以就業(yè)為導(dǎo)向加強(qiáng)大學(xué)生檔案建設(shè)

文·肖囡

高校學(xué)生檔案作為原始的、權(quán)威的信息資源，真實(shí)記載大學(xué)生學(xué)習(xí)期間的德、智、體、美、勞等方面的情況，反映了大學(xué)生成績(jī)優(yōu)劣、獎(jiǎng)懲狀況、組織協(xié)調(diào)等綜合能力，為用人單位提供了科學(xué)的、準(zhǔn)確的擇優(yōu)錄用的依據(jù)，直接關(guān)系到大學(xué)生就業(yè)。長(zhǎng)期以來，高校大學(xué)生檔案工作未能得到應(yīng)有的重視，由此引發(fā)的檔案材料收集不全、借鑒意義不大、個(gè)人檔案丟失等現(xiàn)象，這些現(xiàn)象極大影響了大學(xué)生就業(yè)質(zhì)量。據(jù)教育部統(tǒng)計(jì)，我國(guó)2019屆高校畢業(yè)生總數(shù)為843萬，比2018年增加14萬，就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作面臨復(fù)雜嚴(yán)峻形勢(shì)，就業(yè)不穩(wěn)定因素愈發(fā)突出，智聯(lián)招聘對(duì)90168名大學(xué)應(yīng)屆畢業(yè)生的調(diào)查顯示，認(rèn)為就業(yè)困難的總體比例達(dá)到82.80%。如何從就業(yè)角度，加強(qiáng)大學(xué)生檔案建設(shè)針對(duì)性，提升大學(xué)生建檔、管檔實(shí)際能力，為大學(xué)生在激烈的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中提供堅(jiān)強(qiáng)保障，成為高校人才培養(yǎng)和就業(yè)工作的重點(diǎn)。

一、大學(xué)生檔案建設(shè)對(duì)于促進(jìn)就業(yè)的作用

（一）加強(qiáng)大學(xué)生檔案建設(shè)，有利于提升大學(xué)生的核心競(jìng)爭(zhēng)力和綜合素質(zhì)

大學(xué)生在學(xué)習(xí)期間形成的檔案材料是用人單位了解畢業(yè)生基本情況的最根本依據(jù)，是最能反映大學(xué)生在校期間德智體全面發(fā)展的最佳途徑。畢業(yè)生的檔案材料能夠全面反映畢業(yè)生在校學(xué)習(xí)、生活期間的基本狀況和個(gè)人綜合素質(zhì)情況。從人才培養(yǎng)角度，加強(qiáng)大學(xué)生檔案建設(shè)，有利于提升大學(xué)生的核心競(jìng)爭(zhēng)力和綜合素質(zhì)。從就業(yè)角度分析，有利于適應(yīng)人才需求變化，提升用人單位對(duì)畢業(yè)生的認(rèn)同感，滿足用人單位人才需求，促進(jìn)用人單位選錄人才。

（二）加強(qiáng)大學(xué)生檔案建設(shè)，有利于發(fā)揮檔案在就業(yè)中的正面自薦作用

用人單位在與高校溝通招錄人才的過程中，在查閱大學(xué)生自薦信和簡(jiǎn)歷的基礎(chǔ)上，為了進(jìn)一步了解和掌握情況，一般會(huì)從檔案中認(rèn)定的大學(xué)生相關(guān)材料中去衡量大學(xué)生的學(xué)習(xí)能力、處理復(fù)雜問題能力、組織協(xié)調(diào)能力、心理承受能力等，從而判斷一個(gè)畢業(yè)生的綜合素質(zhì)和能力，來確定是否適合適應(yīng)應(yīng)聘的崗位，甚至對(duì)于畢業(yè)生工作后的職務(wù)任命、職稱評(píng)定等，都會(huì)把檔案材料作為重要依據(jù)。對(duì)于大學(xué)生來說，個(gè)人檔案材料就是最直接的名片，借助個(gè)人檔案可以完整的宣傳展示自己，增進(jìn)用人單位對(duì)自己的了解和信任，進(jìn)而有利于其職業(yè)的順利發(fā)展。

（三）加強(qiáng)大學(xué)生檔案建設(shè)，有利于推動(dòng)大學(xué)生創(chuàng)業(yè)

