檔案數(shù)字化攻略

韓李敏/浙江省檔案學(xué)會(huì)

1 影響檔案數(shù)字化的五大因素

影響數(shù)字化的因素很多，對(duì)檔案而言，不同于圖書等文獻(xiàn)資料，其影響因子主要有五個(gè)：一是檔案的自然形成因素，二是檔案的歸檔整理因素，三是檔案的涉密因素，四是檔案的憑證價(jià)值及長(zhǎng)期保存因素，五是檔案的利用因素。開展檔案數(shù)字化工作，大到制定設(shè)計(jì)方案和編制數(shù)字化規(guī)劃，小到檔案數(shù)字化的前處理和數(shù)字化各種技術(shù)指標(biāo)的確定，都必須考慮這五大因素的影響。

1.1 檔案的自然形成因素

與圖書等文獻(xiàn)不同，檔案是歷史自然形成的，是歷史的真實(shí)記錄。正因?yàn)闄n案的自然屬性，使得形成的檔案，無論是載體還是字跡，都是形態(tài)各異、五花八門的。就載體而言，其形態(tài)不一、規(guī)格不一，載體用材也是不一樣的。在同一卷檔案中，有機(jī)制紙、有手工紙；同樣是手工紙，還有草紙、竹紙、棉紙、木漿紙等的不同。不同材質(zhì)的紙，受保存時(shí)間、保存條件的影響，紙張的顏色變化也是很大的；就字跡而言，也同樣多姿多彩：有墨跡、藍(lán)墨水字跡、紅墨水字跡、鉛筆字跡、圓珠筆字跡、鉛印字跡、油印字跡、傳真字跡、噴墨字跡，還有紅印泥、藍(lán)印泥等。

各種自然形成因素，對(duì)數(shù)字化成像提出了不同的技術(shù)要求，如果使用單一的掃描設(shè)置，勢(shì)必造成顧此失彼。

1.2 檔案的歸檔整理因素

所有文件經(jīng)過歸檔整理，才成為檔案。文件在歸檔整理過程中，添加了大量的人為“干涉”，使得原來自然狀態(tài)下形成的“無序”文件，變成一卷卷、一件件的有機(jī)集合體，成為能夠長(zhǎng)期保存和使用的檔案。檔案部門經(jīng)過長(zhǎng)期的實(shí)踐，形成了一整套的檔案整理的理論與方法，并通過各種標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，將整理的經(jīng)驗(yàn)固定下來，指導(dǎo)和規(guī)范檔案工作者的整理行為。目前，我們還能從檔案中，發(fā)現(xiàn)各個(gè)不同歷史時(shí)期，人們整理檔案的歷史軌跡。檔案整理的方法是建立在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案整理基礎(chǔ)上的，其條件是手工管理，其目的是長(zhǎng)期保存和利用。

檔案經(jīng)過數(shù)字化以后，成為電子影像，其保存和利用環(huán)境發(fā)生了根本性的變化。在手工管理背景下形成的檔案整理理論與方法，對(duì)于電子影像的保存和利用，造成了直接的影響。例如，傳統(tǒng)的檔案整理中，特別強(qiáng)調(diào)文件內(nèi)容間的有機(jī)聯(lián)系，報(bào)告與批復(fù)等關(guān)系非常緊密的文件，整理時(shí)都要求整合在一起、裝訂在一起，作為一件檔案來保存和利用，不論其內(nèi)容信息敏感或涉密與否。傳統(tǒng)檔案在利用時(shí)，可以根據(jù)實(shí)際情況，提供一件（一卷）檔案中的部分信息或全部信息。但是數(shù)字化以后，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下要采用傳統(tǒng)的利用方式，對(duì)一件電子檔案進(jìn)行部分信息的可閱讀、部分信息的限制閱讀，實(shí)現(xiàn)起來是非常困難的。

1.3 檔案的涉密因素

任何一個(gè)單位和部門保存的檔案，總有部分文件是涉密的，且對(duì)于涉密文件歸檔和整理都有章可循。但是對(duì)于涉密文件的數(shù)字化，我們必須遵守國(guó)家涉密電子文件管理的要求。絕密文件一般不數(shù)字化；機(jī)密級(jí)及以下文件雖可以數(shù)字化，但必須嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密管理規(guī)定，尤其是涉密數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、管理和使用，必須要通過相應(yīng)的涉密網(wǎng)絡(luò)及管理系統(tǒng)。

