新媒體視閾下的檔案遠程服務發(fā)展研究

鄭柏

近年來，數(shù)字信息技術的應用涌現(xiàn)出了越來越多新的媒介，“新媒體”也受到國內外學者的廣泛重視，檔案部門也在積極探索檔案遠程服務。利用新媒體傳播迅速、交互性強等特性，不僅能夠拓寬檔案部門開展遠程服務的方式，也可以更好的提高自己的服務水平與工作效率，提高全社會的檔案保管與利用意識。

一、檔案遠程服務的發(fā)展概述

1.檔案遠程服務的內涵

檔案遠程服務從廣義上來講就是指檔案機構遠距離為利用者提供檔案服務，具體就是說利用者不必前往所需檔案信息資源保存的檔案館就可以異地獲取檔案信息、完成檔案利用的所有檔案服務統(tǒng)稱為檔案遠程服務。而從狹義上來說，檔案遠程服務是指檔案館借助專門設計、開發(fā)的檔案遠程服務平臺，對遠程登錄該平臺的用戶進行身份確認，共享檔案信息，完成檔案遠程利用服務。

2.檔案遠程服務的特點

首先，異地獲取打破了地域限制。以民生檔案遠程服務為例，館際、館社、館室之間的聯(lián)動合作，可以讓民眾在首訪檔案館或者社區(qū)業(yè)務窗口完成對其他地域檔案館保存的民生檔案的利用。

其次，民眾免于奔波極大地節(jié)約了成本。而檔案遠程服務方式的出現(xiàn)改變了民眾需要四處奔波的困境。遼寧省各高校通過檔案網(wǎng)頁建設開展檔案遠程服務，用戶通過訪問檔案網(wǎng)頁能夠鏈接到相關的檔案查詢系統(tǒng)進行信息的查閱，通過鏈接網(wǎng)上服務系統(tǒng)進行遠程服務的預約和辦理。

最后，提供交互性的服務方式，也就是說檔案部門與用戶之間通過網(wǎng)站等途徑， 實現(xiàn)交流溝通， 雙方共同參與而完成服務的一種方式。一方面，用戶可以就自己的檔案查詢問題或者其他感興趣的問題對檔案部門進行咨詢;另一方面，開通留言版塊等及時跟進用戶的檔案利用后續(xù)狀況，這對于檔案部門改進自己的工作也有很好的幫助。

二、利用新媒體發(fā)展檔案遠程服務的必要性

1.傳統(tǒng)檔案服務的新困境

（1）用戶數(shù)量顯著增加

傳統(tǒng)檔案館對用戶的數(shù)量有三大限制：空間限制、距離限制和時間限制。網(wǎng)絡時代的到來則改變了這一狀況使得檔案館的用戶數(shù)量也得到了顯著的增加，這對于檔案館來說，一方面意味著自身服務水平的提高得到了社會公眾的認可，另一方面也對工作的更好更快開展提出了更高的要求，如何及時高效地滿足用戶的檔案利用需求是新時代檔案部門應該著重考慮的問題。

（2）原有工作效率無法滿足社會需要

社會化進程加快的大背景下，各行各業(yè)的工作效率都需要提升。傳統(tǒng)檔案館的工作效率相對較慢，而當下，人們都講究高效率辦事，社會的大背景是各行業(yè)紛紛進行技術革新、引進先進工作理念來提高自己的工作效率，在這個背景下，檔案部門也迫切需要做出調整。

2.新媒體對檔案遠程服務的影響

（1）可以多平臺同時開展工作

因為新媒體各個媒介之間是共同存在的，且彼此的用戶并不完全重合，因此檔案部門可以利用不同的平臺提供不同的服務。比如，一方面，檔案部門可以在自己的微博賬戶上發(fā)布工作宣傳的相關內容，另一方面，利用微信公眾號和官方網(wǎng)站開設網(wǎng)上預約、在線咨詢服務，更關注服務內容本身。

（2）為更好的分析用戶訴求提供可能

隨著大數(shù)據(jù)技術的應用，新媒體可以對檔案用戶的留言和操作做出更加精準的分析。以檔案網(wǎng)站為例，對用戶行為的分析可以幫助網(wǎng)站合理安排開放時間、板塊設置以及個性化服務。同時，針對用戶留言的高頻詞匯分析可以有效地整理出用戶普遍或者最多關注的話題及建議，檔案部門可以據(jù)此改進自己的工作，并且可以通過新媒體實時更新用戶的反饋意見，避免無效舉措的出臺。

