醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的探討

田新贊　楊金紅

[摘要] 檔案管理工作為醫(yī)院管理工作的主要部分，對醫(yī)院的發(fā)展起著重要作用，為了進一步實現(xiàn)醫(yī)院綜合實力的提升，各大醫(yī)院都要做好檔案管理工作。該文從醫(yī)院檔案管理工作的重要性出發(fā)，闡述當(dāng)前檔案管理工作的現(xiàn)狀和出現(xiàn)的問題，為其提出有效的執(zhí)行措施，從而促進醫(yī)院的建設(shè)和可持續(xù)發(fā)展。

[關(guān)鍵詞] 醫(yī)院;檔案管理;創(chuàng)新

[中圖分類號] R197.3;G271 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1672-5654（2019）09（c）-0042-02

檔案工作簡單來說是將過往發(fā)生的事情過程認真記錄下來，以備后續(xù)查閱，是人們研究歷史事件最好的助手和依據(jù)，也是提升醫(yī)院綜合實力提升工作效率的有力抓手。具體到檔案管理工作，就是圍繞檔案館檔案室在一定空間內(nèi)開展的一系列業(yè)務(wù)活動。醫(yī)院的檔案管理工作包括醫(yī)療科研成果、人事檔案、設(shè)備臨床的記錄、醫(yī)療診斷、財務(wù)等幾大方面，在醫(yī)院發(fā)展中都占據(jù)重要作用，如何通過科學(xué)的方法和原則進行有效管理，從而適應(yīng)當(dāng)前社會發(fā)展的規(guī)律，是醫(yī)務(wù)工作者不斷努力的方向。

1? 醫(yī)院檔案管理工作的重要意義

眾所周知醫(yī)院檔案是醫(yī)務(wù)管理、醫(yī)療研究等活動行程的有關(guān)文字、圖表、聲像等形式的歷史數(shù)據(jù)，具有豐富的價值。而醫(yī)院檔案管理工作則是針對這些數(shù)據(jù)、資料進行整理、分析和歸檔，是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)和核心內(nèi)容，也是醫(yī)院文化建設(shè)的具體表現(xiàn)。由于醫(yī)療行業(yè)的特殊性，一些病歷保管、歸檔分析是維護醫(yī)患穩(wěn)定工作的前提，也是后續(xù)醫(yī)療事故保險理賠的重要依據(jù)。同時也是地方疾病防控中心以及衛(wèi)生政策制定的參考資料，具有較高的利用價值，在促進醫(yī)院整體發(fā)展方面也具有重要作用[1]。具體來說如下。

①科技檔案能夠促進醫(yī)院科研水平提高。醫(yī)院的發(fā)展離不開醫(yī)療科技水平的發(fā)展，在當(dāng)前信息大爆炸的時代，要求廣大的醫(yī)務(wù)工作者充分發(fā)揮創(chuàng)造性，運用科技興院的理念，充分利用科技檔案加快推廣和應(yīng)用科研成果，服務(wù)廣大患者。

②醫(yī)療病歷檔案促進醫(yī)療質(zhì)量提升。病歷作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，具有很強的專業(yè)性和技術(shù)性，并與廣大患者的利益直接連接，需要在較短時間內(nèi)做好收集、整理工作，通過有效的分析能夠準(zhǔn)確及時地給主治醫(yī)生和院領(lǐng)導(dǎo)傳遞有價值的信息，進一步改進醫(yī)療質(zhì)量，提高工作效率。

③人事檔案能夠促進人才選拔。醫(yī)院人事干部檔案的管理工作也是重中之重，不僅是醫(yī)務(wù)人員個人經(jīng)歷、能力的展現(xiàn)也是人員提升考察、組織關(guān)系不可或缺的重要依據(jù)，在人才選拔、培養(yǎng)、晉升方面，人事檔案管理可以增加選拔的合理性和公平性，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展奠定堅實基礎(chǔ)。

2? 醫(yī)院的檔案管理工作現(xiàn)狀

隨著科技的快速發(fā)展，我國的檔案管理工作也從最初的人工手動慢慢向信息化無紙化辦公發(fā)展，既節(jié)省了空間又減少了人力，醫(yī)院檔案工作也經(jīng)歷了幾個階段的改革，不斷滲透到了醫(yī)院工作的各個環(huán)節(jié)中價值逐步顯現(xiàn)。但是，隨著社會的發(fā)展和融合，在醫(yī)院檔案管理工作的實踐中仍存在著一系列的管理意識薄弱，管理方法滯后，無法緊跟時代發(fā)展和科學(xué)技術(shù)發(fā)展的腳步，具體來說可歸納為以下幾點。