1.4 檔案的憑證價(jià)值及長(zhǎng)期保存因素

檔案是歷史憑證，是需要長(zhǎng)期保存的。當(dāng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)以后，檔案的憑證價(jià)值和長(zhǎng)期保存等要求，同樣體現(xiàn)在數(shù)字化成果上。為此，在數(shù)字化成果的存儲(chǔ)和管理上，除了考慮一般數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)載體、存儲(chǔ)容量、安全備份等因素外，還要特別注意以下問題：一是如何保證數(shù)字化成果的憑證價(jià)值，保證電子數(shù)據(jù)的真實(shí)性和防篡改性；二是如何保證電子數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期有效性。數(shù)字化后形成的電子檔案，不僅要現(xiàn)在可讀，而且要讓其“傳宗接代”，保持長(zhǎng)期的可利用。

1.5 檔案的利用因素

在長(zhǎng)期的實(shí)踐中，檔案工作從理論層面到操作層面，形成了一整套利用服務(wù)機(jī)制，以滿足檔案的管理需要。在傳統(tǒng)的檔案利用活動(dòng)中，除了制度以外，許多時(shí)候還要依靠人為干涉，保證利用工作正常進(jìn)行。

在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代，傳統(tǒng)的利用方式面臨著前所未有的大挑戰(zhàn)。圖書等文獻(xiàn)資料完成數(shù)字化工作，就可以立即投入使用了，但是檔案卻不行，為什么？因?yàn)闄n案中有可公開信息，有不可公開的內(nèi)部信息。如何保證不開放的信息在數(shù)字化以后仍然保持封閉狀態(tài)，除了要在數(shù)字化之前把可公開信息與內(nèi)部信息進(jìn)行嚴(yán)格區(qū)分外，還要在網(wǎng)絡(luò)布局、系統(tǒng)設(shè)置及管理等許多方面作出相應(yīng)的調(diào)整和部署。所以要保證檔案數(shù)字化成果的可利用、可共享，前期的設(shè)計(jì)非常關(guān)鍵，否則功虧一簣，這絕非危言聳聽。

2 傳統(tǒng)檔案整理方法對(duì)數(shù)字化的影響

2.1 傳統(tǒng)的檔案整理特點(diǎn)

檔案的歸檔整理實(shí)際上主要是兩項(xiàng)工作，一是將不需要?dú)w檔的文件剔除掉，二是將需要?dú)w檔的文件進(jìn)行有序整理，使原來無序雜亂的文件成為系統(tǒng)有序、具有內(nèi)在聯(lián)系的一個(gè)整體。

歸檔整理完成的檔案以卷或件為單位進(jìn)行保存。歸檔整理后的“件”與原始記錄狀態(tài)的“件”不是同一概念，歸檔后的“件”是若干份“自然件”的集合，是人們經(jīng)過加工，將若干個(gè)具有有機(jī)聯(lián)系的“自然件”組合在一起，進(jìn)行有序排列，并通過統(tǒng)一編號(hào)固化其排序及有機(jī)聯(lián)系。歸檔整理極大提高了檔案檢索的查準(zhǔn)率和查全率，也是檔案長(zhǎng)期保存和管理的有效手段。

比如，將報(bào)告與批復(fù)在歸檔時(shí)整合在一起，這是最典型的保持有機(jī)聯(lián)系的整理方式。但是由報(bào)告與批復(fù)組成的一件歸檔材料并非僅僅由2份“自然件”組成，一般的報(bào)告與批復(fù)歸檔件少則由2—5件“自然件”組成，多則十幾件，甚至上百件“自然件”組成一組（套）歸檔件。

經(jīng)整理后歸檔的材料，它們的共同點(diǎn)是：一條目錄對(duì)應(yīng)若干個(gè)“自然件”，組成這些“自然件”的生命紐帶是“文件內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系”，不論文件是否帶有密級(jí)或敏感信息。

