高校網(wǎng)上辦事大廳的設(shè)計(jì)研究

王怡丹，高東懷，寧玉文，高 遠(yuǎn)

（1.西北大學(xué) 現(xiàn)代教育技術(shù)中心，陜西 西安 710069；2.空軍軍醫(yī)大學(xué) 網(wǎng)絡(luò)中心，陜西 西安 710032）

一、引言

在2019 年全國(guó)教育工作會(huì)議上，陳寶生談到要繼續(xù)加大力度深化教育管理方式改革，我們需要依托“互聯(lián)網(wǎng)+”手段，推廣少跑路的革命，我們需要讓信息多跑路、群眾少跑路。而國(guó)務(wù)院關(guān)于《加快推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”工作的指導(dǎo)意見》也提出，推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”是貫徹落實(shí)黨中央、國(guó)務(wù)院決策部署，把簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)改革推向縱深的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對(duì)加快轉(zhuǎn)變政府職能，提高政府服務(wù)效率和透明度，便利群眾辦事創(chuàng)業(yè)，進(jìn)一步激發(fā)市場(chǎng)活力和社會(huì)創(chuàng)造力具有重要意義，我們需要盡快加快落實(shí)“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”的建設(shè)方案，實(shí)現(xiàn)智能高效的辦公環(huán)境。[1]“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”的網(wǎng)上辦事服務(wù)能夠以一種系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程審批方案來(lái)滿足我們高效的辦事和支撐高校的信息化建設(shè)，方便教師和學(xué)生完成校園業(yè)務(wù)活動(dòng)辦理，提高教學(xué)辦事效率。現(xiàn)代科技的進(jìn)步令我們的生活逐步便利與智能化，互聯(lián)網(wǎng)信息化時(shí)代下我們的辦事也需要逐漸變得便捷和高效，因此，建設(shè)高效智能的網(wǎng)上辦事大廳是目前我們所急需的。

二、高校構(gòu)建網(wǎng)上辦事大廳的背景

1.什么是網(wǎng)上辦事大廳

網(wǎng)上辦事服務(wù)大廳是指辦理一件事，只需要在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中進(jìn)行發(fā)起，下一個(gè)環(huán)節(jié)的自主提交，由節(jié)點(diǎn)負(fù)責(zé)的審批人登錄系統(tǒng)進(jìn)行審批，直到該項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)行的節(jié)點(diǎn)任務(wù)都進(jìn)行完畢，在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)事項(xiàng)發(fā)起，進(jìn)行事項(xiàng)審批和流轉(zhuǎn)，完成辦公。它是電子信息行業(yè)下的一種高效辦公模式，服務(wù)于教師、學(xué)生以及教學(xué)工作者，其節(jié)點(diǎn)間環(huán)環(huán)相扣，流程規(guī)則合理走向，人員相互配合協(xié)助，共同處理用戶業(yè)務(wù)事項(xiàng)。在該平臺(tái)的支撐下，擁有不同身份的用戶可以登錄該平臺(tái)，查看與自己相關(guān)的業(yè)務(wù)并選擇性地對(duì)即將要辦理的業(yè)務(wù)進(jìn)行填寫和提交，由該項(xiàng)業(yè)務(wù)流程中相關(guān)節(jié)點(diǎn)審批人員對(duì)該事項(xiàng)進(jìn)行逐一審批（同意、駁回、終止等），復(fù)雜業(yè)務(wù)流也可以增加選擇規(guī)則來(lái)判斷下一個(gè)流程節(jié)點(diǎn)的走向，最后完成該事項(xiàng)。

2.為什么要構(gòu)建網(wǎng)上辦事大廳

網(wǎng)上辦事服務(wù)是為了實(shí)現(xiàn)讓學(xué)生及教職工在辦事時(shí)“少跑一趟腿、少打一個(gè)電話、少記一個(gè)網(wǎng)址、少找一個(gè)人”，讓人員少跑路、數(shù)據(jù)多跑路，一直以來(lái)都是網(wǎng)上辦事大廳的宗旨。曾經(jīng)無(wú)網(wǎng)絡(luò)的紙質(zhì)辦事只能是線下跑一個(gè)部門審核完后，再去跑另一個(gè)部門，審核不通過(guò)了修改直接再跑再審核，很有可能因?yàn)樽詈髱撞綄徍瞬贿^(guò)而重新填寫打印再去審批，對(duì)于辦事者來(lái)說(shuō)這是費(fèi)時(shí)費(fèi)事費(fèi)力的，這種辦事程序以及過(guò)程不清晰，流程過(guò)于煩瑣，以致不便于結(jié)果跟蹤，更難以對(duì)事物進(jìn)行及時(shí)評(píng)價(jià)和反饋，大大降低了師生的滿意度。[2]而通過(guò)網(wǎng)上辦事服務(wù)的建設(shè)，高校和師生能更好地理清辦事流程和方式，節(jié)省時(shí)間以及精力，學(xué)校也能根據(jù)辦事過(guò)程中存在的問(wèn)題對(duì)辦事環(huán)節(jié)進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整以完善服務(wù)系統(tǒng)，所以我們急需構(gòu)建網(wǎng)上辦事服務(wù)來(lái)解決當(dāng)前高校所存在的問(wèn)題。

