流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策分析

于愛(ài)榮

摘 ? ?要：人事檔案資料記載了一個(gè)人的經(jīng)歷，既是個(gè)人歷史資料的關(guān)鍵證明，還是企業(yè)人力部門提拔人才的關(guān)鍵依據(jù)?，F(xiàn)階段，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系的逐漸完善，人員流動(dòng)情況非常普遍，而且人事檔案管理活動(dòng)缺少制度化、系統(tǒng)化。很多檔案資料被投進(jìn)社會(huì)便一去不復(fù)返，加大了檔案管理工作的難度，并且還會(huì)形成諸多廢棄資料，給人事檔案管理造成了巨大阻礙。另外，產(chǎn)生大量廢棄資料與檔案遺失等現(xiàn)象會(huì)引起諸多煩瑣的檔案糾紛情況，導(dǎo)致企業(yè)人力部門提拔人才時(shí)沒(méi)有科學(xué)的依據(jù)。簡(jiǎn)而言之，人事檔案資料管理不當(dāng)，會(huì)直接或間接給個(gè)人及社會(huì)帶來(lái)巨大損失。所以，研究流動(dòng)人口人事檔案管理方面存在的問(wèn)題，并制定科學(xué)的處理方法顯得尤為重要。本文就流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策展開了分析研究。

關(guān)鍵詞：流動(dòng)人員;人事檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

1 ?流動(dòng)人員人事檔案管理中存在的問(wèn)題

1.1 ?棄檔數(shù)量，日益攀升

“棄檔”是指流動(dòng)人員將本人人事檔案存放在人才服務(wù)中心或人才市場(chǎng)并第一次繳納存檔費(fèi)后，不再續(xù)繳存檔費(fèi)，也不與存檔管理單位聯(lián)系時(shí)間達(dá)3年以上。隨著流動(dòng)人員所從事的行業(yè)（崗位）與人事檔案之間的依附關(guān)系逐漸淡化，再加上機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和國(guó)企考錄編制內(nèi)工作人員數(shù)量有限，以及對(duì)流動(dòng)人員檔案管理實(shí)行有償服務(wù)的模式，以致許多存檔人員對(duì)人事檔案的重要性認(rèn)識(shí)存在偏差，關(guān)心度逐漸弱化，認(rèn)為人事檔案可有可無(wú)。筆者對(duì)福州市部份區(qū)縣流動(dòng)人員人事檔案狀況進(jìn)行調(diào)查，約40%的檔案處于“休眠”狀態(tài)，而且顯逐年遞增的趨勢(shì)。

1.2 ?流動(dòng)人員人事檔案材料收集整理不規(guī)范

檔案整理工作直接關(guān)系到人事檔案的安全和流動(dòng)人員的切身利益，但目前部分檔案材料存在一些不規(guī)范的地方，一是檔案材料的字跡不耐久，手續(xù)不完備，內(nèi)容不完整。二是流動(dòng)人員人事檔案材料內(nèi)容陳舊，補(bǔ)充更新不及時(shí)。還有部分材料的內(nèi)容單薄、缺乏連續(xù)性。一些流動(dòng)人員人事檔案中只有一些簡(jiǎn)單的履歷材料，僅反映了姓名、性別、民族、工作時(shí)間、入黨時(shí)間、文化程度及簡(jiǎn)歷等基本概況，而反映本人工作實(shí)績(jī)和技術(shù)特長(zhǎng)等方面的記載比較少，不能“觀其卷，知其人”

