加強物資采購管理降低供電企業(yè)成本的探索與實踐

黎玉青

摘 ?要：采購是企業(yè)運營中非常重要的一個環(huán)節(jié)，采購不僅影響到企業(yè)的生產(chǎn)成本和資金周轉(zhuǎn)，還體現(xiàn)著一個現(xiàn)代企業(yè)各部門之間的協(xié)作能力，甚至可以成為衡量一個企業(yè)綜合競爭力、凝聚力的標(biāo)準(zhǔn)。但是隨著市場化改革深入，供電企業(yè)規(guī)模的逐漸擴(kuò)大，企業(yè)采購管理中的問題逐漸凸顯，嚴(yán)重制約了企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。本文分析了供電企業(yè)采購管理中存在的問題，并進(jìn)一步提出了加強采購管理的建議。

關(guān)鍵詞：采購管理;成本;供電企業(yè);數(shù)據(jù)庫

一、目前企業(yè)采購管理存在的問題

企業(yè)采購環(huán)節(jié)包括企業(yè)內(nèi)部所需物資調(diào)查、所需物資市場情況調(diào)查、合同簽訂、采購物資驗收入庫等環(huán)節(jié)，但是由于很多企業(yè)不具備嚴(yán)格高效的物資采購機制，導(dǎo)致在物資采購過程中出現(xiàn)采購物資數(shù)量質(zhì)量不達(dá)標(biāo)、企業(yè)缺乏長期供應(yīng)合作伙伴、采購人員素質(zhì)較低中飽私囊、企業(yè)賬目混亂等問題。

（1）采購前期調(diào)研工作缺乏

采購部門首先確定需要獲取各個部門之間的信息，對照整個企業(yè)的季度規(guī)劃，然后根據(jù)市場物價浮動情況做出符合企業(yè)利益的物資采購計劃。確定物資采購內(nèi)容之后，采購人員需要對現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行對比分析，以確保所采購物資的質(zhì)量與供應(yīng)時間;完成采購之后還需要溝通倉庫管理部門進(jìn)行存儲與分發(fā)，避免庫存長期積壓。但是采購人員往往缺乏前期調(diào)查與部門溝通，導(dǎo)致采購物資與企業(yè)發(fā)展規(guī)劃不符，采購物資質(zhì)量、供應(yīng)時間堪憂，采購物資長期積壓無法去庫存的種種問題。

這些問題都會導(dǎo)致采購物資成本上升、物資供應(yīng)周期延長、企業(yè)資金周轉(zhuǎn)放緩、采購人員分身乏術(shù)等問題，都是對現(xiàn)有人力財力的浪費，無形中提升了企業(yè)的采購成本。市場環(huán)境瞬息萬變，企業(yè)的任何決策都離不開前期的市場調(diào)查與項目評估，采購人員必須要充分衡量市場與企業(yè)兩方的需求，并從中尋找平衡點。

（2）采購環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)庫尚未健全

從上文中可以看出，采購環(huán)節(jié)不僅需要與企業(yè)各個部門實現(xiàn)網(wǎng)狀聯(lián)系，還需要對每項物資的庫存情況進(jìn)行精確掌握，甚至需要了解到物資價格變動、供應(yīng)商物資質(zhì)量、供應(yīng)商信譽等諸多因素。但是因為市場環(huán)境時刻發(fā)生著變化，電力企業(yè)和供應(yīng)商之間的關(guān)系較為短暫，雙方很難長期合作。這就導(dǎo)致采購部門需要掌握市場變化的實時數(shù)據(jù)，甚至由于供應(yīng)商地頻繁變更，每次采購前都需要重新進(jìn)行供應(yīng)企業(yè)評估和合作關(guān)系建立。

復(fù)雜的數(shù)據(jù)和極強的不穩(wěn)定性導(dǎo)致采購部門的工作量非常龐大，需要企業(yè)投入巨大的人力物力資源。但是僅僅依靠人腦記憶或者文檔存儲是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，因此供電企業(yè)采購部門需要建立獨立的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)現(xiàn)有資源網(wǎng)絡(luò)化，與企業(yè)內(nèi)其他部門數(shù)據(jù)共享，并利用大數(shù)據(jù)追蹤市場走向。建立數(shù)據(jù)庫之后企業(yè)的采購管理效率將會大大提高，短期成本的投入能夠帶來的收益效果遠(yuǎn)超過其本身投入。

