試析如何提高企業(yè)辦公室檔案管理工作效率

陳揚(yáng)

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展，我國的企業(yè)的發(fā)展也突飛猛進(jìn)。進(jìn)入新世紀(jì)后，計(jì)算機(jī)技術(shù)獲得空前發(fā)展，很多企業(yè)逐步建立現(xiàn)代企業(yè)制度，這給企業(yè)檔案管理工作提出了更高的要求，就檔案管理自身工作而言，也應(yīng)該不斷地適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理制度，充分借助現(xiàn)代化手段和技術(shù)，發(fā)揮檔案管理的功能，做好檔案管理工作，助力企業(yè)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：提高企業(yè)辦公室;檔案管理;工作效率

科學(xué)技術(shù)迅猛發(fā)展背景下傳統(tǒng)的辦公室檔案管理工作模式已經(jīng)難以滿足需要，網(wǎng)絡(luò)信息化在辦公室檔案管理工作中的應(yīng)用是大勢(shì)所趨。辦公室檔案管理在企業(yè)工作中具有積極的作用，關(guān)系到企業(yè)各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)開展，網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)的應(yīng)用對(duì)提高辦公室檔案管理工作效率意義重大。因此，本文將圍繞問題和對(duì)策來探討辦公室檔案管理工作。

1 辦公室檔案管理工作面臨的主要問題

1）管理觀念急需創(chuàng)新。辦公室檔案管理在企業(yè)工作中具有重要作用，檔案管理的精準(zhǔn)性和完整性對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)開展和信息查找意義重大。但是，從根本上來說，受企業(yè)規(guī)模和工作重視程度的影響，辦公室檔案管理工作并沒有受到所有企業(yè)的重視，重視程度不夠是導(dǎo)致辦公室檔案管理工作效率低下的重要原因，沒有在企業(yè)內(nèi)形成良好的檔案管理觀念，辦公室內(nèi)部也缺乏科學(xué)的檔案管理工作觀念，嚴(yán)重影響了檔案管理工作效率。

2）管理方式較為落后。管理觀念不科學(xué)是引起管理方式落后的根本原因，辦公室檔案管理方式較為落后主要表現(xiàn)為管理工作停留在資料保存方面，管理工作更加流于表面形式，除了日常資料保存，部分人員也沒有及時(shí)對(duì)接信息及時(shí)上傳，缺乏一定的資料搜集，管理方法仍然以傳統(tǒng)管理模式為主，還沒有很好地應(yīng)用到現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)到檔案管理工作中來。

3）檔案管理人員配置需要加強(qiáng)。從數(shù)量來看，受企業(yè)重視程度的影響，辦公室檔案管理工作人員的數(shù)量還難以滿足龐大復(fù)雜的檔案管理工作開展需要，在一定程度上來說急需選優(yōu)配齊辦公室檔案管理工作人員。從質(zhì)量上來看，非檔案管理專業(yè)背景出身的檔案管理工作人員占了較大的比例，缺乏專業(yè)檔案管理知識(shí)和水平的檔案管理工作人員難以適應(yīng)業(yè)務(wù)工作開展要求，實(shí)習(xí)人員與兼職人員難以準(zhǔn)確把握檔案管理工作的重要性，也缺乏現(xiàn)代科技網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)應(yīng)用能力來解決檔案管理工作問題。因此，要提高檔案管理工作效率就必須在檔案管理工作人員方面下功夫，檔案管理工作人員良好的信息化知識(shí)、檔案管理水平是提高檔案管理工作效率的重要保證。

2 現(xiàn)代企業(yè)制度下企業(yè)對(duì)檔案信息的要求

1）及時(shí)性。及時(shí)性是企業(yè)生產(chǎn)決策部署的顯著特征之一，如果不重視，就會(huì)在瞬息萬變的信息中錯(cuò)失經(jīng)營商機(jī)，無法滿足市場化的要求，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)濟(jì)受損。連續(xù)性是企業(yè)發(fā)展的重要特征，作為有價(jià)值信息載體的檔案，如果使用正確、科學(xué)的方法進(jìn)行開發(fā)，會(huì)轉(zhuǎn)化為不容忽視的生產(chǎn)力，提升企業(yè)的發(fā)展水平。在檔案信息及時(shí)的幫助下，企業(yè)決策層能夠迅速作出科學(xué)的決策。

2）準(zhǔn)確性。半年內(nèi)的信息是很多企業(yè)決策所需的信息之一。因?yàn)楹蜎Q策有關(guān)的信息并非是靜態(tài)的，而是在不斷的變化之中，而檔案則可以把動(dòng)態(tài)的信息以靜態(tài)的形式保存起來，以滿足企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的需求，最終為決策提供必要的支撐和依據(jù)。如果信息無法被集中管理，再加上檔案自身的隱蔽特征，有時(shí)很難提供準(zhǔn)確的檔案信息支撐，因此作為檔案管理人員，必須確保檔案信息準(zhǔn)確性，以免誤導(dǎo)最終的決策。

