檔案雙元價值視閾下的高?；鶎狱h建檔案管理路徑探析

李志芳

摘 ?要：檔案是具有信息價值與工具價值的雙元結(jié)合體，對于高?；鶎狱h建檔案而言，不僅僅為高校提供了便捷高效的信息查詢服務(wù)，而且也體現(xiàn)出黨建工作的價值作用。該文結(jié)合高?；鶎狱h建工作加強檔案管理的重要性，圍繞檔案管理存在的問題，針對檔案雙元價值視閾下，高?；鶎狱h建工作加強檔案管理實施的有效策略進行深入探析。

關(guān)鍵詞：檔案雙元價值 ?高校 ?黨建檔案管理

中圖分類號：G275 ? 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）10（b）-0189-02

高校黨總支與黨支部是高校基層黨組織的核心組成部分，高?；鶎狱h建工作的順利展開，檔案管理建設(shè)工作功不可沒，它不僅記錄了黨建工作的發(fā)展歷程，對重要歷史事件、重要活動、重要人物，均有詳實記載，因此，黨建檔案管理建設(shè)在高校各項工作當(dāng)中占據(jù)著重要位置。但是，由于受到傳統(tǒng)觀念的制約以及人為因素的影響，高?；鶎狱h建檔案管理存在諸多問題與不足，要想提升黨建工作的實效性，就必須從檔案管理的基礎(chǔ)工作抓起，充分發(fā)揮黨建檔案的決策輔助作用。

1 ?高?；鶎狱h建工作加強檔案管理的重要性

高校基層黨建檔案詳實記述了基層黨組織黨建工作的開展情況，為黨建工作的大局部署、未來發(fā)展、創(chuàng)新舉措、經(jīng)驗交流以及查缺補漏提供重要的參考資料，同時也為夯實黨建工作根基與發(fā)揮共產(chǎn)黨員模范表率作用提供了有力依據(jù)。在檔案雙元價值視閾下，高校各級管理人員更應(yīng)該注重基層黨建檔案管理工作，將其作為長久性、艱巨性的工作任務(wù)來抓，并有效利用檔案的雙元價值，將黨建檔案作為海量信息的載體、傳承黨組織優(yōu)良傳統(tǒng)的媒介、參與社會服務(wù)的參照對象以及黨建工作憧憬未來的聯(lián)結(jié)紐帶。

對于高?；鶎狱h建工作來說，在考察、選拔干部時，檔案發(fā)揮著不可替代的重要作用，因為檔案中記載的黨員干部的個人成長信息、家庭信息、政治背景、教育背景、工作經(jīng)驗、獎懲情況等，通過這些基本的個人信息，能夠比較透徹地了解和掌握黨員干部是否作風(fēng)正派、是否嚴于律己、是否經(jīng)驗豐富[1]。對于剛剛加入黨組織的學(xué)生代表而言，檔案記錄了學(xué)生在學(xué)校期間的綜合表現(xiàn)，包括個人愛好、專業(yè)能力、道德品行以及學(xué)習(xí)成績等信息，這都為后續(xù)合格黨員的考核階段提供了確鑿證據(jù)。此外，由于個別黨員在工作當(dāng)中屢屢犯錯，通過查閱檔案就極有可能查詢到犯錯原因，上級黨組織根據(jù)檔案提供的真實信息，及時做出反應(yīng)，快速地采取防范措施，將黨員干部從危險邊緣拉回到初始位置，避免黨員干部犯一些低級錯誤，而對個人的未來發(fā)展造成不可挽回的重大損失。

2 ?檔案雙元價值視閾下的高?；鶎狱h建檔案管理存在的主要問題

2.1 管理機制欠缺，保密意識薄弱

目前，高?；鶎狱h建檔案并未界定保存期限以及歸檔范圍，這就導(dǎo)致檔案的存放較為混亂，在查詢檔案時，嚴重制約了工作進程。一些基層檔案往往存放于各個部門，沒有專業(yè)的檔案管理人員負責(zé)管理，檔案的歸檔性質(zhì)難以確定、模棱兩可，究其根源，主要是由于檔案管理制度缺失相關(guān)條款，尤其在查詢、借閱、歸還等方面，并未做出明確規(guī)定，造成一些重要檔案資料丟失的情況。此外，雖然高?；鶎狱h建檔案建立了信息管理系統(tǒng)，但是，管理人員保密意識薄弱，系統(tǒng)管理終端并未采取加密措施，以致于外來人員通過簡單的操作后，便可以登錄檔案查詢系統(tǒng)，導(dǎo)致黨員干部的個人信息泄漏，嚴重的還有可能侵害到個人利益。

