新形勢(shì)下的會(huì)計(jì)檔案管理策略研究

【摘要】在信息時(shí)代的背景下，會(huì)計(jì)電算化逐漸開(kāi)始實(shí)施，在一定程度上產(chǎn)生了很多文件與數(shù)據(jù)，這賦予了會(huì)計(jì)檔案管理很多新特點(diǎn)，但是也凸顯了會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題。因此，總結(jié)了新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理的策略和特點(diǎn)，并對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了探究，使其能夠逐漸完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。本文主要圍繞著新形勢(shì)下的會(huì)計(jì)檔案管理策略進(jìn)行了探究。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì)? 會(huì)計(jì)檔案? 管理策略

在實(shí)際工作中會(huì)計(jì)檔案并不受重視，而且會(huì)計(jì)檔案整理工作也不是很規(guī)范，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。隨著經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展和計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速普及和應(yīng)用，可以說(shuō)會(huì)計(jì)檔案管理也算是進(jìn)入了一個(gè)全新的階段。新形勢(shì)的會(huì)計(jì)檔案管理工作給傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案管理工作、技術(shù)和方法帶來(lái)了很大的沖擊，尤其是在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化之后，給會(huì)計(jì)檔案管理和信息開(kāi)發(fā)帶來(lái)很大的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。

一、會(huì)計(jì)檔案的概述

企業(yè)在進(jìn)行會(huì)計(jì)計(jì)算或接收數(shù)據(jù)的過(guò)程中所形成的，而且能夠清楚的記錄企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的支出與收入，有著非常強(qiáng)的保存價(jià)值和意義，能夠借助計(jì)算機(jī)將所有的文字、圖表以及其他形式的會(huì)計(jì)資料進(jìn)行儲(chǔ)存和傳輸。而且會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)最重要的檔案，它在一定程度上反映著企業(yè)自身的經(jīng)營(yíng)成果與經(jīng)濟(jì)實(shí)力，是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的基礎(chǔ)。在新形勢(shì)的經(jīng)濟(jì)體系下，企業(yè)若是想要拓展疆土，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，那么就更離不開(kāi)檔案信息的支持和幫助，尤其是會(huì)計(jì)檔案信息。

二、新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理存在的問(wèn)題

（一）缺少有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度

大多數(shù)企業(yè)都缺少有效的會(huì)計(jì)檔案管理制度，在一定程度上限制了企業(yè)的發(fā)展。部分會(huì)計(jì)檔案管理制度的對(duì)象一般都是以會(huì)計(jì)報(bào)表、會(huì)計(jì)評(píng)審、會(huì)計(jì)賬簿等會(huì)計(jì)核算專業(yè)材料，在實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后便會(huì)產(chǎn)生大量的程序文件、電子文檔、備份文件以及各項(xiàng)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)等新式會(huì)計(jì)檔案信息的載體，因沒(méi)有及時(shí)制定有效的管理方案，導(dǎo)致很多檔案應(yīng)及時(shí)歸檔，或因數(shù)據(jù)文件不齊或經(jīng)過(guò)多次輾轉(zhuǎn)，最終造成了各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案歸檔信息不完整。再者，會(huì)計(jì)檔案的移交制度和保管制度都沒(méi)有落實(shí)到實(shí)處，出現(xiàn)互相推卸責(zé)任的現(xiàn)象，在一定程度上限制了會(huì)計(jì)檔案的管理。還有很多會(huì)計(jì)檔案的存儲(chǔ)非常隨意、任何人都可以翻動(dòng)，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案出現(xiàn)了泄密和丟失的現(xiàn)象。另外，大部分企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案資料，一般都是由誰(shuí)負(fù)責(zé)的工作，那么會(huì)計(jì)檔案就由改名工作人員來(lái)訂裝，之后將其放在資料室中，若是想要使用資料或者是調(diào)走，那么會(huì)計(jì)檔案資料信息在一定程度上就會(huì)受到限制，而且一旦該名工作人員離開(kāi)工作崗位，多數(shù)工作人員都不會(huì)對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行詳細(xì)的說(shuō)明，也不做詳細(xì)的交接工作，就直接離職，那么接任人員，對(duì)上一任的工作資料也會(huì)不清楚，不明白，出現(xiàn)責(zé)任不清的現(xiàn)象。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理工作中各項(xiàng)管理工作落實(shí)不到位

