新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理改革的探究

摘 要：今年，是新中國(guó)成立70周年，回望一路走來的艱辛，我們國(guó)家在經(jīng)濟(jì)科技等方方面面都取得了很大的進(jìn)步和發(fā)展。特別是改革開放以后，中國(guó)的文化和產(chǎn)品走出國(guó)門邁向世界。于是，隨著各方面的發(fā)展，人們的生活和工作方式也有了很大程度的改變，事業(yè)單位舊的管理模式已經(jīng)無法跟上企業(yè)和員工發(fā)展和改變的步伐。想要滿足各項(xiàng)工作的需要，就要不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改革。而在企業(yè)管理工作中，檔案管理是極其重要的一部分，其作用是收集整理和歸納事業(yè)單位的相關(guān)信息。因此，在新的時(shí)代背景之下，事業(yè)單位的檔案管理工作需要進(jìn)行進(jìn)一步的改革和探究。本文從檔案管理的重要性開始分析，提出了新形勢(shì)下的發(fā)展方向，并且根據(jù)幾個(gè)發(fā)展方向提出了相應(yīng)的發(fā)展策略。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);事業(yè)單位;檔案管理改革

現(xiàn)如今，在經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的時(shí)代背景之下，事業(yè)單位的發(fā)展也迎來了春天。這不僅僅是發(fā)展的契機(jī)，更是新的挑戰(zhàn)。目前看來，如果事業(yè)單位想要保證穩(wěn)定的運(yùn)行，取得好的發(fā)展，首要的工作就是加強(qiáng)事業(yè)單位在檔案管理方面的創(chuàng)新和改革。然而，由于事業(yè)單位在從前發(fā)展過程中的疏忽，現(xiàn)在許多單位在這一方面存在諸多不足，更是影響了檔案管理工作的效益。

1 檔案管理對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的作用

上文已經(jīng)有所提及，事業(yè)單位在管理當(dāng)中的重要部分就是檔案管理。從某種程度上來講，它甚至是開展人事管理工作的基礎(chǔ)，并且也可以根據(jù)它確定員工考核的方式方法。此項(xiàng)工作包含的方面有很多，它記錄了企業(yè)工作人員的信息，也記錄了企業(yè)展開工作的各項(xiàng)內(nèi)容。做好檔案管理工作，不僅僅是可以了解到各項(xiàng)信息，更有利于下一工作環(huán)節(jié)的開展。細(xì)致些來講，檔案工作包括了信息的收集和整理、信息的價(jià)值判斷、信息的保存和管理、信息的搜索和檢查、信息的編輯以及信息的研究，它可以被相關(guān)的對(duì)象搜索和利用。對(duì)于事業(yè)單位來說，檔案管理記載了企業(yè)所展開的工作的同時(shí)，也在工作人員的培養(yǎng)這一方面發(fā)揮了巨大的作用。檔案，記錄著員工的各項(xiàng)相關(guān)信息，是人事管理展開工作的參考和憑證。也就是說，檔案管理工作的進(jìn)步和發(fā)展，可以使得事業(yè)單位的工作效率得到大范圍的提升，同時(shí)，也能夠促進(jìn)管理水平的提高，保證工作的正常展開和創(chuàng)新發(fā)展。由此可見檔案管理對(duì)于事業(yè)單位而言是十分重要的。

2 新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展方向

2.1 實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展

隨著祖國(guó)的日益強(qiáng)盛和科技的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式顯然已經(jīng)十分落后，因此，檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的發(fā)展，已經(jīng)成為一個(gè)趨勢(shì)。此項(xiàng)發(fā)展，是對(duì)掃描、數(shù)據(jù)庫等現(xiàn)代技術(shù)的整合和運(yùn)用，依靠網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展和技術(shù)的進(jìn)步，把傳統(tǒng)的檔案資料轉(zhuǎn)化成電子數(shù)據(jù)并且上傳存儲(chǔ)到相關(guān)的檔案信息平臺(tái)。與此同時(shí)，依靠此項(xiàng)發(fā)展完成檔案信息的整理補(bǔ)充和更新。

總的來說，實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化的發(fā)展，就是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位重要無形資本產(chǎn)業(yè)的資源整合和挖掘發(fā)展，它能夠促進(jìn)價(jià)值的提升，從而使得事業(yè)單位的無形資本產(chǎn)業(yè)得到更好的運(yùn)用和發(fā)展，為企業(yè)創(chuàng)造效益。

2.2 實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性的發(fā)展

在事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新和改革過程中，數(shù)字化只是其中的一個(gè)部分，統(tǒng)一性的發(fā)展也同樣重要。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，檔案的記錄和整理存在信息不成體系的弊端，其涉及到的內(nèi)容和事件較多，給查閱工作造成了一定的影響。事業(yè)單位的檔案管理朝著統(tǒng)一性的方向發(fā)展，目的就是解決傳統(tǒng)管理模式下信息無法互通的問題。利用現(xiàn)代技術(shù)，把事業(yè)單位每個(gè)部門每個(gè)階段的檔案信息整理合并到一起，上傳至統(tǒng)一的信息管理平臺(tái)，方便了大家檢索工作的同時(shí)，也實(shí)現(xiàn)了檔案管理的一體化，使其朝著科學(xué)化管理的方向發(fā)展。在這一發(fā)展過程中，十分需要現(xiàn)代技術(shù)的熟練掌握和運(yùn)用，由此實(shí)現(xiàn)檔案信息的通用和兼容，從而實(shí)現(xiàn)信息共享。

