企業(yè)公文管理常見(jiàn)問(wèn)題分析及對(duì)策

王卓勃

【摘 要】論文結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)公文管理中的常見(jiàn)問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題提出解決對(duì)策。

【Abstract】Combined with the working experience， this paper summarizes the common problems in the management of the document， and puts forward the solutions to the problems.

【關(guān)鍵詞】公文管理;問(wèn)題分析;對(duì)策

【Keywords】 document management; problem analysis; countermeasures

【中圖分類號(hào)】F272.9? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）10-0040-02

1 引言

企業(yè)常用公文主要是用于辦公管理工作，服務(wù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等各環(huán)節(jié)，保障生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)秩序暢通、提高辦公效率和企業(yè)執(zhí)行力。常見(jiàn)的種類有請(qǐng)示、報(bào)告、決定、批復(fù)、通知、通報(bào)、函、會(huì)議紀(jì)要等。主要適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn);適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn);適用于對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排，獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員，變更或者撤銷下級(jí)機(jī)關(guān)不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng);適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng);適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員;適用于表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況;適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng);適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)等。

2 企業(yè)公文流轉(zhuǎn)中常見(jiàn)的問(wèn)題分析

2.1 公文起草不規(guī)范

公文起草一般均由業(yè)務(wù)部門起草后提交，但由于業(yè)務(wù)部門一般沒(méi)有專業(yè)的文書，對(duì)公文管理方面沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)，簡(jiǎn)單把事情說(shuō)清楚、提交后就是文件結(jié)束了，后續(xù)工作都是辦公室的責(zé)任的思想，導(dǎo)致內(nèi)容沒(méi)有邏輯性、前言不搭后語(yǔ)、語(yǔ)句不通、錯(cuò)字頻出等現(xiàn)象，公文的提交質(zhì)量太差，需要和提交部門不斷進(jìn)行核實(shí)溝通，嚴(yán)重影響公文的流轉(zhuǎn)效率。

2.1.1 文種使用不當(dāng)

例如，“請(qǐng)示”“報(bào)告”不分而亂用;“通報(bào)”“通知”不分隨意分類;“意見(jiàn)”“批復(fù)”“決定”不分而錯(cuò)用。

2.1.2 主題內(nèi)容不明確

所謂主題內(nèi)容不明確是指公文主題意思不明確，尤其是請(qǐng)示類文件，沒(méi)有按照一事一請(qǐng)進(jìn)行提交，或者按照一事一請(qǐng)?jiān)瓌t進(jìn)行，內(nèi)容邏輯混亂，沒(méi)有明確的意見(jiàn)或上級(jí)答復(fù)的具體內(nèi)容，導(dǎo)致請(qǐng)示類文件沒(méi)有具體的請(qǐng)示事項(xiàng)，無(wú)法進(jìn)行批復(fù)。

2.2 依據(jù)不規(guī)范

①依據(jù)文件規(guī)范性。如“根據(jù)公司關(guān)于……的通知”，甚至出現(xiàn)依據(jù)《公司關(guān)于……的通知》，但查找后無(wú)此文件，依據(jù)文件可能真實(shí)存在，但是全憑起草人員記憶引用，依據(jù)文件與實(shí)際文件名稱不一致。②依據(jù)內(nèi)容不規(guī)范。如向上一級(jí)部門（公司）反映情況、提出建議，或請(qǐng)示有關(guān)主管答復(fù)事項(xiàng)時(shí)，提前不進(jìn)行政策方面的解讀和征求上級(jí)部門的意見(jiàn)，請(qǐng)示內(nèi)容與當(dāng)前政策不符，最終導(dǎo)致請(qǐng)示頻繁被駁回或無(wú)法批復(fù)，影響公文的流轉(zhuǎn)效率和辦公效率。

