電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移活動的內(nèi)涵與實施

毛海帆/江西省檔案館、中國人民大學(xué)電子文件管理研究中心

轉(zhuǎn)換和遷移活動貫穿于電子檔案管理全過程，成功與否關(guān)系到電子檔案的長久保存，也是電子檔案真實性、可靠性、完整性和可用性的重要保障。近年來，我國檔案界對電子檔案遷移與格式轉(zhuǎn)換作了相關(guān)研究，形成了一系列成果；出臺的相關(guān)重要標準也對轉(zhuǎn)換和遷移術(shù)語也進行了界定，并對兩大活動提出了基本要求。但是，由于標準適用范圍不同等客觀原因?qū)е滦g(shù)語定義存在著差異，電子檔案轉(zhuǎn)換和遷移的實際操作程序與要求還有待進一步明確和細化。為此，本文以國內(nèi)和國際上重要的標準為基礎(chǔ)，通過對相關(guān)定義、基本要求進行解析，結(jié)合電子檔案管理實際情況加以歸納和總結(jié)，以便為電子檔案管理過程中的轉(zhuǎn)換與遷移實踐提供可操作的參照。

1 重要標準及適用范圍

2001年以來，國內(nèi)外相繼發(fā)布和實施了多個涉及電子檔案轉(zhuǎn)換和遷移的重要標準，定義了轉(zhuǎn)換與遷移術(shù)語，并對轉(zhuǎn)換和遷移活動的實施給出了原則性要求，主要包括5項國家和行業(yè)標準、3項國際標準。國內(nèi)5項標準分別是《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894-2016）、《電子檔案管理基本術(shù)語》（DA/T58-2014）、《信息與文獻 電子辦公環(huán)境中文件管理原則與功能要求》（GB/T 34840）下包含的三個具體標準（包括概述和原則、數(shù)字文件管理系統(tǒng)指南與功能要求、業(yè)務(wù)系統(tǒng)中文件管理指南與功能要求）。國際標準化組織的3項標準包括《數(shù)字檔案轉(zhuǎn)換和遷移過程》（ISO 13008/FDIS:2012(E)）、《信息與文獻 文件管理體系：基礎(chǔ)與術(shù)語》（ISO 30300:2011）、《信息與文獻 文件管理 第1部分：概念與原則》（ISO 15489-1:2016）等。

根據(jù)標準適用范圍的不同，定義的轉(zhuǎn)換、遷移術(shù)語涵蓋面有大小之分，轉(zhuǎn)換與遷移活動應(yīng)遵循的原則或?qū)嵤┣疤嵊兴煌?。GB/T18894-2016是針對電子檔案進行轉(zhuǎn)換、遷移的術(shù)語定義，明確原則與要求，具有針對性，且同時適用于機關(guān)和綜合檔案館的電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移活動。13008/FDIS:2012(E)是關(guān)于電子檔案轉(zhuǎn)換和遷移的專門標準，明確說明不適用于模擬格式向數(shù)字格式的轉(zhuǎn)換。ISO30300:2011、ISO15489-2016等標準是文件管理宏觀層面的重要標準，其關(guān)于轉(zhuǎn)換、遷移術(shù)語的定義，將紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體和計算機存儲載體、模擬格式和數(shù)字格式納入其中，這決定了術(shù)語含義和實施原則所規(guī)范的對象更為寬泛，如果不加區(qū)分完全按其要求開展電子檔案轉(zhuǎn)換、遷移活動，恐有不嚴謹之處。

2 電子檔案轉(zhuǎn)換、遷移的對象與原則

2.1 電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移對象

當(dāng)管理、存儲電子檔案的數(shù)字檔案館（室）應(yīng)用系統(tǒng)、存儲系統(tǒng)等要停用或更新?lián)Q代時，或者出現(xiàn)要將兩個或以上應(yīng)用系統(tǒng)的電子檔案、元數(shù)據(jù)整合在一個系統(tǒng)中的需求時，都要從源系統(tǒng)將電子檔案及其元數(shù)據(jù)讀出再寫入目標系統(tǒng)中，這便是電子檔案的遷移。上述各項標準在遷移術(shù)語中均將電子檔案定義為遷移對象，不同的是，根據(jù)電子檔案真實性、可靠性、完整性和可用性保障要求，GB/T18894-2016、ISO 13008/FDIS:2012(E)兩個標準將電子檔案元數(shù)據(jù)也列為遷移和轉(zhuǎn)換對象。

