基層單位文檔管理工作現(xiàn)狀及其發(fā)展態(tài)勢(shì)

張林旺

當(dāng)前，中國特色社會(huì)主義已經(jīng)進(jìn)入新時(shí)代，基層單位文書檔案管理工作，作為單位不可或缺的一項(xiàng)基礎(chǔ)性的工作，其重要性更加凸顯。然而，目前仍有一些單位對(duì)此項(xiàng)工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，忽視該項(xiàng)工作對(duì)單位全面建設(shè)和發(fā)展的基本作用，甚至有人認(rèn)為是可有可無的，致使在文書檔案管理方面存在諸多問題。上述問題如果不能得到重視和有效解決，必將制約和影響單位自身當(dāng)前及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，必須站在全面依法治國的高度，從單位改革發(fā)展穩(wěn)定大局出發(fā)，提高站位，并見諸行動(dòng)，通過采取行之有效的手段和措施持續(xù)加以改善，使得文檔管理工作整體上臺(tái)階、上水平，為新時(shí)代單位的高質(zhì)量健康發(fā)展發(fā)揮更好的作用。

一、基層單位文檔管理現(xiàn)狀

（一）文書檔案管理的基礎(chǔ)普遍較為薄弱

多年來，各單位文書管理均處于封閉式的管理狀態(tài)，檔案管理基本停留在保管的層面，且以不丟失為基本原則。加之，不同時(shí)期對(duì)檔案的質(zhì)量要求各異，檔案的整理規(guī)則也不夠統(tǒng)一，對(duì)檔案建設(shè)方面的投入不夠，檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，造成了檔案管理基礎(chǔ)整體上較差的局面。

（二）單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理重視不夠

不少單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為，管理工作不能給單位帶來直接的經(jīng)濟(jì)效益，對(duì)檔案工作重要性的認(rèn)識(shí)存在不足，對(duì)其技術(shù)含量的認(rèn)識(shí)不夠，在檔案管理人員配備上往往把關(guān)不嚴(yán)，降低選人用人標(biāo)準(zhǔn)，存在一定的隨意性，忽視對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，造成檔案管理人員整體素質(zhì)偏低，必備的檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能不足。另一方面，對(duì)檔案必要設(shè)施的投入不夠，也制約了檔案管理整體水平的提高。同時(shí)，有的職能部門在收集檔案的過程中，從方便本部門利用考慮，沒有把屬于歸檔范圍的文書材料完整及時(shí)地交檔案室統(tǒng)一歸檔。作為檔案人員，對(duì)此類情況比較難以把控，往往導(dǎo)致某些材料甚至重要材料的人為流失，造成不可挽回的損失。在檔案借閱方面，存在過期不還，催還未果等現(xiàn)象，檔案部門由于缺乏制度約束等客觀原因，沒有或未能兌現(xiàn)相應(yīng)的處罰措施，這樣就直接影響了檔案的利用工作。

（三）文書工作與文書檔案工作銜接方面存在“盲區(qū)”

在實(shí)際工作中，文書與檔案的管理實(shí)行分塊管理，沒有形成科學(xué)合理的工作流程，不可避免的造成了文書工作與檔案工作銜接方面出現(xiàn)了許多脫節(jié)的現(xiàn)象，一些文書人員檔案意識(shí)不強(qiáng)，加之檔案管理人員對(duì)他們的監(jiān)督指導(dǎo)作用不到位，時(shí)常出現(xiàn)收集范圍不明確、收集工作不及時(shí)、用紙不規(guī)范、附件不規(guī)范、文種使用不當(dāng)、辦事程序不規(guī)范、原稿不齊全、編號(hào)不規(guī)范等問題。實(shí)踐證明，文書處理文件工作質(zhì)量的高低事關(guān)文書檔案工作的質(zhì)量、進(jìn)度以及檔案的有效利用，直接或間接地影響文件鑒定價(jià)值和文件之間的有機(jī)聯(lián)系，不容忽視。

（四）職能部門協(xié)調(diào)不暢，存在“梗阻”現(xiàn)象，一定程度阻礙了文檔管理工作

相關(guān)部門之間的通力配合，對(duì)于文書檔案工作至關(guān)重要。以歸檔工作為例，需要從各部門收集的有查考價(jià)值的文件資料進(jìn)行統(tǒng)一整理保管，但少數(shù)部門為了本部門工作的便利或以忙于其他工作為借口，不情愿將需上交的文件資料交給檔案室統(tǒng)一保管，長(zhǎng)此以往，必將陷入應(yīng)歸不能歸、應(yīng)收不能收的惡性循環(huán)當(dāng)中，如果造成重要文件的丟失，其后果不堪設(shè)想，這樣，必將直接制約檔案工作的正常開展，影響檔案職能的發(fā)揮。

二、文書檔案管理工作的改進(jìn)措施及發(fā)展態(tài)勢(shì)

鑒于文書檔案的管理工作中所存在諸多方面的問題，要有針對(duì)性地這些問題進(jìn)行分析并求得有效改進(jìn)，努力促進(jìn)文書檔案管理工作的完善，并對(duì)基層單位文書檔案管理工作未來的發(fā)展態(tài)勢(shì)進(jìn)行展望。