網(wǎng)上辦事大廳為我們提供便利，方便辦事者，減少辦事者的跑路時(shí)間，一站式網(wǎng)上辦事，辦事者只需要選擇所辦理的服務(wù)填寫對(duì)應(yīng)信息即可，不需要來(lái)回跑每個(gè)單位。一站式的平臺(tái)系統(tǒng)中包含流程管理，每個(gè)事項(xiàng)都有特定的流程，由發(fā)起者提交申請(qǐng)，下一個(gè)節(jié)點(diǎn)審批（同意、駁回），以此循環(huán)，直至最后流程結(jié)束。學(xué)校教職工有上班時(shí)間，在非上班時(shí)間不予受理審批，但一站式網(wǎng)上辦事可實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)審批，即使不是上班時(shí)間，教職工在有網(wǎng)絡(luò)的地方也可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)辦公，若辦事大廳可兼容移動(dòng)端，那便可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地辦公了，相比以往的辦公方式更加高效。網(wǎng)上辦事服務(wù)對(duì)教學(xué)流程進(jìn)行了科學(xué)合理的優(yōu)化，在一定程度上提升了相關(guān)教學(xué)管理，能夠?qū)⒔處煹慕虒W(xué)方式方法得到有效提升，從而促使學(xué)生的學(xué)習(xí)效率得到有效的提升。[3]這種網(wǎng)上辦事大廳類似于OA（Office Automation 是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)技術(shù)結(jié)合起來(lái)的一種新型的辦公方式，簡(jiǎn)稱OA）辦公自動(dòng)化，而無(wú)紙化的綠色辦公環(huán)境不同于傳統(tǒng)的辦公申請(qǐng)和審批，用戶在計(jì)算機(jī)或移動(dòng)終端登錄賬號(hào)進(jìn)行申請(qǐng)或?qū)徟僮?，并帶有歸檔功能來(lái)對(duì)每項(xiàng)業(yè)務(wù)事項(xiàng)進(jìn)行劃分和整理，方便教育工作者后期的查詢，這樣的方式減少紙質(zhì)的印刷以及辦公用品的浪費(fèi)，同時(shí)無(wú)紙辦公也有利于降低樹木的砍伐量，低碳環(huán)保。網(wǎng)上辦事大廳可以綜合一卡通系統(tǒng)、人事系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)務(wù)系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、OA 系統(tǒng)等，將學(xué)校所有與數(shù)據(jù)相關(guān)的系統(tǒng)通過(guò)接口方式調(diào)用數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)關(guān)聯(lián)互通，改善學(xué)?，F(xiàn)有系統(tǒng)的雜亂狀況，綜合進(jìn)行辦事教學(xué)，實(shí)現(xiàn)學(xué)生教師的統(tǒng)一化管理，為高校建設(shè)智慧校園邁出一大步。[4]

三、功能模型

網(wǎng)上服務(wù)大廳的建設(shè)涉及多個(gè)部門的協(xié)調(diào)和管理，是一項(xiàng)全局性工作，需要站在學(xué)校視角下統(tǒng)一規(guī)劃、管理和協(xié)調(diào)各個(gè)部門的工作。[5]首先高校需要分析當(dāng)前社會(huì)背景下建設(shè)網(wǎng)上辦事服務(wù)的高校有哪些、服務(wù)于高校網(wǎng)上辦事服務(wù)的企業(yè)有哪些、自身學(xué)校目前對(duì)網(wǎng)上辦事服務(wù)的需求量有多少，要明確的是對(duì)于自己學(xué)校哪些事項(xiàng)是需要線上辦理的，收集相關(guān)需求，梳理業(yè)務(wù)流程。其次需要調(diào)研市場(chǎng)，目前市場(chǎng)上現(xiàn)存的一站式服務(wù)商是否可以滿足學(xué)校當(dāng)前需求，了解服務(wù)商對(duì)學(xué)校的實(shí)施部署情況、用戶使用情況以及使用中的問(wèn)題情況。明確平臺(tái)的部署環(huán)境、服務(wù)器配置需求等，接下來(lái)就是等待部署和數(shù)據(jù)對(duì)接，包括組織架構(gòu)和人員信息，然后就是進(jìn)行統(tǒng)一身份認(rèn)證的對(duì)接和具體業(yè)務(wù)事項(xiàng)的實(shí)施了。大部分事項(xiàng)是以表單流程的方式展示，線上表單格式與線下表格相類似，線上的表單編輯器需要能夠提供基于Web研發(fā)的表單設(shè)計(jì)器，操作方便對(duì)接Office 辦公軟件形式，可滿足實(shí)施人員簡(jiǎn)單易用的需求；流程則需要基于國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的BPMN2.0（國(guó)際業(yè)務(wù)流程建模符號(hào)2.0 版本），它是一個(gè)正式的規(guī)范，各種圖標(biāo)、元件有準(zhǔn)確的含義和使用規(guī)范，且BPMN2.0 相比BPMN1.x，最重要的變化在于其定義了流程的元模型和執(zhí)行語(yǔ)義，即它自己解決了存儲(chǔ)、交換和執(zhí)行的問(wèn)題。BPMN 由單純的業(yè)務(wù)建模重新回歸了它的本源，即它是一個(gè)對(duì)業(yè)務(wù)人員友好的標(biāo)準(zhǔn)流程執(zhí)行語(yǔ)言的圖形化前端。流程我們一定要考慮到的是服務(wù)事項(xiàng)的業(yè)務(wù)流程并不是一次性就可以建設(shè)到位，在建設(shè)完畢之后還會(huì)出現(xiàn)修改流程、修改審批人員或是出現(xiàn)新的流程等情況，因此平臺(tái)應(yīng)具備快速修改和重建新流程的功能。[6]其大致模型如圖1 所示。

