高校合并后檔案管理工作存在的問(wèn)題與對(duì)策研究

張子義

青島大學(xué)研究生院，山東 青島 266071

在新課標(biāo)改革的背景下，各大高校為了謀求更大的發(fā)展，遵循強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的原則，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)階段以及未來(lái)的教育資源發(fā)展，所以檔案管理工作對(duì)于高校合并后的管理而言尤為重要[1]。高校合并的主要目的是提高教學(xué)質(zhì)量，改善學(xué)習(xí)環(huán)境，促進(jìn)學(xué)生全面發(fā)展。在一定意義上，高校合并是學(xué)校發(fā)展的里程碑，因此，學(xué)校應(yīng)當(dāng)就高校合并后檔案管理工作存在的一系列問(wèn)題進(jìn)行查找與研究，并提出相應(yīng)措施對(duì)其加以改正，促進(jìn)學(xué)校檔案管理工作的順利開(kāi)展，以及日后工作的發(fā)展。

一、高校合并后檔案管理工作存在的意義

檔案管理工作是高校合并后必不可少的工作之一，其記錄著高校所存儲(chǔ)的各種信息與資料，對(duì)學(xué)校的后續(xù)發(fā)展尤為重要。所以學(xué)校應(yīng)該重視這一工作，對(duì)檔案進(jìn)行有效的管理，在管理的過(guò)程之中，要盡可能地確保高校檔案的完整性以及統(tǒng)一性以及歷史延續(xù)性，以此更好地促進(jìn)教學(xué)工作的開(kāi)展，學(xué)校的進(jìn)步，使高校成為人才培養(yǎng)的重地。

高校合并的目的在于提高學(xué)校的綜合水平，改善學(xué)生們的學(xué)習(xí)環(huán)境，促進(jìn)學(xué)校更好的發(fā)展。其合并前與合并后在一定的程度上存在著諸多區(qū)別，因此在檔案管理的過(guò)程之中有許多的地方需要融合與再記錄，對(duì)其進(jìn)行完善與改進(jìn)。在高校合并后，檔案管理工作可以對(duì)其未來(lái)的發(fā)展進(jìn)行合理有效的分析以及科學(xué)判斷，實(shí)現(xiàn)資源合理配置，確保在合并后資源能夠得到充分有效的利用或者再利用。除此之外，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行管理，對(duì)其發(fā)展中所存在的一些問(wèn)題還能進(jìn)行研究探討，綜合分析，結(jié)合學(xué)校的發(fā)展歷程圍繞學(xué)校今后的發(fā)展等展開(kāi)調(diào)研工作，為高校日后的發(fā)展奠定基礎(chǔ)，推動(dòng)高校向更高一層邁進(jìn)。

二、高校合并后檔案管理工作存在的問(wèn)題

(一)高校檔案資料不完整

在高校合并的過(guò)程之中，很容易發(fā)生資料的遺失等問(wèn)題，從檔案的歸檔視角來(lái)看，在檔案進(jìn)行管理時(shí)，要經(jīng)歷多重環(huán)節(jié)，并需要大量的時(shí)間對(duì)其進(jìn)行歸類、整合，在各個(gè)環(huán)境中都十分容易發(fā)生資料遺失等問(wèn)題。而在此過(guò)程中，如果學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視的話，就很難確保資料的完整性以及準(zhǔn)確性、真實(shí)性。但就現(xiàn)階段高校合并的具體情況來(lái)看，高校在合并過(guò)程之中，領(lǐng)導(dǎo)只重視對(duì)人員以及資源的合理配置，而忽略了檔案管理問(wèn)題，對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不夠準(zhǔn)確，這就導(dǎo)致在檔案管理的過(guò)程中不能夠快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行整理[2]。就前述這些原因，極有可能導(dǎo)致在高校合并期間，檔案管理工作以及收集完善工作都不能順利進(jìn)行，繼而影響高校在發(fā)展的過(guò)程中檔案資料的質(zhì)量，制約學(xué)校的發(fā)展。

(二)集中管理力度不足

在高校合并的過(guò)程之中，大部分的學(xué)校都存在著管理力度不足這一問(wèn)題。結(jié)合現(xiàn)階段高校合并的具體情況，一部分高校先采用分散管理制度，例如，教務(wù)處負(fù)責(zé)一部分，辦公室負(fù)責(zé)一部分，這不僅使資料查找的過(guò)程不方便，還容易丟失檔案紙質(zhì)稿。在高校合并后，在高校進(jìn)行管理層任務(wù)機(jī)構(gòu)調(diào)整時(shí)也沒(méi)能及時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行規(guī)劃，這就導(dǎo)致高校檔案管理在接下來(lái)的一段時(shí)間之內(nèi)還需處于分散管理。這在一定的情況之下，不利于學(xué)校的發(fā)展與進(jìn)步。

(三)檔案管理工作隊(duì)伍不穩(wěn)