2.3 內(nèi)容描述不清楚

①單位名稱不規(guī)范。公司已經(jīng)明確了各單位的全程和簡(jiǎn)稱，但是仍有部門或單位亂用名稱，如：?jiǎn)挝幻Q是神華……股份有限公司，但是在文件中出現(xiàn)好幾個(gè)名稱，提交人自己清楚是在說(shuō)同一個(gè)單位，但是從公文嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范性來(lái)說(shuō)，存在歧義，甚至有可能表述成另一家單位。②濫用簡(jiǎn)稱。文內(nèi)使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱，應(yīng)當(dāng)先用全稱并注明簡(jiǎn)稱。使用國(guó)際組織外文名稱或其縮寫形式，應(yīng)當(dāng)在第一次出現(xiàn)時(shí)注明準(zhǔn)確的中文譯名;在內(nèi)容中由于項(xiàng)目名稱或依據(jù)內(nèi)容語(yǔ)句較長(zhǎng)，在撰稿時(shí)隨意進(jìn)行簡(jiǎn)化，通篇出現(xiàn)相關(guān)規(guī)定、根據(jù)通知、某某項(xiàng)目等詞組，讓人不知道這些內(nèi)容從哪得來(lái)，是否屬實(shí)。③用詞不嚴(yán)謹(jǐn)。流水賬式撰寫會(huì)議記錄，內(nèi)容不明了或存在歧義，不進(jìn)行分類整理，甚至通篇存在錯(cuò)別字，影響公文的效率和執(zhí)行效力。

2.4 發(fā)文用印不規(guī)范

①印章和單位名稱不統(tǒng)一。落款和印章不一致，黨章和行政章錯(cuò)用，或者本來(lái)屬于行政類文件卻來(lái)個(gè)聯(lián)合發(fā)文，本來(lái)屬于黨的文件但是發(fā)成了行政文。②越權(quán)行文。所謂越權(quán)行文是指公文內(nèi)容超越本單位的職能范圍，或本來(lái)不屬于自己?jiǎn)挝还茌牭姆秶?，但是自行“攬活干”，與相關(guān)兄弟單位有業(yè)務(wù)來(lái)往的事項(xiàng)，經(jīng)自行溝通后直接走自己?jiǎn)挝坏恼?qǐng)示?；蛘邔儆谛值軉挝唬ú块T）聯(lián)合辦理的事項(xiàng)，不經(jīng)過(guò)溝通或會(huì)簽自行發(fā)文，導(dǎo)致發(fā)文后才出現(xiàn)交叉問(wèn)題，責(zé)任分不清。③多事一請(qǐng)。所謂多事一請(qǐng)是指一個(gè)請(qǐng)示中有多個(gè)請(qǐng)示內(nèi)容。例如，報(bào)送的請(qǐng)示件中涉及多個(gè)事項(xiàng)，雖然屬于上級(jí)一個(gè)部門管轄的范圍，但是請(qǐng)示事項(xiàng)沒(méi)有聯(lián)系，上級(jí)難以在公文中進(jìn)行批復(fù)。

2.5 公文處理不及時(shí)

公文處理人員不及時(shí)處理“我的待辦”中的公文，沒(méi)有按照時(shí)限要求及時(shí)辦理文件（部門辦理簡(jiǎn)單事項(xiàng)一般為3個(gè)工作日，復(fù)雜事項(xiàng)為5個(gè)工作日），超時(shí)文件頻繁被錄入超時(shí)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)。對(duì)于沒(méi)有及時(shí)處理公文的人員，各辦公室文書應(yīng)做好文件督辦，及時(shí)反饋辦理結(jié)果，提高辦文效率、保證辦文質(zhì)量。

3 加強(qiáng)公文管理的對(duì)策

3.1 提高認(rèn)識(shí)，高度重視公文管理在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中的重要性

各類型問(wèn)題的存在，其根本原因就是企業(yè)管理人員和公文辦理人員對(duì)公文管理不夠重視，存在公文管理中的一切事項(xiàng)都是辦公室主任和文書的事情，都屬于領(lǐng)導(dǎo)的事，與自己沒(méi)有關(guān)系的思想，部門對(duì)公文工作疏于管理，文件只在領(lǐng)導(dǎo)、辦公室人員內(nèi)流轉(zhuǎn)，相關(guān)人員公文系統(tǒng)內(nèi)文件長(zhǎng)期積壓、處于待辦、待閱狀態(tài)，所以必須讓全員正確認(rèn)識(shí)公文管理的重要性。

3.2 完善制度，明確各部門的職責(zé)

3.2.1 要明確公文管理的組織與職責(zé)

公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等[1]。公文送負(fù)責(zé)人簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由辦公室進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是：是否確需行文，行文方式是否妥當(dāng)，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。

公文正式印制前，公文管理部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行再審核，重點(diǎn)審核文件格式是否準(zhǔn)確、發(fā)文程序是否規(guī)范、是否簽發(fā)人簽字，附件材料是否對(duì)應(yīng)準(zhǔn)確，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

