李金英 李雪梅 張悅

摘 要：目前我國大部分醫(yī)院在進(jìn)行院內(nèi)管理工作的過程當(dāng)中，存在檔案資料整理工作不符合標(biāo)準(zhǔn)、不符合要求等多種問題，這些問題的產(chǎn)生與醫(yī)院工作人員在進(jìn)行文書檔案管理過程當(dāng)中的各種行為之間存在密切的聯(lián)系。通過資料分析以及現(xiàn)場調(diào)查，可以發(fā)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案管理工作不理想，主要與工作人員管理意識淡薄，檔案管理人員綜合素質(zhì)能力不高，文檔材料存在歸檔不全的現(xiàn)象，檔案信息化管理的滯后性相關(guān)。本文主要針對以上這些問題進(jìn)行分析，并提出科學(xué)合理的解決對策，希望能在一定程度上促進(jìn)醫(yī)院可持續(xù)健康發(fā)展的戰(zhàn)略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;醫(yī)院管理;醫(yī)院檔案;文書檔案

醫(yī)院的檔案管理工作包含醫(yī)院重大資料的存檔，住院患者的病歷存檔以及醫(yī)院綜合文書類存檔等等。目前我國正處于快速發(fā)展以及高速轉(zhuǎn)型的信息化時代，如果醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的過程當(dāng)中不能有效運用信息化現(xiàn)代化以及系統(tǒng)化的管理模式，那么醫(yī)院的檔案管理工作將不能進(jìn)入到現(xiàn)代化階段。

一、當(dāng)前應(yīng)用文書檔案管理的現(xiàn)狀

1.領(lǐng)導(dǎo)缺乏重視，檔案管理人員意識淡薄

目前大部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，要想使得醫(yī)院更好的發(fā)展，需要從醫(yī)療、教學(xué)以及科研工作入手，只有將以上這幾項內(nèi)容進(jìn)行有效的管理，在發(fā)展層面上將能獲得較大的經(jīng)濟(jì)利益以及社會利益。雖然這些想法具有一定的可行性，但是他們忽略了醫(yī)院文書檔案管理對于醫(yī)院發(fā)展的重要性，甚至有一部分管理者認(rèn)為在檔案收集以及管理工作方面需要投入大量的人力和物力，但卻不能馬上獲得效果，如此會導(dǎo)致因小失大，而且由于領(lǐng)導(dǎo)的忽視，會使得醫(yī)院的檔案管理人員存在缺乏文書檔案管理技術(shù)的現(xiàn)象。

2.檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

醫(yī)院的文書檔案工作一般都是由醫(yī)院辦公室直接進(jìn)行管理，但是醫(yī)院辦公室的工作人員除了要負(fù)責(zé)檔案管理工作之外，還有一些非常煩瑣的日常工作，而且這些日常工作還帶有一定的緊迫性，因此他們都會在完成日常工作的基礎(chǔ)上，才會進(jìn)行檔案資料的整理工作。這時很多醫(yī)院辦公室的工作人員已經(jīng)沒有足夠多的時間對檔案資料進(jìn)行仔細(xì)處置，逐漸導(dǎo)致文件資料周而復(fù)始的得不到妥善處理。除此之外，還有部分醫(yī)院對檔案管理人員的學(xué)歷要求較低，不要求其具備一定的專業(yè)性資料管理技能。

3.文書檔案管理制度不健全

經(jīng)過長期的運行，醫(yī)院已經(jīng)形成了一套科學(xué)合理的醫(yī)療管理制度，但是在文書檔案管理制度方面卻存在較大的漏洞。主要表現(xiàn)在文書檔案管理部門尚未明確，管理人員的工作職責(zé)尚未明確，檔案管理的流程以及標(biāo)準(zhǔn)尚未明確，缺乏有效的考核標(biāo)準(zhǔn)，未形成科學(xué)合理的醫(yī)院文書檔案管理體系。所以，醫(yī)院的文書檔案管理開始陷入無規(guī)范、無組織、無紀(jì)律的狀態(tài)。醫(yī)院檔案的文書材料沒有得到有效的管理，給醫(yī)院帶來了較大的消極影響。

