孫亭 李鑫
摘 要:在當(dāng)前信息化的時(shí)代背景下,疾控中心原有的手工檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)前疾控工作需要,疾控中心的檔案信息化管理已是大勢(shì)所趨。但是,疾控中心在檔案信息化管理中仍然面臨很多亟待解決的問(wèn)題,包括資金投入嚴(yán)重不足、管理制度不夠健全、安全隱患存在、檔案管理人才匱乏等,嚴(yán)重制約疾控中心檔案信息化管理的發(fā)展之路。因此,提升疾控中心檔案信息化管理水平已然成為擺在各級(jí)疾控中心面前一個(gè)非常重要問(wèn)題。
關(guān)鍵詞:疾控中心 檔案 信息化
中圖分類(lèi)號(hào):G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1003-9082(2019)11-00-01
疾病預(yù)防控制中心(簡(jiǎn)稱疾控中心)是我國(guó)承擔(dān)疾病預(yù)防控制與公共衛(wèi)生服務(wù)的公益事業(yè)單位。疾控中心的檔案是指其在發(fā)展過(guò)程中所從事的疾病預(yù)防、公共衛(wèi)生檢測(cè)等活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種歷史記錄。疾控中心的檔案包括黨政、人事、檢測(cè)報(bào)告、傳染病非傳染病預(yù)防、計(jì)劃免疫、性艾、儀器設(shè)施等[1]。疾控中心的檔案資料具有重大價(jià)值,極其難得與珍貴,它既能預(yù)測(cè)疾病的流行與趨勢(shì)、也能為疾病預(yù)防控制提供科學(xué)依據(jù),進(jìn)一步提高疾病預(yù)防控制工作的整體水平,真正做到為人民的健康保駕護(hù)航[2]。因此,提升各級(jí)疾控中心檔案信息化管理能力,是新時(shí)代檔案工作的重要前提與保障,也是適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的必然之路。
由于疾控中心的檔案材料數(shù)量較為龐大、專業(yè)性較強(qiáng),每年各級(jí)疾控中心都會(huì)產(chǎn)生大量且比較珍貴的檔案資料,但現(xiàn)階段大部分疾控中心都是采用傳統(tǒng)的檔案手工管理方式,致使工作量大、工作效率低下,同時(shí),檔案的安全性也得不到保證。而當(dāng)今社會(huì),伴隨著信息化的巨大浪潮,疾控中心的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作也勢(shì)必與信息化緊密結(jié)合,借助信息化的技術(shù)才能得以提升自身的發(fā)展水平。那么自然檔案的信息化管理也是勢(shì)在必行、大勢(shì)所趨。它具有提升檔案管理工作的效率、查閱利用資料更加便捷、保障檔案的安全性等優(yōu)點(diǎn),因此必須加快對(duì)疾控中心的檔案信息化管理,改變傳統(tǒng)的檔案管理理念與方式[3]。
一、疾控中心檔案信息化管理面臨的問(wèn)題
1.資金投入不足
各級(jí)疾控中心在檔案管理方面的資金主要依靠的是財(cái)政撥款,但是各級(jí)政府機(jī)構(gòu)與財(cái)政部門(mén)撥付的資金非常有限,撥付的資金也主要用于疾控中心業(yè)務(wù)發(fā)展需要,對(duì)檔案管理方面的投入少之又少,嚴(yán)重影響檔案信息化的發(fā)展進(jìn)程。鑒于用于檔案管理的資金十分有限,導(dǎo)致其檔案管理的信息化技術(shù)設(shè)施都非常落后。據(jù)了解,有些經(jīng)濟(jì)條件相對(duì)落后的疾控中心,由于缺乏資金支撐,在檔案管理規(guī)章制度、資源建設(shè)、保管條件、管理人員水平、服務(wù)意識(shí)等方面存在很大問(wèn)題,檔案管理僅僅停留在紙質(zhì)檔案的初級(jí)化管理階段,完全不具備相關(guān)信息化檔案管理的技術(shù)支撐[4]。
2.管理制度不健全
據(jù)了解,很多疾控中心的檔案信息化管理都過(guò)于隨意、缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性與科學(xué)性,嚴(yán)重制約檔案信息化管理的成長(zhǎng)與發(fā)展。值得注意的是,在信息化的時(shí)代浪潮下,不少疾控中心也順勢(shì)而為,通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)與管理方法,成立了相應(yīng)的檔案信息化管理部門(mén)。但由于老舊思想的影響,大部分的疾控中心采用的還是傳統(tǒng)的檔案管理模式,采用手工操作,與信息化相去甚遠(yuǎn)。因此,檔案信息化管理并沒(méi)有形成完善的體系制度,比如檔案室的規(guī)章制度不健全、數(shù)據(jù)庫(kù)管理不嚴(yán)格、檔案室進(jìn)出管理不嚴(yán)、信息存在泄密情況等,嚴(yán)重影響檔案信息化管理的進(jìn)程[5]。
3.檔案信息化管理存在安全隱患
疾控中心的檔案資料極具政策性、專業(yè)性與機(jī)密性。安全問(wèn)題是檔案工作、特別是檔案信息化管理之后存在的一個(gè)非常重要。疾控中心的檔案,比如科研檔案、重大傳染病與突發(fā)性流行病、公共衛(wèi)生等方面的檔案信息資料,具有高度的保密性與特殊性,一旦被不法分子入侵,必將造成嚴(yán)重的后果。當(dāng)今,信息技術(shù)一路高歌猛進(jìn),網(wǎng)絡(luò)安全也受到了相應(yīng)的威脅,像網(wǎng)絡(luò)病毒、網(wǎng)絡(luò)犯罪、系統(tǒng)軟件安全及人員安全等多重威脅,具體表現(xiàn)在硬件出現(xiàn)問(wèn)題、病毒攻擊、檔案人員監(jiān)守自盜等,嚴(yán)重威脅檔案信息化管理的發(fā)展[6]。