作為一名高校的檔案管理人員，應(yīng)切實(shí)提高自身的綜合素質(zhì)。從歷史的角度出發(fā)，重視對(duì)高校合并中各項(xiàng)事務(wù)的處理，對(duì)檔案管理中的注意事項(xiàng)進(jìn)行密切關(guān)注，用檔案工作中的專業(yè)知識(shí)、技術(shù)和新科技對(duì)學(xué)校需求進(jìn)行及時(shí)的了解監(jiān)測(cè)，并發(fā)現(xiàn)檔案管理中所存在的問(wèn)題，要求專業(yè)人員及時(shí)給出對(duì)策。結(jié)合現(xiàn)階段的實(shí)際情況，正視學(xué)校檔案工作隊(duì)伍，制定相關(guān)規(guī)定，不斷提高檔案管理工作監(jiān)管力度，推進(jìn)學(xué)校向更高層邁進(jìn)。現(xiàn)階段高校合并后，學(xué)校的師資隊(duì)伍雖然在不斷地?cái)U(kuò)大，但是管理方面仍然存在著很大的弊端，在一定的程度上，給人事部門(mén)帶來(lái)的影響不可忽視。與此同時(shí)，人事部門(mén)對(duì)人員的調(diào)整，如將原檔案管理人員調(diào)去別的崗位，檔案管理工作更換一批新人，其對(duì)這份工作還不甚了解，經(jīng)驗(yàn)尚未充足，不能快速勝任這一工作。這種現(xiàn)象的出現(xiàn)在一定情況下制約著高校合并后檔案管理的發(fā)展，檔案管理人員工作隊(duì)伍的建設(shè)不穩(wěn)，人員專業(yè)綜合素養(yǎng)的缺乏，導(dǎo)致管理工作無(wú)法順利進(jìn)行。

三、高校合并后檔案管理工作的開(kāi)展對(duì)策

(一)重視檔案管理工作

在高校合并的過(guò)程中，檔案管理尤為重要，因此領(lǐng)導(dǎo)必須給予檔案管理工作足夠的重視[3]。在管理的過(guò)程中加大指導(dǎo)和監(jiān)管的力度，將檔案管理這一工作列入重要關(guān)注，從根本上促進(jìn)高校發(fā)展。在高校合并的過(guò)程中，檔案管理是一項(xiàng)十分重大的工作，上級(jí)部門(mén)和工作人員都要切實(shí)加強(qiáng)對(duì)相應(yīng)管理機(jī)構(gòu)的建設(shè)，建立健全相關(guān)制度，確保檔案管理工作在一定程度上能夠順利進(jìn)行。除此之外，還要加強(qiáng)法律法規(guī)的宣傳，使各層工作人員耳濡目染，提升自身的檔案意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。在高校發(fā)展中，檔案管理是其發(fā)展的前提條件，也是不可再生資源，因此在檔案管理工作中領(lǐng)導(dǎo)和工作人員都需要對(duì)其足夠重視謹(jǐn)慎，自覺(jué)對(duì)檔案進(jìn)行維護(hù)，為檔案管理工作奉獻(xiàn)自己的力量，從而使檔案得以完好的保存。

在一定情況下，通過(guò)提升高校對(duì)管理工作的重視程度，在合并的過(guò)程中能夠順利嚴(yán)密地對(duì)其進(jìn)行歸檔與保存。不僅如此，這一方式不僅可以完整地保存好檔案，還能在有需人員需要時(shí)方便其查閱。運(yùn)用這一措施，可使得高校在合并過(guò)程中檔案管理意識(shí)達(dá)成統(tǒng)一，從而更好地優(yōu)化資源配置，為檔案管理工作的順利進(jìn)行提供重大保障，推動(dòng)學(xué)校的發(fā)展。

(二)加大集中管理力度

在高校合并的過(guò)程中，要更好地對(duì)檔案進(jìn)行管理，還需加大對(duì)檔案管理的集中力度，采取集中管理模式對(duì)檔案進(jìn)行管理[4]。不僅如此，對(duì)學(xué)生學(xué)籍、教師教研資料等也可以采取集中模式對(duì)其進(jìn)行整理，并安排專業(yè)人員對(duì)其進(jìn)行收集、整理，按照相關(guān)的規(guī)章制度對(duì)其進(jìn)行歸類，保存，并定期定數(shù)的移交檔案。采用這一方式，既從根本上減少了檔案的遺失，又能夠確保管理人員、機(jī)器設(shè)備等全面統(tǒng)一，與此同時(shí)，也能夠確保電子檔案的輸入更加全面。通過(guò)對(duì)檔案管理工作集中管理，能使高校在合并后還能實(shí)現(xiàn)有效地資源共享，使信息得以高效利用，進(jìn)而推動(dòng)高校的飛速發(fā)展。

(三)重視檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)

在高校合并中，檔案的管理尤為重要，在檔案的管理中，管理人員也起著不可忽視的作用，因此，要重視對(duì)檔案管理工作隊(duì)伍的建設(shè)[5]。首先，需要對(duì)高校合并過(guò)程中專職檔案管理人員所完成的工作任務(wù)量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，并從各個(gè)方面對(duì)其業(yè)務(wù)能力進(jìn)行整合，確保檔案管理的工作隊(duì)伍發(fā)揮出積極作用。其次，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行思想教育，樹(shù)立良好的檔案意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，培養(yǎng)其無(wú)私奉獻(xiàn)的精神，不斷為其注入新鮮的血液[6]。與此同時(shí)，不僅要提高工作人員的專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，還要針對(duì)其計(jì)算機(jī)技術(shù)分層培訓(xùn)，確保其能夠在順利的對(duì)計(jì)算機(jī)進(jìn)行操控，并能利用計(jì)算機(jī)在檔案管理中開(kāi)展日常工作。最后，高校應(yīng)組織檔案管理工作人員不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，培訓(xùn)，進(jìn)而營(yíng)造一個(gè)良好的檔案管理工作氛圍。

四、結(jié)論

檔案在高校的發(fā)展中十分重要，在高校合并的過(guò)程中，其可代表歷史憑證，是一種不可再生資源。因此，在檔案管理的過(guò)程中，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)給予檔案管理足夠的重視，加大檔案的集中管理力度，不僅如此，還要建設(shè)一支強(qiáng)大的檔案管理隊(duì)伍，采取更為有效的措施，確保檔案管理工作能夠在高校合并中正常開(kāi)展，從而全面促進(jìn)高校向更高一層次邁進(jìn)。