高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)研究

程蒙

[摘? ? 要] 檔案信息資源數(shù)字化是隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，是檔案資源長(zhǎng)期保存和高效利用的必然要求。高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作作為高?！皵?shù)字化校園”建設(shè)的重要組成部分，是高校檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是檔案信息資源共享的基礎(chǔ)。本文闡述了高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的必然性及重要意義，介紹了高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵及具體內(nèi)容，并基于高校檔案數(shù)字化工作現(xiàn)狀深入分析了高校檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的關(guān)鍵問題，并提出應(yīng)對(duì)策略，以期引起更多共鳴，促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)穩(wěn)步向好發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 高校;檔案;數(shù)字化建設(shè)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 21. 073

[中圖分類號(hào)] G271? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]? A? ? ? [文章編號(hào)]? 1673 - 0194（2019）21- 0184- 02

0? ? ? 引? ? 言

隨著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展以及廣泛應(yīng)用，數(shù)字化管理檔案方式應(yīng)運(yùn)而生，手工的檔案管理已不能適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展以及用戶的需求，檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化已是檔案工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。高校檔案記錄著學(xué)校辦學(xué)歷程與其發(fā)展軌跡，是傳承和發(fā)揚(yáng)學(xué)校文化的重要載體，在學(xué)校文化底蘊(yùn)積累和辦學(xué)特色形成過程中發(fā)揮著極為重要的作用。近年來，隨著學(xué)校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大和各項(xiàng)改革的不斷深入，檔案數(shù)量逐年遞增，傳統(tǒng)的檔案管理模式弊端日益凸顯，加快高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)已成為高校檔案工作的重中之重。

1? ? ? 高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的必然性及重要意義

從檔案管理層面講，高校檔案數(shù)字化建設(shè)是加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理的必然結(jié)果。傳統(tǒng)管理模式下，檔案載體形式多以紙張為主，紙質(zhì)檔案占據(jù)了大量的空間，需要特殊的保管環(huán)境，每一次調(diào)閱利用和統(tǒng)計(jì)都需要檔案管理員翻看目錄再到檔案庫(kù)房一件件提調(diào)檔案，給檔案原件造成損害，縮短其使用壽命，在歸還入庫(kù)時(shí)又要逐件、逐頁(yè)地清點(diǎn)檔案，整個(gè)借閱手續(xù)非常煩瑣。檔案進(jìn)行數(shù)字化管理后，不僅保護(hù)了檔案原件，節(jié)省了保管設(shè)備和人員方面開支，提高了檔案查詢檢索速度，而且有利于檔案統(tǒng)計(jì)和編研工作，對(duì)促進(jìn)高校檔案現(xiàn)代化管理有著重要意義。

從高校層面講，高校檔案數(shù)字化建設(shè)是學(xué)校發(fā)展的迫切要求。當(dāng)今是信息化時(shí)代，在辦公自動(dòng)化、信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化日益普及的情況下，社會(huì)上很多單位已經(jīng)實(shí)行了無紙辦公和網(wǎng)絡(luò)傳送，再加上教育行業(yè)的迅猛發(fā)展，高校產(chǎn)生的電子文件越來越多，在這些背景下，高校傳統(tǒng)載體檔案不數(shù)字化，電子文件不實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)歸檔、遠(yuǎn)程利用，根本無法與其他單位對(duì)接，無法融入社會(huì)。而高校檔案數(shù)字化可以將各單位、各部門不同載體的檔案信息以數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的形式保存， 實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的飛速傳播與便捷利用共享，促進(jìn)高校更好、更快發(fā)展。

2? ? ? 高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的內(nèi)涵及具體內(nèi)容

高校檔案，是指高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。高校檔案信息資源數(shù)字化是高校檔案管理部門以計(jì)算機(jī)為核心技術(shù)，利用數(shù)據(jù)采集、存儲(chǔ)、傳輸和讀取技術(shù)等，對(duì)各類檔案以數(shù)字化形式進(jìn)行全程管理的現(xiàn)代化管理模式。它作為高校檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)性工程，不僅是實(shí)體檔案向數(shù)字檔案的轉(zhuǎn)化過程，而且更重要的是檔案管理手段、管理技術(shù)、管理方式和管理理念的全方位變革。

在實(shí)體文件和電子文件并行的背景下，高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的具體內(nèi)容包括以下三個(gè)方面：

