現(xiàn)階段學校檔案管理工作面臨的問題與對策

陳寶鋒

摘 要：近幾年來，我國教育事業(yè)在不斷的改革和發(fā)展，各個方面都取得了很大的成功，教育質(zhì)量也在逐步上升。教育領(lǐng)域的發(fā)展離不開每一所學校的有效管理，對于學校來說，檔案管理工作非常重要。因為一個學校的檔案包含著非常多有價值的信息，與學生的學習、學校的發(fā)展等息息相關(guān)，科學合理的檔案管理工作可以提高學校各個工作進行的效率質(zhì)量，同時還可以提高學校的科學教研質(zhì)量，幫助學校進行招生工作等。但是一旦學校檔案管理工作存在問題，就會嚴重影響到學校工作的進行，使得大量有價值的資料不能及時被找到，影響學校發(fā)展的進程。因此我們要增加對學校檔案管理工作的關(guān)注度，盡可能的將存在的問題進行解決。本文通過對現(xiàn)階段學校檔案管理工作中存在的問題進行詳細解析，探討出科學合理的檔案管理工作措施。

關(guān)鍵詞：學校;檔案管理;解決措施

中圖分類號：G472.4 文獻標識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）20-0255-02

1 學校檔案管理工作的主要意義和作用

1.1 檔案管理工作的意義

學校的方案管理工作設(shè)計范圍較為廣泛，里面涵蓋著有關(guān)學校所有的具有一定價值的信息，例如學校的招生信息、教學方面的信息、科研水平、學生學籍信息以及學生成績等。這些信息的內(nèi)容對于學校正常運行非常重要，是保障學校不斷發(fā)展的基礎(chǔ)條件。因此需要對這些檔案進行科學有效的管理，這樣在對檔案進行提取時，可以很好地節(jié)省時間，提高檔案提取的效率，還能很好的避免重要文件的丟失。檔案管理工作需要將檔案進行分類整理，對檔案進行分層，對于重要的檔案要格外注重安全問題，避免重要檔案的丟失或是泄露。檔案管理工作可以為學校提供一定的信息資源基礎(chǔ)，保障在活動開展的時候，學?？梢缘谝粫r間提取有效信息。但是現(xiàn)在很多學校的檔案管理工作還存在著較多的問題，這就使得管理工作停止不前。甚至有的學校很多檔案都是混亂的，這就會很容易的造成丟失或者泄露的現(xiàn)象[1]。

1.2 檔案管理工作的主要作用

檔案管理工作的作用主要分為兩個方面[2]。

（1）學校檔案管理工作質(zhì)量直接影響著學校的整體形象，好的檔案管理工作能夠為學校創(chuàng)造一個較為良好的形象，從而幫助學校更好的進行招生工作。檔案來自于學校的日?；顒樱瑫r學校又是使用檔案的主體，可以使得檔案發(fā)揮更加重要的作用。一個檔案的生成開始于一所學校的形成，檔案的數(shù)量伴隨著學校的辦學年限不斷增加。因此一個學校的檔案非常詳細的記錄了這所學校從開始到現(xiàn)在的完整的歷程，是學校重要信息的來源，可以通過翻閱檔案來對這所學校有一個整體的認識，了解這所學校的發(fā)展軌跡。因此良好的學校檔案管理能夠帶給人一個美好的印象，從而促進學校的進一步發(fā)展。對于一所學校來說，良好的生源條件是非常重要的，檔案管理工作有利于樹立好的學校形象，在一定程度上也解決了學校的招生問題。

（2）學校檔案管理工作過是學校的信息來源，能夠更好的儲存教職工以及學生的教學經(jīng)驗以及學習成果。對于老師來說，一個老師的教學經(jīng)歷，包括他在教師生涯中獲得的獎項、教學內(nèi)容、教學方法都被記錄到檔案當中。對于一個學生來說，其獲得的獎項、學習成績也都被記錄在檔案里，可以隨時被提出來，如果學生在就業(yè)時需要這份檔案，就可以很快的找到檔案，幫助學生解決問題。

