必須對(duì)各項(xiàng)可能面臨的問題進(jìn)行提前分析，做好相應(yīng)的預(yù)防性工作，讓每項(xiàng)工作都能夠深化落實(shí)，即便是遭遇特殊情況也能夠在較短時(shí)間內(nèi)迅速解決。

（四）增強(qiáng)保密意識(shí)，當(dāng)好“保險(xiǎn)箱”。公共圖書館辦公室工作向來被稱之為“錄音機(jī)”“傳聲筒”，同時(shí)也是與館領(lǐng)導(dǎo)接觸最多，涉及部門交際最多的工作，加之各項(xiàng)指令任務(wù)都需要經(jīng)由辦公室來傳達(dá)、反饋，這使得辦公室工作必然會(huì)接觸大量信息。為此，公共圖書館辦公室必須全面提升保密意識(shí)，嚴(yán)格按照?qǐng)D書館的規(guī)章制度養(yǎng)成良好的保密習(xí)慣。公共圖書館辦公室工作人員，必須嚴(yán)格按照“未落實(shí)的政策、規(guī)定，不外傳;不該說的話、絕不說;不該看的機(jī)密，絕不看”的原則，對(duì)自己的思想觀念進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以實(shí)際行動(dòng)當(dāng)好圖書館的“保險(xiǎn)箱”。

三、結(jié)論

總而言之，在我國(guó)全面推動(dòng)文化發(fā)展的環(huán)境下，公共圖書館承載著非常重要的文化服務(wù)工作，這使得公共圖書館辦公室工作也隨之繁復(fù)起來。公共圖書館辦公室必須積極轉(zhuǎn)變思想，以求真務(wù)實(shí)的精神，嚴(yán)格遵守圖書館辦公室守則要求，不斷提升管理水平和工作質(zhì)量，助力公共圖書館各項(xiàng)工作及全面發(fā)展。

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