2.2 傳統(tǒng)的檔案整理方法對(duì)數(shù)字化的影響

影響之一：密與非密不分，直接影響掃描數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、管理及利用?，F(xiàn)在的保密要求明確規(guī)定：密與非密混在一起，一律按涉密數(shù)據(jù)處理；低密級(jí)數(shù)據(jù)與高密級(jí)數(shù)據(jù)混在一起，一律按最高密級(jí)數(shù)據(jù)處理。對(duì)于行政審批、干部人事等材料，往往結(jié)論性的最終批復(fù)材料都是可公開的信息，而報(bào)批材料和機(jī)關(guān)內(nèi)部審批過程中形成的內(nèi)部文件，往往帶有敏感信息和涉密內(nèi)容?，F(xiàn)在將可公開的政府信息和涉密或敏感信息經(jīng)整理后組合在一起，不僅讓掃描后形成的數(shù)據(jù)出不了涉密網(wǎng)，更極大地限制了可公開信息的共享和檔案數(shù)字化成果的利用服務(wù)。

影響之二：用一條目錄對(duì)應(yīng)若干個(gè)“自然件”，經(jīng)數(shù)字化掃描，即造成一條文件目錄下面掛接了若干個(gè)“自然件”的情況。由于數(shù)字影像的閱讀與紙質(zhì)檔案的閱讀有著很大不同，當(dāng)閱讀者不懂檔案整理規(guī)則時(shí)，面對(duì)一條目錄下面多個(gè)文件時(shí)，勢(shì)必造成閱讀障礙。

2.3 針對(duì)傳統(tǒng)整理方法數(shù)字化對(duì)策

在檔案數(shù)字化過程中，如何解決傳統(tǒng)檔案整理方法對(duì)數(shù)字化工作帶來的負(fù)面影像，筆者的建議是：

第一，即“拆件”，以“自然件”為單位進(jìn)行數(shù)字化。在檔案數(shù)字化前處理階段，就將原來的檔案以“自然件”為單位，重新登記。

第二，補(bǔ)目錄。對(duì)于每個(gè)自然件，都給予一條對(duì)應(yīng)的目錄。尤其是正式的收發(fā)文，必須一文一目錄。其他內(nèi)部文件，編目時(shí)可以簡(jiǎn)單化，僅僅標(biāo)明主題及之一、之二等即可。在著錄時(shí)，必須標(biāo)明密級(jí)及公開與否等信息。

第三，補(bǔ)編檔號(hào)。在原有檔號(hào)基礎(chǔ)上增加一個(gè)件號(hào)字段，保證新出生的每條目錄都有編號(hào)。同時(shí)保留原有的檔號(hào)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。

計(jì)算機(jī)的優(yōu)勢(shì)就是不怕細(xì)，只怕粗。以“自然件”為單位進(jìn)行數(shù)字化，能夠較好地解決管理、利用中的涉密和閱讀問題。尤其是針對(duì)中華人民共和國(guó)成立后形成的檔案，不失為一種有效的補(bǔ)救措施與方法。

3 檔案數(shù)字化掃描中主要技術(shù)指標(biāo)的選擇

3.1 掃描色彩模式的選擇

掃描色彩模式分為彩色、灰度、黑白三種。在不考慮壓縮等其他因素的情況下，三種掃描模式產(chǎn)生的影像，除了色彩不一樣外，最大的不同就是容量。按照理論測(cè)算，24位彩色圖像大小是8位灰色圖像的3倍、黑白圖像的24倍。也就是說，一頁(yè)10M的彩色影像，如果改用灰度掃描，實(shí)際為3.4M，若用黑白掃描，實(shí)際只有0.4M左右。作為一頁(yè)也許感覺不到，但是如果以100萬頁(yè)計(jì)算，差距就大了，彩色掃描會(huì)形成9.5T數(shù)據(jù)，灰度掃描為3.2T數(shù)據(jù)，黑白掃描只有0.38T數(shù)據(jù)。

不同的色彩模式對(duì)于圖像的清晰度也有一定影響。對(duì)于原件清晰的檔案，不同的色彩模式差別不明顯；但對(duì)于原件字跡不清晰、色彩豐富、對(duì)比不強(qiáng)烈的檔案原件，如藍(lán)圖、印章、鉛筆字跡、復(fù)寫紙字跡等，彩色影像在展現(xiàn)檔案原件細(xì)節(jié)和清晰度方面，明顯要優(yōu)于灰度和黑白影像。