2 現(xiàn)階段我國學校檔案管理工作中存在的問題

2.1 檔案管理工作制度不全面，使得檔案管理工作行為不規(guī)范

目前為止，很多學校檔案管理工作沒有取得很好的效果的原因就是因為沒有健全的制度提供支持，使得管理工作得不到保障。檔案管理工作制度不健全包括沒有詳細的獎懲制度，這就會使得部分工作人員出現(xiàn)不按規(guī)章制進行工作的現(xiàn)象，使得工作行為不規(guī)范。同時在對檔案進行整理的過程中，沒有詳細的將檔案進行分類，造成檔案的丟失或是泄露，并且如果沒有獎勵制度還會大大降低工作人員的工作積極性，使其降低工作質(zhì)量。因此要想保障檔案管理工作的質(zhì)量和效率，就需要不斷的完善檔案管理工作相關(guān)制度，保障檔案管理工作的行為規(guī)范性[3]。

2.2 監(jiān)督力度不強，導致檔案管理工作的疏忽

學校的任何工作都應(yīng)該進行良好的監(jiān)督，只有監(jiān)督工作做到位，對檔案管理工作進行嚴格的審核，才能夠保障檔案管理工作的質(zhì)量。但是現(xiàn)階段很多的學校沒有對檔案管理工作賦予高度的重視，僅僅只是將檔案管理工作做做表面功夫，檔案實則混亂的堆放在一起，監(jiān)督力度也不夠強。這就使得檔案管理工作不能夠很好的發(fā)揮其作用。檔案管理工作監(jiān)督力度不強還會導致管理人員沒有責任意識，工作也只是草草了事，沒有真正深入的去對檔案進行分類處理，工作人員的積極性也不高。因此需要對檔案管理工作進行合理的監(jiān)督，不斷的提高監(jiān)督力度，保障檔案管理能夠深層次的進行，而不只是停留在表面。

2.3 學校工作人員的檔案意識不夠強，造成了檔案的混亂

現(xiàn)階段，很多的學校并沒有意識到檔案管理工作的重要性，所以對于檔案這方面的工作沒有具體的要求。這就導致很多的教職工在對檔案進行提取翻閱之后，沒有放置在原處的行為習慣，形成了檔案亂拿亂放的現(xiàn)象。同時還有教職工在提取檔案的時候，不能夠按照規(guī)章制度進行登記，這就會使得檔案的使用時間以及放置時間不能很好的統(tǒng)計，容易造成檔案的丟失。因此學校應(yīng)該重視檔案管理工作，盡可能的培養(yǎng)教職工的檔案意識，使得每一個人都有一個正確的對待檔案管理的態(tài)度。

2.4 檔案管理工作人員的工作素質(zhì)不高

（1）檔案管理工作人員缺乏檔案意識，沒有充分認識到檔案管理的重要性。這就導致檔案管理工作做僅僅停留在表面，沒有深層次的進行有意義的工作。（2）檔案管理人員的工作素質(zhì)不高，工作素質(zhì)并不高表現(xiàn)在兩個方面：一是沒有較強的管理能力，缺乏一些基礎(chǔ)的知識技能。這就會導致檔案管理工作不能及時有效的進行，同時還會大大降低檔案管理工作的質(zhì)量以及作用。二是檔案管理人員缺少工作責任心，這就使得檔案管理工作不能夠按照規(guī)定時間內(nèi)完成，或是完成較為草率質(zhì)量不高，同時還會出現(xiàn)擅離職守的現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案管理工作人員的態(tài)度直接決定著檔案管理工作的質(zhì)量，因此要想保障檔案管理工作的順利進行，需要不斷的提高檔案管理工作人員的工作素質(zhì)。

3 有關(guān)提高檔案管理工作質(zhì)量的具體措施

3.1 完善檔案管理工作相關(guān)制度

近年來，我國對教育事業(yè)的發(fā)展給予了高度的重視，很多有關(guān)教育的制度也都進行了相應(yīng)的完善。但是教育在發(fā)展的同時，也將伴隨著一些問題的產(chǎn)生，這些問題對于學校來說是一個巨大的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)階段我國有關(guān)學校檔案管理工作的制度還不夠全面，涉及的范圍不夠廣泛，這使得檔案管理工作的效率不高，因此需要不斷的完善檔案管理工作制度，為檔案管理工作的順利進行提供制度支持。首先應(yīng)該增添獎懲制度以及責任制度。獎懲制度可以很好地督促檔案管理工作人員的工作積極性，保障管理人員對待工作始終保持一種負責人的態(tài)度，將管理工作更深層次的進行。責任制度可以將責任落實到個人，對管理工作人員來說有一個監(jiān)督的作用。能夠很好地提高檔案管理工作的監(jiān)督力度，保障每一位工作人員都可以在自己的職位上盡心工作。其次應(yīng)該增添規(guī)范管理人員工作行為的制度，對管理人員的工作行為進行嚴格把關(guān)，保障檔案管理工作可以嚴格按照規(guī)章制度進行，提高管理工作的質(zhì)量與效率[4]。

