對省級農(nóng)業(yè)科研院所科技檔案管理工作的思考
——以遼寧省經(jīng)濟作物研究所為例

孫敏杰，李瑞春，王超

（遼寧省經(jīng)濟作物研究所，遼寧遼陽 111000）

農(nóng)業(yè)科技檔案是重要的農(nóng)業(yè)科研、生產(chǎn)信息資源，是科技部門在科技活動中形成的有價值的、原始的、系統(tǒng)的歷史資料。農(nóng)業(yè)科技檔案必須具有系統(tǒng)性和連續(xù)性，加強農(nóng)業(yè)科技檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，能直接提高農(nóng)業(yè)科研管理的效率，也能直接反應(yīng)農(nóng)業(yè)科研院所的學(xué)術(shù)水平，對農(nóng)業(yè)科研單位的科技創(chuàng)新能力提升和可持續(xù)發(fā)展有著重要的意義[1]。

1 遼寧省經(jīng)濟作物研究所概況及科技檔案現(xiàn)狀

遼寧省經(jīng)濟作物研究所成立于1949年，隸屬于遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院，座落于遼陽市，1990年增設(shè)遼寧省農(nóng)作物品種資源研究所，2014年增掛遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院棉花中心，2018年增掛中國醫(yī)學(xué)院藥用植物研究所遼陽研究中心。現(xiàn)在主要從事棉花、中藥材、花卉和雜糧作物遺傳育種、種質(zhì)資源創(chuàng)新及配套栽培技術(shù)應(yīng)用、農(nóng)村科技服務(wù)等與示范推廣?？萍紮n案于1949年開始建立，2008年遼寧省經(jīng)濟作物研究所根據(jù)遼檔發(fā)[1992] 23號文件《遼寧省貫徹執(zhí)行（科學(xué)事業(yè)單位檔案管理辦法）實施細則》的精神，進一步加強檔案管理，全面提升檔案管理水平，制定和健全了科技檔案管理制度和管理辦法，為科技檔案科學(xué)、規(guī)范管理、高效利用奠定了一定的基礎(chǔ)[2]。截至2018年底全所現(xiàn)有科技檔案總數(shù)3730卷，1893件，廣大科技人員通過借閱等方式開發(fā)利用科技檔案，提升了科研創(chuàng)新能力。

1.1 科研課題研究

2011—2018年，承擔(dān)國家現(xiàn)代農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系、國家棉花轉(zhuǎn)基因重大專項、國家863計劃項目，國家948計劃項目、國家科技成果轉(zhuǎn)化資金項目、國家重點研發(fā)計劃項目、省自然基金項目及各類科研與推廣項目107項。

1.2 科研平臺建設(shè)

國家棉花產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系遼河綜合試驗站、中國農(nóng)業(yè)科學(xué)院棉花研究所遼河生態(tài)育種試驗站、遼寧省經(jīng)濟作物研究所院士專家工作站、遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院棉花研究中心。國家中藥材產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系遼陽綜合試驗站、中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院藥用植物研究所遼陽研究中心。國家特油作物產(chǎn)業(yè)技術(shù)體系芝麻遼陽綜合試驗站、遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院建平雜糧研發(fā)基地、遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院雜糧專家工作站。遼寧省科學(xué)普及教育基地、沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)農(nóng)學(xué)院農(nóng)科教合作人才培養(yǎng)基地、遼陽市現(xiàn)代農(nóng)業(yè)職業(yè)技術(shù)培訓(xùn)學(xué)校、遼陽市首批中小學(xué)研學(xué)旅行基地。

1.3 科研成果

2011—2018年審定（鑒定）棉花、花卉、雜糧等新品種28個，其中國家審定品種1個；申請（獲得）農(nóng)業(yè)部新品種權(quán)保護3個，分別為遼棉25、遼棉29、遼棉31。獲得市廳級以上成果獎23項，制定省級地方標(biāo)準(zhǔn)8項，發(fā)表學(xué)術(shù)論文151篇，其中SCI文章3篇，核心期刊14篇，參編著作4部。

1.4 人才隊伍建設(shè)

截至2018年底，遼寧省經(jīng)濟作物研究所在職職工80人，在職專業(yè)技術(shù)人員60人，高級職稱24人，其中研究員10人，碩士以上39人，博士5人（含博士后1人，在讀博士1人），享受國務(wù)院政府特殊津貼7人，榮獲遼寧省優(yōu)秀專家1人，遼寧省優(yōu)秀科技工作者2人，遼陽市優(yōu)秀專家3人，遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院首批學(xué)科帶頭人1人，碩士研究生導(dǎo)師1人。

1.5 科研設(shè)施建設(shè)

遼寧省經(jīng)濟作物研究所擁有土地面積40.67 hm2，其中高標(biāo)準(zhǔn)試驗田26.67hm2，花卉日光溫室20棟（每個溫室面積670 m2），高標(biāo)準(zhǔn)花卉示范冷棚8棟（每棟面積660m2），陽光型人工氣候室1個（576 m2），智能連動溫室1個3072 m2，冷藏保鮮庫1200 m2，實驗儀器設(shè)備142余臺件（其中萬元以上54件，10萬元以上2臺）。