2.3 實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化

舊模式下的檔案管理，很多工作和程序是通過人力資源完成的，因此，其中的一些信息難免會(huì)存在誤差。再者，在信息整理歸檔和分類的過程中，由于人們的主觀意識(shí)存在很大程度上的不同，檔案分類的結(jié)果也會(huì)產(chǎn)生不同的結(jié)果。自動(dòng)化的檔案管理模式就不一樣了，它采用了現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)，在減少人力資源操作甚至是完全沒有人操作的情況下，實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)存取和自動(dòng)整理，還能夠自動(dòng)提取關(guān)鍵詞，自動(dòng)生成目錄，自動(dòng)編號(hào)并且歸檔。人們?cè)诜喌倪^程中，可以自動(dòng)篩選和檢索，甚至是完成數(shù)據(jù)的自動(dòng)處理。毫無疑問，在未來的檔案管理中，自動(dòng)化的發(fā)展方向能夠更大程度地完成檔案信息的收集和整理，確保信息的準(zhǔn)確性，保證檔案長(zhǎng)久安全的保存。這不僅僅節(jié)約了人力資源，還更好地促進(jìn)了檔案管理作用的發(fā)揮。

2.4 增加檔案管理的互動(dòng)性

以往的檔案管理模式，一個(gè)檔案相對(duì)應(yīng)的只有一個(gè)需要和要求，這就產(chǎn)生了信息利用率不高等一系列的問題。而紙質(zhì)的檔案的查閱和使用，對(duì)于新時(shí)代下的人們來說，并不是一個(gè)高效的工具，其中缺乏了一些智能化的元素和功能。而信息化的發(fā)展可以有效解決這一類的弊端，實(shí)現(xiàn)信息的良好互通。互動(dòng)性的增加，可以改變以往一對(duì)一的單一信息，在線服務(wù)等諸多類型的增加，可以促進(jìn)信息需求者與管理平臺(tái)的互動(dòng)，從而更加準(zhǔn)確地提取到相關(guān)信息?？偟膩碚f，如果這一發(fā)展再運(yùn)用到服務(wù)行業(yè)中，使用者會(huì)有更好的用戶體驗(yàn)，無形之中提升了客戶的滿意度，對(duì)于檔案管理來說，也是一項(xiàng)優(yōu)化和提升。

3 新形勢(shì)下實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理改革的策略

3.1 重新整理檔案管理的組織架構(gòu)

上文已經(jīng)有所提及，事業(yè)單位的檔案管理涉及到的東西是方方面面的，因此，改革的工作也要從本質(zhì)上著手進(jìn)行深層次的改革。除去檔案管理本身的改革，其背后的組織架構(gòu)也需要做出一定程度上的改變。比如說，在組織架構(gòu)當(dāng)中增加精通網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的人才，也就是成立一個(gè)技術(shù)部門，從而為后續(xù)的信息化管理保駕護(hù)航。

3.2 重新構(gòu)造檔案管理業(yè)務(wù)流程

為了促進(jìn)檔案管理在新時(shí)代背景下的創(chuàng)新和管理，事業(yè)單位需要利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)對(duì)開展管理工作的各項(xiàng)流程進(jìn)行一個(gè)重新的考量，從而對(duì)當(dāng)中的職能運(yùn)用和效益的發(fā)揮做一個(gè)更加準(zhǔn)確的分析，進(jìn)而做一個(gè)優(yōu)化和升級(jí)。如此一來，如若其中存在一些問題，就可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決?？偟牧鞒滔聛?，就是對(duì)檔案管理的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行一個(gè)整改。在信息化的背景之下，整體業(yè)務(wù)流程的重建也一定要從本質(zhì)開始，要符合新時(shí)代的發(fā)展規(guī)律。我認(rèn)為可以從以下三個(gè)方面進(jìn)行改革。

第一，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。這一部分的工作不僅僅是要構(gòu)建管理部門內(nèi)部的工作流程，同時(shí)也要把管理部門和事業(yè)單位其他部門之間的業(yè)務(wù)關(guān)系、工作流程整理清楚，同時(shí)，這不僅僅是管理人員的工作，是需要全公司的員工共同參與的工作。完成整體的改革以后，檔案給管理者還需要對(duì)信息進(jìn)行錄入和編制，在以后的工作過程中及時(shí)更新和監(jiān)管，方便工作人員的搜查和利用。