許多單位的檔案數(shù)字化，早期大都采用黑白的掃描模式。究其原因，一方面是囊中羞澀，受資金短缺的影響，承受不起數(shù)據(jù)容量之重，因?yàn)閽呙栉募萘恳淮螅粌H涉及存儲(chǔ)，而且涉及壓縮技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)帶寬、系統(tǒng)運(yùn)行速度等一系列問題；另一方面我國(guó)早期的檔案數(shù)字化目的主要是為了方便計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，是以制作成檔案副本考慮的，并沒有取代紙質(zhì)檔案原件的設(shè)想。

隨著技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)成本的大幅度下降，運(yùn)行速度的飛越發(fā)展，政府財(cái)政的改善，資金和技術(shù)已不是困擾我國(guó)檔案數(shù)字化的主要瓶頸。同時(shí)國(guó)家對(duì)于檔案數(shù)字化的要求有了很大提高，要求各部門的檔案數(shù)字化，不僅為了用，更要從國(guó)家安全的高度來考慮，要求用數(shù)字化副本代替原件進(jìn)行保存和提供利用。

為此，要適應(yīng)檔案原件自然形成，文件的載體與字跡差異性大的特點(diǎn)，為最大限度保持檔案的原貌，檔案數(shù)字化掃描選擇彩色模式，應(yīng)是大勢(shì)所趨。當(dāng)然，對(duì)于工程檔案等特殊情況，仍要從實(shí)際出發(fā)，不能搞一刀切。

3.2 掃描分辨率的選擇

分辨率對(duì)于掃描圖像幅面大小、容量大小、圖像清晰程度以及掃描時(shí)長(zhǎng)都有直接影響。理論上講，掃描圖像分辨率越高，所占用的掃描時(shí)間越長(zhǎng)，文件也越大，圖像清晰程度越好。掃描分辨率提高一倍，文件容量約增加4倍。但是，我國(guó)專家郝晨輝在《檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)〈紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范〉的修訂》一文中指出：“通過實(shí)驗(yàn)我們也發(fā)現(xiàn)，分辨率在調(diào)高到一定程度時(shí)，分辨率的增加并不會(huì)明顯改善清晰程度，而其所需的存儲(chǔ)空間則會(huì)明顯增加。”因此，選擇合適的分辨率是檔案掃描的技術(shù)關(guān)鍵之一。

影響分辨率選擇的因素主要還是“用”，即數(shù)字化的目的。如果僅僅為了計(jì)算機(jī)瀏覽，一般75DPI足夠了；如果要保證利用中能打印輸出，至少要100DPI以上；如果要讓掃描影像能夠作OCR識(shí)別，保證利用中能夠?qū)崿F(xiàn)全文檢索，就要求200DPI以上；如果掃描影像還想輸出到縮微膠片（COM）上，就要求達(dá)到300DPI以上；如果掃描影像用于出版印刷，由于出版物規(guī)格不同，精度要求也不同，一般在200—500DPI之間；如果用于仿真復(fù)制和仿真出版，要求分辨率到達(dá)600DPI。

在紙質(zhì)檔案掃描中，涉及檔案中的照片，還是要做特殊的處理。建議用500DPI以上掃描，確保照片的層次性和色彩的豐富性。

我們平時(shí)掃描，不可能將所有的利用需求都考慮在內(nèi)，只需照顧大部分利用的需求就可以了。檔案影像的瀏覽、打印、全文檢索是我們的一般需求，因此一般的檔案掃描，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)建議“掃描分辨率應(yīng)不小于200DPI。如文字偏小、密集、清晰度較差時(shí)，建議掃描分辨率不小于300DPI”，是非?？茖W(xué)的，能夠滿足我們絕大部分的利用需求。至于300DPI以上的需求，則根據(jù)掃描的特殊利用要求，作相應(yīng)的選擇。

3.3 掃描圖像存儲(chǔ)格式的選擇

存儲(chǔ)格式是掃描所涉及的第三項(xiàng)重要技術(shù)指標(biāo)。目前，國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求“紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長(zhǎng)期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定”。

