高職院校合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化研究

戚燕

摘 要：目前，各高職院校都制定了合同管理制度，但在實(shí)際操作過程中仍存在諸多問題。鑒于此，本文以常州劉國(guó)鈞高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校為例，進(jìn)行合同管理制度、流程、職責(zé)等優(yōu)化研究，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)合同管理全過程實(shí)施有效控制與監(jiān)督。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制;合同管理;優(yōu)化

一、引言

本文所指合同是高職院校開展政府采購、工程建設(shè)、教育教學(xué)服務(wù)外包等活動(dòng)中簽訂的經(jīng)濟(jì)合同。合同管理內(nèi)部控制是指對(duì)合同訂立、履行、變更、轉(zhuǎn)讓、終止以及監(jiān)督等一系列活動(dòng)的總稱，是行政事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制建設(shè)的重要組成部分。合同管理是高職院校內(nèi)部控制建設(shè)的重要組成部分，強(qiáng)化合同控制與管理，有利于促進(jìn)合同有效履行，切實(shí)維護(hù)高職院校的合法權(quán)益，防范和控制相關(guān)法律和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。為提高高職院校合同管理，維護(hù)高職院校合法權(quán)益，防范相關(guān)法律和業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，擬從完善制度、明確崗位職責(zé)、再造業(yè)務(wù)流程等方面進(jìn)行合同管理內(nèi)部控制優(yōu)化。

二、合同管理的現(xiàn)狀

常州劉國(guó)鈞高等職業(yè)技術(shù)學(xué)校是全額撥款的高職學(xué)校（以下簡(jiǎn)稱學(xué)校），學(xué)校在2016年按照財(cái)政部要求實(shí)施內(nèi)部控制建設(shè)，目前已完成內(nèi)控制度建設(shè)與經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)，編印《學(xué)校內(nèi)控手冊(cè)（2018版）》。學(xué)校在2012年制定合同管理辦法，實(shí)際工作過程中發(fā)現(xiàn)存在：

1.管理制度不健全

（1）合同歸口管理部門不明晰。學(xué)校各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)繁雜，各院、系（部門）從各自教育教學(xué)與科研活動(dòng)的需要開展業(yè)務(wù)洽談、簽訂合同。由于現(xiàn)行的學(xué)校合同管理制度中沒有明確合同歸口管理部門，導(dǎo)致在合同談判、合同審批、合同履行、合同歸檔等過程中，常常出現(xiàn)各自為政或互相推諉的現(xiàn)象，給學(xué)校造成不必要的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，由于合同散落在各個(gè)部門，各部門疏于合同及相關(guān)資料的保管、導(dǎo)致合同后續(xù)事宜（例如合同糾紛）處理不利;對(duì)于執(zhí)行完畢的合同未能及時(shí)進(jìn)行評(píng)估、整理歸檔，不利于掌握學(xué)校合同總體情況及重大合同的履行情況，也不利于形成學(xué)校合同全過程的封閉管理。

（2）合同審批、會(huì)簽制度不健全。學(xué)校合同主要包括基本建設(shè)、維修、物品采購、勞務(wù)支出、聯(lián)合辦學(xué)、技術(shù)服務(wù)等，各合同涉及金額大小、內(nèi)容復(fù)雜性、專業(yè)技術(shù)性均有不同，在現(xiàn)行的合同管理制度中，學(xué)校未能根據(jù)合同標(biāo)的、內(nèi)容及專業(yè)性建立相應(yīng)的授權(quán)審批和會(huì)簽制度、未明確相關(guān)的審批權(quán)限與流程，導(dǎo)致“大小合同一把抓”，形式上有會(huì)簽審批程序，但實(shí)質(zhì)上未真正做到“各負(fù)其責(zé)”，反而出現(xiàn)會(huì)簽和審批形同虛設(shè)的局面，造成合同審核與審批風(fēng)險(xiǎn)。