根據(jù)長期保存要求將電子檔案由當(dāng)前格式（即計算機文件格式）轉(zhuǎn)換為長期保存格式，比如將電子檔案由WPS格式轉(zhuǎn)換為PDF/A格式、XML格式等，是維護電子檔案可用性的重要措施，前述各項標準的轉(zhuǎn)換術(shù)語中均包括了格式轉(zhuǎn)換。通過ISO30300:2011等標準的術(shù)語可看出，其定義的轉(zhuǎn)換對象僅有格式一種。GB/T18894-2016、GB/T 34840.3-2017、DA/T58-2014等三項標準的轉(zhuǎn)換術(shù)語還將載體（存儲載體）定義為轉(zhuǎn)換對象。

各項標準轉(zhuǎn)換術(shù)語定義了既相同又不同的轉(zhuǎn)換對象，源自標準各自的適用范圍。在電子檔案保存期間，至少備份活動存在載體轉(zhuǎn)換需求，比如將備份設(shè)備由物理帶庫變更為藍光光盤庫或者反之，將已達到三級預(yù)警線的光盤中的電子檔案及其元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)存到另一種離線備份介質(zhì)之中，而且轉(zhuǎn)換成功完成后，源備份系統(tǒng)或源離線備份介質(zhì)需要予以銷毀。這是GB/T18894-2016等標準將載體定義為轉(zhuǎn)換對象的緣故。ISO30300:2011等標準適用于紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體檔案，在其管理過程中不可能把檔案原件的紙張轉(zhuǎn)換為其他載體，通過數(shù)字化生成紙質(zhì)檔案數(shù)字副本后，也不可能將紙質(zhì)檔案原件予以銷毀，故不可能把記錄載體納入其轉(zhuǎn)換術(shù)語之中。

綜上所述，根據(jù)電子檔案管理實際和標準的定義，電子檔案轉(zhuǎn)換對象包括存儲載體、格式和元數(shù)據(jù)等三種，電子檔案遷移的對象則包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)等兩種。

2.2 電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移原則

GB/T18894-2016、ISO 13008/FDIS:2012(E)等兩項標準均明確實施電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移必須以維護電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性為前提或目的，這即是電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移的原則。實施電子檔案轉(zhuǎn)換或遷移的動因是某類軟硬件系統(tǒng)生命周期完結(jié)，或做技術(shù)更新?lián)Q代，或者當(dāng)前格式不符合長期保存要求，即將失去技術(shù)維護、面臨淘汰的危險等，轉(zhuǎn)換或遷移活動結(jié)束后，依據(jù)授權(quán)要將存儲于源系統(tǒng)、源存儲介質(zhì)或源格式中的電子檔案及元數(shù)據(jù)徹底清除。此時，已經(jīng)存儲在目標系統(tǒng)或計算機文件格式中的電子檔案如果不具備真實性、可靠性、完整性和可用性，可以直接判定轉(zhuǎn)換或遷移活動不成功。

DA/T58-2014、ISO15489-1:2016、ISO30300:2011等標準在定義轉(zhuǎn)換、遷移術(shù)語時，明確的前提是檔案原有信息不變或不改變電子檔案的格式，這一要求只能滿足電子檔案管理的部分需求。如果以它為指導(dǎo)，則轉(zhuǎn)換和遷移過程是否可靠、電子檔案存儲使用的新格式是否符合長期保存要求、電子檔案及其元數(shù)據(jù)是否一一對應(yīng)和是否記錄了轉(zhuǎn)換過程等，都存在不確定性。此外，筆者對遷移活動不得改變文件格式的前提存疑。比如數(shù)據(jù)庫類電子文件，不同廠商或品牌的數(shù)據(jù)庫文件格式從后綴名到內(nèi)部存儲結(jié)構(gòu)等都存在不同程度的差異。ISO30300:2011在遷移定義中給出的將數(shù)據(jù)庫文件從Oracle數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)轉(zhuǎn)移到SQL Server數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的示例，其結(jié)果已經(jīng)改變了文件格式，前者的文件格式后綴名為.DBF或.ORA，后者的文件格式后綴名為.MDF。如果將數(shù)據(jù)庫文件從關(guān)系型數(shù)據(jù)庫遷移到NoSql數(shù)據(jù)庫（即非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫）中，二者存儲電子檔案的編碼標準、格式名稱等具有更大的異構(gòu)性。所以，對于采用數(shù)據(jù)庫文件格式存儲的電子檔案，僅要求轉(zhuǎn)換、遷移后保持其原有內(nèi)容信息或格式不變是不能滿足電子檔案管理需要的，必須以保障電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性作為轉(zhuǎn)換和遷移活動的原則。