大多數(shù)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠重視，不會(huì)安排專業(yè)的工作人員進(jìn)行檔案管理工作，也不對(duì)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)工作，在一定程度上限制了企業(yè)的發(fā)展。還有企業(yè)還缺少計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員，一般來(lái)說(shuō)財(cái)務(wù)部門不會(huì)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案管理，大多數(shù)都是由負(fù)責(zé)賬務(wù)的工作人員代替，但是，電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作在一定程度上還會(huì)計(jì)算機(jī)軟件系統(tǒng)的安全與維護(hù)有著一定的關(guān)系，而且多數(shù)企業(yè)會(huì)計(jì)人員一般只會(huì)計(jì)算機(jī)軟件的操作，并不會(huì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)操作與維護(hù)，這對(duì)于企業(yè)會(huì)計(jì)人員來(lái)說(shuō)是非常陌生的。再者，有很多相關(guān)目標(biāo)和表格填寫(xiě)信息不夠完整，在一定程度上限制了會(huì)計(jì)信息資料的有效性，企業(yè)各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng)一旦發(fā)生之后就會(huì)立即生產(chǎn)檔案。因此，要將生產(chǎn)的檔案及時(shí)整理成立卷，并將其裝訂成冊(cè)，之后在借助計(jì)算機(jī)將各項(xiàng)賬目以及報(bào)表打印出來(lái)。但是在實(shí)際工作中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各個(gè)月份的報(bào)表四處分散存放的現(xiàn)象，而且各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案資料轉(zhuǎn)交不及時(shí)等問(wèn)題，再有，大多數(shù)都是將其直接憑證存入會(huì)計(jì)檔案。另外，對(duì)于過(guò)期文檔處理不到位，部分會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)過(guò)期檔案不及時(shí)處理，導(dǎo)致無(wú)用檔案保存越來(lái)越多，造成了無(wú)用會(huì)計(jì)檔案資料堆積越來(lái)越多。

三、新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理的有效策略

（一）完善各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案管理

可以根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)制度和規(guī)定，對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔、收集和整理，對(duì)企業(yè)所產(chǎn)生的各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案管理嚴(yán)加規(guī)范，同時(shí)還要進(jìn)一步完善電算化會(huì)計(jì)檔案歸檔的制度，進(jìn)一步明確企業(yè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和使用。還要建立起嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案管理制度以此來(lái)確保會(huì)計(jì)檔案管理的安全性。在配備會(huì)計(jì)檔案管理工作人員時(shí)，要選擇專業(yè)技術(shù)能力比較強(qiáng)、綜合素質(zhì)比較高的工作人員，并為其配備相應(yīng)的檔案庫(kù)以及其他基礎(chǔ)設(shè)備等，以此來(lái)確保會(huì)計(jì)檔案資料的安全性。若是在計(jì)算機(jī)中生產(chǎn)的電子會(huì)計(jì)檔案，那么就要制定相應(yīng)的管理檔案，還要注意磁盤損壞、丟失等問(wèn)題，要針對(duì)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和電子會(huì)計(jì)檔案管理制定雙層保險(xiǎn)的管理制度，使其能夠?qū)崿F(xiàn)會(huì)計(jì)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，能夠真正做到妥善保管，方便日后的使用。

（二）完善會(huì)計(jì)檔案的保密制度以及銷毀制度

逐漸完善企業(yè)的保密制度，進(jìn)一步健全企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的查閱制度和使用制度。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案一般都是有最原始的檔案資料，數(shù)量都是有限的，而且有很多會(huì)計(jì)檔案資料有著一定的機(jī)密性，所以，要對(duì)其實(shí)行保密制度，沒(méi)有權(quán)限的人不可隨意翻閱會(huì)計(jì)檔案資料。若是想要翻閱會(huì)計(jì)檔案那么需要經(jīng)過(guò)上級(jí)的允許，之后才可以翻閱或使用，同時(shí)還要辦理使用登記手續(xù)。使用檔案或翻閱檔案的工作人員，切不可以在會(huì)計(jì)檔案上拆封或涂抹，以此來(lái)確保檔案信息的精準(zhǔn)度。若是想要徹底做好會(huì)計(jì)檔案保密性，可以讓使用者盡量在檔案室使用，若是有特殊需求將會(huì)計(jì)檔案借出的話，需要有企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，還要明確借出使用的時(shí)間，同時(shí)還要確保出借的會(huì)計(jì)檔案能夠完整按時(shí)歸還。若是電子會(huì)計(jì)檔案被借閱，那么在歸還時(shí)要認(rèn)真檢查磁盤或外借資料，防止檔案感染病毒，進(jìn)一步確保會(huì)計(jì)檔案的安全有效性。

