對(duì)“保管期限納入檔號(hào)”的質(zhì)疑與思考

陳秀芳/杭州市下城區(qū)教育局 應(yīng)曉燕/浙江省立同德醫(yī)院辦公室

何嘉蓀/浙江大學(xué)信息資源管理研究所

我國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22—2015） 的第5.4款對(duì)檔號(hào)編制作了規(guī)定。然而，其認(rèn)定的檔號(hào)編制原則與其規(guī)定的檔號(hào)結(jié)構(gòu)有自相矛盾之處，而這種檔號(hào)結(jié)構(gòu)又與該標(biāo)準(zhǔn)第4.2款將“區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”認(rèn)定為與歸檔文件整理原則有關(guān)。經(jīng)過(guò)若干年的貫徹執(zhí)行，筆者認(rèn)為該規(guī)定在這個(gè)問(wèn)題上的科學(xué)性值得商榷，特著文討論。

1 檔號(hào)難以穩(wěn)定

我國(guó)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894—2016）規(guī)定：“檔號(hào)應(yīng)能唯一標(biāo)識(shí)全宗內(nèi)任一電子檔案或紙質(zhì)檔案?！薄耙詸n號(hào)作為電子檔案命名要素時(shí)，計(jì)算機(jī)文件名應(yīng)能在計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中唯一標(biāo)識(shí)、有序存儲(chǔ)全宗內(nèi)任意一件電子檔案及其組件。”《歸檔文件整理規(guī)則》正確地指出：“檔號(hào)編制應(yīng)遵循唯一性、合理性、穩(wěn)定性、擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單性原則?！?/p>

然而，筆者在對(duì)杭州市下城區(qū)轄區(qū)內(nèi)中、小學(xué)和幼兒園的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)或年檢時(shí)，總會(huì)遇到一個(gè)問(wèn)題：一些年度不同但內(nèi)容性質(zhì)和價(jià)值完全相同的文件，它們各自檔號(hào)內(nèi)要素之一的“保管期限”卻并不相同，且這絕非小概率事件。比如杭州市青藍(lán)青華實(shí)驗(yàn)小學(xué)關(guān)于工會(huì)經(jīng)費(fèi)收支方面的文件，保管期限既有“永久”，也有“定期”的30年或10年。也就是說(shuō)，在實(shí)踐中對(duì)檔案保管期限的劃定，事實(shí)上前后搖擺、極難恒定，這與編制原則的穩(wěn)定性要求相沖突。究其原因，在于各個(gè)小學(xué)、幼兒園的檔案員均由本校教師兼任且經(jīng)常更換。一般情況下教師都承擔(dān)了繁重的教學(xué)或教育行政管理任務(wù)，根本無(wú)暇理解與掌握檔案價(jià)值鑒定方面的專業(yè)性知識(shí)。事實(shí)上在最基層的事業(yè)單位，這種檔案工作狀況是常態(tài)，幾乎不可能改善。有鑒于此，應(yīng)該重新檢討保管期限列入檔號(hào)的必要性，甚至也可以重新討論歸檔文件是否應(yīng)“按保管期限分類”[1]。

2 檔案價(jià)值本來(lái)就“富有彈性”

保管期限是衡量和反映檔案價(jià)值的尺度，是檔案價(jià)值在檔案管理過(guò)程中的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)[2]。對(duì)檔案價(jià)值的鑒定與評(píng)價(jià)，“是人們對(duì)檔案價(jià)值的主觀判斷、情感體驗(yàn)和意志保證及其綜合，必然具有一定的主觀性，必然受到階級(jí)立場(chǎng)的制約，認(rèn)識(shí)水平的限制和主體狀態(tài)的影響”，也就不可避免地“因人而異、具有不確定性”[3]。然而“從宏觀來(lái)看，對(duì)檔案又必然存在一個(gè)能為大多數(shù)人所接受，符合整體利益的、順應(yīng)歷史發(fā)展潮流的價(jià)值評(píng)價(jià)”[4]，因此檔案主管部門制訂《檔案保管期限表》等規(guī)范，要求按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案價(jià)值開(kāi)展鑒定。