三、新媒體視閾下的檔案遠程服務現(xiàn)狀

1.國內新媒體利用現(xiàn)狀

（1）高校檔案遠程服務

高校學生尤其是離校畢業(yè)生都面臨查詢學籍證明等較為困難的問題，因此高校的檔案遠程服務得到了一定的重視。目前，很多高校檔案館圍繞數(shù)字檔案館建設積極開展各項工作，紛紛建立檔案信息網(wǎng)站，安裝網(wǎng)絡版檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡查詢和調閱，檔案數(shù)字化工作取得了初步進展，也為高校檔案遠程服務奠定了基礎。

（2）民生檔案遠程服務

民生檔案遠程服務已經(jīng)實現(xiàn)跨館、跨地域的查閱、出證一條龍服務，達到快速向利用者提供電子全文數(shù)據(jù)或檔案復制件證明材料的目的，以上海市浦東新區(qū)檔案館為例，截止2017年7月，浦東新區(qū)檔案館已經(jīng)與重慶市、南京市、廣州市、北京朝陽區(qū)等11家外省市、區(qū)檔案館通過簽署《民生檔案跨館異地利用服務工作協(xié)議》確立了合作關系，極大地方便了民眾利用檔案。

（3）其他機構的檔案遠程服務

醫(yī)療檔案領域、人事檔案、軍隊檔案等領域也紛紛開始檔案遠程利用服務的實踐。以醫(yī)療檔案為例，運用“互聯(lián)網(wǎng)+”的科學技術，建立完善的檔案管理平臺，就像身份證一樣，把患者的信息通過平臺整理總結，為每一個患者建立檔案信息，醫(yī)生通過查詢電子檔案，患者和醫(yī)生的就診和接診信息一目了然，能夠迅速地作出判斷，全面科學地給出治療方案。

2.新媒體利用的制約因素

（1）缺乏相關專業(yè)人才

檔案館現(xiàn)有的人員構成中掌握檔案及計算機知識且具備檔案數(shù)字化處理專業(yè)技能的人員較為欠缺，同時，新媒體作為一類較為新鮮的行業(yè)，熟練掌握其中所有技能的人員在檔案部門也不算太多，在實際操作過程中如果不能很好地運營相關媒介，就無法將新媒體在遠程服務中的效能發(fā)揮最大化。

（2）信息交互功能有所缺失

檔案部門對新媒體的利用還處在起步階段，以微信公眾號為例，自動回復以及人工回復的不完善使得用戶在后臺留言后無法得到及時答復，這就使得檔案部門無法有效的通過新媒體媒介對用戶進行有效的指導和建議。

（3）相關制度規(guī)范不完善

新媒體的門檻相對較低，檔案部門開通的微博微信賬號想要得到用戶的反饋勢必要鼓勵平臺用戶多進行留言互動，而這其中不乏有一些低質量或者是負面的信息反饋，這些信息不僅對檔案部門更好的開展遠程服務工作無益，還有可能對其他用戶造成消極引導，而目前針對新媒體平臺存在的這一漏洞還沒有相對完善的制度規(guī)范加以約束，這對檔案部門的工作也造成了一定的不利影響。

四、新媒體視閾下檔案遠程服務的優(yōu)化策略

1.創(chuàng)新服務理念，加強人才隊伍建設

微信微博等新媒體平臺在檔案部門開展遠程服務工作中的利用效率不高的原因很大程度上在于檔案部門的服務理念沒有適時更新，必須通過一些列活動加強工作人員的創(chuàng)新意識，提高對新媒體平臺利用的重視程度，同時積極培育相關人才，更好的利用新媒介，挖掘潛力，為檔案遠程服務工作增加更多的可能性。

2.重視用戶感受，強化交互功能

加強交互功能能夠有效提升用戶感受。以微信公眾號為例，增加人工回復的時間，對特殊問題給予重點關注;同時優(yōu)化后臺自動回復的內容，除去必要的問候語之外，利用大數(shù)據(jù)技術對用戶的問題進行分類，根據(jù)用戶留言的關鍵詞提取出主要內容從而進行有針對性的回復，避免出現(xiàn)答非所問的情況。

3.加大宣傳力度

檔案部門可以通過與圖書館、雜志社等機構合作，將自己的賬號以二維碼等新式發(fā)不到他們的雜志和宣傳頁上，讓用戶知道有這樣的檔案遠程利用方式，既可以達到宣傳檔案部門工作的效果，同時還可以樹立良好的口碑，為其他工作的開展奠定基礎。

五、結語

隨著技術的發(fā)展，新媒體的普及率一定會越來越高，檔案部門開展遠程服務的進程也勢必會加快。檔案館要善于把握新媒體平臺的特性和優(yōu)勢，利用新媒體創(chuàng)新遠程服務的方式方法，從用戶的感受出發(fā)，盡可能的滿足其信息需求，提升用戶感受?？偠灾灰獧n案部門趨利避害、有效利用，新媒體必將為檔案遠程服務的開展提供更多的可能性。

（作者單位：上海大學圖書情報檔案系）