3 電子檔案轉(zhuǎn)換與遷移的“四性”保障與程序

3.1 轉(zhuǎn)換與遷移全程的“四性”保障

GB/T18894-2016第10章第2節(jié)、第9章第5節(jié)主要用于規(guī)范電子檔案轉(zhuǎn)換和遷移活動，再次明確了在轉(zhuǎn)換或遷移全程維護電子檔案真實性、可靠性、完整性和可用性的原則，列舉了實施轉(zhuǎn)換和遷移的主要動因，對轉(zhuǎn)換和遷移程序（八個步驟）、源電子檔案及其元數(shù)據(jù)的處置、臺賬登記和管理過程元數(shù)據(jù)采集等提出了基本要求，并向標準使用者推薦可參照的國際標準——ISO/FDIS13008:2012(E)。鑒于標準處于上位和篇幅控制等原因，GB/T18894-2016沒有對程序的每一個步驟給出進一步要求，ISO/FDIS13008:2012(E)提出的各項管理要求是可以參考和借鑒的，該標準重點強調(diào)要根據(jù)組織機構(gòu)及其業(yè)務(wù)框架確定轉(zhuǎn)換和遷移的實施要求，要編制轉(zhuǎn)換或遷移規(guī)劃（業(yè)務(wù)需求、行政管理需求和技術(shù)需求等），要建立轉(zhuǎn)換或遷移程序，控制風(fēng)險，記錄過程元數(shù)據(jù)，在轉(zhuǎn)換或遷移前、后應(yīng)分別進行測試、驗證，并進行全程跟蹤等。

結(jié)合GB/T18894-2016等標準明確的要求和具體實踐，在轉(zhuǎn)換和遷移活動中保障電子檔案真實性、可靠性、完整性和可用性，要融合管理和技術(shù)等方面的要求予以實施，主要包括四方面措施：

第一，建立并落實管理制度。要明確職責(zé)與分工、實施程序、安全保障、檔案管理、保障措施等，涉及技術(shù)、業(yè)務(wù)、財務(wù)、采購、紀檢、保密、后勤等職能部門。

第二，明確并有效執(zhí)行規(guī)定的程序。GB/T18894-2016所述程序包括八個步驟，即確認轉(zhuǎn)換或遷移需求、評估轉(zhuǎn)換或遷移風(fēng)險、制定轉(zhuǎn)換或遷移方案、審批轉(zhuǎn)換或遷移方案、轉(zhuǎn)換或遷移測試、實施轉(zhuǎn)換或遷移、評估轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果、報告轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果。

第三，全程監(jiān)控與檢查。轉(zhuǎn)換或遷移項目實施主要責(zé)任部門要依據(jù)制度、實施方案等，對轉(zhuǎn)換或遷移測試、實施轉(zhuǎn)換或遷移、評估轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果等步驟進行全過程監(jiān)控、督查，及時處理出現(xiàn)的問題，保證項目順利實施。

第四，整理并歸檔保存過程記錄臺賬。規(guī)范轉(zhuǎn)換或遷移臺賬管理，目的是為經(jīng)過轉(zhuǎn)換或遷移的電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性提供證據(jù)，使過程可回溯、可查核。每個步驟的主要情況、結(jié)果、責(zé)任信息、時間等都應(yīng)記錄，轉(zhuǎn)換或遷移活動完成后要整理、歸檔。GB/T18894-2016附錄A提供了可參照使用的電子檔案離線存儲介質(zhì)管理、格式轉(zhuǎn)換與遷移登記表樣式。對于格式轉(zhuǎn)換，應(yīng)通過管理過程元數(shù)據(jù)，以全自動在實施轉(zhuǎn)換的應(yīng)用系統(tǒng)中予以記錄。

3.2 轉(zhuǎn)換與遷移程序

根據(jù)項目的實際情況，完成轉(zhuǎn)換、遷移程序有時耗時較長，各步驟的執(zhí)行不一定緊密相連，應(yīng)根據(jù)實際予以掌控。依據(jù)存儲載體轉(zhuǎn)換項目的規(guī)模和復(fù)雜程度，對八個步驟可以作適當(dāng)取舍，一旦確定必須認真執(zhí)行。比如，需轉(zhuǎn)換的電子檔案及其元數(shù)據(jù)離線存儲介質(zhì)數(shù)量不多時，可以根據(jù)實際情況考慮免去制定轉(zhuǎn)換或遷移方案、審批轉(zhuǎn)換或遷移方案等兩個步驟，由主要責(zé)任部門，即信息化部門直接確定計劃并執(zhí)行即可。

