關(guān)于做好干部人事檔案的管理

秦月鮮

【摘要】國(guó)家對(duì)于干部人事制度的改革，使得干部人事檔案的管理被提上日程。本文針對(duì)現(xiàn)階段干部人事檔案管理存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上提出完善檔案管理制度、加強(qiáng)檔案信息化和建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案室的對(duì)策，希望能夠?yàn)閱挝煌瓿筛刹咳耸聶n案管理工作提供幫助。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案? 檔案管理? 檔案室

對(duì)人力資源和社會(huì)保障來(lái)說(shuō)，管理好干部人事檔案是開(kāi)展各項(xiàng)工作和任務(wù)的前提。干部人事檔案主要用來(lái)記錄干部的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì)關(guān)系等多個(gè)方面，可以反映出干部的政治品質(zhì)、思想道德等狀況，保證干部人事檔案的完整性和客觀性，做好干部人事檔案的妥善管理就尤為關(guān)鍵。

一、干部人事檔案管理存在的問(wèn)題

第一，干部人事檔案管理制度不完善。干部人事檔案在考核干部的綜合能力或提升選拔上是十分重要的憑證，所以對(duì)于干部人事檔案的有效管理，完善相應(yīng)的規(guī)章制度是首要前提。但現(xiàn)階段我國(guó)干部人事檔案的管理情況不容樂(lè)觀，其制度還不夠健全和規(guī)范。

第二，信息化、數(shù)字化程度低。當(dāng)前還有大部分的干部人事檔案管理是由人為來(lái)完成的，沒(méi)有建設(shè)專門的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案信息數(shù)字化的缺失導(dǎo)致干部人事檔案的信息更新不及時(shí)、錄入不完整。此外，各個(gè)部門之間的人事檔案存在滯后性，無(wú)紙化、數(shù)字化查詢和交接不夠流暢，極大程度上約束了干部人事檔案的查詢、整理和保存。

第三，干部人事檔案管理效率低。現(xiàn)階段部分干部人事檔案存在著管理混亂的現(xiàn)象，例如未建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室等。再加上檔案存放所占用的空間大，檔案整理的不規(guī)整，這都使得干部人事檔案管理的工作效率不高。

二、改善干部人事檔案管理的策略

（一）完善干部人事檔案管理制度

由于干部人事檔案的重要性，建立一個(gè)完善的人事檔案管理制度是妥善保管干部人事檔案的保障，由于管理干部人事檔案的工作量較大，制定嚴(yán)謹(jǐn)完善的規(guī)章制度就成為了有序開(kāi)展干部人事檔案管理工作的有力保證，并對(duì)意圖更改干部人事檔案的人員具有制約和威懾作用。例如曾有這樣一個(gè)檔案造假的案例，廣西壯族自治區(qū)林業(yè)廳林業(yè)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心原副主任柳鐵建，在全國(guó)干部人事檔案專項(xiàng)審核工作期間，因檔案造假被中央組織部網(wǎng)站通報(bào)。經(jīng)查，2011年，受到處分后的柳鐵建為了謀求到外地發(fā)展，伙同他人偽造了一套虛假干部檔案，將出生年月從1970年7月改為1976年7月，職級(jí)由副科級(jí)改為正處級(jí)，將妻子和兒子的姓名、年齡、工作和學(xué)習(xí)單位也進(jìn)行了更改。可見(jiàn)，各地干部人事檔案造假的現(xiàn)象層出不窮，首要的就是要建立嚴(yán)格有效的干部人事檔案管理制度，明確可進(jìn)行檔案查詢的人員和可查閱的范圍等，比如，未經(jīng)過(guò)同意或無(wú)允許查詢的信件人員不可查詢?nèi)耸聶n案。在經(jīng)允許借閱檔案期間，也要出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)定來(lái)規(guī)范查閱的時(shí)間、地點(diǎn)等因素，比如，未經(jīng)過(guò)部門主管領(lǐng)導(dǎo)的同意不能外借檔案等。并且在檔案查詢、轉(zhuǎn)移等管理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)正確地做好登記和后續(xù)審批的一系列工作。

