現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響及對策

王波

摘 要：科技創(chuàng)新是帶動社會和經(jīng)濟發(fā)展的持續(xù)強大動力，隨著社會的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)也隨之飛速發(fā)展，兩者相輔相成，推動各項事業(yè)向更深更廣的方向發(fā)展?，F(xiàn)代辦公技術(shù)作為科學(xué)技術(shù)的重要內(nèi)容，也廣泛應(yīng)用于在社會各個領(lǐng)域。檔案對我們每個人來說都是十分重要的，現(xiàn)如今的電子檔案的出現(xiàn)不僅縮小檔 案儲存空間，加速了信息的傳遞，方便了信息的共享。但是，隨之也產(chǎn)生了一些些問題，這也給檔案的管理帶來了新的問題和挑戰(zhàn)。我們應(yīng)當(dāng)思考現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理工作產(chǎn)生的影響，同時我們應(yīng)做出對策解決這些問題。

關(guān)鍵詞：辦公技術(shù);檔案管理;影響及對策

科學(xué)技術(shù)的發(fā)展在當(dāng)今信息化的時代給我們提供了方便，與此同時，我們也認(rèn)識到社會競爭的激烈，事業(yè)單位的發(fā)展，與檔案管理有著一點的聯(lián)系，現(xiàn)代辦公技術(shù)不僅能夠使工作效率有所提高，也能促進信息化的檔案管理建設(shè)。

1 現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理的影響

現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理來說，不僅改變了傳統(tǒng)的管理理念，而且對傳統(tǒng)的管理方法、管理模式以及管理者的素質(zhì)要求都有所轉(zhuǎn)變。

1.1 改變了傳統(tǒng)的管理方法

由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向了電子檔案的現(xiàn)代辦公技術(shù)使檔案管理，使檔案的收集，整理的方法都從根本上產(chǎn)生了一些變化。電子檔案資料的形成、修改、審核、簽發(fā)以及寄送全部由電腦操作，一旦完成從起草到確切的電子檔案資料，就可以馬上進行存儲、歸檔、登記、立卷、著錄，為了今后能夠在需要查詢的時候方便快速準(zhǔn)確對的查找，我們還能通過電腦按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)把這些檔案資料進行多角度的組合，這種電子檔案節(jié)約了時間和空間，具有極大的先進性。電子檔案的出現(xiàn)徹底地改變了傳統(tǒng)檔案管理方式，也為當(dāng)今檔案管理工作提供了很大的發(fā)展空間。

1.2 改變了傳統(tǒng)的管理模式

檔案管理工作是集政治性，科學(xué)性，服務(wù)性相統(tǒng)一的管理工作。在我們傳統(tǒng)的檔案管理工作上，很難認(rèn)識到這一點，導(dǎo)致在檔案管理工作的部分屬性未能得到充分的認(rèn)可?，F(xiàn)代辦公技術(shù)的發(fā)展也給檔案管理的工作帶來一定的發(fā)展，對傳統(tǒng)的檔案管理工作模式有所改善，也更新了檔案管理工作服務(wù)理念。從根本上說，檔案管理屬于信息服務(wù)工作，現(xiàn)代化的檔案管理工作要求我們必須建立新的服 務(wù)理念和新的檔案管理模式，將其服務(wù)職能得到有效的發(fā)揮，新的管理模式的應(yīng)用，資源的充分利用，使電子檔案適應(yīng)當(dāng)今社會的趨勢，促進當(dāng)今社會經(jīng)濟的快速健康發(fā)展，這是我們目前的檔案管理工作向現(xiàn)代化邁進的首要工作。

1.3 改變了對檔案管理者的要求

現(xiàn)代辦公技術(shù)不僅對檔案管理者的管理方式和專業(yè)知識的要求更高，并且，也使得管理理念和管理模式都有了新的轉(zhuǎn)變。但是新的技術(shù)對我們也有著新的要求，對現(xiàn)代化辦公技術(shù)和檔案管理的認(rèn)識的缺少，管理理念和專業(yè)知識滯后，都會影響現(xiàn)代化檔案管理的全面開展。為對新形式，新要求能夠有更好的適應(yīng)，檔案管理工作人員須熟練地掌握現(xiàn)代辦公技術(shù)，電子文件整理技術(shù)，信息保護技術(shù)，計算機病毒防治技術(shù)以及電子文件的歸檔，收集，甄別及存儲技術(shù)等等，這是現(xiàn)代化檔案管理的必然需要。