2.專業(yè)人員與崗位職責(zé)不明晰

（1）缺乏合同管理專業(yè)人才。學(xué)校合同在論證、簽訂、管理過程中，往往涉及會(huì)計(jì)、審計(jì)、基建、采購、金融、法律，以及其他相關(guān)技術(shù)專業(yè)知識(shí)，學(xué)校目前尚未配備合同管理專業(yè)人才，在簽訂影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同時(shí)候，僅憑學(xué)?，F(xiàn)有的財(cái)務(wù)和后勤等部門管理人員，難以對(duì)合同的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行準(zhǔn)確的專業(yè)判斷與管控。

（2）未建立崗位牽制機(jī)制。學(xué)?，F(xiàn)有合同管理制度中明確“要建立合同的崗位牽制機(jī)制”，但并未對(duì)合同談判、合同簽訂、合同執(zhí)行、合同印章保管、合同收付款、合同歸檔等崗位，進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)梳理和細(xì)化崗位職責(zé)，導(dǎo)致“內(nèi)部牽制機(jī)制”沒有真正落到實(shí)處，引起合同管理過程的混亂。

3.業(yè)務(wù)流程不完備

學(xué)校目前合同管理業(yè)務(wù)主要概括為：合同訂立、合同履行、合同歸檔等三個(gè)方面。具體業(yè)務(wù)控制流程如圖1所示。

（1）流程尚未覆蓋全部合同業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。學(xué)校合同流程中缺乏合同調(diào)查環(huán)節(jié)，易導(dǎo)致因未開展前期調(diào)查增加合同履行過程中風(fēng)險(xiǎn);缺乏合同監(jiān)督評(píng)價(jià)環(huán)節(jié)，如既未對(duì)合同簽訂、合同履行和合同管理情況進(jìn)行監(jiān)督，也未對(duì)履行完畢的合同進(jìn)行評(píng)估，導(dǎo)致合同監(jiān)督機(jī)制缺失，對(duì)于合同管理過程中出現(xiàn)的問題，也難以追究責(zé)任。

（2）流程信息化平臺(tái)建設(shè)滯后。由于學(xué)校合同管理流程尚未真正完善和固化，導(dǎo)致無法開展信息化平臺(tái)的建設(shè)，合同管理過程中信息交流、合同履行進(jìn)度、付款情況等，仍依靠記錄“臺(tái)賬”方式管理，既不利于部門之間及時(shí)溝通，也不利于及時(shí)、有效監(jiān)控合同履行情況。

三、合同管理的優(yōu)化與改進(jìn)

1.優(yōu)化制度

合同管理制度是內(nèi)部控制的重要組成部分，學(xué)校依據(jù)《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范》之規(guī)定，進(jìn)行優(yōu)化：

在學(xué)校合同管理制度中補(bǔ)充“辦公室（下設(shè)法務(wù)部）為學(xué)校合同的歸口管理部門”。明確合同歸口管理部門負(fù)責(zé)確定合同業(yè)務(wù)的程序和要求;參與重大合同談判、審核與簽訂等;管理合同專用印章;參與合同履行糾紛處理;對(duì)于執(zhí)行完畢的合同及時(shí)進(jìn)行評(píng)估、整理歸檔，掌握學(xué)校合同總體情況及重大合同的履行情況，實(shí)現(xiàn)學(xué)校合同全過程的封閉管理。同時(shí)，建立財(cái)務(wù)處、資產(chǎn)處和辦公室溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，將合同管理與預(yù)算管理、資產(chǎn)配置、經(jīng)費(fèi)收支相結(jié)合，提高資金使用效益和資產(chǎn)配置效率。

補(bǔ)充合同審批、會(huì)簽管理制度。在學(xué)?，F(xiàn)有的合同管理制度基礎(chǔ)上，補(bǔ)充制定《合同審批與會(huì)簽管理制度》。強(qiáng)化學(xué)校對(duì)外訂立合同實(shí)行分級(jí)分層授權(quán)審批與會(huì)簽審核管理。學(xué)校法定代表人授權(quán)，委托被授權(quán)人在指定范圍和期限內(nèi)，代表學(xué)校簽訂合同，嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同。同時(shí)，根據(jù)合同標(biāo)的額、合同事項(xiàng)，將學(xué)校合同分為一般合同、重要合同、重大合同，根據(jù)不同類別合同，實(shí)施合同會(huì)簽審核與審批。