4.硬件配備不齊，無專門檔案資料庫房

因為醫(yī)院屬于人流量較多的地方，所以目前很多醫(yī)院都存在辦公用房緊張的現(xiàn)象，由此，醫(yī)院當(dāng)中也沒有專用的檔案管理室是很正常的。但是醫(yī)院每年度都會產(chǎn)生大量的檔案資料，如果這些檔案沒有得到有效的保存，那么檔案資料就會存在霉變、蟲蛀、積灰塵等因素的影響使得檔案的完整性受到侵害。當(dāng)人們想尋找某一項資料時，往往會由于檔案不完整使得查找困難。

5.管理手段陳舊落后

最近幾年，各個領(lǐng)域的資料管理工作都在隨著現(xiàn)代化的發(fā)展進(jìn)行變革，并逐漸把信息化技術(shù)應(yīng)用到資料管理當(dāng)中。目前在醫(yī)院的醫(yī)療體系管理方面，已經(jīng)有效地將信息化技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用。但是在文書資料的整理方面，依舊根據(jù)傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理。傳統(tǒng)的管理方式過于煩瑣，而且管理的質(zhì)量還會受到人的綜合素質(zhì)能力以及思想觀念的影響。不同管理人員整理出來的文書檔案，都存在不同的形式，因此人們在進(jìn)行檔案查找時，無法快速有效地找到相應(yīng)的信息。

6.文書檔案的利用率低

如果醫(yī)院能夠有效地對文書檔案進(jìn)行管理，那么在進(jìn)行各項方案的策劃時將能得到科學(xué)有效的參考數(shù)據(jù)，但是因為部分醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)對于文書檔案管理工作的懈怠，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)長期處于落后的狀態(tài)，而且這些觀念的存在也使得檔案資源不能得到有效的利用。

7.文書檔案材料收集的完整性問題

在醫(yī)院的文書檔案管理工作當(dāng)中，資料的收集不齊全以及不完整是目前存在的一個較大問題，它直接影響了檔案管理的有效性以及檔案開發(fā)利用的科學(xué)性。而材料收集不齊全以及不完整的問題，主要是因為檔案資料分布在每一個科室和部門當(dāng)中，但是科室和部門當(dāng)中的管理人員缺乏檔案管理的意識，所以檔案收集的制度無法得到切實的落實。除此之外，醫(yī)院一般都比較重視收集和整理紅頭文件或者結(jié)論性的材料，而懈怠了一些業(yè)務(wù)性文件或者過程性的研究材料。

通過上文的分析，我們可以知道，文書檔案的有效管理對于醫(yī)院的發(fā)展會產(chǎn)生重要的作用，但是所產(chǎn)生的作用也具有一定的特殊性，因為它與其他機關(guān)的文書檔案相比，在數(shù)量以及種類方面呈現(xiàn)出一定的煩瑣性。尤其最近幾年上級政府的各級部門下發(fā)文件的數(shù)量越來越多，不僅給文書檔案管理人員帶來了較大的工作量，而且也反映出醫(yī)院在文書檔案管理方面的復(fù)雜性以及管理過程的不規(guī)范性。

二、改進(jìn)措施

1.完善制度，確保管理工作有序開展

醫(yī)院在完成各項工作時，都必須要按照醫(yī)院的規(guī)章制度進(jìn)行，所以在文書檔案管理工作方面，醫(yī)院也需要健全有關(guān)的制度，包括歸檔的規(guī)章、保管的規(guī)章、保密的制度，以及借閱的制度等等。除此之外，醫(yī)院的有關(guān)部門還需要針對文書檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)的制定，比如管理的方式、管理的規(guī)則以及管理的格式等等。除此之外，要想提高文書檔案管理的指標(biāo)，還需要確保文書檔案的收集以及整理具有一定的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。