TIFF是當(dāng)今使用得最普遍的存儲(chǔ)格式，其優(yōu)點(diǎn)是可以實(shí)現(xiàn)對(duì)圖像的無壓縮存儲(chǔ)或無損壓縮存儲(chǔ)，能保持原有圖像的顏色和層次；另一優(yōu)點(diǎn)是可以多個(gè)數(shù)字影像合成為一個(gè)文件，用多頁(yè)TIFF加以保存，非常適合檔案。其缺點(diǎn)就是占用存儲(chǔ)空間很大。JPEG是一種有損壓縮格式，在采用較高壓縮率的同時(shí)能獲得較好的圖像質(zhì)量；JPEG具有調(diào)節(jié)圖像的功能，允許用不同的壓縮比例對(duì)文件壓縮，方便在圖像質(zhì)量和文件大小之間找到平衡點(diǎn)；其應(yīng)用也非常廣泛，目前各類瀏覽器均支持JPEG這種圖像格式。JPEG2000既支持無損壓縮，也支持有損壓縮，在相同圖像質(zhì)量條件下可以獲得比JPEG更高的壓縮比，而且能夠?qū)崿F(xiàn)圖像的漸進(jìn)傳輸。JPEG2000在2017年被寫入國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，但是該數(shù)據(jù)格式在圖書部門應(yīng)用比較多，檔案部門使用得很少。

3.4 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式與利用格式不能混為一談

在實(shí)踐中，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)不少部門和單位將存儲(chǔ)格式與利用格式混為一談。

在圖書等其他部門，對(duì)于數(shù)字圖像存用不分，一般只保留一種格式。我國(guó)檔案數(shù)字化從標(biāo)準(zhǔn)訂立起，就確定了檔案掃描數(shù)據(jù)存用分離的原則，即存儲(chǔ)格式是TIFF、JPEG等，使用格式是PDF等其他格式。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定：“紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時(shí)，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲(chǔ)空間占用等方面進(jìn)行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為PDF等其他格式?！?/p>

有的單位以為掃描文件轉(zhuǎn)成利用格式以后，原來的長(zhǎng)期保存格式文件就不需要了，為節(jié)省計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)空間，就將TIFF或JPEG等格式的文件數(shù)據(jù)全部刪除銷毀。殊不知，不同的數(shù)據(jù)格式其功能是不一樣的。PDF等格式中的圖像文件是經(jīng)過再壓縮處理的，用于長(zhǎng)期保存的圖像文件一般每頁(yè)約在1M以上，PDF格式中的圖像文件，黑白圖像每頁(yè)約為30K左右，彩色圖像每頁(yè)不超過300K左右，其他利用格式也相差無幾。所以利用格式中的圖像文件只適用于瀏覽，而要打印等其他利用，其圖像質(zhì)量是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的。該問題在機(jī)關(guān)和縣級(jí)檔案館中，反映得尤為突出。許多檔案館在接收中，遇到移交單位只有PDF等利用格式的文件，要求其轉(zhuǎn)換成TIFF等格式進(jìn)行移交，實(shí)際上這是自欺欺人罷了。經(jīng)PDF等壓縮后再轉(zhuǎn)出來的圖像，已經(jīng)根本不是原來掃描所產(chǎn)生的圖像，其分辨率等技術(shù)指標(biāo)已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到存儲(chǔ)要求。

4 檔案數(shù)字化的后期處理問題

這里所說的檔案數(shù)字化的后期處理指的是數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等完成以后，還要做的幾項(xiàng)工作。在國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)中，數(shù)字化掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接完成后，就是數(shù)字化成果驗(yàn)收。但是在實(shí)際工作中，還有幾項(xiàng)大的工作是無法回避的：一是OCR識(shí)別；二是數(shù)據(jù)壓縮和利用格式的轉(zhuǎn)換；三是數(shù)據(jù)的刻盤和存儲(chǔ)。如果實(shí)行數(shù)字化外包，這幾項(xiàng)工作也都由外包公司來完成。所以，筆者將其列為數(shù)字化的后期處理工作。

