經(jīng)濟(jì)全球化背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的重要性

■ 康洋波（河南應(yīng)用技術(shù)職業(yè)學(xué)院）

機(jī)關(guān)事業(yè)單位本身作為我國政府方面以及社會公共服務(wù)職能的重要窗口，它的工作開展情況受到各界乃至社會大眾的高度重視和關(guān)注，而機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作同樣在事業(yè)單位內(nèi)部發(fā)揮著舉足輕重的作用，因此，特別加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)的檔案管理工作又顯得極為有必要。

一、檔案管理工作能夠體現(xiàn)社會價值

機(jī)關(guān)事業(yè)的檔案管理在我國有著很特殊的一種社會屬性，同時它也成了國家方面一項很重要的檔案管理工作制度，無論是站在個人角度，事業(yè)單位的角度來分析，檔案管理工作的開展都顯得異常重要，而且事業(yè)單位檔案也逐漸成了事業(yè)單位職工在職位晉升或者工資待遇的提升方面屬于十分強(qiáng)有力的重要依據(jù)，用人單位在給員工提升職位或工資待遇的時候，除了需要按照職工的工作業(yè)績，另外又要按照檔案管理職工的年限等一些基本信息進(jìn)行確定職工的工齡，以此來作為單位職工調(diào)級或者升級的重要標(biāo)準(zhǔn)。所以，對于事業(yè)單位的檔案管理工作而言，它又具備很高的社會價值，同時事業(yè)單位的檔案管理工作在對事業(yè)單位或者職工本身而言也具備很重要的影響作用。

二、檔案管理工作重要的意義

對于事業(yè)單位來說，其內(nèi)部檔案管理的規(guī)范性許多時候都決定了其是否具有業(yè)績或者是否具有一定的工作水準(zhǔn)。而對于一個優(yōu)秀的事業(yè)單位而言，它在發(fā)展的過程中往往會產(chǎn)生很多優(yōu)秀的工作成果，之后這些成果都會被記錄在案，但假如想要深入了解事業(yè)單位的歷史經(jīng)營業(yè)績就一定要通過檔案來進(jìn)行查詢，基于此，事業(yè)單位的科學(xué)發(fā)展往往又沒有辦法脫離檔案的管理工作。只有很好的將檔案管理與企業(yè)的經(jīng)營管理結(jié)合起來，才能夠更好的合理化制定事業(yè)單位的資源配置，也就可以將事業(yè)單位未來的發(fā)展情況體現(xiàn)出來，此對于事業(yè)單位不管是在其經(jīng)營還是在發(fā)展方面都具備更重要的影響作用和發(fā)展意義。

事業(yè)單位檔案的形成是在長期的社會活動中完成的，也是對企業(yè)員工以往工作的真實記錄以及對單位歷史狀況的一種客觀性的反映，并且它在企事業(yè)單位的經(jīng)營管理以及領(lǐng)導(dǎo)決策環(huán)節(jié)都具備很重要的輔助作用。事業(yè)單位可以通過對檔案資料進(jìn)行分析，對以往的工作經(jīng)歷進(jìn)行總結(jié)，并且吸取前人的經(jīng)驗教訓(xùn)，從而根據(jù)事業(yè)單位的發(fā)展現(xiàn)狀來進(jìn)一步制定科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃以及管理決策。同時也可以為相關(guān)的工作部門或者企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人員提供一定的查詢資料信息服務(wù)，只要是工作涉及到了司法訴訟等情況，檔案查詢功能就可以很好的發(fā)揮其作用，最終保證企事業(yè)單位的合法權(quán)益不會受到傾害，從而實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

三、檔案管理在事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮作用的途徑

首先要提升檔案人員的綜合素質(zhì)，企業(yè)招聘的時候需要選拔一些有檔案管理教育經(jīng)驗或者一定的工作背景的工作人員，提升整體性的工作人員職業(yè)素質(zhì)。日常教育工作中還要加強(qiáng)檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)工作，處過需要專業(yè)的檔案管理基礎(chǔ)知識以外，又要進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)檔案管理信息技術(shù)以及技術(shù)培訓(xùn)方面的工作，然后再利用科學(xué)的考核機(jī)制來鼓勵檔案管理工作人員自身技能的不斷提升，以及促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利開展。另外要特別完善企事業(yè)單位的檔案管理制度，作為事業(yè)單位來說，必須盡可能地完善企業(yè)的檔案管理制度，從而提升企業(yè)檔案管理工作的效率，優(yōu)化單位檔案管理工作的模式，同時優(yōu)化事業(yè)單位的工作流程乃至相關(guān)的工作標(biāo)準(zhǔn)，對各項工作人員的職位權(quán)限進(jìn)行明確，除此之外，還要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)工作。

要使企事業(yè)單位工作人員從觀念上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，同時提高他們對于檔案信息化管理工作重要性的認(rèn)識，進(jìn)一步加大對企事業(yè)單位檔案管理工作的資金投入力度，有效做好檔案信息化管理工作的硬件設(shè)施和系統(tǒng)的軟件建設(shè)工作，從而為企事業(yè)單位的信息化建設(shè)工作的開展提供一定的保障基礎(chǔ)。最后一點要充分對檔案資源進(jìn)行合理開發(fā)，提升檔案資源的利用效率，檔案資源事實上都表現(xiàn)為一定的指導(dǎo)作用，并且它需要工作人員要能夠充分的挖掘出其中檔案資料的價值所在，從而優(yōu)化檔案管理模式，加大檔案管理信息資源開發(fā)的力度。