2.2 管理模式守舊，管理水平不高

高?；鶎狱h建檔案管理人員認為檔案管理只是一項基礎(chǔ)性工作，加之各級領(lǐng)導(dǎo)忽略了檔案管理的重要性，在設(shè)置檔案管理人員崗位時，也只是設(shè)置了兼職崗，檔案管理工作只作為諸多工作內(nèi)容的其中一個分項，因此，管理人員對檔案管理工作也漠不關(guān)心。在工作過程中，往往從個人角度出發(fā)，久而久之，就形成了惡性循環(huán)。此外，由于檔案管理人員專業(yè)知識水準(zhǔn)參差不齊，有的管理人員與檔案管理專業(yè)毫不相干，卻從事了檔案管理工作，雖然在工作過程中，經(jīng)過了系統(tǒng)培訓(xùn)，但是卓越的管理才能不是一朝一夕能夠培養(yǎng)出來的，使得管理人員經(jīng)常在小問題上犯一些大錯誤[2]。

2.3 基礎(chǔ)設(shè)施陳舊，防護措施缺失

部分高校的黨建檔案室并沒有設(shè)立單獨的保管空間，流動性大，檔案保存的安全性無法保證。此外，檔案室中要求配備的各項安全防護設(shè)施嚴重缺失，比如，防火器具、防潮措施、防蟲措施、防盜設(shè)施等，一旦發(fā)生火災(zāi)事故或者人為盜竊事故，將給高校造成嚴重的損失。尤其對于原始的紙質(zhì)檔案材料，如果丟失或者損毀，復(fù)原性幾乎為零。

2.4 資金投入力度小，信息化進程緩慢

由于高校各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案的重視程度不夠，檔案管理的一些基礎(chǔ)設(shè)施一直得不到具體落實，檔案管理人員配備一直參差不齊，嚴重妨礙了檔案管理工作進程，使黨建檔案管理成為高校基礎(chǔ)管理工作中的一道死穴。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各個高校的基層黨建檔案基本實現(xiàn)了信息化管理，但是，仍有部分高校雖然建立了信息管理系統(tǒng)，而系統(tǒng)的利用率卻不高，尤其對于一些資格老、經(jīng)驗豐富的管理人員來說，習(xí)慣了傳統(tǒng)的工作模式，在工作中，依然以建立紙質(zhì)檔案為主，忽略了信息系統(tǒng)的便捷高效性，忽略了數(shù)據(jù)庫海量存儲、高倍記憶的功效，導(dǎo)致工作進程緩慢。

3 ?高?；鶎狱h建工作加強檔案管理的路徑探析

3.1 明確歸檔范圍及歸檔時間

目前，高?；鶎狱h建檔案可以劃分為8個類別，檔案管理人員必須明確每一個類別，在歸檔時，認真核對檔案類別，避免出現(xiàn)檔案管理的混亂格局。第一類檔案是上級文件，主要包括上級黨組織的行文規(guī)定、紅頭文件、重要指示精神以及需要內(nèi)部貫徹執(zhí)行的黨組織相關(guān)文件資料;第二類是黨建工作材料，主要包括黨組織章程、換屆選舉規(guī)定、黨組織審批文件、人員與機構(gòu)調(diào)整文件等;第三類是黨組織的基礎(chǔ)性材料，主要包括黨組織的基本情況、近期或者遠景規(guī)劃、民主生活會材料、黨費收繳信息以及黨組織的工作安排等;第四類是黨代表的工作材料，主要包括個別黨代表的提案、任用期制度等;第五類是向社會與學(xué)校公開的黨務(wù)工作，主要是指黨員干部的入黨申請、預(yù)備黨員的轉(zhuǎn)正公示材料以及黨員干部的考評材料等;第六類是黨員隊伍的建設(shè)材料，主要包括黨員名冊、黨員獎懲材料以及在校大學(xué)生黨員名冊等;第七類是教育培訓(xùn)材料，主要包括內(nèi)部黨員干部教育領(lǐng)導(dǎo)小組、教育培訓(xùn)制度、教育活動記錄以及黨員學(xué)習(xí)情況記錄等;第八類是黨內(nèi)的一些專項材料，主要包括中央關(guān)于黨員干部的活動記錄、創(chuàng)先爭優(yōu)活動記錄、黨員社會活動材料等。以上基層黨建檔案的八大類別材料應(yīng)于每年的上半年完成歸檔工作，這樣能夠為下半年工作的順利開展提供切實參考依據(jù)[3]。

3.2 檔案雙元價值視閾下，進一步完善分類體系

高?；鶎狱h組織黨建檔案應(yīng)建立一套完善的分類體系，并體現(xiàn)出檔案的工具價值與信息價值，分類體系的建立應(yīng)遵循實用性、科學(xué)性、規(guī)范性、系統(tǒng)性以及層次性原則。即結(jié)合高校建校方針、基層黨建工作特點及檔案來源進行分類，確保檔案管理的可延續(xù)性?；鶎狱h建檔案文件在分類時，應(yīng)設(shè)置3個層次，第一層次按年度分類，以每年的12月31日為截止日，列為本年度檔案。第二層次按照八大類進行細分，對于一些臨時性文件資料，也應(yīng)納入二級類目。第三層次既可以根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示，也可以根據(jù)實際工作動向進行設(shè)定，在編制類目時，可以用數(shù)字或者文件名頭的首字母代表，做到標(biāo)注清晰、準(zhǔn)確、易于查找。

