關(guān)于加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的途徑探索

成紅梅

摘 要：開(kāi)展機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作的重要組成部分之一就是文書(shū)檔案管理工作。文書(shū)檔案管理工作與機(jī)關(guān)事業(yè)單位的其他工作均有緊密的聯(lián)系，扮演著重要的角色。但在當(dāng)前信息化發(fā)展的今天，飛速運(yùn)行的網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，對(duì)文書(shū)檔案管理工作提出了更高的要求。本文通過(guò)聯(lián)系文書(shū)檔案管理工作與信息化建設(shè)水平，從多個(gè)角度分析加強(qiáng)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的有效途徑。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位;文書(shū)檔案管理;途徑

1 文書(shū)檔案管理

在事業(yè)單位內(nèi)部，文書(shū)檔案管理是指將事業(yè)單位從成立到結(jié)束這一范圍內(nèi)所涉及到的全部信息資料，由專業(yè)人員對(duì)此進(jìn)行妥善保管、儲(chǔ)存和管理。文書(shū)檔案管理工作不僅為事業(yè)單位的變更及其他活動(dòng)提供了可查詢的歷史記錄，而且文書(shū)檔案同時(shí)還屬于一種客觀的重要信息憑證，豐富了國(guó)家的檔案補(bǔ)充。再具體化一點(diǎn)，文書(shū)檔案就是對(duì)形成的文件進(jìn)行收集、鑒定、裝訂的一系列過(guò)程。但當(dāng)前的文書(shū)檔案管理工作還存在著一定的不足，比如工作人員業(yè)務(wù)能力不足，無(wú)法有效的開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，認(rèn)為只收拾檔案就足夠了，片面的將管理工作同檔案工作化為等號(hào)，都會(huì)影響文書(shū)檔案工作的開(kāi)展。所以針對(duì)當(dāng)前文書(shū)檔案管理工作存在的問(wèn)題，建設(shè)性的提出解決措施，做好文書(shū)檔案管理工作，促進(jìn)機(jī)關(guān)單位事業(yè)的發(fā)展。

2 開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要意義

1）文書(shū)檔案管理可作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的消息憑證和依據(jù)，具有法律效力。文書(shū)檔案客觀的記錄了事業(yè)單位登記管理工作的基本狀態(tài)，具有非常高的科學(xué)性和合理性，在法律上具有效力，一旦發(fā)生問(wèn)題，可以作為重要憑證使用。所以行政事業(yè)單位內(nèi)部應(yīng)該開(kāi)展好文書(shū)檔案管理工作，切實(shí)保護(hù)好文書(shū)檔案。

2）有利于促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部的可持續(xù)發(fā)展。在事業(yè)單位的建設(shè)和發(fā)展過(guò)程中，文書(shū)檔案管理工作不僅擔(dān)任著記錄者的作用，同樣文書(shū)檔案管理工作同樣也是事業(yè)單位的一份子，發(fā)揮作用，積極推進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。在文書(shū)檔案管理工作當(dāng)中的所有文書(shū)檔案，都對(duì)事業(yè)單位乃至國(guó)家發(fā)展具有一定影響。

3）為事業(yè)單位提供信息查詢功能。文書(shū)檔案扮演著記錄者的身份，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展如此飛速的今天，通過(guò)對(duì)事業(yè)單位等諸多內(nèi)容進(jìn)行記錄，為事業(yè)單位提供更加全面的信息查詢功能，不斷提升事業(yè)單位的發(fā)展水平。

3 當(dāng)前文書(shū)檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位當(dāng)中所存在的問(wèn)題

1）缺乏足夠的重視性。首先機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知不足，自然也無(wú)法對(duì)檔案管理工作進(jìn)行高度重視。尤其是規(guī)模越小，人數(shù)較少的機(jī)關(guān)事業(yè)單位，對(duì)文書(shū)檔案管理工作更加不用心。所以檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，沒(méi)有上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與公務(wù)人員的支持，開(kāi)展的異常艱難。檔案管理工作并不是簡(jiǎn)單的對(duì)文書(shū)檔案收集，存放，還有一個(gè)更重要的工作就是工作人員要對(duì)收集上來(lái)的檔案內(nèi)容進(jìn)行整合，方便為事業(yè)單位提供消息查詢功能。雖然文書(shū)檔案管理工作并不能為事業(yè)單位內(nèi)部帶來(lái)直接的利益，但開(kāi)展好文書(shū)檔案管理工作，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展意義重大，一般見(jiàn)效不快的工作是得到重視的，文書(shū)檔案管理工作就被事業(yè)單位劃分到了這一類里面。

2）缺乏完善的文書(shū)檔案管理工作制度。事業(yè)單位內(nèi)部雖然建立了很多規(guī)范性制度，大文書(shū)檔案管理單位建立的制度內(nèi)容根本無(wú)法滿足當(dāng)今時(shí)代發(fā)展的需要。最明顯的弊端就是因?yàn)槲臅?shū)檔案管理工作沒(méi)有太大的競(jìng)爭(zhēng)性，工作起來(lái)比較自由，所以對(duì)文書(shū)檔案管理沒(méi)有較大的約束性，各項(xiàng)工作最后落實(shí)效果不減。過(guò)去的文書(shū)檔案管理工作制度比較粗放，對(duì)檔案內(nèi)容的規(guī)定也比較模糊，這就導(dǎo)致工作人員在查找檔案時(shí)難度較大。尤其文書(shū)檔案管理工作并不是一人進(jìn)行，擁有不同的檔案收集人，其收集重點(diǎn)不同，定位也不明確，查找內(nèi)容的難度又加了一層。而且文書(shū)檔案管理單位內(nèi)部缺乏相應(yīng)的人才管理機(jī)制，工作人員在實(shí)際操作中缺乏科學(xué)性和規(guī)范性，不能正確掌握先進(jìn)技術(shù)的支持，這些都阻滯了文書(shū)檔案管理的順利進(jìn)行。