盡管如此，依然不能忽視的是價(jià)值鑒定成果往往因人而異：由于人們的主體狀況多種多樣，因而不同的人對(duì)相同價(jià)值文件鑒定得到的結(jié)果會(huì)存在差異，甚至可能南轅北轍；況且對(duì)上述保管期限表的理解，不同的人群之間也可能存在差異——即使是同一個(gè)人，在不同時(shí)期對(duì)同一份文件進(jìn)行價(jià)值鑒定，其結(jié)果不同的情況也經(jīng)?？梢?jiàn)。正因?yàn)槿绱?，檔案管理理論和新中國(guó)成立以后多年實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)都要求，檔案價(jià)值鑒定應(yīng)該分別在文件整個(gè)生命周期的多個(gè)節(jié)點(diǎn)上多次進(jìn)行，既在歸檔時(shí)進(jìn)行，也在向檔案館移交時(shí)進(jìn)行，以及在許多年以后鑒定銷毀時(shí)再次進(jìn)行，并不主張“一次定終生”。然而，檔號(hào)作為檔案有機(jī)結(jié)構(gòu)和實(shí)體結(jié)構(gòu)定位的工具，卻又必須穩(wěn)定，最好從歸檔開(kāi)始就“一次定終生”，直到進(jìn)入檔案館也“終身不變”。因此將“保管期限”納入其中，實(shí)際上是將檔案價(jià)值鑒定變成了“一錘子買賣”，要求檔案價(jià)值鑒定必須在歸檔時(shí)就匆忙進(jìn)行而且必須一次成功。

筆者考察世界各國(guó)檔案部門的價(jià)值鑒定環(huán)節(jié)，發(fā)現(xiàn)大多設(shè)置在檔案文件向檔案館（或中間檔案館）移交之時(shí)，甚至在進(jìn)館之后，而具體操作者往往是具備相當(dāng)專業(yè)知識(shí)的資深館員。也就是說(shuō)，檔案價(jià)值鑒定環(huán)節(jié)基本上設(shè)置在文件生命周期的中、后階段，即文件經(jīng)過(guò)了相當(dāng)時(shí)間的運(yùn)動(dòng)、沉淀和考察，人們對(duì)它究竟具有多少價(jià)值已經(jīng)有了更多認(rèn)識(shí)，使得鑒定結(jié)果更為準(zhǔn)確。相比之下，我國(guó)由于檔號(hào)設(shè)計(jì)的原因?qū)㈣b定環(huán)節(jié)固定在文件剛要變成“檔案”之時(shí)，而且多數(shù)是由不具備專門資格的兼職人員操作。這極可能帶來(lái)一系列麻煩，更可能造成不可挽回的損失。有鑒于此，將保管期限直接納入檔號(hào)，當(dāng)然與檔號(hào)編制的“穩(wěn)定性”原則直接沖突；與此相關(guān)聯(lián)，將“區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用”規(guī)定為歸檔文件整理的原則[5]，也值得商榷。

3“按價(jià)值分類”不應(yīng)升格至“原則”層次

檔案文件價(jià)值鑒定的成果“保管期限”，與文件的自然形成過(guò)程沒(méi)有直接關(guān)系，不能反映文件之間客觀存在的有機(jī)聯(lián)系。此外如上所述，人類主觀因素必然在鑒定中占據(jù)主導(dǎo)地位，導(dǎo)致其極難準(zhǔn)確和恒定，也就不應(yīng)提高到“原則”層次，作為分類依據(jù)或衡量尺度。

新中國(guó)成立后直至本世紀(jì)初，我國(guó)主流檔案管理學(xué)教科書對(duì)檔案整理原則的敘述，認(rèn)為所謂的“檔案整理”在我國(guó)主要（或其主體部分）是在歸檔過(guò)程中進(jìn)行的，檔號(hào)實(shí)際上也應(yīng)主要在歸檔完成時(shí)確定。毋庸置疑，“遵循檔案文件的自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”是檔案管理最基本的規(guī)則和檔案學(xué)理論的靈魂與特色，事實(shí)上不論是檔案價(jià)值鑒定、歸檔文件整理還是著錄編目，都應(yīng)遵循。