2.大力宣傳，提高醫(yī)院工作人員對檔案管理的認(rèn)識

領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視檔案管理工作，因為檔案管理工作是醫(yī)院管理的重要組成部分。通過大力宣傳檔案管理重要性的方式，提高醫(yī)院工作人員檔案管理的意識，促進(jìn)檔案管理科學(xué)有序進(jìn)行，提高工作效率。如果工作人員能夠逐漸認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，那么管理工作的效率自然而然會得到提升。

3.加強培訓(xùn)，提高文書檔案管理人員的素質(zhì)

要想文書檔案管理工作朝著現(xiàn)代化方向發(fā)展，那么檔案管理人員就需要熟知計算機技術(shù)，并且熟讀有關(guān)文書檔案的法律知識，所以醫(yī)院可以通過組織管理人員培訓(xùn)的方式來提高他們的綜合素質(zhì)能力。除此之外，還可以發(fā)布有關(guān)的政策鼓勵，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)鼓勵文書檔案管理人員多參加講座或者管理知識研討，以儲備管理知識。當(dāng)然，為管理人員提供外出學(xué)習(xí)以及進(jìn)修的方式，也是提高檔案管理質(zhì)量的有效措施。

4.強化服務(wù)，提高檔案管理人員工作效率

檔案管理人員工作效率的有效提高，能夠進(jìn)一步提升自己的服務(wù)意識和責(zé)任意識。因此在日常生活當(dāng)中，管理人員可以通過了解以及關(guān)注醫(yī)院發(fā)展和國家發(fā)展的動態(tài)，樹立起主動服務(wù)以及甘于奉獻(xiàn)的精神。

5.加強軟件和硬件設(shè)施的建設(shè)

在現(xiàn)代化的檔案管理工作中，需要投入一定的資金作為基礎(chǔ)，引入軟件和硬件設(shè)施來提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量，推動文書檔案管理工作朝著更加健康有序的方向發(fā)展。如可在檔案管理室中加裝防火、防盜、防潮的設(shè)備，確保資料得到妥善保存。

6.更新觀念，充分利用文書檔案資源

醫(yī)院進(jìn)行檔案管理工作的最終目的，是使得這些檔案資料得到充分的利用，因此檔案管理人員應(yīng)該要樹立服務(wù)意識，充分開發(fā)檔案信息的資源，使得醫(yī)院各科室的工作人員能夠通過檔案資料的查詢提高醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量。

7.提高醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作的重視

現(xiàn)如今的醫(yī)院文書檔案管理工作應(yīng)該摒棄傳統(tǒng)的觀念，讓現(xiàn)代化知識進(jìn)入文書檔案管理工作中，并且將文書檔案管理工作作為一項穩(wěn)定的、健康的、可持續(xù)發(fā)展的事業(yè)，從傳統(tǒng)的封閉式管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式的管理方式，從傳統(tǒng)的手工管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔⒒芾矸绞健ａt(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)更應(yīng)該注重理念的轉(zhuǎn)變，帶領(lǐng)醫(yī)院的工作人員重視文書檔案管理工作的內(nèi)容。

三、結(jié)束語

醫(yī)院文書檔案的內(nèi)容見證一個醫(yī)院從無到有，從有到創(chuàng)新，從創(chuàng)新到拓展的過程，是醫(yī)院十分重要的工作之一。因此，做好檔案資料的管理工作對醫(yī)院的發(fā)展非常重要，為了檔案管理工作更加適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需求，醫(yī)院需要從提高工作人員檔案管理意識，完善基礎(chǔ)設(shè)施，提高服務(wù)理念等多個方面入手，提高文書檔案管理工作的效率，最終達(dá)到促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的目的。

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（責(zé)任編輯：蘭卡）