1.3 ?流動(dòng)人員人事檔案轉(zhuǎn)遞程序不規(guī)范

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中，勞動(dòng)管理制度和用工制度發(fā)生變化。隨著人才的流動(dòng)，人事檔案管理部門必須隨著該人員主管單位的變化及時(shí)將其人事檔案轉(zhuǎn)到新的主管部門或協(xié)管單位。檔隨人走，使人事檔案管理的范圍與人員管理的范圍相一致。但是在實(shí)際的操作過(guò)程中，一些單位因改制清退、辭退人員后，沒(méi)有按規(guī)定將其人事檔案轉(zhuǎn)交人才服務(wù)機(jī)構(gòu)管理，使檔案丟失;一些單位以聘用合同形式招聘人員，但沒(méi)有按規(guī)定到人才服務(wù)機(jī)構(gòu)辦理人事檔案代理手續(xù)，其人事檔案沒(méi)有及時(shí)移交。還有一些單位在轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)沒(méi)有按照規(guī)定填寫干部人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單，也沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行登記，致使檔案去向無(wú)從查找。甚至一些單位違反政策規(guī)定將檔案直接交給本人保管、傳遞，在郵寄轉(zhuǎn)遞過(guò)程中丟失或損壞。

2 ?加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理的難點(diǎn)

2.1 ?檔案資料的完整性入檔難

檔案管理工作一定要確保其完整性，這是保證檔案內(nèi)容準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)條件，在人事檔案管理的過(guò)程中難以滿足這個(gè)要求。由于流動(dòng)人口的獨(dú)特性，有些流動(dòng)人才在調(diào)離原職位后，檔案一般由本人管理，在找到工作以前，檔案資料很可能會(huì)出現(xiàn)遺失的情況。

2.2 ?檔案信息的標(biāo)準(zhǔn)化管理難

人事檔案屬于關(guān)鍵的數(shù)據(jù)信息，若要實(shí)現(xiàn)信息共享，就要充分發(fā)揮出檔案的價(jià)值及作用，因此要加強(qiáng)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。由于流動(dòng)人才的職業(yè)較多，每個(gè)檔案的內(nèi)容都不同，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理較難，許多檔案依然以原始的結(jié)構(gòu)模式存在，未得到及時(shí)更新，歸檔到人事檔案管理機(jī)構(gòu)的資料顯得十分復(fù)雜、無(wú)序。

2.3 ?檔案資料的查詢與應(yīng)用難

檔案管理工作的最終目的是為了提高人事檔案的利用率，若要迅速、精準(zhǔn)地查詢檔案，當(dāng)前還存在較大的難度。其主要原因是檔案的數(shù)量較多、需求范圍大、查詢頻率高、管理方式陳舊。

3 ?提升流動(dòng)人員人事檔案管理工作成效的有效措施

3.1 ?提高企業(yè)檔案管理意識(shí)

要切實(shí)強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案管理工作成效，首要的就是增進(jìn)企業(yè)單位的重要性，相關(guān)企業(yè)組織與機(jī)構(gòu)需要重視這項(xiàng)管理工作，配強(qiáng)和配齊有關(guān)工作人員。如若某一組織機(jī)構(gòu)存在較多流動(dòng)人員，那么配備專門人才管理流動(dòng)人員檔案必不可少。企業(yè)只有增進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理的意識(shí)，逐步增加管理工作上的人力與物力的投入，才能夠?yàn)闄n案管理工作創(chuàng)設(shè)必要的資金保障。與此同時(shí)，流動(dòng)人員自身也要具備檔案保護(hù)意識(shí)，企業(yè)單位可以有針對(duì)性的對(duì)流動(dòng)人員強(qiáng)化這方面教育、引導(dǎo)，在教育過(guò)程中潛移默化增進(jìn)他們自身對(duì)于檔案管理工作的重視與配合。

3.2 ?實(shí)現(xiàn)專業(yè)化、規(guī)范化管理

切實(shí)倡導(dǎo)企業(yè)單位實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、專業(yè)化流動(dòng)人員人事檔案管理不容小覷。針對(duì)檔案材料細(xì)化分組分類，構(gòu)建多元化查詢路徑，讓流動(dòng)人員人事檔案信息實(shí)現(xiàn)更便捷的查詢與使用，彰顯專業(yè)化管理效力。與此同時(shí)也不能忽視了制度管理的約束，依循制度開展操作，相關(guān)查閱人員不能私自公開檔案信息，更不能肆意丟棄、撤銷、修改。在此基礎(chǔ)上構(gòu)建獨(dú)立化人事檔案管理資料庫(kù)，真正落實(shí)科學(xué)規(guī)范管理工作。