4.1 OCR識(shí)別

OCR識(shí)別是現(xiàn)在數(shù)字化中普遍開展的一項(xiàng)工作，其目的是解決檔案全文檢索問題。沒有OCR識(shí)別，我們只有依靠目錄查找掃描文件，但是對(duì)于文件中的內(nèi)容，仍然是無法檢索的。做了OCR識(shí)別，不僅能查到文件標(biāo)題，而且對(duì)于文件內(nèi)容也可以進(jìn)行主題檢索，這樣大大提高了文件的檢索深度，也提高了文件的查準(zhǔn)率和查全率。目前新國(guó)標(biāo)將檔案掃描的最低分辨率提高到200DPI以上，從根本上解決了OCR識(shí)別率低的問題。所以，新國(guó)標(biāo)也為OCR識(shí)別掃清了技術(shù)障礙。目前，在OCR識(shí)別中存在的主要問題是：

一是對(duì)OCR的誤解，認(rèn)為隨便什么文件都可以做OCR識(shí)別。事實(shí)上OCR只能對(duì)正規(guī)的書寫體進(jìn)行識(shí)別，而對(duì)于手稿一般是不易識(shí)別的。當(dāng)然，正楷手寫字和早期的鋼板刻字、雕版印刷體，OCR也還是可以識(shí)別的。對(duì)于豎版文件，必須依靠專業(yè)的豎版OCR識(shí)別軟件才能識(shí)別。

二是OCR識(shí)別率問題。識(shí)別率一般達(dá)到90%以上，已經(jīng)基本滿足檔案全文檢索的需要了。有的人片面追求識(shí)別率，一定要求識(shí)別率達(dá)到98%—99%的，反復(fù)校對(duì)，實(shí)際上是浪費(fèi)人力物力。

三是對(duì)于OCR識(shí)別節(jié)點(diǎn)的把握。OCR識(shí)別應(yīng)該安排在掃描文件壓縮之前進(jìn)行，因?yàn)樽R(shí)別率的高低很大程度上取決于圖像掃描分辨率的高低。國(guó)標(biāo)規(guī)定200DPI的分辨率本來是可以滿足OCR識(shí)別需要的，如果做了有損壓縮，圖像分辨率就會(huì)嚴(yán)重下降，這時(shí)再做OCR識(shí)別，就會(huì)直接影響識(shí)別效果。

四是對(duì)于OCR文件的命名問題。經(jīng)過OCR識(shí)別，必然與掃描文件相對(duì)應(yīng)地產(chǎn)生一個(gè)OCR文件。由于事先沒有統(tǒng)一規(guī)范要求，軟件一般會(huì)自動(dòng)命名OCR文件。對(duì)于這種自動(dòng)命名的OCR文件，一旦遇到數(shù)據(jù)遷移或移交，很難保證與原來掃描文件的對(duì)應(yīng)關(guān)系。目前，檔案館從機(jī)關(guān)接收數(shù)字化成果，就普遍遇到這個(gè)問題。

4.2 掃描圖像數(shù)據(jù)的壓縮

掃描完的數(shù)據(jù)必然要做壓縮，但是如何壓縮、壓縮到什么程度，這是大家最為糾結(jié)的問題。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求“紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長(zhǎng)期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定”。

TIFF格式可以實(shí)現(xiàn)對(duì)圖像的無損壓縮（LZW）。所謂無損壓縮，通俗地講，就是可以完全還原的一種壓縮方式。壓縮不影響文件的內(nèi)容，不會(huì)使圖像細(xì)節(jié)數(shù)據(jù)有任何的損失，能保持原有圖像的顏色和層次，但占用存儲(chǔ)空間比較大。如果把掃描圖像作為檔案原件替代品來看待，TIFF的無損壓縮（LZW）作為長(zhǎng)期保存格式應(yīng)該是較為理想的一種選擇。

有損壓縮就是通過降低圖像的像素來達(dá)到壓縮文件大小的目的。比如JPEG格式就是一種有損壓縮數(shù)據(jù)格式。有損壓縮不能還原原始的圖像信息，是一種不可逆的壓縮。經(jīng)過有損壓縮的圖像，圖像分辨率會(huì)降低，圖像的幅面會(huì)變小，圖像的質(zhì)量會(huì)發(fā)生變化。所以，當(dāng)我們選擇采用JPEG壓縮格式作長(zhǎng)期保存格式時(shí)，必須在圖像質(zhì)量和文件大小之間找到平衡點(diǎn)，保證圖像質(zhì)量不受影響。