（1）館藏檔案的數(shù)字化。館藏檔案數(shù)字化即存量檔案數(shù)字化，就是指應(yīng)用多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、高速掃描技術(shù)，將以紙張等為載體的傳統(tǒng)介質(zhì)的檔案轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可識(shí)別的二進(jìn)制代碼形式， 全部以數(shù)字記錄方式存儲(chǔ)到光盤、磁盤等計(jì)算機(jī)的各類存儲(chǔ)器中，完成現(xiàn)有高校館藏檔案信息向數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程，這是高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的重要基礎(chǔ)工作。其基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案出庫(kù)、數(shù)字化前處理、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交、檔案歸還入庫(kù)等。

（2）做好以電子文件為主的各種數(shù)字化檔案材料的收集工作。隨著辦公自動(dòng)化的普及，高校各部門產(chǎn)生了大量的電子文件，網(wǎng)絡(luò)歸檔成為必然趨勢(shì)。學(xué)校各部門直接將在工作過程中形成的電子文件通過網(wǎng)絡(luò)移交給檔案館（室），這些電子文件就成為高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

（3）建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)質(zhì)就是數(shù)字化檔案的集成管理系統(tǒng)，主要包括檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、光盤數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等。對(duì)高校而言，建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫(kù)就是利用網(wǎng)絡(luò)版高校檔案管理軟件，通過最優(yōu)的“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”方式為學(xué)校師生提供多種便捷服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享。

3? ? ? 高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)存在的問題

從高校檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀可以看出，因各種主客觀因素限制，絕大多數(shù)高校庫(kù)藏檔案數(shù)字化程度低，電子文件收集不全、管理不規(guī)范，檔案管理軟件配置仍停留在單機(jī)版檔案管理軟件階段，檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程緩慢。究其原因，高校檔案數(shù)字化建設(shè)主要存在以下問題需要解決。

3.1? ?檔案數(shù)字化建設(shè)的意識(shí)相對(duì)淡薄

由于檔案工作的滯后性，高校對(duì)檔案工作一直以來都重視不夠，高校的很多資金一般都會(huì)投放在科研以及教學(xué)工作上面，相比較而言，高校檔案管理方面的資金投入非常不足，用于高校檔案數(shù)字化的資金就更少，致使檔案數(shù)字化建設(shè)開展艱難。而且開展檔案數(shù)字化工作不僅僅只是學(xué)校檔案管理部門的工作，它需要各個(gè)立卷部門重視起檔案工作，配合檔案管理部門做好檔案數(shù)字化，各立卷部門執(zhí)行力低也是阻礙檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程的重要原因。目前，雖然各省檔案局和教育廳已將檔案數(shù)字化、檔案信息化納入學(xué)校檔案工作年度考核之中，但因缺少統(tǒng)一的監(jiān)管機(jī)構(gòu)后續(xù)監(jiān)督整改，致使高校雖意識(shí)到數(shù)字化建設(shè)方面需要加強(qiáng)，但因?yàn)槿狈ι霞?jí)機(jī)關(guān)指導(dǎo)，致使整改效果不理想，各高校檔案數(shù)字化建設(shè)水平參差不齊。無論是領(lǐng)導(dǎo)不夠重視、資金投入不足，立卷部門不配合，執(zhí)行力低還是上級(jí)機(jī)關(guān)監(jiān)管不到位，這些都源于檔案數(shù)字化建設(shè)意識(shí)相對(duì)淡薄。

3.2? ?檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏整體布局和科學(xué)規(guī)劃

有些高校已經(jīng)實(shí)施了檔案信息數(shù)字化工作， 但數(shù)字化過程缺乏科學(xué)的規(guī)劃與論證， 陷入了一種盲目跟風(fēng)現(xiàn)象，以數(shù)字化了多少卷為目標(biāo)， 并沒有從整體上去科學(xué)規(guī)劃， 導(dǎo)致數(shù)字化過程中出現(xiàn)很多問題， 使數(shù)字化建設(shè)投入大、成效小、利用率低，檔案數(shù)字化未能有效地轉(zhuǎn)為信息化。這主要表現(xiàn)在：高校沒有把檔案信息數(shù)字化建設(shè)納入數(shù)字化校園建設(shè)中，沒有從全校角度做好數(shù)字化工作，致使購(gòu)買的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)不能實(shí)現(xiàn)和學(xué)校OA系統(tǒng)以及其他系統(tǒng)相連接;整個(gè)數(shù)字化建設(shè)方案缺乏調(diào)研和專家論證，管理制度不完善，工作流程控制不夠，數(shù)字化相應(yīng)的電子文件標(biāo)準(zhǔn)、多媒體信息標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)字化著錄標(biāo)準(zhǔn)以及全文數(shù)據(jù)庫(kù)標(biāo)準(zhǔn)等沒有按照統(tǒng)一的規(guī)范去要求，安全管理規(guī)范方面考慮不周;而且目前大部分高校僅僅關(guān)注館藏檔案數(shù)字化，忽視電子文件的收集管理，導(dǎo)致很多重復(fù)勞動(dòng)。