還要建立完整的會(huì)計(jì)檔案銷毀制度，可以說(shuō)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的銷毀工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的事情，一定要認(rèn)真對(duì)待。對(duì)其企業(yè)會(huì)計(jì)檔案保管期限已滿的各類檔案資料，需要辦理銷毀手續(xù)，尤其是企業(yè)賬目來(lái)往的賬目檔案的銷毀和保存一定要慎重。若是已經(jīng)失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案需要銷毀，需要明確會(huì)計(jì)檔案銷毀的清冊(cè)、名稱、冊(cè)數(shù)、卷號(hào)、年度、檔案編號(hào)、以及銷毀時(shí)間等;還要經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批，負(fù)責(zé)銷毀人員簽字、監(jiān)督人員簽字等;在各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案銷毀之前還要對(duì)所有即將銷毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，在銷毀之后在銷毀清冊(cè)上蓋章，證明該檔案已經(jīng)銷毀，并及時(shí)將銷毀情況上報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，另外，還要將銷毀檔案單獨(dú)存檔保管。

（三）進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作

首先，要明確會(huì)計(jì)檔案歸檔的各項(xiàng)要求，明確立卷規(guī)則。同時(shí)還要收集和了解企業(yè)會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證以及會(huì)計(jì)報(bào)表等比較有價(jià)值的記錄信息保存起來(lái)，作為專業(yè)的會(huì)計(jì)核算材料。還要及時(shí)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的各項(xiàng)數(shù)據(jù)報(bào)表、憑證等各項(xiàng)數(shù)據(jù)信息都用紙張打印出來(lái)，并將其裝訂成冊(cè)，及時(shí)保存，該會(huì)計(jì)檔案的管理方法與以往的管理方法一致。若是電子會(huì)計(jì)檔案，要建立電子化檔案收集制度，也就是將每天的電子會(huì)計(jì)檔案信息進(jìn)行備份，將其存放在不同的地方，還可以按照月度或年度對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行歸檔處理，確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全性。再者，還要及時(shí)將會(huì)計(jì)檔案中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)表格目錄填寫(xiě)完整，并及時(shí)移交。會(huì)計(jì)檔案賬簿封面要仔細(xì)填寫(xiě)單位名稱和賬簿名稱，詳細(xì)打印賬簿頁(yè)碼，積極認(rèn)真做好每一項(xiàng)工作，確保會(huì)計(jì)檔案的歸檔數(shù)量，確保各項(xiàng)會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性。

（四）進(jìn)一步提升企業(yè)會(huì)計(jì)檔案隊(duì)伍的綜合素質(zhì)能力

不僅要求企業(yè)檔案管理人員具有專業(yè)會(huì)計(jì)學(xué)知識(shí)，還有一定的檔案管理能力，能夠熟練應(yīng)用各種軟件。而且還要做到嚴(yán)格自律，無(wú)論處于怎樣的環(huán)境都能保持公平公正的立場(chǎng);同時(shí)還要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，使其能夠及時(shí)掌握最新的技能知識(shí)，了解企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的知識(shí)，同時(shí)還能精通各種會(huì)計(jì)工程流程，為企業(yè)培養(yǎng)現(xiàn)代化綜合性人才。

四、綜上所述

在新形勢(shì)發(fā)展下，企業(yè)若是想要企業(yè)能夠長(zhǎng)久的發(fā)展，那么一定要有會(huì)計(jì)檔案信息資料的支持?？梢哉f(shuō)會(huì)計(jì)檔案的利用率最多的部門就是企業(yè)歸檔部門，那么最終受益者也將是企業(yè)。而且會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)非常重要的信息資源，在一定程度上能夠促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，同時(shí)還能夠體現(xiàn)出企業(yè)自身的價(jià)值。所以說(shuō)，一定要合理的使用會(huì)計(jì)檔案信息，做好各項(xiàng)檔案資料收集工作，將企業(yè)會(huì)計(jì)檔案信息資源轉(zhuǎn)換為實(shí)力生產(chǎn)力，使其能夠創(chuàng)造出更多的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)效益，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：高慧芬，女，山東省煙臺(tái)市海陽(yáng)人，學(xué)歷：本科，畢業(yè)學(xué)校：畢業(yè)于山東省委黨校煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)分校，現(xiàn)有職稱：中級(jí)經(jīng)濟(jì)師。