淺談衛(wèi)計(jì)綜合監(jiān)督行政相對(duì)人檔案管理

文·郭蘭省

衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督行政相對(duì)人檔案是衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督機(jī)構(gòu)綜合檔案的重要組成部分，是單位主要職能活動(dòng)的真實(shí)記錄，建立和規(guī)范衛(wèi)計(jì)綜合監(jiān)督行政相對(duì)人檔案是有效開(kāi)展依法行政的基礎(chǔ)，是提高科學(xué)管理水平，加強(qiáng)這類(lèi)檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理的內(nèi)容之一，也是提高衛(wèi)計(jì)綜合監(jiān)督工作質(zhì)量的有效手段，更是深入發(fā)展衛(wèi)計(jì)綜合監(jiān)督事業(yè)的重要依據(jù)和必要條件。

一、衛(wèi)計(jì)綜合監(jiān)督行政相對(duì)人檔案建檔、管理和流程

（一）衛(wèi)計(jì)綜合監(jiān)督人員所負(fù)責(zé)的區(qū)域內(nèi)行政相對(duì)人衛(wèi)生許可檔案的建檔和管理

1. 行政審批大廳發(fā)放衛(wèi)生許可證后，許可受理人員負(fù)責(zé)將相應(yīng)檔案資料（許可、延續(xù)、變更）整理歸檔、編制歸檔文件目錄。每月按要求編制一次檔案資料移交清冊(cè)，每月上旬將所形成的檔案移交給相關(guān)管理單位檔案室，并認(rèn)真履行移交手續(xù)。

2. 由相關(guān)業(yè)務(wù)科室形成的、需歸檔的行政相對(duì)人的檔案資料（如：檢驗(yàn)結(jié)果及評(píng)價(jià)報(bào)告書(shū)等），應(yīng)在資料生成之日起一個(gè)月內(nèi)移交至檔案室。

（二）衛(wèi)計(jì)綜合監(jiān)督人員所負(fù)責(zé)的區(qū)域內(nèi)行政相對(duì)人日常監(jiān)督管理檔案（俗稱(chēng)分戶(hù)檔案）的建檔和管理。

1. 根據(jù)監(jiān)督類(lèi)別不同的行政相對(duì)人檔案進(jìn)行分類(lèi)建立、分類(lèi)管理，例如公共場(chǎng)所衛(wèi)生類(lèi)、學(xué)校衛(wèi)生類(lèi)、生活飲用水、二次供水等對(duì)行政相對(duì)人的管理，按“一戶(hù)一檔”由監(jiān)督科相應(yīng)責(zé)任監(jiān)督員負(fù)責(zé)分戶(hù)檔案資料的收集、整理、建檔、管理、提供利用、移交等工作。

2. 有相關(guān)業(yè)務(wù)科室將對(duì)行政相對(duì)人監(jiān)督管理檔案整理裝盒，按變更卷、日常監(jiān)督管理卷、注銷(xiāo)卷進(jìn)行分類(lèi)排列歸檔，對(duì)日常監(jiān)督管理檔案（即分戶(hù)檔案）建立后續(xù)新生成資料的收集、整理、歸檔工作，由相關(guān)科室責(zé)任監(jiān)督員管理。

（三）衛(wèi)計(jì)綜合監(jiān)督人員所負(fù)責(zé)的區(qū)域內(nèi)行政相對(duì)人行政執(zhí)法處罰檔案的建檔和管理

1. 衛(wèi)計(jì)綜合監(jiān)督人員對(duì)所負(fù)責(zé)的區(qū)域內(nèi)行政相對(duì)人違反衛(wèi)生計(jì)生有關(guān)法律法規(guī)的，行政執(zhí)法人員在從事行政執(zhí)法活動(dòng)中，嚴(yán)格按照法定程序、權(quán)限，規(guī)范執(zhí)法行為，加大行政執(zhí)法監(jiān)督檢查力度。并依據(jù)2017年6月30日施行的《山東省衛(wèi)生計(jì)生行政處罰裁量基準(zhǔn)》處罰并建立案卷，即一案一檔（卷）制度，案卷內(nèi)材料按日期先后順序排列，日期相同的材料按案件辦理的先后順序排列。