2 遼寧省經(jīng)濟作物研究所科技檔案管理存在的主要問題

2.1 科技檔案管理人員與管理水平參差不齊

根據(jù)《檔案法》要求，遼寧省經(jīng)濟作物研究所設(shè)有檔案室，但科技檔案無專人管理，仍為兼職人員，未經(jīng)過檔案專業(yè)培訓(xùn)，管理水平偏低。各研究室無專職檔案員，歸檔質(zhì)量不高，對科技檔案的歸檔工作不熟練和歸檔質(zhì)量無人監(jiān)控，很難在歸檔工作中進行實質(zhì)性把關(guān)，科技檔案管理也僅僅停留在收集和一般的開發(fā)利用，沒有深入開展檔案信息化管理，在一定程度上制約了規(guī)范化管理科技檔案[3]。

2.2 科技檔案收集不及時，覆蓋不全面

農(nóng)業(yè)科研項目具有一定的特殊性，一般要經(jīng)過項目調(diào)研、立項、組織申報、項目實施、總結(jié)、項目驗收到成果鑒定、報獎等多個環(huán)節(jié)，周期較長，且有些大項目由多單位、多部門協(xié)作，參與的科技人員流動性大，檔案資料廣泛，使科技檔案分散在科研管理部門、項目組、科技人員手中，致使檔案資料、調(diào)查本等少歸、漏歸，給檔案的收集帶來了很大的困難。再加上部分科研項目負責(zé)人對檔案工作不重視，認(rèn)為重要的文件材料放在自己部門利用起來更方便，不能將具有保存價值的材料及時交給檔案管理部門，導(dǎo)致科研檔案材料不完善，利用價值不高，也使農(nóng)業(yè)科技檔案流失嚴(yán)重。

2.3 科研檔案管理方式落后

遼寧省經(jīng)濟作物研究所科研檔案管理中存在重保存、輕利用的陳舊觀念，保存方式大部分以紙質(zhì)材料記載科技檔案，大量電子檔案未能及時收集整理，僅停留于對項目、合同、成果等名稱進行一般性檢索，沒有真正實現(xiàn)電子化的檔案管理。

3 解決省級農(nóng)業(yè)科研院所科技檔案管理工作存在的問題的對策

3.1 加強農(nóng)業(yè)科技檔案管理人才隊伍建設(shè)

建立較高思想政治素質(zhì)和科技素質(zhì)的科技檔案管理隊伍，有計劃地組織科技管理人員自學(xué)、培訓(xùn)、進修學(xué)習(xí)，提高科技檔案管理人員檔案基礎(chǔ)水平和檔案管理質(zhì)量和效率。同時，檔案管理人員要掌握農(nóng)業(yè)科技檔案工作的原則和方法、掌握信息技術(shù)新知識、學(xué)習(xí)農(nóng)業(yè)科學(xué)知識，熟悉所在單位農(nóng)業(yè)科研任務(wù)，了解農(nóng)業(yè)科研檔案內(nèi)容，提高檔案管理人員工作能力，使其更有效地為農(nóng)業(yè)科學(xué)研究創(chuàng)新服務(wù)[4]。

3.2 加強科技人員的檔案歸檔意識

科研材料歸檔作為科研管理的首要工作，項目負責(zé)人應(yīng)有較強的科技檔案歸檔意識，保證農(nóng)業(yè)科技檔案的收集整理完整性，要提高科技人員的檔案意識。既要正面講解《檔案法》的意義和作用，也要讓科技人員認(rèn)識到檔案工作與科研、推廣工作同等重要，科技檔案是科研管理的重要組成部分，是科研工作的一部分，規(guī)范科研項目的記載，將科技工作中形成的檔案材料及時收集、整理并移交檔案室，保障檔案的完整性，促進科技檔案管理規(guī)范化。

3.3 實施研究室歸檔工作有效監(jiān)管

要以《中華人民共和國檔案法》為依據(jù)，制定嚴(yán)格的科研檔案管理制度，包括科技檔案接收制度、保管制度、整理制度、借閱制度等，要與科技人員協(xié)商，統(tǒng)一歸檔范圍標(biāo)準(zhǔn)，重視文件材料形成過程和形成前的監(jiān)管，把檔案收集管理延伸到項目立項、檢查、驗收等研究節(jié)點上，使每個科研項目的材料形成、積累、整理、歸檔等始終處于受控狀態(tài)[5]。對于科研成果申報歸檔材料不齊全的證明，不予辦理。每年年初在制定科研項目實施方案時，要將科技檔案收集工作納入到當(dāng)年科研實施方案里，并列入年終考核指標(biāo)，同時與晉升職稱直接掛鉤。

3.4 創(chuàng)新科技檔案管理思路，加快檔案信息化建設(shè)

更新單位管理科技檔案模式，把科技檔案工作列入相關(guān)科技人員職責(zé)范圍內(nèi)，與科研計劃管理、推廣管理、項目執(zhí)行管理及科研成果管理等緊密結(jié)合。將歸檔電子文件和紙質(zhì)文件雙軌管理，制定電子文件歸檔管理辦法，保證電子文件歸檔的完整性、連續(xù)性，從而實現(xiàn)科技檔案數(shù)字化。同時，發(fā)揮遼寧省經(jīng)濟作物科技檔案信息資源豐富的優(yōu)勢，如中藥材輪葉黨參、遼棉系列品種等一大批科技成果及配套栽培技術(shù)的檔案以及以研項目為依托，通過遼寧省農(nóng)業(yè)科學(xué)院開辟的科研推廣網(wǎng)、技術(shù)培訓(xùn)、科技下鄉(xiāng)等活動，推廣和利用農(nóng)業(yè)科技成果，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)科技檔案高效利用。