第二，建立標(biāo)準(zhǔn)的管理制度。檔案管理工作的正常展開需要一套標(biāo)準(zhǔn)的管理制度，而標(biāo)準(zhǔn)的管理制度對(duì)于檔案管理也有很大的促進(jìn)作用。所以，在未來的管理工作當(dāng)中，要制定一套標(biāo)準(zhǔn)化的制度，明確公司的組織架構(gòu)，促進(jìn)工作的合理安排，責(zé)任到人，促進(jìn)事業(yè)單位的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展。最重要的是，無論未來發(fā)展得如何，這套標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度都不能丟，也就是說，這是貫穿整個(gè)改革的重點(diǎn)。

第三，注重專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)。在新時(shí)代的檔案管理改革中，信息化技術(shù)的運(yùn)用是十分重要的一項(xiàng)技術(shù)，因此，在未來的工作當(dāng)中需要引進(jìn)相關(guān)的專業(yè)技術(shù)人員，并對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)和培養(yǎng)。

3.3 增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)能力

在事業(yè)單位當(dāng)中，檔案管理的服務(wù)是很重要的一項(xiàng)工作，體現(xiàn)了事業(yè)單位的整體價(jià)值。所以，提升檔案管理的服務(wù)能力是推進(jìn)檔案管理改革的重要步驟。首先，要提升一定的服務(wù)。在當(dāng)前的時(shí)代背景之下，檔案管理不能局限于以前的搜索和查閱功能，要增加自動(dòng)化、智能化的功能，體現(xiàn)更好的服務(wù)。其次，要注重服務(wù)的內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案管理服務(wù)更多的是扮演了一個(gè)收集和等待的角色，就好像是一個(gè)等待信息增加和更新的倉庫一樣。但是新時(shí)代的檔案管理不同，它應(yīng)該是實(shí)現(xiàn)一個(gè)狀態(tài)的轉(zhuǎn)變，改變被動(dòng)等待，向主動(dòng)提供邁進(jìn)。增加服務(wù)的準(zhǔn)對(duì)性、專業(yè)性，增加個(gè)性化的設(shè)置，從而提供更加專業(yè)的信息服務(wù)。

3.4 建立信息化平臺(tái)

好的檔案管理工作的展開需要一個(gè)好的信息化數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，想要促進(jìn)檔案管理的改革，就需要做出一個(gè)既統(tǒng)一又相對(duì)獨(dú)立的信息管理平臺(tái)，綜合考慮業(yè)務(wù)、功能、安全、速度等等方面的功能，運(yùn)用于事業(yè)單位檔案管理的工作需求，從而達(dá)成長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展目標(biāo)。簡(jiǎn)單來說，就是科學(xué)合理地開展信息化數(shù)據(jù)平臺(tái)的建立，在投入使用以后注重檢查和驗(yàn)收、不定時(shí)進(jìn)行漏洞的修補(bǔ)以及系統(tǒng)的升級(jí)，對(duì)技術(shù)進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。如此一來，就可以大大地節(jié)約人力資源，從而節(jié)約事業(yè)單位的成本。

4 結(jié)束語

隨著祖國(guó)的發(fā)展，國(guó)家的經(jīng)濟(jì)和科技取得了很大程度上的進(jìn)步，特別是改革開放以來，很多的企事業(yè)單位都迎來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。正是因?yàn)閲?guó)家的進(jìn)步和發(fā)展，企事業(yè)單位的管理才需要不斷進(jìn)行創(chuàng)新和改革。而檔案管理，是我們國(guó)家事業(yè)單位發(fā)展工作的基礎(chǔ)，檔案管理的改革，也就成為了事業(yè)單位發(fā)展的新重點(diǎn)。因此，在改革的過程中，要更大程度地加強(qiáng)檔案管理的工作，加大對(duì)專業(yè)技術(shù)人員的培養(yǎng)。與此同時(shí)，要給予員工正確的指引，積極配合管理的工作，團(tuán)結(jié)一心，共同促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

綜上所述，想要促進(jìn)檔案管理改革事業(yè)的發(fā)展，事業(yè)單位的管理人員要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的改革對(duì)事業(yè)單位發(fā)展的重要性，做好檔案管理工作，不僅僅是可以了解到各項(xiàng)信息，更有利于下一工作環(huán)節(jié)的開展。細(xì)致些來講，檔案工作包括了信息的收集和整理、信息的價(jià)值判斷、信息的保存和管理、信息的搜索和檢查、信息的編輯以及信息的研究，它可以被相關(guān)的對(duì)象搜索和利用。在改革的過程當(dāng)中，要先確立好改革的具體方向，我認(rèn)為，檔案管理的改革，可以朝著數(shù)字化和自動(dòng)化的方向發(fā)展，并且增加統(tǒng)一性和互動(dòng)性。在改革進(jìn)程的開展工作中，需要建立新的組織架構(gòu)，開發(fā)新的數(shù)據(jù)管理平臺(tái)，完善整體的業(yè)務(wù)流程并且增強(qiáng)檔案管理的服務(wù)能力。

參考文獻(xiàn)

[1]夏楓.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究[J].企業(yè)改革與管理，2015（18）.

[2]劉敏.論新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革與創(chuàng)新[J].赤子（上中旬），2016（21）.

作者簡(jiǎn)介

劉麗華（1973-），女，漢，山西省忻州市定襄縣，助理館員（檔案），大專。