2．衛(wèi)生計(jì)生行政執(zhí)法案卷的整理、裝訂、立卷工作由案件承辦人負(fù)責(zé)。誰(shuí)辦案誰(shuí)立卷，案結(jié)卷成。應(yīng)將辦結(jié)的案件卷宗一周內(nèi)交給局內(nèi)檔案管理人員管理，并將處罰決定書(shū)報(bào)局內(nèi)稽查科備案。

3. 建立的行政執(zhí)法處罰案卷按要求歸檔，將歸檔案卷以卷為單位。案件承辦人員應(yīng)當(dāng)整理案件的全部文書(shū)、材料，按照裝訂、分類(lèi)、排列、編號(hào)、編目、裝盒的流程建檔，并將辦結(jié)的案件卷宗認(rèn)真做好檔案室移交等工作?？缒甓鹊陌妇響?yīng)在結(jié)案年整理完畢并歸檔管理。移交案件卷宗，應(yīng)填寫(xiě)《檔案材料移交清單》一式兩份。

4. 行政相對(duì)人檔案的歸檔和管理流程

(1)檔案員根據(jù)移交的管理檔案，在15日內(nèi)建立行政相對(duì)人管理檔案。對(duì)各行政相對(duì)人管理檔案按要求分類(lèi)、排序后編制檔號(hào)，填寫(xiě)盒封面、盒脊及備考表，編制“行政相對(duì)人登記檔案目錄”。并將建立的行政相對(duì)人管理檔案移交給相關(guān)科室責(zé)任監(jiān)督員，同時(shí)編制“內(nèi)部行政相對(duì)人檔案移交清冊(cè)”，雙方核對(duì)無(wú)誤后在“移交清冊(cè)”上簽字，做好檔案建立后新生成資料的收集、整理和歸檔工作。

（2）相關(guān)科室責(zé)任監(jiān)督員負(fù)責(zé)管轄的行政相對(duì)人檔案的資料收集、整理、歸檔和管理工作，同時(shí)做好檔案的利用工作，填寫(xiě)“行政相對(duì)人檔案借閱利用登記冊(cè)”。

（3）注銷(xiāo)卷材料歸檔完畢后，相關(guān)科室責(zé)任監(jiān)督員在盒封面填上“注銷(xiāo)日期”，可按月或按季度（最遲應(yīng)在次年1月底前），將注銷(xiāo)的行政相對(duì)人檔案移交給檔案員，同時(shí)編制“內(nèi)部注銷(xiāo)行政相對(duì)人檔案移交清冊(cè)”，雙方核對(duì)后簽字確認(rèn)。檔案員將注銷(xiāo)的“行政相對(duì)人登記檔案目錄”剪切至“當(dāng)年注銷(xiāo)行政相對(duì)人檔案移交清冊(cè)”，并填寫(xiě)“注銷(xiāo)日期”。

（五）檔案員負(fù)責(zé)對(duì)行政相對(duì)人檔案的統(tǒng)一管理和指導(dǎo)工作。

1. 檔案員應(yīng)在每年行政相對(duì)人檔案歸檔工作結(jié)束后（次年2月初之前）對(duì)局內(nèi)檔案的數(shù)量、歸檔質(zhì)量、利用效果進(jìn)行一次核對(duì)和自查，督促相關(guān)科室責(zé)任監(jiān)督員按時(shí)、保質(zhì)完成相應(yīng)工作。

2. 檔案員于每年2月底前，將上年度“行政相對(duì)人檔案借閱利用登記冊(cè)”及數(shù)據(jù)截至上年度12月31日的“行政相對(duì)人登記檔案目錄”規(guī)范存放檔案室（包括至該日期止已發(fā)證但未注銷(xiāo)的所有行政相對(duì)人檔案目錄），該目錄應(yīng)能與存放的檔案相對(duì)應(yīng)。同時(shí)將上年度注銷(xiāo)的檔案和“當(dāng)年注銷(xiāo)行政相對(duì)人檔案移交清冊(cè)”移交檔案室，雙方核對(duì)無(wú)誤后在“移交清冊(cè)”上簽字。移交完畢后，將“移交清冊(cè)”中的目錄剪切至“已注銷(xiāo)行政相對(duì)人登記檔案目錄”。