3.2.2 擬制公文應(yīng)當(dāng)進(jìn)行事先溝通協(xié)商

對(duì)涉及其他部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，主辦部門應(yīng)當(dāng)主動(dòng)與有關(guān)部門協(xié)商，取得一致意見(jiàn)后方可行文，如有分歧，主辦部門的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)出面協(xié)調(diào)，仍不能取得一致時(shí)，主辦部門可以列明各方理?yè)?jù)，提出建設(shè)性意見(jiàn)，并與有關(guān)部門會(huì)簽后報(bào)請(qǐng)上級(jí)機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)或裁定。

3.2.3 規(guī)范公文處理流程

對(duì)公文處理流程做詳細(xì)規(guī)定，明確公文種類及格式、行文規(guī)則、執(zhí)行程序，簡(jiǎn)化操作流程與操作方法，保障制度的規(guī)范性、指導(dǎo)性和可操作性，使公文管理各個(gè)環(huán)節(jié)都有據(jù)可依。

3.2.4 做好公文管理歸檔工作

公文處理人員“我的待辦”中作廢文件要及時(shí)聯(lián)系辦公室文書作刪除處理。對(duì)于閑置文件超時(shí)限不處理，辦公室將適時(shí)予以通報(bào)。做好文件發(fā)放、保管工作，嚴(yán)防出現(xiàn)丟失、泄密事件。各單位要建立文件發(fā)放登記、文件銷毀機(jī)制，對(duì)于生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)涉及的文件與核心材料等杜絕隨意發(fā)放、外傳、丟棄。

3.3 加強(qiáng)審核，保持公文安全高效流轉(zhuǎn)

①嚴(yán)把行文關(guān)。不越級(jí)發(fā)文、一事一請(qǐng)、黨政分開(kāi)、請(qǐng)示與報(bào)告分開(kāi)、不隨意定密級(jí)和擴(kuò)大發(fā)布范圍等原則。②嚴(yán)把文字質(zhì)量關(guān)。核稿人員要認(rèn)真進(jìn)行文件審核，對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行逐項(xiàng)核實(shí)，確保表述準(zhǔn)確、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯清楚、語(yǔ)句通順、主題明確。③嚴(yán)把公文格式關(guān)。辦公室是公文主責(zé)部門，檢查公文格式是否符合公文管理的有關(guān)規(guī)定，檢查格式是否準(zhǔn)確，使用文種、語(yǔ)氣是否恰當(dāng)，保證公文的規(guī)范性[2]。

3.4 加強(qiáng)督辦管理

①提高公文管理認(rèn)識(shí)。各單位（部門）辦公室主任、文書作為公文管理第一負(fù)責(zé)人，要把握“準(zhǔn)確、及時(shí)、安全”的公文處理原則。熟悉公文管理相關(guān)規(guī)范，提高公文審核能力。不定時(shí)關(guān)注公文流轉(zhuǎn)情況，杜絕公文“漫游”。②推廣應(yīng)用電子公文處理平臺(tái)。目前企業(yè)基本都有自己的OA辦公系統(tǒng)，基本實(shí)現(xiàn)公文的電子化流轉(zhuǎn)，辦文效率極大提升;企業(yè)內(nèi)部要做好內(nèi)部OA系統(tǒng)公文處理工作，保障文件流轉(zhuǎn)效率，明確公文處理各環(huán)節(jié)辦理時(shí)限，加強(qiáng)公文督辦力度，提高文件流轉(zhuǎn)過(guò)程管理，高效辦文辦事。

4 結(jié)語(yǔ)

公文管理對(duì)規(guī)范企業(yè)管理、提高辦公效率、提高企業(yè)執(zhí)行力、節(jié)約辦公成本意義重大。企業(yè)必須提高認(rèn)識(shí)，不斷完善公文管理制度、加大辦公人員培訓(xùn)力度，提高認(rèn)識(shí)，運(yùn)用好電子信息化OA辦公系統(tǒng)，使企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)有章可循、有據(jù)可查，提高辦公效率和企業(yè)的執(zhí)行力。

【參考文獻(xiàn)】

【1】張鎮(zhèn)，鮮德清.中央企業(yè)公文處理實(shí)用手冊(cè)[M].北京：石油工業(yè)出版社，2016.

【2】李軍.公文審核中的常見(jiàn)問(wèn)題及對(duì)策研究[J].秘書之友，2018（02）：28.