4.檔案信息化管理人才匱乏
檔案信息化管理水平與檔案管理人員的能力素質(zhì)有著極大的關(guān)系,人才在檔案管理中的作用不言而喻。但是,現(xiàn)實(shí)情況卻是不容樂(lè)觀。 據(jù)調(diào)查了解,我國(guó)各級(jí)疾控中心一般都只注重疾控業(yè)務(wù)人才,對(duì)信息化管理方面的人才非常不重視,導(dǎo)致在疾控中心負(fù)責(zé)檔案管理工作的多是衛(wèi)技人員兼任的,即便是檔案專業(yè)人員管理,也缺乏專業(yè)的計(jì)算機(jī)技術(shù),對(duì)信息化知之甚少甚至完全不懂[7]。疾控中心檔案的管理是需要專業(yè)素質(zhì)很高的人員才可以勝任的,不僅要對(duì)檔案具備一定的了解,還要具備醫(yī)療知識(shí)與現(xiàn)代化信息技術(shù)。而這類(lèi)人才在疾控中心極其匱乏,嚴(yán)重影響疾控中心的檔案信息化發(fā)展。
二、疾控中心檔案信息化管理的對(duì)策
1.加大在檔案信息化管理中的資金投入
檔案資料的重要性不言而喻。因此,各級(jí)政府部門(mén)都需要盡最大可能提供最充足的資金,以此盡最大可能滿足疾控中心的檔案信息化管理的需求。疾控中心在財(cái)力允許的情況下,需要在兩方面加強(qiáng)投入力度。一是硬件基礎(chǔ)設(shè)施方面;大力購(gòu)買(mǎi)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、硬盤(pán)、復(fù)印件、掃描儀等硬件設(shè)備。二是軟件數(shù)據(jù)庫(kù)方面;加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),購(gòu)買(mǎi)檔案管理的錄入、網(wǎng)絡(luò)云端的存儲(chǔ)軟件等,對(duì)檔案文本、照片等進(jìn)行有效地歸檔整理,提升檔案管理工作水平。同時(shí),為了保護(hù)檔案資料的安全,需要安裝相應(yīng)的文件加密軟件、殺毒軟件等。只有加強(qiáng)資金投入力度,具備更加完善的軟硬件設(shè)施,檔案信息化的發(fā)展之路才會(huì)更加順暢。此外,實(shí)現(xiàn)疾控中心檔案信息化的關(guān)鍵在于領(lǐng)導(dǎo)的支持,尤其反映在領(lǐng)導(dǎo)的重視程度方面。如果單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案信息化建設(shè),檔案管理的信息化就是一句空話,毫無(wú)任何意義[8]。
2.完善檔案信息管理制度
各級(jí)疾控中心亟待建立更加完善健全的信息管理規(guī)章制度,從檔案人員的基本素質(zhì)要求、檔案室的管理細(xì)則、檔案管理的目標(biāo)責(zé)任等多方面進(jìn)行嚴(yán)格落實(shí),確保檔案管理工作的開(kāi)展規(guī)范化與制度化[9]。此外,疾控中心在檔案管理方面應(yīng)該建立非常明確的獎(jiǎng)懲制度,對(duì)表現(xiàn)優(yōu)異的人員要進(jìn)行公開(kāi)獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)做的不好的人要進(jìn)行相應(yīng)的批評(píng)或懲罰,進(jìn)而最大可能地調(diào)動(dòng)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性與積極性,將檔案管理工作的質(zhì)量實(shí)現(xiàn)有效提升。
3.構(gòu)建檔案信息的安全保障體系
鑒于在信息化管理中存在很多安全隱患,必須構(gòu)建檔案信息的安全保障體系。首先,硬件設(shè)備一定要配備完善,像殺毒軟件、防火墻技術(shù)及數(shù)據(jù)加密技術(shù)等必須配備,從而盡可能地保證網(wǎng)絡(luò)安全,保證檔案數(shù)據(jù)的完整性與安全性。同時(shí),在“互聯(lián)網(wǎng)+”的大數(shù)據(jù)時(shí)代,要積極建立基于大數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)采集、動(dòng)態(tài)分析與互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用融合的健康醫(yī)療工作新機(jī)制,為疾病控制發(fā)展“插上互聯(lián)網(wǎng)的翅膀”[10]。
4.重視人才的培養(yǎng)與引進(jìn)
首先,檔案管理人員要主動(dòng)改變陳舊的思想觀念,積極主動(dòng)、想方設(shè)法地通過(guò)各種途徑提升自己,努力提高自己工作的主觀能動(dòng)性與積極性,使自己的檔案管理能力得到有效提升。其次,各級(jí)疾控中心要加強(qiáng)對(duì)檔案人員進(jìn)行再教育與培訓(xùn),通過(guò)大力開(kāi)展講座、委培等形式的活動(dòng),讓檔案工作人員更大程度地學(xué)習(xí)信息化相關(guān)知識(shí),及時(shí)掌握最前沿的檔案信息化知識(shí),使檔案工作者在檔案管理工作中更得心應(yīng)手,工作質(zhì)量與效率得到極大提升。
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