3）當(dāng)前文書(shū)檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低。由于對(duì)文書(shū)檔案管理工作并沒(méi)有給予相應(yīng)的重視度，所以在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)，很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位都會(huì)選擇找兼職來(lái)頂替工作人員，簡(jiǎn)單的對(duì)檔案進(jìn)行收錄，管理工作無(wú)法進(jìn)行。就算是真正在職的專業(yè)人員，也沒(méi)有相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)背景，而是在部門(mén)調(diào)整被調(diào)過(guò)來(lái)的人居多，把它看作是一種輔助性崗位，對(duì)工作人員沒(méi)有什么太高的要求。但機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作，與其他相關(guān)財(cái)務(wù)部門(mén)行政部門(mén)等具有密切的關(guān)系，所以檔案管理人員需要具有一定的技能素養(yǎng)和道德意識(shí)，但很顯然當(dāng)前單位檔案管理人員甚至不是正職，保密意識(shí)差，服務(wù)意識(shí)淡薄，都阻礙了文書(shū)檔案管理工作的順利。

4 強(qiáng)化文書(shū)檔案管理工作的建議

1）增強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視性，提高文書(shū)檔案管理部門(mén)的獨(dú)立性。將文書(shū)檔案管理部門(mén)獨(dú)立出來(lái)，單獨(dú)的作為部門(mén)發(fā)展。文書(shū)檔案管理的工作方式不同，不能簡(jiǎn)單的與其他部門(mén)相混合，否則會(huì)限制文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展。提高對(duì)文書(shū)檔案管理工作的重視性，調(diào)整文書(shū)檔案管理部門(mén)的工作方式，對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)一步的工作提供良好發(fā)展空間。文書(shū)檔案管理部門(mén)首先也要擴(kuò)大查閱權(quán)限，為真正有需要的群眾排憂解難，在文書(shū)檔案管理工作運(yùn)行期間，要做到對(duì)文書(shū)檔案管理工作的嚴(yán)格監(jiān)管和嚴(yán)格保密。

2）提高文書(shū)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。在加強(qiáng)文書(shū)檔案管理工作的重視性之后的一步工作，就是要提高文書(shū)檔案管理工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。具有文書(shū)檔案管理工作人員專業(yè)素養(yǎng)到達(dá)一定高度，才能更好地推進(jìn)工作的進(jìn)行。不僅要注重文書(shū)檔案的收集與整合，也要注重文書(shū)檔案的儲(chǔ)存和管理。在文書(shū)檔案儲(chǔ)藏時(shí)，盡量配置優(yōu)秀硬件設(shè)備，鼓勵(lì)群眾從信息化平臺(tái)上購(gòu)物，盡可能的減少文書(shū)檔案原件的消耗。提高文書(shū)檔案管理工作的薪酬待遇，爭(zhēng)取留住專業(yè)人才。另外對(duì)在職員工加以培訓(xùn)，提高其對(duì)文書(shū)檔案管理的重視感，更好的將自身所學(xué)所用，投入到文書(shū)檔案管理中來(lái)。

3）加強(qiáng)信息化建設(shè)。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)部加強(qiáng)信息化建設(shè)，在文書(shū)檔案管理部門(mén)成立信息化平臺(tái)，將信息化應(yīng)用到文書(shū)檔案管理工作部門(mén)當(dāng)中。在事業(yè)單位發(fā)展過(guò)程中，勢(shì)必要產(chǎn)生大量的資料，不管是在信息的收集與處理，還是檔案的保存與整理上，都必須要借助信息化的力量，為事業(yè)單位下一步發(fā)展整合數(shù)據(jù)，提供決策支持。事業(yè)單位內(nèi)部不僅有紙質(zhì)檔案，還有電子檔案，對(duì)于文檔管理來(lái)說(shuō)，要一式兩份，任務(wù)量繁重，開(kāi)展信息化建設(shè)，將電子檔案實(shí)行內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)公開(kāi)管理，群眾查閱時(shí)可以從網(wǎng)上信息化平臺(tái)自行查詢，減少了翻閱原材料的不必要性，也從側(cè)面促進(jìn)了原材料的保存。尤其在單位內(nèi)部加強(qiáng)信息化建設(shè)，可以密切文書(shū)檔案管理部門(mén)與其他部門(mén)之間的聯(lián)系，提高單位內(nèi)部的資源利用水平。在開(kāi)展信息化建設(shè)之后，還要組成專業(yè)人員定期對(duì)內(nèi)部文書(shū)檔案管理信息化平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)，不斷增強(qiáng)平臺(tái)的功能，防止因?yàn)橐稽c(diǎn)小問(wèn)題就發(fā)生數(shù)據(jù)丟失現(xiàn)象。

5 小結(jié)

機(jī)關(guān)事業(yè)單位若想平穩(wěn)發(fā)展，必須要發(fā)展文書(shū)檔案管理工作。通過(guò)文書(shū)檔案管理工作對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集整合，吸取事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中所獲得的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，及時(shí)解決存在的種種問(wèn)題，推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的快速發(fā)展，進(jìn)而推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的穩(wěn)步發(fā)展。

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