①制度不健全。任何工作都要有一定的規(guī)矩和尺度，這是工作開展的邊界和規(guī)則。但是在醫(yī)院檔案管理工作中，雖然制定了相關(guān)的檔案管理制度，但針對工作中的細節(jié)和考核標(biāo)準(zhǔn)卻沒有嚴格的界定，這就為崗位職責(zé)劃分帶來了一定的不確定性。例如在實際的檔案管理工作中，龐雜的醫(yī)院數(shù)據(jù)信息需要大量收集整理和梳理工作，由于沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和制度，往往出現(xiàn)存放混亂，記錄不清，無法系統(tǒng)地納入體系中，同時也給后期的查詢和使用帶來了影響。

②檔案管理工作技術(shù)落后。21世紀(jì)是網(wǎng)絡(luò)迅猛發(fā)展的時代，信息化、網(wǎng)絡(luò)化拉近了人與人之間的距離，但是個別醫(yī)院還存在著人工記錄的方式，或者是采用的最原始的軟件進行檔案管理工作，這些都給越來越多的醫(yī)院檔案原始材料處理帶來了嚴重的影響，最終導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作效率不高，出錯率較明顯的情況[2]。

③人員素質(zhì)不高，檔案內(nèi)容利用率低。醫(yī)院的檔案包括了大量的隱私信息及重要的醫(yī)學(xué)研究意義，是醫(yī)院向前發(fā)展重要前提。但是在實際工作中，醫(yī)院卻更多地將資金注入到醫(yī)療設(shè)備和其他科室建設(shè)中，對醫(yī)院檔案管理工作關(guān)注度不夠，因此無論是從上層領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理工作人員都存在著認識不到位現(xiàn)象，僅僅是將檔案整理完畢歸入檔案庫，較少有人員進行查詢和研究，缺乏相應(yīng)的探索課題研究精神。此外，醫(yī)院檔案管理人員大都是從其他部門借調(diào)或者是轉(zhuǎn)過來的，沒有專業(yè)系統(tǒng)的專業(yè)素養(yǎng)，理論知識水平不齊，只顧眼前利益，沒有正確的工作意識。

3? 強化和創(chuàng)新醫(yī)院檔案管理工作的方法

醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院創(chuàng)新發(fā)展的基礎(chǔ)，只有與時俱進才能夠適應(yīng)不斷發(fā)展變化的社會環(huán)境，因此為了進一步發(fā)展提高醫(yī)院建設(shè)質(zhì)量，醫(yī)院檔案管理工作要結(jié)合實際，因地制宜制定合理的方案，建立現(xiàn)代化管理機制[3]。

3.1? 創(chuàng)新管理制度建立符合實際的檔案管理機制

醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)該建立完善的管理制度，特別是對崗位職責(zé)、以及檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)以及查閱登記規(guī)則等，以便于對相關(guān)工作人員工作內(nèi)容進行有效的管理和規(guī)范。具體來說在日常工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)從以下幾點進行創(chuàng)新：首先，要劃分出檔案管理人員的具體職責(zé)內(nèi)容，以確保實際的工作過程中不會出現(xiàn)職責(zé)混亂、人員工作內(nèi)容不明的情況。同時，在明確完職責(zé)內(nèi)容之后，也為出現(xiàn)問題第一時間查找負責(zé)人，迅速作出反應(yīng)。其次，對于檔案管理人員的工作水平，也要進行量化考核和培訓(xùn)，定期舉辦相應(yīng)的專業(yè)知識培訓(xùn)，邀請專家和學(xué)者到醫(yī)院講授相關(guān)內(nèi)容，提升相關(guān)人員的檔案管理技能，并通過績效管理系統(tǒng)對學(xué)習(xí)和應(yīng)用進行打分，督促檔案管理人員的工作效率。

3.2? 樹立正確的觀念，創(chuàng)新管理意識

前面在分析現(xiàn)狀時已經(jīng)提到，大多數(shù)醫(yī)院存在檔案的利用率不高導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的開展難以達到預(yù)期效果的現(xiàn)象。針對這一問題，在實際的檔案管理過程中就要首先明確以“檔案利用”為主的意識，以檔案的有效利用出發(fā)來展開檔案管理工作，進行檔案管理方案策劃[4]。與此同時醫(yī)院檔案管理人員還要端正自己態(tài)度，對檔案管理工作樹立正確的意識，只有這樣才能為下一步在工作中創(chuàng)新工作形式，建立現(xiàn)代化管理奠定基礎(chǔ)。無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是工作人員，都要自上而下地強調(diào)檔案工作的重要性和嚴肅性，將醫(yī)院檔案管理工作納入到行政工作中，做好設(shè)備器材和場地的維護，加大宣傳力度讓醫(yī)務(wù)人員了解檔案工作的價值，做好分析和調(diào)配，能夠在今后使用時第一時間利用起來。