那么“便于保管和利用”與之相比是什么關(guān)系呢？它是“整理檔案的目的”。“從總體上看，保持有機(jī)聯(lián)系的文件，一般情況下就便于保管和利用”，“然而，在有的情況下又不盡如此。比如刑事案件的物證檔案與該案的紙質(zhì)訴訟文件聯(lián)系密切，但因兩者物質(zhì)形體差異太大，又常常不能合在一起組卷”?！捌鋵?shí)保持有機(jī)聯(lián)系本身是有彈性的。有些做法，雖保持了有機(jī)聯(lián)系卻由于歷史的、人為的、自然的各種各樣條件的限制，并不一定便于安全保管和實(shí)際利用”。“因此，當(dāng)為保持聯(lián)系而采用的方法與便于保管和利用發(fā)生矛盾的時(shí)候，應(yīng)服從便于保管和利用的需要。即不能僅僅把便于保管和利用看作是保持有機(jī)聯(lián)系的后果，更應(yīng)當(dāng)首先把它看作是整理檔案的有意識(shí)出發(fā)點(diǎn)和最終要求及質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)”?！八詰?yīng)該在必要的時(shí)候，區(qū)別情況，針對(duì)文件種類、記錄方式、載體材料、機(jī)密程度、保管價(jià)值和數(shù)量的不同，而對(duì)它們分別組合，并在相應(yīng)的范圍內(nèi)保持其應(yīng)有的聯(lián)系”[6]。其中“文件種類、記錄方式、載體材料、機(jī)密程度”等都無(wú)松緊余地，必須優(yōu)先考慮保管和利用的需要，同時(shí)依靠編制檢索工具等“智能控制”手段彌補(bǔ)“文件間有機(jī)聯(lián)系”反映不足和解決有可能遭遇的割裂問(wèn)題。

“保管價(jià)值和數(shù)量”彈性甚大，有較大的伸縮余地?！氨９軆r(jià)值”的大小程度在不同環(huán)境條件下可以不相一致。經(jīng)常有這樣的情況，即一份單獨(dú)來(lái)看繼續(xù)保存價(jià)值很小的文件，由于其與別的值得永久保存的文件聯(lián)系密切，就也應(yīng)該判定其與后者的價(jià)值一致而將它們組合在一起永久保存。比如普通宴客時(shí)形成的“晚餐菜單”，通常保存價(jià)值不大，往往不予保存，至多短期保存；但是如果其形成于具有某種重要意義的場(chǎng)合，則應(yīng)考慮與相關(guān)文件一起，鑒定為“永久保存”了。也就是說(shuō)，在判斷是否依據(jù)保管價(jià)值大小為歸檔文件分類時(shí)，首先應(yīng)該遵循“保持文件之間有機(jī)聯(lián)系”的原則，在充分保持文件之間有機(jī)聯(lián)系的前提條件下，才可考慮按照保管期限的不同并對(duì)它們加以區(qū)分；或者也可以說(shuō)，在進(jìn)行價(jià)值鑒定時(shí)，仍然必須以“保持文件之間有機(jī)聯(lián)系”為首要衡量標(biāo)準(zhǔn)，因?yàn)橹挥腥绱瞬鸥阌诒９芎屠谩：茈y想象，處理同一件事務(wù)形成的文件如果硬要根據(jù)其中各單份文件“孤立”情況下的價(jià)值大小，居然會(huì)便于保管和利用。至于文件的“數(shù)量”之所以列入考量范疇，是因?yàn)榻滩木帉憰r(shí)我國(guó)尚未進(jìn)行“立卷改革”，各地檔案行政管理部門往往對(duì)案卷厚度有一定要求，案卷厚度是立卷時(shí)必須衡量的要素之一。

總之，“保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”與“便于保管和利用”作為歸檔文件整理的原則是有機(jī)的整體，不應(yīng)該分開(kāi)表述成兩條原則，更不能將“便于保管和利用”專屬于“按照保管價(jià)值分類”這一種整理行為。換言之，歸檔文件整理過(guò)程中應(yīng)該首先遵循檔案文件的自然形成規(guī)律并采用“職能鑒定法”，為文件分類并鑒定其價(jià)值，從而保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系和確定其保管期限；然后在此基礎(chǔ)上再考慮按照保管期限的不同，排列文件的順序。也正因?yàn)槿绱?，我?guó)立卷改革前所有各種版本的檔案管理學(xué)教科書，在敘述全宗內(nèi)檔案分類的一般方法時(shí)，都沒(méi)有將“按照保管價(jià)值分類”寫進(jìn)去，僅僅在課堂講授時(shí)指出：在庫(kù)房排架的時(shí)候，應(yīng)該適當(dāng)考慮檔案價(jià)值的不同，采用適當(dāng)?shù)霓k法分別排列它們。

