淺析科技檔案管理的規(guī)范建設(shè)

朱艷艷

摘 要：科技檔案管理在事業(yè)單位中具有重要的作用，在新時(shí)代背景下科技檔案原有的管理模式和管理方法顯然已經(jīng)存在較大程度的落后性，基于此就需要不斷創(chuàng)新科技檔案管理的新模式，探索科技檔案管理的新方法，建立規(guī)范化的科技檔案管理新模式，在此基礎(chǔ)上將科技檔案管理的有效性全面展示，為科研單位和技術(shù)研究人員提供更有價(jià)值的檔案資料。

關(guān)鍵詞：科技檔案管理;規(guī)范化建設(shè);問(wèn)題;措施

科技檔案管理在事業(yè)單位中具有重要的作用，加強(qiáng)科技檔案的規(guī)范化管理可提高檔案管理工作的有效性，為科研單位、科技項(xiàng)目以及課題提供有價(jià)值的資料數(shù)據(jù)?；诖司托枰獜?qiáng)化科技檔案管理人員的自身素質(zhì)，提高他們的專(zhuān)業(yè)技能，強(qiáng)化科技檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)，提高科技檔案管理的規(guī)范性?，F(xiàn)階段伴隨網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，科技檔案管理中更需要加強(qiáng)對(duì)信息專(zhuān)業(yè)人才的培養(yǎng)，確保為科技檔案管理提供高素質(zhì)的信息化人才，以便檔案管理可以更好適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求，提高檔案管理的規(guī)范化。

1 加強(qiáng)科技檔案管理的重要性分析

首先，對(duì)科技檔案加強(qiáng)管理可以為科技研究提供有價(jià)值的資料，保障科技成果。一項(xiàng)科研工作需要耗費(fèi)幾年甚至是十幾年的時(shí)間，若將與科研項(xiàng)目有關(guān)的技術(shù)資料隨意放置將導(dǎo)致原始的技術(shù)資料被損壞，無(wú)法為今后的科研項(xiàng)目提供有價(jià)值的參考。再者，加強(qiáng)科技檔案管理是科研項(xiàng)目的要求，要想將科研項(xiàng)目有關(guān)的資料整理在一起，為今后的研究提供有價(jià)值的參考就需要提高科技檔案管理的規(guī)范性。在科技檔案管理中爭(zhēng)取得到多個(gè)部門(mén)的配合，保障科技檔案的安整性，為科研項(xiàng)目的研究提供綠色通道。其次，加強(qiáng)科技檔案管理可促使傳統(tǒng)檔案管理向著數(shù)字化管理方向轉(zhuǎn)變，利用信息技術(shù)實(shí)施電子文件檔案管理可提高科技檔案管理的高效性。

2 現(xiàn)階段科技檔案管理中存在的問(wèn)題

1）科技檔案管理人員自身素質(zhì)有待提升?，F(xiàn)階段科技檔案管理需要納入新的技術(shù)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)。全面提高科技檔案信息化管理水平，離不開(kāi)高素質(zhì)的檔案管理人員。科技檔案信息化管理模式下可要更多計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)上的人才加入到檔案管理的行列，但是目前我國(guó)高素質(zhì)的科技檔案管理人員還不足，參與檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，即便是存在計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)上的人才，但是他們對(duì)科技檔案管理工作缺乏全面性認(rèn)識(shí)的情況下，也影響了科技檔案管理工作的規(guī)范化建設(shè)[1]。

2）科技檔案管理難度較大。現(xiàn)階段科技檔案的存檔類(lèi)型還較為原始，大多以紙張的形式存在，此外還包括一些電子類(lèi)型的科技檔案，如影響資料、音頻資料、圖片資料等。不同類(lèi)型的科技檔案存檔形式是不一樣的，加上科技檔案管理的保密性較高，所有科技檔案都需要制定保密措施，確?？萍紮n案管理的科學(xué)性和技術(shù)性。電子科技檔案相比于紙質(zhì)科技檔案在管理難度上更大，每個(gè)管理步驟都需要嚴(yán)格遵守科技檔案的管理模式。

3）檔案管理程序缺少多樣性。我國(guó)現(xiàn)階段的科技檔案管理中，管理程序較為單一是普遍存在的問(wèn)題，在科技檔案管理程序缺少多樣化的情況下，只是對(duì)科技檔案進(jìn)行簡(jiǎn)單的分類(lèi)、歸納和裝訂，沒(méi)有將科技檔案的管理價(jià)值全面體現(xiàn)出來(lái)。加上科技檔案使用頻率較高，在來(lái)往借出頻繁的情況下，容易出現(xiàn)泄密、丟失等問(wèn)題[2]。

4）信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理的安全性有待提升?？萍紮n案管理中納入信息化技術(shù)可提高檔案管理效率，但是科技檔案管理中應(yīng)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)還帶來(lái)了一定的安全隱患。受網(wǎng)絡(luò)自身的安全漏洞，科技檔案采用信息技術(shù)管理時(shí)容易被黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒等侵襲，降低了科技檔案的安全性，不利于提高科技檔案管理的規(guī)范化水平。