3.3? 檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新，建立網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)

隨著大數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)時代的到來，任何行業(yè)都引入了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，醫(yī)療行業(yè)也不例外。在醫(yī)院檔案管理工作中也需要創(chuàng)新發(fā)展，引入信息化管理技術(shù)，運用計算機技術(shù)實現(xiàn)對檔案的信息數(shù)字化加工和數(shù)字信息的采集、處理、存儲、歸檔、組織、發(fā)布、利用以及綜合管理，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化信息化處理，并建立相應(yīng)的績效考核平臺、數(shù)據(jù)庫共享系統(tǒng)、監(jiān)管系統(tǒng)等，全面實現(xiàn)醫(yī)院檔案工作網(wǎng)絡(luò)信息化程度。此外，通過一系列創(chuàng)新舉措，實現(xiàn)檔案管理工作的網(wǎng)絡(luò)化后，還可借助內(nèi)網(wǎng)實現(xiàn)信息共享和遠程服務(wù)，在提高工作效率的同時，發(fā)揮檔案管理的信息價值[5]。

3.4? 加大投入，創(chuàng)新檔案管理模式

醫(yī)院檔案管理工作還需要注重人才培養(yǎng)，服務(wù)質(zhì)量提升。改變過去原有醫(yī)院后勤兼職情況，招聘和配備專業(yè)的管理人員，成立專門的檔案管理部門，定期對相關(guān)人員進行思想政治理論培訓(xùn)，不斷提高其職業(yè)素養(yǎng)，讓其在工作中主動作為，養(yǎng)成認真嚴謹?shù)墓ぷ髁?xí)慣，保障工作的正常運行。同時，醫(yī)院還要具備多元化的思想，建立現(xiàn)代管理制度，及時吸收信息技術(shù)人才，保證檔案管理技術(shù)上的創(chuàng)新性和專業(yè)性。

3.5? 建立機制，加大部門之間的溝通力度

醫(yī)院檔案管理工作過程中，要加強部門之間信息的共享交流和溝通還要注重內(nèi)部行政協(xié)調(diào)機制，增強醫(yī)院管理人員的協(xié)調(diào)意識，變被動為主動，利用溝通來消除部門之間的壁壘，相互協(xié)調(diào)增強工作辦成的成功率，方便檔案管理工作的協(xié)調(diào)和分析，根據(jù)當(dāng)前發(fā)展的需要及時把握政策調(diào)整方案戰(zhàn)略，改革創(chuàng)新提升管理工作水平。

4? 結(jié)語

綜上所述，在我國醫(yī)療改革不斷深入推進的今天，醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新是時代發(fā)展的結(jié)果，也是檔案管理工作發(fā)展規(guī)律的內(nèi)在要求及適應(yīng)發(fā)展的需要。因此，為了進一步提升醫(yī)院檔案管理工作效果，醫(yī)院所有相關(guān)部門在實際工作中，都應(yīng)當(dāng)制定相匹配完善的管理方案，并滲透到檔案管理各個流程的工作內(nèi)容與要求中，無論是在檔案服務(wù)、管理技術(shù)還是管理模式上都要不斷創(chuàng)新，注重先進技術(shù)的引入和信息化系統(tǒng)的搭建，在良好的溝通和管理機制下，合理運用電子檔案管理技術(shù)，保證工作效果，提高檔案管理工作效率，最終實現(xiàn)醫(yī)院管理工作的全面提升。

[參考文獻]

[1]? 張敏.數(shù)字信息化背景下醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新措施[J].內(nèi)蒙古醫(yī)科大學(xué)學(xué)報，2016，38（s1）：291-293.

[2]? 周琰，梁時榮.醫(yī)院檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)模型研究[J].中國病案，2015，16（9）：56-58.

[3]? 丁紅.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應(yīng)對策[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生，2014，52（2）116-118.

[4]? 彭佳.新醫(yī)改形勢下的醫(yī)院檔案管理中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理，2015，6（16）：12-13.

[5]? 陸梅.數(shù)字時代醫(yī)院檔案管理工作初探[J].醫(yī)藥前沿，2016， 6（29）：390-391.

（收稿日期：2019-06-25）