然而《歸檔文件整理規(guī)則》直接將“便于保管和利用”專屬于“按照保管價(jià)值分類”，這樣做容易出現(xiàn)兩大弊端。第一，易于出現(xiàn)過(guò)度采用“直接鑒定法”、基本上不考慮是否會(huì)割裂文件有機(jī)聯(lián)系的現(xiàn)象。也就是說(shuō)，表面上“便于保管和利用”，實(shí)質(zhì)上禍害深遠(yuǎn)。因?yàn)槟切┎豢赡苤O熟檔案學(xué)理論亦無(wú)心鉆研檔案管理問(wèn)題、變動(dòng)率極高的廣大基層兼職檔案人員，往往會(huì)機(jī)械理解和死板（毫無(wú)靈活性）地劃分保管期限并優(yōu)先據(jù)此進(jìn)行分類。比如對(duì)會(huì)計(jì)憑證，一般鑒定的保管期限都比較短，并不會(huì)考慮它們是在什么情況下形成的、與哪些項(xiàng)目關(guān)系密切。杭州市下城區(qū)某所學(xué)校，為了追查某校領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)濟(jì)責(zé)任問(wèn)題，需要查詢其任職期限內(nèi)的行政記賬憑證、基建記賬憑證及其他記賬憑證，然而該校當(dāng)時(shí)的會(huì)計(jì)憑證保管期限均設(shè)置為5年，已經(jīng)因期限到而被銷毀。相反，如果當(dāng)初在鑒定和分類時(shí)首先考慮“保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系”，就有可能將校園內(nèi)經(jīng)濟(jì)方面出事頻率相對(duì)較高的基建以及較大設(shè)備采購(gòu)項(xiàng)目的會(huì)計(jì)憑證，一律組合在該項(xiàng)目類內(nèi)并延長(zhǎng)其保管期限或復(fù)印后雙套分別保存；甚至改革會(huì)計(jì)檔案的傳統(tǒng)分類模式，不再一味地首先“按文件形式分類”。

第二，易于在無(wú)意中拔高“按保管價(jià)值分類”的地位?！稓w檔文件整理規(guī)則》在其試行稿于多年以前問(wèn)世以來(lái)，“按保管價(jià)值分類”已經(jīng)在我國(guó)的檔案管理實(shí)踐中產(chǎn)生了重要影響。在許多基層小、微事業(yè)單位，除了按年度分類以外，它往往變成了兼職檔案員唯一的分類手段。這些單位大多參考上級(jí)或其他單位的樣板“依樣畫葫蘆”制訂了本單位的“全宗內(nèi)分類和保管期限表”，然而絕大多數(shù)兼職檔案員，由于流動(dòng)性大、專業(yè)素養(yǎng)欠缺，難以理解、運(yùn)用它們而實(shí)際上并未遵行，僅憑個(gè)人主觀想象判斷文件保存期限并藉以分類。這種情況至少在筆者任職機(jī)關(guān)下轄的基層單位中普遍存在。

4“鑒定”環(huán)節(jié)的前途

從人類歷史發(fā)展的長(zhǎng)河考察，對(duì)檔案價(jià)值的評(píng)價(jià)必然會(huì)隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步以及人們觀念形態(tài)的變化而變化。比如類似今天“大數(shù)據(jù)”的信息，如果放在本世紀(jì)初鑒定，幾無(wú)保存價(jià)值；今天隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步而身價(jià)倍增，一舉成了“搶手貨”，成為研制“人工智能”不可或缺的前提。有鑒于此，在科學(xué)技術(shù)日新月異、社會(huì)和經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的今天，已經(jīng)無(wú)法苛求檔案價(jià)值鑒定成果的長(zhǎng)期穩(wěn)定；即使是短期穩(wěn)定，也具有難度。也就是說(shuō)，鑒定檔案價(jià)值的重要性是隨時(shí)代變遷而變化的。

在傳統(tǒng)載體檔案一統(tǒng)天下的時(shí)代，鑒于物理儲(chǔ)存空間有限，進(jìn)行檔案價(jià)值鑒定以便去蕪存菁是完全必要的，否則再雄厚的財(cái)力、人力、物力也不可能承擔(dān)得起將它們?nèi)勘４嫦聛?lái)的代價(jià)。然而今天隨著文件檔案的數(shù)字化、電子化，將它們?nèi)績(jī)?chǔ)存在網(wǎng)絡(luò)云端已經(jīng)不是夢(mèng)想。完全可以設(shè)想，今后對(duì)傳統(tǒng)載體檔案的價(jià)值鑒定，可以僅僅依據(jù)其文物價(jià)值決定取舍，其他檔案則一律數(shù)字化以后與原生電子文件、數(shù)據(jù)一起存入云端。換言之，我們主張大大降低價(jià)值鑒定環(huán)節(jié)的重要性和復(fù)雜性，起碼在歸檔的時(shí)候，除了剔除重復(fù)件以外，不再劃分保管期限，留待將來(lái)檔案移交進(jìn)館時(shí)再鑒定其文物價(jià)值；檔號(hào)中也不再納入保管期限，向科技檔案看齊[7]。