（六）檔案室負(fù)責(zé)全局行政相對(duì)人檔案的建檔和管理的指導(dǎo)以及注銷(xiāo)檔案的管理工作。

1. 每年3月底前，完成全局上年度各類(lèi)別“行政相對(duì)人登記檔案目錄”的整合、更新工作。

2. 對(duì)同一注銷(xiāo)年度的檔案按“檔號(hào)”先后順序編制一個(gè)流水序號(hào)，按序排列存放。

3. 注銷(xiāo)檔案保存5年后，經(jīng)鑒定對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，編制消毀清冊(cè)，按規(guī)定程序銷(xiāo)毀。

4. 行政處罰檔案保存年限為永久保存，也就是最少不低于60年。

二、如何做好衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督行政相對(duì)人檔案管理工作

（一）加強(qiáng)檔案管理制度建設(shè)是強(qiáng)化規(guī)范管理的手段

衛(wèi)生計(jì)生綜合監(jiān)督執(zhí)法局在開(kāi)展檔案管理制度建設(shè)工作中，應(yīng)本著既規(guī)范檔案管理又減少工作量的原則，制定和完善衛(wèi)計(jì)綜合監(jiān)督行政相對(duì)人檔案管理的各項(xiàng)制度，如《檔案整理規(guī)則》《檔案資料建檔和管理流程》等。各類(lèi)目錄、表單由檔案室統(tǒng)一設(shè)計(jì)，力求科學(xué)、規(guī)范?？傊?，制定科學(xué)的制度來(lái)規(guī)范檔案管理工作，可以使檔案管理在歸檔、利用、考核等各個(gè)環(huán)節(jié)做到有據(jù)可依。

（二）發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)組織作用是統(tǒng)一與分散管理并進(jìn)的保障

在行政相對(duì)人檔案管理工作中，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)組織作用，是統(tǒng)一與分散管理并進(jìn)的保障。通過(guò)開(kāi)展調(diào)研、參與決策、制定各項(xiàng)制度、設(shè)計(jì)專(zhuān)業(yè)文書(shū)、組織業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，做好全局檔案的統(tǒng)管協(xié)調(diào)工作。檔案室和科室責(zé)任監(jiān)督員起著重要的橋梁作用。衛(wèi)計(jì)綜合監(jiān)督執(zhí)法局只有形成了完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，才能有效地實(shí)行統(tǒng)一與逐級(jí)分散相結(jié)合的管理模式，責(zé)任監(jiān)督員既能實(shí)時(shí)掌握全局行政相對(duì)人檔案管理動(dòng)態(tài)，又能使日常工作中形成的資料及時(shí)收集、整理和歸檔。只有對(duì)每一環(huán)節(jié)的時(shí)限作明確規(guī)定，責(zé)任到人，才能增強(qiáng)責(zé)任心，保證材料歸檔的及時(shí)性和完整性，從而使檔案管理工作更好地發(fā)揮作用。

（三）做好衛(wèi)計(jì)綜合監(jiān)督行政相對(duì)人檔案工作的意義是做好檔案的開(kāi)發(fā)利用

完整、系統(tǒng)的行政相對(duì)人檔案能為衛(wèi)生計(jì)生監(jiān)督執(zhí)法工作服務(wù)，為日常的監(jiān)督工作提供數(shù)據(jù)分析和決策參考的依據(jù)。檔案由責(zé)任監(jiān)督員直接管理，減少了檔案調(diào)用的中間環(huán)節(jié)，方便責(zé)任監(jiān)督員查找利用，提高了工作效率。同時(shí)要求填寫(xiě)“行政相對(duì)人檔案借閱利用登記冊(cè)”，將“借閱檔案”“利用效果”等要素及時(shí)記錄下來(lái)并定期反饋給檔案室，使檔案室更深入了解檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用情況，為檔案室進(jìn)行檔案實(shí)際效益分析，開(kāi)展專(zhuān)題編研工作，提供寶貴的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，從而也促進(jìn)和保證行政相對(duì)人檔案管理工作的順利開(kāi)展，發(fā)揮行政相對(duì)人檔案的作用和價(jià)值。