JPEG2000既支持無損壓縮，也支持有損壓縮。JPEG2000在相同圖像質(zhì)量條件下可以獲得比JPEG更高的壓縮比，而且能夠?qū)崿F(xiàn)圖像的漸進(jìn)傳輸。

現(xiàn)實(shí)中，JPEG、JPEG2000更多的是從實(shí)際利用需求出發(fā)，作不同程度的壓縮。例如，浙江省檔案館制作黃埔軍校同學(xué)錄數(shù)據(jù)庫(kù)的過程中就選用了JPEG格式，將掃描后的同學(xué)錄照片數(shù)據(jù)，制作成兩種壓縮率的數(shù)據(jù)，一種是高倍壓縮率的JPEG，用于網(wǎng)絡(luò)提供利用。10多年來，人們?cè)凇罢憬瓩n案網(wǎng)”上查閱到的黃埔軍校同學(xué)錄照片都是高壓縮率的圖像，每張照片只有幾K大小。此外，省檔案館還有一份低壓縮率的JPEG圖像，為利用者直接提供復(fù)制還原服務(wù)。

JPEG、JPEG2000應(yīng)用最典型的要數(shù)日本公文書館。大家在該館的網(wǎng)站上，可以獲得各種不同壓縮比的檔案數(shù)據(jù)。例如日本天皇詔書，網(wǎng)站提供了JPEG和JPEG2000兩種格式四種壓縮比的檔案，供觀眾自由下載。經(jīng)下載比較觀察，以《終戰(zhàn)詔書》的首頁(yè)為例：最低解像度的分辨率為1268×1770像素（360K）；中解像度的分辨率為2535×3539像素（1.08M）；高解像度的分辨率為5069×7078像素（3.09M）；JPEG2000的分辨率也是5069×7078像素（3.15M）。低解像度滿足了一般瀏覽的需要，中解像度就可還原打印了，高解像度JPEG和JPEG2000不僅可以用于印刷出版，而且舉辦展覽、仿真復(fù)制也都能滿足需求了。

4.3 關(guān)于掃描數(shù)據(jù)的格式轉(zhuǎn)換

國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定：“紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時(shí)，也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲(chǔ)空間占用等方面進(jìn)行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為PDF等其他格式。”

由于檔案文獻(xiàn)與圖書等其他文獻(xiàn)一樣，絕大部分是書本式的，為便于網(wǎng)上瀏覽，一般都轉(zhuǎn)換成PDF等版式，也稱之為電子書格式?，F(xiàn)在除了PDF外，還有DJVU、OFD等多種格式可以滿足網(wǎng)上瀏覽的需要。PDF等文件格式特點(diǎn)就是可以將文字、圖像等封裝在一個(gè)文件中，該格式文件還可以包含超文本鏈接、聲音和動(dòng)態(tài)影像等電子信息，支持特長(zhǎng)文件，集成度和安全可靠性都較高。比如，經(jīng)OCR識(shí)別形成的文本文件與掃描形成的圖像文件本是兩個(gè)文件，如果單獨(dú)使用，必須用不同的瀏覽器才能打開，現(xiàn)在用PDF格式將兩種格式的文件集成在一個(gè)文件里，既滿足了瀏覽的需要，又滿足了全文檢索的需要。

4.4 掃描圖像數(shù)據(jù)的刻盤和移交

數(shù)字化成果驗(yàn)收合格后，就要對(duì)數(shù)據(jù)刻盤和移交。一般刻盤都選擇DVD光盤。光盤具有脫機(jī)保存、成本低、安全性高等優(yōu)點(diǎn)，深受大眾的歡迎。但是DVD光盤也存在單位容量小、壽命短、管理麻煩等缺點(diǎn)。因此建議數(shù)字化成果的移交必須保證兩種形式：光盤和硬盤。尤其對(duì)于外包加工來講，移交數(shù)字化加工硬盤也是確保數(shù)據(jù)安全的一個(gè)重要手段。