（一）轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高站位，增強(qiáng)檔案意識(shí)

增強(qiáng)檔案意識(shí)，強(qiáng)化對(duì)檔案工作的管理。改進(jìn)工作要先從正確觀念入手，只有認(rèn)識(shí)到位，提高對(duì)文書檔案管理工作的重視程度，真正把這項(xiàng)工作作為單位全面發(fā)展中不可或缺的一項(xiàng)工作，才能在實(shí)踐活動(dòng)中用正確的心態(tài)去處理遇到的問題，并實(shí)施更加有效的管理。作為單位的決策層，需要站到全面依法治國的高度，認(rèn)真學(xué)習(xí)并貫徹落實(shí)《檔案法》等相關(guān)法規(guī)制度，從法律法規(guī)的層面，正確認(rèn)識(shí)檔案管理工作在單位發(fā)展中的基礎(chǔ)性作用，避免只看重眼前的利益，而忽視長(zhǎng)遠(yuǎn)和潛在的效益。比如，原始實(shí)物資料檔案等，作為一種特殊的重要資源，非常珍貴，它們?cè)趩挝话l(fā)展的各個(gè)時(shí)期對(duì)維護(hù)單位、職工以及患者自身合法權(quán)益，保證單位改革發(fā)展穩(wěn)定的局面，具有不可替代的重要作用。

改進(jìn)文書檔案管理工作，需要各單位進(jìn)一步建立健全并完善檔案管理專業(yè)流程和制度，對(duì)各職能部門和檔案管理人員提出明確而具體的要求，實(shí)行剛性約束管理方式，將此工作的優(yōu)劣列入各職能部門考核內(nèi)容之一。同時(shí)，制訂檔案專業(yè)管理人員的業(yè)務(wù)考核及獎(jiǎng)懲辦法，鼓勵(lì)大家秉承職業(yè)精神，不斷激發(fā)同志們的工作熱情和主觀能動(dòng)性，專業(yè)上履職盡責(zé)，精益求精，不斷提高管理質(zhì)量和效率，全力以赴做好工作，有效提升檔案利用率。與此同時(shí)，各單位要?jiǎng)?chuàng)造條件，適應(yīng)信息化時(shí)代的新要求，注重對(duì)先進(jìn)電子技術(shù)的引入和學(xué)習(xí)應(yīng)用，努力推進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)化，為單位整體的信息化建設(shè)添磚加瓦。

（二）著力做好文書工作與檔案工作之間的銜接

各單位要從源頭抓起，把好文件形成的質(zhì)量管理關(guān)口，檔案工作的優(yōu)良程度，對(duì)下一步檔案管理工作的開展具有重要的影響，文書形成是否規(guī)范、文書質(zhì)量的高低決定著檔案管理工作能否有效開展。所以，必須要下功夫處理好文書工作和檔案管理工作的銜接問題，使其相互協(xié)調(diào)，先后呼應(yīng)，有效推進(jìn)文書和方案管理工作的一體化進(jìn)程。另一方面，要注重所用材料的質(zhì)量，要根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)紙張大小、文字格式、批文等進(jìn)行規(guī)范化的處理，對(duì)于收發(fā)的資料數(shù)據(jù)，要加以詳細(xì)的記載，避免錯(cuò)誤或疏漏的出現(xiàn)。發(fā)現(xiàn)文件錯(cuò)誤要及時(shí)糾正，發(fā)現(xiàn)文件缺少要及時(shí)補(bǔ)充，這樣才能夠保證文書檔案管理工作的有序進(jìn)行，確保材料的質(zhì)量和完整程度。

（三）全面提升專業(yè)人員的綜合素質(zhì)和能力

在專業(yè)管理人員的選配上，要堅(jiān)持專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，盡力地挑選在文檔管理上具有一定經(jīng)驗(yàn)的人員。新到崗的同志，單位要組織對(duì)其進(jìn)行專門的專業(yè)培訓(xùn)，并指定專業(yè)人員進(jìn)行帶教，使從業(yè)人員對(duì)文件檔案的管理工作有比較全面的了解。同時(shí)，要樹立正確的價(jià)值導(dǎo)向，重視專業(yè)人員的繼續(xù)教育，不斷更新其專業(yè)知識(shí)，培養(yǎng)員工的專業(yè)素質(zhì)。因?yàn)檎_的管理態(tài)度、積極樂觀的心態(tài)、以及較高的從業(yè)熱情，培養(yǎng)并不斷增強(qiáng)大家的職業(yè)成就感，是致力長(zhǎng)期從事這項(xiàng)工作的重要環(huán)節(jié)。

善于借鑒不同單位或行業(yè)成熟的方式方法，將成功的管理經(jīng)驗(yàn)同本單位實(shí)際相結(jié)合，最大限度地調(diào)動(dòng)和發(fā)揮專業(yè)人員的專業(yè)潛能，凝心聚力，滿足其合理的需求，使他們安心從事甚至終身致力于該項(xiàng)崗位工作，以實(shí)際行動(dòng)全心全意為單位的建設(shè)和發(fā)展助力。

（作者單位：河北省榮軍醫(yī)院）