（3）采購人員素質(zhì)較低

我國對于采購管理的認(rèn)識和研究起步比較晚，因此對于采購人員的培訓(xùn)普遍比較形式化，有些企業(yè)甚至直接由財務(wù)人員全權(quán)負(fù)責(zé)采購管理。

采購人員的專業(yè)素養(yǎng)和個人私德問題會導(dǎo)致整個采購環(huán)節(jié)的流程混亂，企業(yè)不僅會承受資金方面的損失，還可能影響到正常的生產(chǎn)秩序，進(jìn)一步影響企業(yè)的信譽，使企業(yè)陷入無盡的官司糾纏、債務(wù)糾紛之中。

二、企業(yè)加強采購管理，降低成本的對策

（1）建立健全各項規(guī)章制度

供電企業(yè)若想增強采購管理，降低由于采購產(chǎn)生的種種額外成本，就需要徹底轉(zhuǎn)變管理思維，重視采購環(huán)節(jié)的程序與監(jiān)督。因此需要建立健全采購制度，尤其是獎懲制度。

首先需要建立集中采購制度，采購中的企業(yè)內(nèi)物資需求調(diào)查、所需物資市場情況調(diào)查以及招投標(biāo)進(jìn)行、合同簽訂及后續(xù)事項處理都需要有一套完整的章程，讓采購人員有法可依、有章可循、有據(jù)可查。通過對歷年來企業(yè)采購物資經(jīng)驗，采購部門及相關(guān)部門聯(lián)合編寫管理制度，為采購人員開展工作提供充分可靠的政策性依據(jù)。

除了章程性的規(guī)定，采購部分還需要與各部門進(jìn)行協(xié)商溝通以確定企業(yè)所需采購內(nèi)容，需要與倉庫管理部門核對現(xiàn)有庫存量等等。僅僅依靠采購部門工作人員進(jìn)行單方面地協(xié)商是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，還需要在其他部門設(shè)置專門人員負(fù)責(zé)本部門采購事項，并且定期進(jìn)行匯報和核對。

（2）采購績效評估和監(jiān)督機制

為了確保采購制度能夠有效實施，企業(yè)需要相應(yīng)設(shè)立一套績效評估和采購監(jiān)督機制?？冃Э己说年P(guān)鍵在于制訂一套客觀、有效、能夠充分展現(xiàn)采購績效、對考核對象具有工作指導(dǎo)作用的指標(biāo)體系。而采購監(jiān)督機制旨在采購部門內(nèi)部監(jiān)督與各部門間互相監(jiān)督、規(guī)范采購人員行為操作、提高采購部門工作效率的監(jiān)督體系。

供電企業(yè)可以根據(jù)自身特點制定行之有效的績效評估制度，諸如管理人員評定法和同類型公司橫向比較法等等。進(jìn)行績效評估之后，對評估人員進(jìn)行一定程度的獎懲，做到功有所獎，過有所罰。但是績效評估的根本目的在于促使采購人員自我反思、互相激勵，以此不斷提升自身實力，為以后工作起到良好的導(dǎo)向作用。所以在績效評定之后需要對針對不同員工情況進(jìn)行工作調(diào)整、專業(yè)培訓(xùn)等，以此提高員工工作積極性，減少采購成本，增加企業(yè)利潤空間。

為了確保采購制度和績效評估機制能夠公正、公平地進(jìn)行，企業(yè)需要建立監(jiān)督機制。不僅對采購人員進(jìn)行監(jiān)督，也需要對制度實施者，采購部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行監(jiān)督。通過全員監(jiān)督、舉報有獎、包庇有懲的嚴(yán)格制度，避免以權(quán)謀私、徇私舞弊的現(xiàn)象。