四、檔案管理的重要性

（一）檔案管理能夠為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作查考提供依據(jù)

檔案管理工作又具備一定的系統(tǒng)性且經(jīng)歷時期比較漫長，但如果是完善的檔案資料庫往往又可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位提供重要的參考依據(jù)。那么首先第一步，就要做好機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事建設(shè)工作以及改革發(fā)展工作，此是對于以往工作的有效記錄和對新的歷史工作的創(chuàng)新改革提供歷史依據(jù)；此外，檔案資料屬于歷史活動實踐當(dāng)中的活動產(chǎn)物，一些是當(dāng)事人的親筆簽名或手稿，這些都可以作為檔案資料管理的歷史憑證，用于機(jī)關(guān)查考工作的開展；另外，企事業(yè)單位的檔案管理工作具備一定的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，所以，事業(yè)單位檔案管理工作的開展又為單位工作情況的進(jìn)展以及成果乃至內(nèi)容的歸檔整理提供良好的工作依據(jù)，以及更好的反映出來事業(yè)單位的工作現(xiàn)狀。最后，檔案管理是事業(yè)單位整體工作開展的重要部分和項目內(nèi)容，并且這項工作的開展一定要建立健全對應(yīng)完善的工作制度，最終得以保證檔案管理工作能夠切實有效的開展。

（二）檔案管理是機(jī)關(guān)事業(yè)單位深化內(nèi)控管理改革的重要內(nèi)容

有效地開展機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理改革工作同樣也是在新的歷史時期內(nèi)機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作建設(shè)改革的重要內(nèi)容。那么第一步就是要加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)，從而促進(jìn)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作，同時為單位的內(nèi)控管理提供優(yōu)良的內(nèi)化環(huán)境；其次為，檔案管理為企業(yè)的內(nèi)部管理改革提供了重要的工作依據(jù)，也為單位改革方法的進(jìn)一步推進(jìn)與制定，夯實了基礎(chǔ)，與此同時，又全面有效地保證了機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)控改革工作的全面開展。最后，檔案是宣傳教育的主要素材來源，它為事業(yè)單位的工作開展以及改革推進(jìn)，創(chuàng)造了優(yōu)良的宣傳工作環(huán)境。所以，基于事業(yè)單位深化改革工作開展的當(dāng)前，又需要進(jìn)一步扎實機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作，最終得以實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)。

（三）檔案管理為文書資料管理工作創(chuàng)設(shè)了良好的內(nèi)在條件

事業(yè)單位檔案管理中文書資料管理也是其中重要的工作內(nèi)容，而強(qiáng)化事業(yè)單位文書資料管理工作則成了事業(yè)單位檔案管理工作落實的保障性內(nèi)容。那么第一步就是要結(jié)合文書檔案，這樣可以更加充分地利用檔案資料，從而有效地提高單位內(nèi)控管理的質(zhì)量和效率；第二步，基于文字佐證的情況下，同樣需要文書檔案信息資源作為主要工作依據(jù)，保證檔案資料的準(zhǔn)確性；最后，關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位資料管理的現(xiàn)代化建設(shè)工作，同樣也為文書資料檔案管理提供了更為快捷準(zhǔn)確的信息資料，使工作環(huán)境得到優(yōu)化。

（四）檔案管理可以提供具有法律效力的憑證

機(jī)關(guān)事業(yè)單位從設(shè)立到更改然后再到注銷以及組織等多重事情的經(jīng)過都需要依靠事業(yè)單位的文書檔案，以及更全面地關(guān)注事業(yè)單位在機(jī)關(guān)登記管理工作的全面化工作流程。這樣一來，一些原始的記錄數(shù)據(jù)也就成了相關(guān)的部門在查詢或者處理一些事業(yè)單位違規(guī)現(xiàn)象的主要依據(jù)，并且?guī)椭聵I(yè)單位解決有關(guān)的訴訟問題。

（五）機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案可以填補(bǔ)國家檔案的空隙

介于事業(yè)單位通常都遵循集中統(tǒng)一的原則，這樣最終來保證檔案資料管理的安全性和完整性，也正是由于檔案管理具備這樣一種特點，所以它又是國家檔案管理中不可或缺的重要內(nèi)容，這也從一定程度上強(qiáng)調(diào)了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)展的客觀性特點，而且較為全面地反應(yīng)出了與之相關(guān)的工作現(xiàn)狀。

（六）機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案為社會各界帶來更為方便的查詢服務(wù)

伴隨著社會主義市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷發(fā)展和完善，事業(yè)單位又在社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的途中發(fā)揮著重要的支撐作用。那么事業(yè)單位檔案管理工作又極為準(zhǔn)確地記錄著機(jī)關(guān)事業(yè)單位的各項活動內(nèi)容，以及法定代表人與分支機(jī)構(gòu)等等，與此同時，這些內(nèi)容又能夠根據(jù)相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行進(jìn)一步的開發(fā)和利用，最終為各界帶來更高的社會價值以及信息查詢服務(wù)。

五、結(jié)語

處于新的歷史時期的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作承擔(dān)著來自社會各方的許多使命與責(zé)任，同時這項工作進(jìn)展的工作質(zhì)量也一定程度上影響著其他工作的工作是否得以順利進(jìn)行，因此，檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位中發(fā)揮著很重要的作用。