3 推進(jìn)科技檔案管理規(guī)范化建設(shè)的有效措施

1）促使科技檔案管理制度不斷健全和完善?？萍紮n案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，提高科技檔案規(guī)范化管理水平需要建立在完善的管理制度之上?？萍紮n案作為記錄科學(xué)技術(shù)成果的載體，具有較強(qiáng)的保密性，特別是在一些自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的產(chǎn)品設(shè)計(jì)中，更能將科技檔案的保密性體現(xiàn)出來(lái)，基于此需要制定科技檔案管理的保密制度，促使參與科技檔案管理的工作人員嚴(yán)格規(guī)范自身行為，履行保密制度[3]。為了提高科技檔案的完整性，需要檔案管理人員在工程項(xiàng)目的開(kāi)始階段就收集好與本次項(xiàng)目有關(guān)的原始資料，并對(duì)原始資料進(jìn)行歸檔。在一些較大類(lèi)型的科研項(xiàng)目中，要嚴(yán)格按照項(xiàng)目課題檔案的形式進(jìn)行保管和立項(xiàng)，針對(duì)原始性的數(shù)據(jù)資料可有效保存，嚴(yán)格按照科技檔案管理規(guī)章制度進(jìn)行管理。

2）開(kāi)展信息化的科技檔案管理?？萍紮n案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，科技檔案管理的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)科學(xué)的共享式服務(wù)，提高科技檔案信息化管理水平是加快科技檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，因此科技檔案管理中要制定統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，只有這樣才能滿足多種信息之間的相互交換和共享。在科技檔案信息化建設(shè)中要全面推廣并實(shí)施數(shù)字化檔案管理，制定數(shù)字化檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，完善數(shù)字檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化技術(shù)體系，實(shí)現(xiàn)信息之間的高度共享。此外在科技檔案管理中需要借助現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)技術(shù)，在資源信息化的背景下實(shí)施現(xiàn)代化的科技檔案保存方式，依靠信息技術(shù)來(lái)提高科技檔案空間的存儲(chǔ)量[4]。

3）提高科技檔案管理人員參與工作的積極性。內(nèi)容較多，管理難度較大是科技檔案管理的顯著特點(diǎn)。參與科技檔案管理的人員需要足夠的熱情開(kāi)展工作，提高科技檔案管理的規(guī)范化水平需要調(diào)動(dòng)起工作人員的積極性，確保檔案管理全身心投入工作。基于此需要強(qiáng)化科技檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高他們的業(yè)務(wù)能力，對(duì)科技檔案管理的重要性有全面的認(rèn)識(shí)，并強(qiáng)化自身的職業(yè)道德，做好科技檔案管理的保密工作。在此基礎(chǔ)上構(gòu)建其完善的科技檔案管理體系，進(jìn)一步提升科技檔案管理的規(guī)范化水平。

4）實(shí)施電子科技檔案管理新模式。電子檔案管理是新時(shí)代發(fā)展的必然選擇，電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理存在明顯的不同。電子檔案作為電子文本的形式存在，若還是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行管理將起不到電子科技檔案原有的作用。對(duì)電子科技檔案管理時(shí)，檔案管理工作人員需要將同一類(lèi)型的電子檔案整理在一起，確保電子檔案的規(guī)整性，并以此建立不同的文件夾，以便在查找電子檔案時(shí)可以更加方便。再者檔案管理人員還要維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全，杜絕木馬、病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)科技檔案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的入侵，提高電子檔案管理的安全性[5]。

5）提高信息化科技檔案管理的安全性，強(qiáng)化信息化標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。提高科技檔案管理的規(guī)范化建設(shè)離不開(kāi)信息技術(shù)，強(qiáng)化信息技術(shù)在科技檔案中的應(yīng)用是科技檔案管理化建設(shè)的重點(diǎn)。針對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)檔案管理的安全性有待提升的問(wèn)題，首先，需要制定完善的科技檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上才能將科技檔案管理的整體信息化水平提升。再者，科技檔案的數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)安全管理上都也需要進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)性的信息化管理，保障科技檔案信息之間的高速傳輸和共享。最后，在科技檔案安全管理工作上要強(qiáng)化計(jì)算機(jī)的安全管理，避免不法分子利用計(jì)算機(jī)漏洞盜取科技檔案信息的問(wèn)題。在重要的數(shù)據(jù)資源上要設(shè)置防火墻和密鑰，依靠保密技術(shù)來(lái)提高科技檔案資料的安全性，由此達(dá)到科技檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的需求[6]。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，加強(qiáng)科技檔案規(guī)范化建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然選擇，新時(shí)代下加強(qiáng)科技檔案的規(guī)范化管理離不開(kāi)信息技術(shù)的使用，依靠先進(jìn)的管理技術(shù)和完善的檔案管理制度，提高檔案管理人員工作積極性，在此基礎(chǔ)上可提高科技檔案管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]劉悅.淺析科技檔案管理的規(guī)范建設(shè)[J].卷宗，2019，9（15）：67-68.

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[3]杜淑霞.淺析新形勢(shì)下檔案管理工作的規(guī)范化[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2018，000（005）：P.163-163.

[4]劉聰.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展[J].數(shù)字化用戶，2018，24（19）：157.

[5]趙虹.淺析檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2017，（17）：282.

[6]從俊.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題與解決措施[J].科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，2016，（9）：127-128.