研究生在學(xué)檔案管理的三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)

雷勵(lì) 楊亞萍

一、研究生在學(xué)檔案的內(nèi)容及現(xiàn)狀

截至到讀研，一個(gè)人的人生檔案的總和狀態(tài)，就是研究生在學(xué)檔案的狀態(tài)。因此研究生在學(xué)檔案包括兩大方面內(nèi)容：研究生入學(xué)前的個(gè)人檔案和讀研期間新產(chǎn)生的檔案。讀研期間新產(chǎn)生的檔案包括：學(xué)籍相關(guān)檔案（如研究生錄取名單、成績單等）、畢業(yè)相關(guān)檔案（如研究生畢業(yè)名單、就業(yè)報(bào)到證等）、研究生學(xué)位檔案、獎(jiǎng)懲檔案等內(nèi)容。其中的有些檔案內(nèi)容會累積到研究生入學(xué)前的個(gè)人檔案里而形成新的個(gè)人檔案，新的個(gè)人檔案將隨著學(xué)生畢業(yè)離校而轉(zhuǎn)遞到下一個(gè)社會單位。有些檔案會永久保存在學(xué)生讀研的高校。

在工作實(shí)踐中作者發(fā)現(xiàn)，有一些研究生的在學(xué)檔案很不齊整：檔案中已有的記錄不能完整體現(xiàn)某個(gè)事實(shí)的存在。比如，有的是缺高中這部分檔案，有的是缺大學(xué)這部分檔案;有的是大學(xué)這部分的檔案有內(nèi)容但不完整;有的是讀研前的工作經(jīng)歷模糊;有的是讀研前的入黨檔案不完整;有的是讀研這部分的檔案內(nèi)容不完整。有些同學(xué)是在多年后使用自己的檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)其中某個(gè)內(nèi)容有缺失。再回頭尋找當(dāng)時(shí)的相關(guān)管理部門求證，往往難度較大，常常因?yàn)榫唧w工作人員的變更，而無法找回原始檔案。對個(gè)人造成了無法彌補(bǔ)的損失。因此對研究生在學(xué)檔案及時(shí)進(jìn)行梳理，記錄檔案清單，完善讀研檔案是非常重要的。

二、研究生在學(xué)檔案特點(diǎn)：形成周期長、管理周期長

1.讀研前的檔案

研究生入學(xué)的年齡一般是在21歲之后，學(xué)生在讀研前的檔案可能形成于多個(gè)不同的階段：中學(xué)、大學(xué)，或是工作。讀研前檔案累計(jì)形成的周期長，管理的周期也長。一旦讀研后發(fā)現(xiàn)此前某部分檔案的內(nèi)容全部缺失或部分缺失，想要找回原始記錄的難度很大。

2.研究生的彈性學(xué)制

相較于本科生的固定學(xué)制來說，研究生的學(xué)制特點(diǎn)是彈性學(xué)制。這種不固定的學(xué)習(xí)期限，為研究生提供了完成學(xué)業(yè)可供選擇的可能性。碩士研究生的學(xué)制一般是：2-3年。博士研究生的學(xué)制一般是：3-6年。因此，同一個(gè)固定時(shí)間點(diǎn)入學(xué)的研究生們，他們畢業(yè)的時(shí)間點(diǎn)是分散的、不統(tǒng)一的。碩士研究生的畢業(yè)時(shí)間點(diǎn)可能是：入學(xué)的2年后、2.5年后、3年后。博士研究生的畢業(yè)時(shí)間點(diǎn)可能是：入學(xué)的3年后、3.5年后、4年后……6年后，或許更長。

3.讀研期間的檔案

由于研究生的學(xué)制是彈性的，相應(yīng)地導(dǎo)致研究生讀研期間的檔案形成周期較長，進(jìn)而管理周期較長。尤其是博士研究生的檔案周期更長。比如，同一年入學(xué)的博士生，快的可能三年就能畢業(yè)，慢的六年才能畢業(yè)。在此期間，每個(gè)博士生的在學(xué)檔案的內(nèi)容也在不停地累積著，豐富著。直到有一天完成了學(xué)業(yè)，其在學(xué)檔案的累積過程宣告結(jié)束。這是一個(gè)不確定時(shí)間的長周期。這個(gè)動(dòng)態(tài)的過程始終離不開相關(guān)管理部門的工作，它不僅僅增加了相關(guān)管理部門管理檔案的復(fù)雜程度，也導(dǎo)致了此部分檔案的管理周期延長。

三、有效措施：注重入學(xué)、畢業(yè)及求學(xué)過程三個(gè)方面檔案的管理

為了確保研究生在學(xué)檔案的齊全完整，作者在多年的研究生教育管理工作實(shí)踐和檔案管理工作實(shí)踐中探索發(fā)現(xiàn)，只要抓住入學(xué)、求學(xué)及畢業(yè)三個(gè)過程中檔案的管理，就能起到很好的效果。

1.確保研究生入學(xué)檔案的齊全完整

入學(xué)檔案，是指因?yàn)閷W(xué)生升學(xué)而產(chǎn)生的相關(guān)檔案，內(nèi)容包括報(bào)考、錄取、政審以及報(bào)考前的個(gè)人檔案。研究生新生檔案的管理流程是，在每一批新生入學(xué)前幾個(gè)月，新生的個(gè)人檔案和政審一般都先一步郵寄到了基層學(xué)院，由基層學(xué)院進(jìn)行審核和保管。等新生正式開學(xué)后，再加上與報(bào)考、錄取相關(guān)的檔案，進(jìn)行逐人梳理后，統(tǒng)一移交到高校學(xué)生檔案管理部門，由學(xué)校進(jìn)行集中保管。學(xué)生檔案管理部門此時(shí)會給每一個(gè)同學(xué)建檔：每人一個(gè)新的檔案袋，把以上這些入學(xué)檔案裝袋保管。