明確合同會(huì)簽部門嚴(yán)格審核合同核心條款和關(guān)鍵細(xì)節(jié)，包括合同數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及結(jié)算、履行期限及方式、違約責(zé)任和爭(zhēng)議處理、合同變更及解除條件等。合同會(huì)簽審核意見時(shí)，禁止使用“原則同意”或“基本可行”等模糊性語言，并對(duì)其業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同內(nèi)容負(fù)直接責(zé)任。

2.優(yōu)化人員配置與崗位職責(zé)

在人員配置方面。學(xué)校通過采用專、兼職方法，選拔和配備合同管理專業(yè)人才，并將合同管理人員納入學(xué)校關(guān)鍵崗位人員進(jìn)行規(guī)范管理，實(shí)施專項(xiàng)培訓(xùn)，提升業(yè)務(wù)能力;另一方面，對(duì)于簽訂影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同時(shí)，聘請(qǐng)企業(yè)或行業(yè)專家，參與合同前期調(diào)研或合同項(xiàng)目論證，降低合同簽訂與履行風(fēng)險(xiǎn)。

在崗位職責(zé)優(yōu)化方面。首先，根據(jù)“互相制衡”與“不相容崗位”原則，確立合同業(yè)務(wù)管理不相同崗位：合同談判與審批、合同簽訂與執(zhí)行、合同簽訂與印章保管、合同執(zhí)行與收付款等。

其次，根據(jù)合同商談、草擬、談判、簽訂、履行、后續(xù)管理等過程，重新梳理合同各個(gè)節(jié)點(diǎn)上的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，形成合同訂立、合同履行、合同后續(xù)管理三大方面風(fēng)險(xiǎn)清單，同時(shí)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)清單明確責(zé)任人、制定風(fēng)險(xiǎn)防范措施，形成風(fēng)險(xiǎn)清單。

最后，針對(duì)合同風(fēng)險(xiǎn)清單，細(xì)化各個(gè)崗位的職責(zé)，形成崗位職責(zé)表單化。

3.優(yōu)化合同業(yè)務(wù)流程

再造合同業(yè)務(wù)流程。重新梳理合同管理中各個(gè)業(yè)務(wù)流程，完善合同前期調(diào)查、合同執(zhí)行跟蹤、合同數(shù)據(jù)分析與評(píng)估等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，并在實(shí)際工作中逐步修正，最后達(dá)到合同管理內(nèi)部控制的流程固化，為構(gòu)建信息化系統(tǒng)做準(zhǔn)備。

4.搭建合同管理信息化平臺(tái)

隨著不斷完善合同內(nèi)部控制制度、明確崗位職責(zé)、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，逐步實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)管理相結(jié)合，實(shí)施內(nèi)部控制的信息化管理，解決校園內(nèi)部“信息孤島”問題，提高合同管理內(nèi)部控制工作效率。

目前，學(xué)校通過“用友U8”財(cái)務(wù)與內(nèi)部控制軟件，將合同控制與賬務(wù)有機(jī)銜接，做到合同管理與資金支付結(jié)合，同時(shí)通過授權(quán)開放合管理端口，實(shí)現(xiàn)合同錄入、審批、執(zhí)行與資金支付、歸檔等全過程管理。

四、結(jié)語

隨著行政事業(yè)單位內(nèi)控建設(shè)的不斷推進(jìn)，高職校合同管理內(nèi)部控制將隨著經(jīng)濟(jì)與業(yè)務(wù)活動(dòng)不斷更新與完善，本文以常州劉國(guó)鈞高職校合同管理控制為出發(fā)點(diǎn)，從管理制度、人員與崗位職責(zé)、業(yè)務(wù)流程等方面進(jìn)行了優(yōu)化研究，強(qiáng)化合同管理、防范經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)，但由于不同高職校間存在差異，應(yīng)結(jié)合各自學(xué)校實(shí)際情況開展合同管理內(nèi)部控制建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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3.張慶龍.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)原理與操作實(shí)務(wù).北京電子工業(yè)出版社，2017.

（責(zé)任編輯：王文龍）