3.3 ?提升管理團(tuán)隊(duì)水平，引進(jìn)信息化管理

構(gòu)建完善規(guī)章制度，有條不紊的開展檔案管理實(shí)踐研究，面對(duì)管理人員素質(zhì)水平薄弱的狀況，要提升人員待遇，竭力改善工作環(huán)境，打造一支專業(yè)化管理隊(duì)伍?？梢远ㄆ诨虿欢ㄆ谶M(jìn)行管理人員培訓(xùn)，提高他們?cè)诹鲃?dòng)人員檔案管理上的素質(zhì)能力。對(duì)于檔案管理人員而言，自身也要主動(dòng)利用相關(guān)資源豐富和提升專業(yè)技能，改進(jìn)工作方式。對(duì)于信息化不足的困難，相關(guān)企業(yè)單位要積極引進(jìn)現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，嘗試計(jì)算機(jī)、電子文件與互聯(lián)網(wǎng)等信息元素開展流動(dòng)人員人事檔案管理工作。真正做好信息化管理，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)目標(biāo)。

3.4 ?推動(dòng)流動(dòng)人員人事檔案的信息化管理

利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)流動(dòng)人員人事檔案進(jìn)行信息存儲(chǔ)、檢索等，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理，是當(dāng)前流動(dòng)人員人事檔案管理需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題。流動(dòng)人員人事檔案管理的信息化建設(shè)可從以下三個(gè)方面著手：一是檔案資料電子化。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)，將檔案資料整理輸入微機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字圖片甚至聲像資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，使檔案數(shù)字化、信息化，在檔案查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計(jì)等日常工作方面實(shí)行微機(jī)操作。二是檔案庫(kù)管理現(xiàn)代化。檔案庫(kù)的管理，需要以科學(xué)的手段來(lái)扭轉(zhuǎn)“看堆守?cái)偂钡木置?，以適應(yīng)檔案管理信息化的對(duì)內(nèi)要求，可以建立人事檔案信息的專用數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)鏈接形成開放的分步式數(shù)據(jù)庫(kù)群。三是檔案服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化。利用局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、黨政網(wǎng)等網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，建立人事檔案信息化服務(wù)系統(tǒng)。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以實(shí)現(xiàn)不屬于保密范圍的檔案信息的社會(huì)共享，向社會(huì)提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。

4 ?結(jié)束語(yǔ)

新形勢(shì)下，人員流動(dòng)逐漸加快，人員流動(dòng)開始變成常態(tài)，進(jìn)而產(chǎn)生較大的流動(dòng)人才人事檔案管理缺陷，甚至形成諸多廢棄資料，不利用開展人事檔案管理工作。針對(duì)新的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，需要提升關(guān)注度，仔細(xì)研究原因，采用科學(xué)的措施進(jìn)一步優(yōu)化國(guó)內(nèi)流動(dòng)人才檔案管理。新時(shí)期，人才資源配備開始走向市場(chǎng)化，一定要轉(zhuǎn)變檔案管理工作的意識(shí)，革新檔案管理信息系統(tǒng)，改變用人思想，為企業(yè)人力部門提拔人才提供重要的依據(jù)，科學(xué)配置社會(huì)資源。

參考文獻(xiàn)：

[1] 馬士君.我國(guó)流動(dòng)人員人事檔案管理現(xiàn)狀與對(duì)策[J].黑龍江科學(xué)，2018（10）：57～58.

[2] 李靜丹.淺談流動(dòng)人員人事檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策[J].山西青年，2016（18）.

[3] 李陽(yáng).淺析流動(dòng)人員人事檔案存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2016（25）：26～27.