第一步，確認轉(zhuǎn)換或遷移需求。轉(zhuǎn)換和遷移動因出現(xiàn)后，對源系統(tǒng)及其技術(shù)架構(gòu)、設(shè)計文檔、格式、電子檔案及元數(shù)據(jù)數(shù)量等，從標準化程度、技術(shù)支持及開放度、轉(zhuǎn)換或遷移對象的范圍與規(guī)模等作進一步調(diào)研、檢測和論證。確需實施，則提出擬用技術(shù)、軟硬件設(shè)備和測試環(huán)境、安全保障、采購、經(jīng)費等需求。對于重要的格式轉(zhuǎn)換、在線存儲系統(tǒng)轉(zhuǎn)型、近線備份系統(tǒng)轉(zhuǎn)型、應(yīng)用軟件及基礎(chǔ)軟件更新升級等項目，程序的啟動可以提前到設(shè)計、論證階段，同步跟進調(diào)研轉(zhuǎn)換或遷移的經(jīng)費、技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施等的需求。

第二步，評估轉(zhuǎn)換或遷移風(fēng)險。主要從三個方面進行安全風(fēng)險評估，包括：擬采用技術(shù)的標準化程度及可靠性、兼容性和安全性等；轉(zhuǎn)換或遷移環(huán)境的安全與可用，包括網(wǎng)絡(luò)、場地、供電、計算機病毒防范、人員管理等；轉(zhuǎn)換或遷移保障條件，包括職責(zé)落實、專業(yè)技術(shù)人員配備、經(jīng)費等。

第三步，制定轉(zhuǎn)換或遷移方案。結(jié)合前兩個步驟工作成果，編制轉(zhuǎn)換或遷移方案，明確動因、源系統(tǒng)及轉(zhuǎn)換或遷移對象情況、目標、技術(shù)路線與架構(gòu)、安全風(fēng)險管控、采購與經(jīng)費需求等。對于重大的轉(zhuǎn)換或遷移項目，應(yīng)組織相關(guān)專家對轉(zhuǎn)換或遷移方案進行論證。

第四步，審批轉(zhuǎn)換或遷移方案。將轉(zhuǎn)換或遷移方案提交單位領(lǐng)導(dǎo)審批，通過審批后即可開展采購、系統(tǒng)建設(shè)、人員培訓(xùn)等一系列工作中。

第五步，轉(zhuǎn)換或遷移測試。在正式開始轉(zhuǎn)換或遷移前，在目標系統(tǒng)中或按照預(yù)定的方法，采用不同數(shù)量級的電子檔案及元數(shù)據(jù)進行操作、驗證，直到確認可行性。

第六步，實施轉(zhuǎn)換或遷移。通過測試后，正式實施電子檔案、元數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換或遷移，并緊密監(jiān)控。

第七步，評估轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果。轉(zhuǎn)換或遷移過程完成后，可對結(jié)果進行評估，形成評估報告，如有必要可進行第三方檢測與評估。應(yīng)依據(jù)方案、采購需求等，對目標系統(tǒng)中的電子檔案及元數(shù)據(jù)進行評估，包括：電子檔案及元數(shù)據(jù)數(shù)量，電子檔案及元數(shù)據(jù)內(nèi)容信息真實性與完整性，計算機文件格式，正確呈現(xiàn)與檢索、利用，電子檔案內(nèi)在的歷史聯(lián)系，電子檔案與元數(shù)據(jù)的一一對應(yīng)，管理過程元數(shù)據(jù)采集，計算機病毒，信息泄漏等。

第八步，報告轉(zhuǎn)換或遷移結(jié)果。向單位和相關(guān)方面報告轉(zhuǎn)換或遷移項目實施的評估結(jié)果。完成了電子檔案及元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換或遷移程序后，應(yīng)經(jīng)過一段時間（半年、一年或更長時間）實際應(yīng)用的驗證，未發(fā)現(xiàn)存儲在目標系統(tǒng)、載體或格式中的電子檔案的真實性、可靠性、完整性和可用性存在問題，方能提出對源系統(tǒng)、載體或格式中的電子檔案等的銷毀、徹底刪除等處置意見，經(jīng)單位審批并獲得授權(quán)后方能執(zhí)行。

當(dāng)前，檔案信息化建設(shè)進入了新的發(fā)展階段，應(yīng)用系統(tǒng)規(guī)模、新技術(shù)應(yīng)用、檔案數(shù)字資源數(shù)量等已經(jīng)發(fā)生有了較大變化和提升，隨著信息技術(shù)升級換代、設(shè)備生命周期完結(jié)等情況的出現(xiàn)，電子檔案及元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、遷移需求會周期性出現(xiàn)，所需面對的電子檔案及其元數(shù)據(jù)存儲、備份的技術(shù)環(huán)境也越來越復(fù)雜。檔案部門需要從小項目開始實踐，按照規(guī)范要求進行實際操練，鍛煉隊伍、積累經(jīng)驗，建立電子檔案及元數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、遷移的工作機制，為電子檔案的真實性、完整性和可用性提供保障。