檔案安全保障機(jī)制構(gòu)建分析

秦軍元

摘 要：檔案作為我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要組成部分，保障檔案安全，維護(hù)人民群眾隱私是檔案管理工作者應(yīng)該做到的事情。但是由于各種因素，檔案安全保障機(jī)制還是存在著諸多不足，在一定程度上損害了檔案相關(guān)人員的利益。本文主要分析了如何構(gòu)建檔案安全保障管理機(jī)制，闡述了一些保障機(jī)制設(shè)想，希望能為管理工作提供一些建議和幫助。

關(guān)鍵詞：檔案安全 保障管理 機(jī)制構(gòu)建

要想構(gòu)建檔案安全保障機(jī)制就必須要保證檔案的安全性，而直接決定檔案安全性的就是檔案管理工作。檔案管理工作本身極其復(fù)雜，其中包括非常多的內(nèi)容，比如對(duì)檔案的管理工作、安全防護(hù)、管理制度建設(shè)等。只有相關(guān)的管理人員做好這些方面的工作才能夠保障檔案的安全管理，并且建設(shè)出完善的檔案安全保障機(jī)制，從而有利于更好地收集、儲(chǔ)存檔案信息，為人民群眾乃至國家的利益提供保障。

一、如何構(gòu)建檔案安全保障機(jī)制

檔案記錄的都是群眾的個(gè)人隱私以及社會(huì)狀況，因此檔案安全工作十分重要，一般來說要想構(gòu)建出完善有效的檔案安全保障機(jī)制，就需要加強(qiáng)檔案管理力度，建設(shè)相關(guān)的檔案管理制度。首先，需要保障管理機(jī)制的穩(wěn)定性，對(duì)于檔案管理工作有一個(gè)明確的要求和設(shè)定，確保管理人員可以按照管理機(jī)制進(jìn)行檔案管理，保持管理機(jī)制的穩(wěn)定性，不可隨意更改。在制定檔案管理制度之初就要做到周全的考慮，對(duì)于管理制度中存在的不足和問題及時(shí)地發(fā)現(xiàn)并解決，否則如果一項(xiàng)不完善有漏洞的管理機(jī)制被推翻將會(huì)導(dǎo)致整個(gè)管理系統(tǒng)癱瘓，引發(fā)巨額的經(jīng)濟(jì)財(cái)產(chǎn)損失，還會(huì)造成十分嚴(yán)重的不良影響。其次，管理工作要做到全面化，所謂全面化就是指保障檔案的全面性和準(zhǔn)確性。這一方面的工作主要取決于檔案收集人員，因?yàn)檫@項(xiàng)工作本身具有一定的難度，收集工作也會(huì)遇到各種各樣的問題，比如在社區(qū)中，一戶人家涉及搬遷、出租、房產(chǎn)權(quán)等復(fù)雜問題，一旦記錄工作不到位或者檔案沒有得到及時(shí)的更新，那么這個(gè)問題就會(huì)變成十分棘手的問題，從而給檔案安全保障機(jī)制的建設(shè)帶來影響。管理檔案工作要從基層出發(fā)，從現(xiàn)實(shí)出發(fā)，不可以放過任何一個(gè)細(xì)節(jié)，檔案管理工作是國家為了方便解決民事糾紛或者法律糾紛而設(shè)定的方便人民群眾調(diào)查的工作，這項(xiàng)工作本身的目的就是服務(wù)于人民。在管理工作中，管理工作者除了要細(xì)心之外還要具備一定的長遠(yuǎn)眼光，對(duì)于檔案管理工作可能存在的問題進(jìn)行預(yù)防和處理，比如檔案過多無法及時(shí)整理、檔案遺失需要重新錄入等。最后，在保障了檔案管理工作的安全問題之后就要著重注意檔案管理工作的效率。我國人口數(shù)量眾多，檔案工作本身就具有數(shù)量大的特點(diǎn)，因此在管理過程中，檔案的錄入保存工作就變得尤為困難。為了解決這一問題，可以采用信息化技術(shù)，運(yùn)用信息化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行“云處理”，提高管理人員的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，讓管理人員可以熟練地掌握相關(guān)技術(shù)，通過網(wǎng)絡(luò)的力量幫助構(gòu)建檔案安全保障機(jī)制，從而加快檔案的處理效率。

二、管理機(jī)制相關(guān)設(shè)想

（一）組織機(jī)制的設(shè)想

在進(jìn)行管理工作的時(shí)候，管理人員和整個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)需要對(duì)整體組織有一個(gè)明確的概念，要明確一定的組織框架，方便管理工作可以有序地進(jìn)行。在對(duì)整體管理人員進(jìn)行組織時(shí)要順應(yīng)時(shí)代潮流的發(fā)展和科技的進(jìn)步，不斷地更新組織管理機(jī)制，保障員工的工作態(tài)度以及工作能力，努力提高整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的管理水平。

（二）風(fēng)險(xiǎn)機(jī)制設(shè)想

對(duì)于檔案管理工作而言本身還是具有一定的風(fēng)險(xiǎn)問題，比如檔案遺失、檔案缺漏、檔案損壞等，這些都直接影響著檔案管理工作能否順利進(jìn)行。為了規(guī)避這種風(fēng)險(xiǎn)，需要定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估分為四個(gè)方面，一是需要從現(xiàn)有的問題和實(shí)際狀況出發(fā)完成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估。二是需要選擇正確的風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避方式，解決相應(yīng)的矛盾。三是確定管理單位的安全等級(jí)，定期提升管理等級(jí)，保障管理工作可以正常進(jìn)行。四是需要認(rèn)清檔案管理工作中存在的威脅因素，比如存放環(huán)境、相關(guān)設(shè)備等，對(duì)于這些問題都要及時(shí)地發(fā)現(xiàn)并解決。

（三）制度機(jī)制設(shè)想

良好的檔案管理工作離不開制度的實(shí)施，要想完成對(duì)檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建，首先就要制定完善的管理制度，通過管理制度約束管理人員，從而保障管理工作可以有效地進(jìn)行，同時(shí)發(fā)展相關(guān)技術(shù)人才，組建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)，這不僅是對(duì)管理工作提供了一份保障，更對(duì)制度的實(shí)施起到良好的推進(jìn)作用。

三、結(jié)語

總而言之，檔案安全保障機(jī)制的設(shè)定可以有效地解決目前檔案管理工作中遇到的諸多問題，在處理問題的同時(shí)還可以幫助管理人員完成對(duì)自身管理能力的建設(shè)，保障檔案管理的安全性和效率性，在一定程度上保障了我國的長久治安和社會(huì)的穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]張艷欣.檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建[J].檔案管理，2010，（05）：9—11.

[2]張美芳，王良城.檔案安全保障體系建設(shè)研究[J].檔案學(xué)研究，2010，（1）：62—65.

[3]劉澤珊.檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建[J].城建檔案，2018，（03）：44—45.

[4]許艷.檔案安全保障管理機(jī)制的構(gòu)建[J].低碳世界，2017，（21）：103—104.