（3）建立采購部門數(shù)據(jù)庫，加強企業(yè)內(nèi)部聯(lián)系

數(shù)字時代下每個企業(yè)都擁有自己的數(shù)據(jù)平臺。而供電企業(yè)的采購部門一般是依據(jù)其他部門反饋數(shù)據(jù)、企業(yè)公開信息等與其他部門進(jìn)行溝通、確定自身采購內(nèi)容、完成采購后續(xù)事項，但是往往因為溝通時間過長，導(dǎo)致采購不及時、物資存儲安排不當(dāng)，采購周期拉長，導(dǎo)致企業(yè)資金周轉(zhuǎn)時間變長，由采購信息問題導(dǎo)致企業(yè)額外資金的支出。因此，采購部門需要建立獨立的數(shù)據(jù)平臺，既保持與企業(yè)內(nèi)其他部門高效準(zhǔn)確地溝通，也通過與其他數(shù)據(jù)庫的連接迅速掌握市場動態(tài)，減少溝通時間，從無形中提高采購部門工作效率，減少企業(yè)采購成本。

在企業(yè)內(nèi)部，采購流程的上游是其他部門的需求，下游是倉庫管理部門的核算和存儲。采購部門數(shù)據(jù)庫可以直接將其他部門所需物資進(jìn)行統(tǒng)計，并且對比企業(yè)往年采購該項物資及使用情況，確定本次采購該物資的數(shù)量及預(yù)期價位。在進(jìn)行采購期間，采購人員可以調(diào)動庫內(nèi)往年合作供應(yīng)商目錄，招投標(biāo)、簽合同注意事項等等，確保本次采購物資的數(shù)量、質(zhì)量以及供應(yīng)時間符合企業(yè)利益最大化。在結(jié)束采購之時，采購部門溝通倉庫管理部門協(xié)商物資存放以及存取時間問題，保證企業(yè)倉庫既不超額又不閑置。

在市場外聯(lián)方面，采購部門不僅需要準(zhǔn)確掌握各類物資的市場均價與浮動情況、采購政策法規(guī)，還需要對比供應(yīng)商的物資質(zhì)量、企業(yè)信譽等情況。采購部門數(shù)據(jù)庫可以對一些專業(yè)方面的數(shù)據(jù)進(jìn)行合理調(diào)用，利用網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)對所需專業(yè)信息進(jìn)行篩選、評估、推送，保證采購人員輕松獲取市場信息。

（4）加強采購人員綜合素質(zhì)

在職業(yè)道德方面：采購人員在日常采購工作中面臨著諸多誘惑，可能會出現(xiàn)收取好處費、回扣，利用采購機會公費旅游等等現(xiàn)象。這是對公司資源的極大浪費，嚴(yán)重時可能因為采購物資無法達(dá)標(biāo)、采購周期過長而影響企業(yè)的正常生產(chǎn)運營，給企業(yè)帶來不可估量的損失。企業(yè)需要培養(yǎng)員工以廠為家，克己奉公的自制意識，自覺抵制物質(zhì)利益的吸引，始終把公司利益放到第一位。并且嚴(yán)格執(zhí)行“采購監(jiān)督機制”，形成企業(yè)內(nèi)部互相監(jiān)督、潔身自愛的良好氛圍。

在專業(yè)知識方面：采購人員需要具備廣闊的知識儲備，熟知相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)章制度，具備招標(biāo)財經(jīng)等等知識，并且擁有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。企業(yè)對采購人員可以采用“師徒制”與外包培訓(xùn)兩種模式進(jìn)行培養(yǎng)。

三、結(jié)語

物資管理對企業(yè)有著非常重要的意義，尤其市場經(jīng)濟(jì)下，企業(yè)的生產(chǎn)運營和資金周轉(zhuǎn)都存在極大的風(fēng)險，物質(zhì)資源和流動資金都是有限的，做好科學(xué)的物資管理工作，可以有效地降低成本。隨著國家對物資采購管理認(rèn)識的不斷深入，采購工作已經(jīng)從單純的支持服務(wù)發(fā)展成為新的利潤增長點。采購管理者只要把握住供電企業(yè)采購管理中成本控制的關(guān)鍵要點，就可以有效地降低成本，加快企業(yè)內(nèi)資金周轉(zhuǎn)，保證企業(yè)高效平穩(wěn)運營。

參考文獻(xiàn)

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