工程建設(shè)領(lǐng)域開展檔案服務(wù)外包探析

屠 娟/嘉興市交通投資集團(tuán)有限責(zé)任公司

服務(wù)外包是指機(jī)構(gòu)將由內(nèi)部完成的非核心業(yè)務(wù)剝離出來，通過簽訂合同的方式外包給外部專業(yè)服務(wù)提供商，由其提供有償服務(wù)。新形勢下，工程建設(shè)領(lǐng)域開展檔案服務(wù)外包是提升檔案管理水平的必然選擇。筆者結(jié)合多年工作實(shí)踐，探討工程建設(shè)領(lǐng)域?yàn)楹我_展檔案服務(wù)外包工作，并就如何提升檔案服務(wù)外包質(zhì)量談點(diǎn)思考。

1 為何要開展檔案服務(wù)外包

第一是提升工作規(guī)范化水平的需要。筆者所在的國有投資公司主要負(fù)責(zé)所在城市市域范圍內(nèi)高速公路及高等級公路的投資、建設(shè)、運(yùn)維等工作。公司從2000年起先后建設(shè)了乍嘉蘇高速公路等公路，這一系列的建設(shè)過程分為三個(gè)建設(shè)周期，在三個(gè)建設(shè)周期中我們采用了不同的檔案管理方式。2000年在進(jìn)行第一個(gè)建設(shè)周期時(shí)，工程建設(shè)所產(chǎn)生的文書檔案、工程檔案和影像資料的管理工作由業(yè)主統(tǒng)一指導(dǎo)，檔案由各施工、監(jiān)理單位及各沿線指揮部自行整理。雖然我們在檔案管理上投入很大精力，但囿于工程建設(shè)領(lǐng)域檔案工作專業(yè)性極強(qiáng)、缺乏可借鑒的相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，工作效率不高、檔案整理還存在不少需要改進(jìn)的地方。2005年在進(jìn)行第二個(gè)建設(shè)周期時(shí)，我們引入檔案咨詢服務(wù)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)檔案管理，當(dāng)時(shí)可供選擇的機(jī)構(gòu)并不多，我們經(jīng)過選擇最終確定2家機(jī)構(gòu)，其工作內(nèi)容是全過程指導(dǎo)檔案工作并負(fù)責(zé)業(yè)主單位檔案整理。機(jī)構(gòu)自工程開始便介入指導(dǎo)檔案工作，在檔案整理階段業(yè)主根據(jù)參建單位提出的問題與機(jī)構(gòu)和質(zhì)監(jiān)站研商，形成統(tǒng)一的檔案整理規(guī)范，機(jī)構(gòu)根據(jù)規(guī)范開展檔案整理，在工程交工時(shí)做到所有檔案資料基本整理完成，具備進(jìn)行檔案驗(yàn)收的條件。

第二是解決工作核心問題的需要。當(dāng)前工程建設(shè)領(lǐng)域檔案管理存在一系列問題，有個(gè)別問題依靠現(xiàn)有參建單位的力量是無法解決的，這些問題可以被視為“核心問題”。如，由于業(yè)主、施工、監(jiān)理單位都是臨時(shí)單位，工作中各單位人員流動(dòng)頻繁，在此過程中檔案資料交接工作不到位的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致檔案丟失；根據(jù)規(guī)定工程建設(shè)完成后業(yè)主單位必須留存一套檔案，以便在工程養(yǎng)護(hù)中調(diào)閱使用，但業(yè)主單位檔案庫房的面積、設(shè)施標(biāo)準(zhǔn)等無法滿足長期保存要求，只能采取分散保存的方式，若都建設(shè)面積和設(shè)施達(dá)標(biāo)的檔案庫房，雖然也具備一定的可行性，但需投入巨大的成本，對于臨時(shí)性機(jī)構(gòu)而言此舉不具備經(jīng)濟(jì)性。推行檔案服務(wù)外包，由檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)利用其專業(yè)優(yōu)勢、人力優(yōu)勢和設(shè)備優(yōu)勢，提供施工期全過程檔案收集、整理、歸檔、保存等服務(wù)，是解決工程建設(shè)領(lǐng)域檔案工作中核心問題的必然選擇。

2 如何提升檔案服務(wù)外包質(zhì)量

一是探索建立檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)資質(zhì)管理體系。2017年8月，國家檔案局發(fā)布了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》，并于2018年1月1日執(zhí)行。該工作規(guī)范對檔案服務(wù)外包的工作內(nèi)容、工作規(guī)范進(jìn)行了明確，但缺乏與之相配套的檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)資質(zhì)審核與認(rèn)定辦法。目前部分地區(qū)已經(jīng)開始嘗試建立類似辦法，如長沙市頒布了《長沙市檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)管理辦法》并公布了具備檔案服務(wù)資質(zhì)的檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)名單，但全國層面的檔案外包服務(wù)機(jī)構(gòu)資質(zhì)管理規(guī)范尚未出臺(tái)。檔案部門可借鑒工程建設(shè)領(lǐng)域施工資質(zhì)管理的經(jīng)驗(yàn)，探索建立檔案服務(wù)單位資質(zhì)管理辦法，為推行檔案服務(wù)外包提供標(biāo)準(zhǔn)支撐。另外，應(yīng)當(dāng)在資質(zhì)管理辦法中要求機(jī)構(gòu)具備現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)施設(shè)備，并且要具備符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)場地。

二是在施工招標(biāo)過程中大力推行檔案服務(wù)外包。筆者所在單位在進(jìn)行施工招標(biāo)時(shí)，一般會(huì)在施工招標(biāo)文件中明確中標(biāo)施工單位在進(jìn)場后必須委托有資質(zhì)、有經(jīng)驗(yàn)的檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)施工檔案整理歸檔工作。這樣施工過程中所有檔案資料得到了及時(shí)收集和整理，保證了工程完工后檔案資料具備交驗(yàn)條件，效果十分明顯。但這一做法還不普及，建議在施工招標(biāo)過程中推廣這一做法。

三是以市場化手段培育合格的檔案服務(wù)外包單位。囿于市場需求不夠旺盛，目前具備一定規(guī)模、擁有各類技術(shù)人才和完善的檔案儲(chǔ)存設(shè)施的檔案服務(wù)外包機(jī)構(gòu)比較少。如果上述一、二點(diǎn)建議能夠得到落實(shí)，那么對檔案服務(wù)外包的需求應(yīng)當(dāng)會(huì)快速增長?？赏ㄟ^市場競爭和規(guī)范的資質(zhì)管理體系培育一批管理規(guī)范、設(shè)施齊備、人才聚集的現(xiàn)代化檔案服務(wù)外包企業(yè)，滿足工程建設(shè)領(lǐng)域檔案服務(wù)外包的需求，有效破解工程檔案在整理、歸檔、保存、查閱等方面的難題。