《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

第七章? 企業(yè)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)

選留文件和劃分保管期限是鑒定工作的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，通過科學(xué)的鑒定，才能把有價(jià)值的文件轉(zhuǎn)為不同保管期限的檔案，使企業(yè)的知識(shí)信息精華得到有效保存，因此，鑒定工作是形成檔案的關(guān)鍵。

7.7.1 企業(yè)應(yīng)成立由主管領(lǐng)導(dǎo)、職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員組成的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），負(fù)責(zé)確定文件保管期限和到期檔案鑒定。

檔案鑒定工作關(guān)系正確劃定企業(yè)檔案的價(jià)值，決定企業(yè)檔案的存毀，特別是銷毀前的鑒定工作，一且失誤將難以挽回。檔案鑒定是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅的工作，因而要有嚴(yán)格的組織領(lǐng)導(dǎo)。企業(yè)要組成由企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)職能部門、專業(yè)技術(shù)人員和檔案人員共同參加的檔案鑒定委員會(huì)（或小組），負(fù)責(zé)確定文件保管期限和對(duì)已到保管期限的企業(yè)

檔案進(jìn)行銷毀前的審查鑒定，提出鑒定意見報(bào)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審批。其中綜合管理性檔案的鑒定工作，應(yīng)由相應(yīng)工作的企業(yè)主管領(lǐng)導(dǎo)組織或參加;科技檔案的鑒定，應(yīng)由總工程師負(fù)責(zé)組織或參加;會(huì)計(jì)檔案的鑒定，應(yīng)由總會(huì)計(jì)師負(fù)責(zé)組織或參加。

7.7.2 檔案保管期限應(yīng)根據(jù)文件對(duì)企業(yè)、國家和社會(huì)所具有的現(xiàn)實(shí)和今后工作查考、憑證作用，以及歷史研究價(jià)值確定。

檔案保管期限是衡量和表示檔案價(jià)值的一種標(biāo)識(shí)。正確地判定文件材料的價(jià)值，準(zhǔn)確地劃分保管期限，是保證歸檔文件整理質(zhì)量的重要因素。企業(yè)檔案既是企業(yè)的重要資源，也是國家和社會(huì)的寶貴財(cái)富，在確定企業(yè)檔案保管期限時(shí)，應(yīng)當(dāng)從企業(yè)、國家和社會(huì)的整體利益出發(fā)，堅(jiān)持以全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)，從檔案的來源、內(nèi)容、時(shí)間、文本、外形等方面的特征，全面地衡量判定企業(yè)檔案對(duì)現(xiàn)實(shí)及長遠(yuǎn)工作的查考價(jià)值，突出“以我為主”的原則，從反映企業(yè)主要職能和重要活動(dòng)以及維護(hù)企業(yè)歷史面貌的角度出發(fā)，準(zhǔn)確地確定企業(yè)檔案的保管期限。

保管期限確定之后，要編制保管期限表。保管期限表是以條款或表格形式列舉檔案的來源、內(nèi)容和形式，并指明保管期限的一種指導(dǎo)性文件，它是鑒定檔案保存價(jià)值和確定檔案保管期限的依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)。

7.7.3 檔案保管期限一般分為永久和定期兩種。會(huì)計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。

本標(biāo)準(zhǔn)改革了企業(yè)檔案保管期限的劃分方法，將原來的永久、長期、短期修改為永久和定期，定期中再實(shí)行標(biāo)時(shí)制，一般分為”30年”、“10年”，企業(yè)檔案保存期滿并進(jìn)行鑒定后，或是銷毀或是延期，縮短了除永久之外歸檔文件的保管期限，改以往長期50年為30年、短期15年為10年，這樣將有助于加快對(duì)到期檔案的審查，進(jìn)而加快對(duì)檔案的鑒定銷毀，及時(shí)去除無繼續(xù)保存價(jià)值的文件，達(dá)到吐故納新、優(yōu)化室藏檔案的最終目的。

30年和10年兩個(gè)期限主要指一般條件、一般情況下的基本劃分方法。企業(yè)還可根據(jù)本單位實(shí)際工作需要再增設(shè)期限檔次成調(diào)整現(xiàn)有期限。定期保管的檔案必須標(biāo)明時(shí)限，不可直接注期“定期”，以便能夠及時(shí)對(duì)達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定銷毀。會(huì)計(jì)檔案的保管期限執(zhí)行國家財(cái)政部、國家檔案局發(fā)布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》（財(cái)會(huì)字【1998】32號(hào)），各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，根據(jù)其特點(diǎn)，也是分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五種。各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。

7.7.4 永久保管檔案。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)本企業(yè)、國家和社會(huì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的文件，列為永久保管。

永久保管的檔案是指這部分檔案作為歷史記錄無限期地保存下去。凡是反映本企業(yè)主要職能活動(dòng)、重大活動(dòng)和基本歷史面貌的，在工作査考、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、科學(xué)研究等工作中需要長遠(yuǎn)利用，對(duì)本企業(yè)、國家和社會(huì)有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，以及在企業(yè)活動(dòng)中維護(hù)國家、企業(yè)和職工權(quán)益等方面具有長遠(yuǎn)證據(jù)價(jià)值的檔案，應(yīng)定為永久保管，這部分檔案是企業(yè)的核心檔案。

（此部分未完待續(xù)）