在進(jìn)行梳理入學(xué)檔案時(shí)，有幾點(diǎn)很好的做法：一是，逐人梳理，逐人列出檔案內(nèi)容清單。這樣方便同學(xué)在以后查詢時(shí)，能了解到當(dāng)時(shí)的檔案袋里有什么檔案。二是，以班級為單位，列出一張包含每個(gè)同學(xué)的常規(guī)缺檔內(nèi)容清單。并把此清單移交。這樣方便檔案管理部門在給學(xué)生提供查詢服務(wù)時(shí)，能清楚知道誰缺什么檔案，誰的檔案齊全。三是，告知缺少常規(guī)檔案的同學(xué)所缺內(nèi)容，并督促其了解缺失原因。對于確實(shí)缺少的督促其想法找回原始檔案。比如，有些省份中學(xué)檔案實(shí)行的是電子檔案，沒有紙質(zhì)的。此情況不算檔案內(nèi)容不齊全。還有，有些學(xué)生的本科檔案未轉(zhuǎn)來，仍然在原來的本科學(xué)校。有些學(xué)生的工作檔案未轉(zhuǎn)來，仍然在原來的工作所在地。四是，散在多處的個(gè)人檔案，建議整合到一處保管。方便學(xué)生以后一次性完成檔案轉(zhuǎn)遞，而不是多次。

通過以上的梳理過程，就能清楚的了解到哪個(gè)同學(xué)的檔案內(nèi)容齊全，對于不齊全的也基本能夠及時(shí)去找回，實(shí)在找不回的也能清楚地知道缺什么。從而有效減少了入學(xué)檔案不齊全、不完整的發(fā)生率。

2.確保求學(xué)過程檔案的齊全完整

求學(xué)過程中產(chǎn)生的檔案，一般包括課程學(xué)習(xí)成績單、參與科研活動(dòng)、社會活動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等方面。相關(guān)管理部門要留意，這些檔案一旦產(chǎn)生，要及時(shí)歸檔。尤其是留存在個(gè)人手上的檔案，極易損毀或丟失，更要及早歸檔。比如，研究生教務(wù)部門在學(xué)生成績單產(chǎn)生后，要把《在校研究生學(xué)習(xí)成績單》及時(shí)歸檔。學(xué)生參加完科技競賽活動(dòng)、科研活動(dòng)、社會活動(dòng)后，如有獲獎(jiǎng)、成果、鑒定等結(jié)論性資料，學(xué)生本人要及時(shí)通過相關(guān)流程把獲獎(jiǎng)證書、科研成果、鑒定等資料歸入個(gè)人檔案。對于在此期間形成的黨員發(fā)展檔案，黨組織要及時(shí)將相關(guān)檔案材料歸入學(xué)生個(gè)人檔案。對于學(xué)生的表彰、處分等資料，學(xué)工部門要及時(shí)把表彰文件、處分文件等資料及時(shí)歸檔。

求學(xué)過程檔案是否齊全完整，在很大程度上有賴于相關(guān)職能部門。首先需要檔案產(chǎn)生部門盡職盡責(zé)。不僅要確保每個(gè)學(xué)生有檔案，而且要確保每份檔案的內(nèi)容完整。對于沒有產(chǎn)生檔案的學(xué)生，也要明確其不產(chǎn)生檔案的理由，為多年以后的檔案查詢提供依據(jù)。二是需要多個(gè)職能部門的分工協(xié)作。由于研究生教育管理內(nèi)容龐雜，不同的職能部門分管不同的內(nèi)容。因此現(xiàn)實(shí)中需要不同的職能部門歸不同內(nèi)容的檔案。只有各個(gè)職能部門把該歸的檔案內(nèi)容都?xì)w齊了，學(xué)生的在讀研檔案內(nèi)容才能齊全、完整。因此，強(qiáng)化各職能部門工作人員的檔案意識，倡導(dǎo)及時(shí)整理、及時(shí)歸檔，在實(shí)際歸檔工作中具有很重要的作用。

3.確保研究生畢業(yè)檔案的齊全完整

畢業(yè)檔案，是指學(xué)生在結(jié)束學(xué)業(yè)時(shí)產(chǎn)生的相關(guān)檔案。不同的高校，研究生畢業(yè)檔案的內(nèi)容也有所不同。其內(nèi)容一般包括畢業(yè)生登記表、畢（結(jié)）業(yè)生名單、研究生就業(yè)報(bào)到證、學(xué)位（畢業(yè)）論文、相關(guān)答辯材料等。

為了不影響學(xué)生畢業(yè)離校后的檔案轉(zhuǎn)遞，在這些畢業(yè)相關(guān)檔案生成后，就業(yè)部門需要及時(shí)把就業(yè)報(bào)到證的存根歸入學(xué)生個(gè)人檔案?；鶎訉W(xué)院需要把畢業(yè)生登記表等相關(guān)檔案及時(shí)歸入學(xué)生個(gè)人檔案。另外，對于學(xué)位（畢業(yè)）論文、相關(guān)答辯材料等檔案，為了給離校后的畢業(yè)生提供及時(shí)地利用服務(wù)，也倡導(dǎo)基層培養(yǎng)單位及時(shí)把這些檔案整理齊全、完整，及時(shí)歸檔。確保為畢業(yè)生在母校保留一份完整的檔案。

（作者單位：西安交通大學(xué)）