（二）加強(qiáng)干部人事檔案的信息化、數(shù)字化管理

結(jié)合新時(shí)期干部制度的革新，干部人事檔案的管理也要積極跟進(jìn)，信息化、數(shù)字化的檔案管理就十分符合現(xiàn)階段人事檔案管理需要，對(duì)于檔案管理來(lái)說(shuō)，數(shù)字化、信息化管理已是大勢(shì)所趨。比如，相對(duì)于以往的紙質(zhì)檔案管理，在實(shí)行數(shù)字化人事檔案管理之后，只需要安排專人進(jìn)行錄入和掃描，大大縮減了工作量，提高了檔案管理的效率。此外，對(duì)干部人事檔案實(shí)行信息化和數(shù)字化，可以打破信息壁壘，使干部人事檔案的信息可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)共享[2]。做好人事檔案管理的保密傳輸工作，保證干部人事檔案內(nèi)容的安全性和準(zhǔn)確性，增強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化水平的提升。通過(guò)購(gòu)置先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息化設(shè)施的設(shè)立，并建立檔案網(wǎng)絡(luò)專用管理應(yīng)用平臺(tái)和干部人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以此利用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)干部和人事檔案的自動(dòng)輸入和更新。

人事檔案信息化建設(shè)需要完善檔案管理制度和工作轉(zhuǎn)移制度，人事檔案的信息化可以有效防止出現(xiàn)檔案丟失等狀況。同時(shí)，干部人事檔案的信息化也節(jié)省了時(shí)間和費(fèi)用，方便了將來(lái)的干部人事檔案審查等，也能有效預(yù)防上一個(gè)檔案管理工作人員的離開(kāi)造成該檔案的損壞或丟失。干部人事檔案管理的數(shù)字信息化對(duì)檔案管理人員的專業(yè)性也提出了更進(jìn)一步的要求，除了檔案管理方面的知識(shí)外，還需要管理人員懂得相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用，這對(duì)檔案管理人員的自身專業(yè)知識(shí)有更深層次的要求。

（三）建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案室

隨著時(shí)代不斷更新發(fā)展，檔案室傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)不再適用于現(xiàn)階段對(duì)于檔案管理的需求，這就需要先進(jìn)的信息化方式來(lái)處理越來(lái)越復(fù)雜的檔案管理工作，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的信息檔案室可有效解決這一難題。標(biāo)準(zhǔn)化檔案室的建立需要投入大量的資金，檔案管理設(shè)備的購(gòu)入、配套的檔案管理軟件使用、專業(yè)技術(shù)人員的引進(jìn)和培訓(xùn)，都是建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案室的必要投入，但這同時(shí)也節(jié)約了人事檔案管理的人力，減少了管理的工作量，對(duì)干部人事檔案的保管和轉(zhuǎn)移也有更長(zhǎng)遠(yuǎn)的考慮。

干部人事檔案管理是結(jié)合了保密性和專業(yè)性的工作，因此，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)十分有必要，并且要提高管理人員的道德素養(yǎng)，人事檔案管理是一項(xiàng)單調(diào)乏味的工作，需要檔案管理人員有足夠的細(xì)致和耐心。效率高的檔案管理人員對(duì)建設(shè)信息化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案室具有積極作用，以此實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的快速高效管理，改善干部人事檔案管理的現(xiàn)狀。

三、結(jié)論

由此可見(jiàn)，干部人事檔案管理的工作是一項(xiàng)復(fù)雜、龐大的工作，對(duì)于檔案管理工作人員有很高的專業(yè)要求，制定切實(shí)可行的干部人事檔案管理制度，促使檔案管理往數(shù)字化、信息化方向轉(zhuǎn)變，使得干部人事檔案管理更加高效率，發(fā)揮干部人事檔案應(yīng)有的作用。

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