按照教育部有關(guān)要求，在校大學(xué)生可以休學(xué)創(chuàng)業(yè)，通過實(shí)行學(xué)分制完成學(xué)業(yè)畢業(yè)。雙創(chuàng)背景下，越來越多的在校生選擇投身創(chuàng)業(yè)洪流，如果把創(chuàng)業(yè)過程、經(jīng)驗(yàn)、經(jīng)歷記錄在個(gè)人檔案中，有利于大學(xué)生總結(jié)創(chuàng)業(yè)成績(jī)，積累創(chuàng)業(yè)經(jīng)驗(yàn)，在不斷學(xué)習(xí)中探索出適合自己的創(chuàng)業(yè)方向。對(duì)于天使投資人來說，完備大學(xué)生檔案建設(shè)，有利于創(chuàng)業(yè)投資公司借助大學(xué)生的個(gè)人學(xué)籍、創(chuàng)業(yè)檔案，全面了解大學(xué)生是否具有創(chuàng)業(yè)潛質(zhì)，從而為大學(xué)生真正創(chuàng)業(yè)提供投資支持。對(duì)于高校來說，有利于收集畢業(yè)生創(chuàng)業(yè)成果，掌握大學(xué)生創(chuàng)業(yè)趨向，分析社會(huì)對(duì)于人才的評(píng)價(jià)，為大學(xué)生創(chuàng)業(yè)教育提供數(shù)據(jù)支持。

（四）加強(qiáng)大學(xué)生檔案建設(shè)，有利于高校推進(jìn)信息化服務(wù)和推送精準(zhǔn)就業(yè)服務(wù)

當(dāng)前，隨著高校校園網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)需求，對(duì)學(xué)生信息的掌握和利用，已經(jīng)不再僅僅停留在簡(jiǎn)單的個(gè)人信息、學(xué)情等情況統(tǒng)計(jì)，而是通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。對(duì)大學(xué)生的學(xué)習(xí)、生活、社會(huì)實(shí)踐、就業(yè)情況進(jìn)行系統(tǒng)化、分類別管理，可以促進(jìn)高校就業(yè)教育有的放矢、因材施教，提升就業(yè)服務(wù)針對(duì)性和實(shí)效性。通過檔案信息化平臺(tái)，大學(xué)生可以完善自身學(xué)習(xí)、實(shí)踐等方面檔案材料，提高就業(yè)能力和競(jìng)爭(zhēng)力，幫助自身獲得用人單位青睞，提升就業(yè)質(zhì)量和層次。大學(xué)生檔案的信息化建設(shè)和普及，用人單位可以從信息化建設(shè)平臺(tái)便捷查詢到需要的人才數(shù)量、學(xué)業(yè)水平、綜合素質(zhì)、能力特長(zhǎng)等人才情況，提升選用人才精準(zhǔn)度。

（五）加強(qiáng)大學(xué)生檔案建設(shè)，有助于社會(huì)了解高校人才培養(yǎng)質(zhì)量

社會(huì)對(duì)于高校的人才培養(yǎng)質(zhì)量的評(píng)價(jià)，來源于對(duì)高校產(chǎn)品的使用評(píng)價(jià)，大學(xué)生就是高校的產(chǎn)品，大學(xué)生能否迅速融人社會(huì)群體并能夠產(chǎn)生一定的價(jià)值，這是對(duì)高校評(píng)價(jià)的基本依據(jù)。加強(qiáng)高校大學(xué)生檔案建設(shè)，建立畢業(yè)生追蹤系統(tǒng)，通過對(duì)畢業(yè)生畢業(yè)后五年、十年甚至更長(zhǎng)期限的檔案追蹤，了解到畢業(yè)生的工作情況，并向社會(huì)公開公布，有利于讓社會(huì)更加了解高校人才培養(yǎng)質(zhì)量，督促高校不斷改進(jìn)和完善人才培養(yǎng)模式。

二、就業(yè)視角下加強(qiáng)大學(xué)生檔案建設(shè)的策略

（一）加強(qiáng)檔案教育，提升大學(xué)生檔案意識(shí)和素質(zhì)