3）適用性。一段時(shí)間內(nèi)企業(yè)經(jīng)營管理活動(dòng)和這一段時(shí)間的環(huán)境、政策等息息相關(guān)。隨著時(shí)代的發(fā)展和進(jìn)步，我們必須以辯證的思維去偽存真，在眾多的信息中找到對(duì)當(dāng)下有用的信息并繼續(xù)保存，用以對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)生產(chǎn)進(jìn)行指導(dǎo)。就當(dāng)前發(fā)展形勢(shì)而言，企業(yè)選擇的重點(diǎn)應(yīng)該是信息，在眾多的檔案信息中總結(jié)、提煉有用的信息，從中找到規(guī)律，深入總結(jié)、概括、濃縮，保持檔案信息的嚴(yán)謹(jǐn)性，使之成為對(duì)企業(yè)發(fā)展有利的信息綜合體，在企業(yè)管理各個(gè)部門、管理中傳遞和使用，保證各個(gè)部門和個(gè)人根據(jù)部門的特征和自身的工作情況，選用最佳的信息。

3 創(chuàng)新思路提高辦公室檔案管理工作效率的策略

1）構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理工作體系。要構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理工作體系，就必須樹立現(xiàn)代化的檔案管理工作觀念，以現(xiàn)代辦公室檔案管理要求出發(fā)，正確處理和把握檔案管理和文件管理的關(guān)系，結(jié)合管理是現(xiàn)代化檔案管理工作體系的根本要求。檔案管理工作人員要全過程全環(huán)節(jié)參與到資料收集、整理和記錄中來，在熟悉和了解檔案資料信息的基礎(chǔ)上，建立完善辦公室檔案管理系統(tǒng)。同時(shí)，結(jié)合實(shí)際情況要建立科學(xué)的檔案管理制度，明確檔案管理的具體操作程序。

2）樹立創(chuàng)新化的檔案管理工作觀念。要多措并舉提高企業(yè)以及檔案管理工作人員對(duì)檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)，就必須樹立創(chuàng)新化的檔案管理工作觀念。從單位企業(yè)出發(fā)，規(guī)范辦公室檔案管理，建立相應(yīng)的制度管理來提升其規(guī)范化和重要性認(rèn)識(shí);從辦公室內(nèi)部管理出發(fā)，引導(dǎo)工作人員準(zhǔn)確把握辦公室檔案管理與其他業(yè)務(wù)工作的關(guān)系，制定明確的檔案管理工作目標(biāo)，引導(dǎo)辦公室內(nèi)部工作人員樹立現(xiàn)代化檔案管理理念;從檔案管理工作人員出發(fā)，實(shí)施強(qiáng)制化崗位責(zé)任制，提升檔案管理工作人員的工作意識(shí);從檔案收集出發(fā)，做好檔案收集、整理、分類、編排和保管的規(guī)范性工作，以文字編號(hào)、正文提料、主題詞提取、附件處理、目錄編號(hào)和文件檢索為核心做好檔案管理工作。

3）強(qiáng)化檔案管理工作人員配置。一方面，加強(qiáng)檔案管理專業(yè)背景出身的工作人員的引進(jìn)，吸收有經(jīng)驗(yàn)有知識(shí)有觀念的檔案管理工作人員進(jìn)入到辦公室檔案管理工作系統(tǒng)中，充實(shí)現(xiàn)有的檔案管理工作隊(duì)伍。另一方面，強(qiáng)化辦公室現(xiàn)有檔案管理工作隊(duì)伍的培訓(xùn)，以信息化技術(shù)學(xué)習(xí)、檔案管理工作知識(shí)學(xué)習(xí)等為切入點(diǎn)，以網(wǎng)絡(luò)視頻、專題講座、集中培訓(xùn)等為手段，做好辦公室檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，在提高其專業(yè)檔案管理技能、工作責(zé)任感和使命感的基礎(chǔ)上，全面推進(jìn)檔案管理工作人員素質(zhì)提升。

4）提高專業(yè)性。針對(duì)企業(yè)內(nèi)部檔案管理水平不高，人員能力有待提升的問題。企業(yè)可以采取人才引進(jìn)的方式提升企業(yè)檔案管理層次。在公司人才招聘過程中，納入檔案專業(yè)人才，在學(xué)校中招聘檔案管理相關(guān)專業(yè)的畢業(yè)生，充實(shí)企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍。對(duì)現(xiàn)有的檔案管理人員，傾注更多的精力培養(yǎng)，創(chuàng)造更多的培訓(xùn)機(jī)會(huì)，讓他們接受更專業(yè)、更科學(xué)的培訓(xùn)，不斷提升其知識(shí)水平，滿足現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的人才需求。檔案管理人員水平的提升，帶動(dòng)檔案管理工作的提升，最終實(shí)現(xiàn)助力企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的目的。重視檔案管理人才的培養(yǎng)，宣傳推介檔案管理工作，讓內(nèi)部員工了解檔案管理，深化認(rèn)知認(rèn)同檔案管理。探索多樣化的培養(yǎng)方式，如引入數(shù)字技術(shù)、信息化技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)，以圖文結(jié)合、喜聞樂見的方式提高培養(yǎng)的針對(duì)性和效果。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)帶領(lǐng)員工學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，尊重檔案管理人員，提高檔案管理人員企業(yè)認(rèn)同感。

4 結(jié)語

科學(xué)技術(shù)的更新?lián)Q代對(duì)企業(yè)的發(fā)展帶來很多有利的影響，檔案管理尤為如此，因此我們要敢于利用新思維、新思想、新手段來不斷提升檔案管理工作水平，不斷提高檔案管理從業(yè)者的工作積極性，以便提升檔案管理工作效能。

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