3.2 提高對學校檔案管理工作的監(jiān)督力度

當?shù)赜嘘P(guān)部門需要對每一所學校進行嚴格的監(jiān)督工作，保障每一所學校都在良好的完成檔案管理工作。同時還要對學校的檔案管理工作進行定期的抽查，這樣可以提高學校對于檔案管理工作的重視程度，還可以很好的起到一個促進的作用。對于一些只做表面功夫或是沒有進行檔案管理工作的學校，要給予一定的懲罰措施，這樣可以起到一定的警示作用，也能夠進一步的促進學校檔案管理工作的進行。良好的監(jiān)督工作對于學校檔案管理工作來說十分重要，因此需要相關(guān)部門的配合與支持，與學校共同提高檔案管理工作的重要作用。

3.3 提高學校工作人員的檔案意識

現(xiàn)階段很多學校對于檔案管理工作是一種忽視的態(tài)度，這種態(tài)度直接影響著學校教職工對于檔案的態(tài)度。很多的教職工由于沒有檔案意識，對于檔案的放置以及提取沒有規(guī)范的操作，因此就會有亂拿亂放的現(xiàn)象產(chǎn)生，造成檔案的丟失等問題。針對這一問題，學校需要提高教職工的檔案意識，規(guī)范教職工的行為。例如教職工在對檔案進行查看翻閱時，需要在檔案室進行登記，將詳細的提檔時間以及存檔時間進行記錄，這樣可以方便下一次的查找，并且減少查找的時間，提高查找的效率。同時需要工作人員對檔案進行一定的分類處理，針對重要文件要進行嚴格的保管，避免出現(xiàn)文件丟失或是泄露的現(xiàn)象產(chǎn)生。因此需要不斷的提高學校工作人員的檔案意識，規(guī)范工作行為[5]。

3.4 提高檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)

檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，因此提高檔案管理工作人員的工作素養(yǎng)非常必要。首先學校應(yīng)該對管理人員進行定期的培訓，保障檔案管理工作人員能夠具備充足的知識素養(yǎng)以及一些基本技能。為檔案管理工作人員樹立正確的檔案意識，保障其可以靈活運用檔案管理知識。檔案管理人員需要具有較強的責任心，對于檔案管理工作認真負責，針對一些細節(jié)問題需要認真的對待，同時還要提高自身行為規(guī)范性，保障工作可以高質(zhì)量的完成。

4 結(jié)語

現(xiàn)階段學校檔案管理工作對于學校的發(fā)展來說十分重要，良好的檔案管理工作可以幫助學校進行招生工作，為學校樹立一個良好的形象。但是目前為止我國學校檔案管理工作還存在著一定的問題，例如檔案管理工作制度不全面，使得檔案管理工作行為不規(guī)范、監(jiān)督力度不強，導致檔案管理工作的疏忽、學校工作人員的檔案意識不夠強，造成了檔案的混亂、檔案管理工作人員的工作素質(zhì)不高等，需要學校對這些問題進行有效的解決，進一步的推動檔案管理工作的進行。

參考文獻

[1] 趙思.淺談高校干部人事檔案管理工作存在的問題及對策[J].楊凌職業(yè)技術(shù)學院學報，2015（1）：87-88.

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[3] 續(xù)姍.新時期高校檔案管理工作問題及發(fā)展對策[J].長春教育學院學報，2013（18）：149-150.

[4] 鐘華.高校人事檔案管理面臨的新問題及對策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（14）：146.

[5] 賀偉.中職學校檔案管理工作面臨的問題及對策[J].中小企業(yè)管理與科技（上旬刊），2015（4）：49.