一是加強(qiáng)檔案法規(guī)和制度教育，檔案法規(guī)教育是增強(qiáng)大學(xué)生檔案意識(shí)和檔案法制觀念的重要途徑，也是實(shí)現(xiàn)“依法治國(guó)、依法治?！钡幕A(chǔ)。高校對(duì)大學(xué)生開展檔案法規(guī)知識(shí)教育，應(yīng)從與學(xué)生生活密切相關(guān)的檔案法規(guī)知識(shí)入手，包括《中華人民共和國(guó)檔案法》《普通高等學(xué)校學(xué)生檔案管理辦法》以及各高校制定的規(guī)章制度等。通過法規(guī)教育，使大學(xué)生明確積累、保護(hù)檔案義務(wù)，積極維護(hù)檔案的完整性和機(jī)密性，避免重要檔案材料的損壞和遺失。

二是加強(qiáng)大學(xué)生入學(xué)、畢業(yè)等教育關(guān)鍵期的檔案教育，新生入學(xué)第一個(gè)月，高校通常會(huì)開展新生入學(xué)教育，學(xué)習(xí)學(xué)校各項(xiàng)規(guī)章制度等的學(xué)習(xí)，入學(xué)教育能夠幫助新生迅速學(xué)習(xí)和融入學(xué)校。如果入學(xué)教育中，以講座、圖片展、制度學(xué)習(xí)等形式，對(duì)新生進(jìn)行基本檔案意識(shí)培養(yǎng)和檔案知識(shí)學(xué)習(xí)教育，促使學(xué)生提高檔案意識(shí)，增強(qiáng)檔案知識(shí)，能夠自覺主動(dòng)配合學(xué)校檔案管理部門，及時(shí)遞交自己的檔案，并通過配合老師做好檔案整理、入庫等實(shí)踐操作，增強(qiáng)學(xué)生處理檔案的能力。畢業(yè)前夕，通過學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)講座和動(dòng)員，把檔案管理教育作為學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)的重要內(nèi)容，積極宣傳提醒畢業(yè)生檔案的重要性，并通過宣傳冊(cè)等形式，直接清晰告訴學(xué)生畢業(yè)生檔案的內(nèi)容、價(jià)值，明確檔案去向、轉(zhuǎn)遞要求，引導(dǎo)畢業(yè)生妥善選擇檔案保管方式，實(shí)現(xiàn)檔案科學(xué)轉(zhuǎn)遞。

三是加強(qiáng)檔案日常教育，結(jié)合就業(yè)創(chuàng)業(yè)課程，增設(shè)檔案教育課程有關(guān)內(nèi)容，通過課程開設(shè)和系統(tǒng)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)大學(xué)生檔案基礎(chǔ)知識(shí)的學(xué)習(xí)和掌握，加強(qiáng)大學(xué)生檔案搜集、管理、轉(zhuǎn)遞方面學(xué)習(xí)教育，幫助大學(xué)生充分發(fā)揮檔案作用，促進(jìn)大學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)。

（二）利用互聯(lián)網(wǎng)和新媒體資源，加強(qiáng)畢業(yè)生檔案信息化建設(shè)

當(dāng)前，高校對(duì)于畢業(yè)生檔案的管理基本停留在原始階段，畢業(yè)生檔案統(tǒng)一存放，雖然整齊碼放在檔案室，但是管理人員和用人單位查閱檔案信息時(shí)很不方便，檔案的作用得不到有效發(fā)揮。同時(shí)，紙質(zhì)版檔案材料保存和管理要求較高，對(duì)于空氣濕度、溫度等都有具體規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)要求，多數(shù)高校的學(xué)生檔案管理部門，不具備檔案規(guī)范化管理的客觀條件。當(dāng)前，大學(xué)生越來越依賴網(wǎng)絡(luò)，校園網(wǎng)、學(xué)生管理APP等得到廣泛應(yīng)用，這就為檔案工作的信息化建設(shè)提供了嫁接平臺(tái)和發(fā)揮空間，可依托現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建設(shè)學(xué)生檔案工作專門系統(tǒng)，學(xué)校、二級(jí)院系、畢業(yè)生、用人單位分別授予管理和維護(hù)權(quán)限，實(shí)現(xiàn)大學(xué)生檔案管理信息化。