3.3? ?檔案人才緊缺，綜合素質(zhì)有待提高

館藏檔案數(shù)字化工作、電子文件收集管理、建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)都對(duì)學(xué)校檔案人員隊(duì)伍提出了更高的要求，即檔案數(shù)字化建設(shè)需要專業(yè)的檔案人才、技術(shù)人才、管理人才。從檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀可看出，大多數(shù)高校檔案機(jī)構(gòu)的專職人員數(shù)量維持在1-5人，且管理型、專業(yè)型、技術(shù)型人員結(jié)構(gòu)設(shè)置不合理，各高校的兼職檔案員缺乏檔案管理專業(yè)的專門培訓(xùn)， 缺乏檔案管理及檔案數(shù)字化建設(shè)的基本理論、基本知識(shí)、基本技能， 檔案專業(yè)人員繼續(xù)教育乏力，直接制約著檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

4? ? ? 高校檔案信息資源數(shù)字化建設(shè)的策略

4.1? ?加強(qiáng)高校檔案數(shù)字化重要性的思想認(rèn)識(shí)

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到高校檔案是一種具有特殊價(jià)值的信息資源，它對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和教育事業(yè)具有重要的、不可替代的作用。高校領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)予足夠重視，把檔案數(shù)字化列入工作計(jì)劃，加大人力、財(cái)力、物力的投入，滿足檔案數(shù)字化建設(shè)所需經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)數(shù)字化硬件和軟件設(shè)施建設(shè)，把檔案數(shù)字化建設(shè)列入各部門目標(biāo)管理績(jī)效考核內(nèi)容之一，為檔案部門提供良好的工作條件，支持高校檔案數(shù)字化建設(shè)的開展。各省教育廳和檔案局要加強(qiáng)對(duì)高校檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)管的力度，制定針對(duì)高校統(tǒng)一的數(shù)字化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范并要求高校執(zhí)行到位。

4.2? ?因校制宜，科學(xué)規(guī)劃?rùn)n案數(shù)字化建設(shè)

檔案數(shù)字化建設(shè)絕不僅僅只是把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子文件這么簡(jiǎn)單，它涉及檔案數(shù)字化管理方方面面。做好檔案數(shù)字化建設(shè)要整體規(guī)劃，循序漸進(jìn)，持續(xù)進(jìn)行。整體規(guī)劃要統(tǒng)籌考慮經(jīng)費(fèi)、人員、場(chǎng)地、設(shè)備、技術(shù)、檔案內(nèi)容、檔案和數(shù)據(jù)安全、備份載體、數(shù)據(jù)管理、安全措施等各個(gè)方面，要在數(shù)字化校園建設(shè)背景下作出統(tǒng)籌安排，不能鑼齊鼓不齊，顧此而失彼。循序漸進(jìn)，就是分層次、分階段、分步驟進(jìn)行，優(yōu)先對(duì)利用率最高或可以先開放的那部分檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，然后再數(shù)字化其他檔案。持續(xù)進(jìn)行，就是要構(gòu)建檔案數(shù)字化建設(shè)的長(zhǎng)久機(jī)制，館藏檔案數(shù)字化和電子檔案收集要雙管齊下，避免重復(fù)建設(shè)。

4.3? ?提升檔案工作人員的整體素質(zhì)及能力

檔案數(shù)字化建設(shè)是融合新技術(shù)、新知識(shí)、新型人才的一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，人才隊(duì)伍建設(shè)是高校檔案數(shù)字化建設(shè)成功與否的關(guān)鍵。檔案數(shù)字化建設(shè)必將改變傳統(tǒng)的手工管理和查詢等被動(dòng)服務(wù)方式，依靠新的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、新媒體技術(shù)，主動(dòng)向師生提供檔案利用服務(wù)，整個(gè)過程都要求有一支高素質(zhì)的檔案數(shù)字化人才。高校檔案機(jī)構(gòu)可通過開展繼續(xù)教育、專業(yè)講座、學(xué)術(shù)交流會(huì)及多形式的技術(shù)培訓(xùn)班，提高專職檔案人員和兼職檔案人員的整體素質(zhì)，培養(yǎng)一批復(fù)合型的管理人才，滿足檔案數(shù)字化建設(shè)的需要。

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