3.3 建立受控制度，確保檔案安全

由于黨建檔案的特殊性，涉及到黨員干部的個人信息與黨建工作的開展情況，因此，保密級別較高，基于這一點，必須進一步完善檔案的各項管理制度，將移交程序、借閱程序、保管程序、查詢程序納入到制度體系當(dāng)中。檔案移交時應(yīng)明確移交人、接交人的職責(zé)權(quán)限，移交人在移交手續(xù)中載明黨建檔案的類目、卷宗號、卷柜號、交接日期，接交人對移交材料進行仔細核對，避免出現(xiàn)漏交、錯交現(xiàn)象的發(fā)性。在借閱程序中，應(yīng)明確借閱人責(zé)任與義務(wù)，主要包括檔案的完整性、借閱時間、歸還時間以及借閱用途等，使借閱出去的檔案在管理人員的可控范圍內(nèi)。檔案保管應(yīng)確保檔案完好無損，做好防火、防盜、防塵、防潮等防護工作。檔案查詢程序應(yīng)劃分為兩個程序：一是檔案信息系統(tǒng)查詢;二是紙質(zhì)檔案查詢程序，明確查詢權(quán)限，完善查詢流程，保證檔案查詢手續(xù)齊全。

3.4 加大培訓(xùn)力度，提升管理人員綜合素質(zhì)

高校應(yīng)加大對黨建檔案的管理力度，建立內(nèi)部檔案管理人員的培訓(xùn)機制，根據(jù)檔案管理人員的個人能力以及綜合素養(yǎng)，制訂適時可行的培訓(xùn)計劃，將黨建檔案管理程序、檔案管理人員的崗位職責(zé)權(quán)限、檔案管理的各項規(guī)章制度納入到培訓(xùn)計劃當(dāng)中，通過培訓(xùn)教育提升檔案管理人員的責(zé)任意識、管理意識、綜合素質(zhì)，使其勝任檔案管理工作。根據(jù)崗位需要，高校于每年年初制訂人才需求計劃，向社會廣納賢才、良才，在管理過程中做到能者上、平者讓、庸者下，打造一個集專業(yè)技術(shù)含量高、主人翁責(zé)任感強、綜合素質(zhì)優(yōu)良的黨建檔案管理人才體系。

3.5 優(yōu)化資源配置，做好考核監(jiān)督工作

高校應(yīng)進一步加大黨建檔案管理的資金投入力度，單獨設(shè)置黨建檔案存儲室，配備齊全的檔案防護設(shè)施，比如滅火器材、遮陽窗簾、標(biāo)準(zhǔn)的檔案擺架、卷柜以及除塵、防潮、防蟲設(shè)施。對于檔案信息管理系統(tǒng)，應(yīng)配備專業(yè)技術(shù)人員對系統(tǒng)進行定期維護，發(fā)現(xiàn)運行故障，及時進行處理。同時，建立檔案管理人員的工作績效考核機制，將日常工作納入到考核范疇，并作為年終獎以及評先爭優(yōu)的重要參考依據(jù)。對在工作中出現(xiàn)嚴重失職的管理人員，根據(jù)內(nèi)部獎懲辦法，對責(zé)任人進行嚴肅處理，不縱容、不姑息。高校應(yīng)委派專人對黨建檔案管理人員的日常工作進行跟蹤和監(jiān)督，使黨建檔案工作逐步實現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化管理。

高?；鶎狱h建檔案能夠真實地反映出黨建工作的具體開展情況，為高校黨組織的順暢運營提供了確鑿的參考依據(jù)。在檔案雙元價值視閾下，高校應(yīng)高度重視黨建檔案管理的重要性，在體現(xiàn)檔案服務(wù)價值的同時，兼顧延伸和拓展檔案的工具價值，成為高校黨員干部開展各項工作的主要抓手，有效助推黨的建設(shè)事業(yè)全面前行。

參考文獻

[1] 楊莎莎，李淑青.高?；鶎狱h建檔案管理體系建設(shè)及其保障[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2018（12）：5-7.

[2] 徐大新.新時期如何做好高校黨建檔案管理工作[J].蘭臺世界，2018（Z2）：212-213.

[3] 陳旭陽.協(xié)同創(chuàng)新：檔案雙元價值實現(xiàn)的有效路徑[J].阜陽師范學(xué)院學(xué)報：社會科學(xué)版，2015（4）：150-153.