（三）分類指導(dǎo)，建立就業(yè)創(chuàng)業(yè)專項(xiàng)檔案

目前，高校檔案部門對(duì)于大學(xué)生檔案管理模式不一，有的以學(xué)校為單位管理檔案工作，有的由班主任進(jìn)行班級(jí)制管理。高校畢業(yè)生檔案建設(shè)同質(zhì)化嚴(yán)重，區(qū)分度不高。高?？梢愿鶕?jù)就業(yè)工作需求，以二級(jí)院系為單位，按照年級(jí)和專業(yè)進(jìn)行具體區(qū)分，細(xì)化檔案建設(shè)指標(biāo)和內(nèi)容，充分體現(xiàn)不同專業(yè)學(xué)生特點(diǎn)，建立不同專業(yè)就業(yè)領(lǐng)域，幫助學(xué)生加強(qiáng)檔案建設(shè)，提高自我認(rèn)知和就業(yè)預(yù)期。同時(shí)，探索建立反映學(xué)生整體素質(zhì)和能力的專項(xiàng)檔案，特別是針對(duì)就業(yè)創(chuàng)業(yè)，建立體現(xiàn)學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)的專項(xiàng)檔案，使用人單位在招聘前，能夠提前了解學(xué)生的素質(zhì)能力、就業(yè)意向、就業(yè)需求等信息，真正做到人崗匹配。

（四）加強(qiáng)畢業(yè)生檔案信息再加工、整理和提升，凸顯就業(yè)差異性

畢業(yè)生檔案作為學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)的基礎(chǔ)和敲門磚，在畢業(yè)生就業(yè)中發(fā)揮著重要作用，所以對(duì)與高校的畢業(yè)生檔案管理部門人員來說，要進(jìn)一步加強(qiáng)檔案的信息的加工、整理，大學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)本身就存在著不同的思路、方法和途徑，所以對(duì)于不同地區(qū)、不同專業(yè)、不同性別、不同性格的學(xué)生來說，就業(yè)創(chuàng)業(yè)存在著很大的差異性，這種差異性也應(yīng)該具體體現(xiàn)在學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)檔案建設(shè)方面。高校應(yīng)該把畢業(yè)生檔案中的特點(diǎn)、優(yōu)勢(shì)提煉出來，把畢業(yè)生就業(yè)的形勢(shì)分析出來，做到既有總結(jié)，又有提煉和提升，幫助畢業(yè)生把握自身特點(diǎn)，就業(yè)創(chuàng)業(yè)中有的放矢，增強(qiáng)就業(yè)創(chuàng)業(yè)針對(duì)性實(shí)效性。

（五）強(qiáng)化畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)遞和就業(yè)跟蹤，確保檔案工作對(duì)就業(yè)的持續(xù)助推

一是加強(qiáng)檔案轉(zhuǎn)遞和去向跟蹤，由于每年高校轉(zhuǎn)出的檔案份數(shù)較多，可能會(huì)出現(xiàn)誤投現(xiàn)象，高校應(yīng)指導(dǎo)學(xué)生在報(bào)到期間內(nèi)及時(shí)查詢檔案去向，確認(rèn)檔案是否到達(dá)指定地，避免檔案轉(zhuǎn)遞錯(cuò)誤、丟失等問題，確保檔案工作連貫性。

二是開展畢業(yè)生就業(yè)跟蹤，目前高校普遍開展畢業(yè)就業(yè)跟蹤調(diào)查，可以通過畢業(yè)生信息跟蹤，及時(shí)進(jìn)行檔案信息反饋，實(shí)現(xiàn)畢業(yè)生檔案資料畢業(yè)前后有效和及時(shí)銜接，為建立校友就業(yè)檔案打好基礎(chǔ)。通過反饋，及時(shí)了解用人單位的最新反映和需求，進(jìn)一步構(gòu)建高校就業(yè)部門和用人單位間的經(jīng)常性交流機(jī)制和合作平臺(tái)，從而加強(qiáng)就業(yè)工作反饋機(jī)制，改進(jìn)學(xué)校人才培養(yǎng)模式和質(zhì)量，提高學(xué)生的就業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。同時(shí)，通過檔案和就業(yè)追蹤，及時(shí)總結(jié)就業(yè)創(chuàng)業(yè)先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，樹立就業(yè)創(chuàng)業(yè)工作先進(jìn)典型，充分發(fā)揮典型的示范引領(lǐng)作用，營(yíng)造學(xué)習(xí)先進(jìn)、趕超先進(jìn)的校園氛圍，為大學(xué)生就業(yè)創(chuàng)業(yè)增強(qiáng)信心和能力。