2 現(xiàn)代辦公技術(shù)下檔案管理的對策

現(xiàn)代辦公技術(shù)對檔案管理產(chǎn)生如此深遠的影響，而且當(dāng)今的檔案管理方式與電子檔案管理工作的新形式不能達到完全的統(tǒng)一，加強現(xiàn)代化辦公技術(shù)條件下的電子檔案管理工作是我們需要解決的重要問題。

2.1 區(qū)分電子文件與紙質(zhì)文件的管理

電子文件和紙質(zhì)文件有很多不同的地方，兩者有不同的特點，更不能用傳統(tǒng)的檔案管理辦法管理電子檔案。電子文件具有不同于紙質(zhì)文件的新特點，它是通過計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實現(xiàn)文件管理的，在文件的處理過程中不用接觸紙質(zhì)版的任何實物，僅僅需要一臺電腦就可以進行所有的操作。但一旦沒有計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，電子文件的管理將不可能發(fā)生。因此，要從根本上區(qū)分電子文件和紙質(zhì)文件的管理。

2.2 保證電子文件的真實性和完整性

保證電子文件的真實和完整是最基本的要求。保證電子文件的真實性和完整性是電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)，這也是電子文件的意義和價值所在。但在至今，檔案收集整理程序的不規(guī)范，方法不恰當(dāng)，載體不耐久是導(dǎo)致電子文件真實性和完整性的主要存在因素。建立完善有效的相關(guān)制度和工作程序來保證電子文件的產(chǎn)生，以及在電子按檔案的處理過程符合規(guī)范要求;要通過建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制，設(shè)置符合安全要求的操作H志，采取可靠的安全防護技術(shù)措施等，以確保電子文件的真實性;要建立起完善的電子文件管理制度。并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù)。只有這樣，才能真正地確保電子文件的真實性和完整性。

2.3 切實提高檔案管理工作者的現(xiàn)代化素質(zhì)

檔案管理工作者的素質(zhì)條件在電子檔案管理工作中也起到了至關(guān)重要的作用，所以對檔案管理工作者的要求而相當(dāng)高。他們不僅要有良好的政治素養(yǎng)，在對電子檔案的收集、整理、信息處理等的專業(yè)技術(shù)上的掌握也是有必要的。良好的政治素質(zhì)和熟練的專業(yè)技術(shù)是做好檔案管理工作的必備條件和重要保障。因此，在對管理者的選拔和培養(yǎng)上，一定加大力度，在不斷地提高檔案管理工作者的政治素質(zhì)和專業(yè)技術(shù)素質(zhì)的同時，也要通過各路媒介進行多途徑和多層次再教育。在檔案管理工作者掌握先進的檔案管理理念的同時，還要掌握計算機軟硬件知識及信息處理知識等，加快知識結(jié)構(gòu)的更新，從而適應(yīng)新時期檔案管理工作的發(fā)展需要。

2.4 做好電子文件的安全性保護工作

電子文件不與紙質(zhì)文件有所不一樣，紙質(zhì)文件是我們?nèi)庋劭梢?，且可觸摸得到的實物，而電子檔案則是儲存在電腦里的文件，保存雖然快捷方便，但也有易被修改和刪除等的缺點。所以，保證電子文件的安全也是電子檔案的管理工作的重要存在。對電子文件的質(zhì)量嚴(yán)格要求是做好電子文件的安全保護第一步，并且提高電子文件保存載體的壽命。同時保證計算機網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)的安全也是非常有必要的，在保證機器設(shè)備不會受到溫度和火災(zāi)等的傷害下，還要對數(shù)據(jù)庫做好備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失全。第三，為避免有病毒入侵電腦導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)受到侵害，還要做好計算機殺毒軟件的升級和更新。

3 結(jié)束語

現(xiàn)代辦公技術(shù)的廣泛應(yīng)用不僅檔案管理工作增大了發(fā)展的機遇，也帶來極大的挑戰(zhàn)。在當(dāng)今信息化的新時代，對檔案的管理應(yīng)用技術(shù)采取切實有力的措施，在不斷提高自身的綜合素質(zhì)的同時，也努力適應(yīng)新形勢下的對檔案管理工作的要求，保證電子檔案管理的有效性，真實性，準(zhǔn)確性，為日后的發(fā)展做好基石。

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