圖1 平臺(tái)模型圖

四、實(shí)現(xiàn)方案

1.基礎(chǔ)條件

實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦事大廳建設(shè)需要具備基礎(chǔ)條件，必要具備的基本條件是硬件設(shè)備和系統(tǒng)軟件。

（1）硬件設(shè)備

各類硬件設(shè)備用以支撐網(wǎng)上辦事大廳的運(yùn)行，服務(wù)器提供平臺(tái)以存放數(shù)據(jù)資源，一般情況下需要的最低配置如表1 所示。

表1 硬件設(shè)備最低配置表

（2）系統(tǒng)軟件

A.表單編輯器

表單可以是一種基于Web 的表格設(shè)計(jì)方式，可實(shí)現(xiàn)類似于Word 中的單元格操作，對(duì)于每行每列可以進(jìn)行隨意增刪，表格的邊框可以實(shí)現(xiàn)虛化，形成文件性表格。表單擁有多種控件，如文本、輸入框、選擇、人員信息等基本控件以及附件、圖片、蓋章、重復(fù)表等高級(jí)控件，控件和表格相互協(xié)作關(guān)聯(lián)共同構(gòu)建一張完整的申請(qǐng)表。

B.流程編輯器

流程編輯是需要基于國(guó)際化標(biāo)準(zhǔn)BPMN 的，它是BPM 及workflow 的建模語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)之一并于2011 年推出BPMN2.0 標(biāo)準(zhǔn)，是對(duì)BPMN1.0 所進(jìn)行的一個(gè)完善，其包含的四大基本對(duì)象分別是事件Event、活動(dòng)Activity、網(wǎng)關(guān)Gateway、流向Flow，由四大基本對(duì)象共同構(gòu)成一個(gè)工作流來(lái)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)的進(jìn)展。如圖2 所示。

圖2 業(yè)務(wù)流程圖

其中兩個(gè)圓形部分代表開始和結(jié)束事件；圓角矩形為活動(dòng)任務(wù)，一般是審批環(huán)節(jié)或消息推送提示；菱形為流程的網(wǎng)關(guān)，通過(guò)條件或者規(guī)則來(lái)判斷流程的走向，包含互斥以及并行；流向就是箭頭的指向了，標(biāo)明流程向哪一個(gè)節(jié)點(diǎn)繼續(xù)進(jìn)行。

2.策略條件

各高校的二級(jí)單位梳理常用事項(xiàng)，設(shè)計(jì)線上表單及流程，由領(lǐng)導(dǎo)決定是否適合挪用至線上、表單流程是否合理。集中教職工進(jìn)行培訓(xùn)如何使用平臺(tái)系統(tǒng)進(jìn)行審批，以及如何申請(qǐng)?zhí)顚懶薷牡龋暇€試運(yùn)行。使用過(guò)程中多總結(jié)不便利的地方，如萬(wàn)一某流程中某節(jié)點(diǎn)審批人員忽視了該流程，發(fā)起者可以對(duì)流程事項(xiàng)進(jìn)行催辦，流程表單有不合理的地方可以對(duì)表單及流程進(jìn)行調(diào)整、增加新需求等。最后對(duì)事項(xiàng)流程可形成總結(jié)性評(píng)價(jià)，由一個(gè)辦理者對(duì)該事項(xiàng)進(jìn)行打分，匯總低效事項(xiàng)進(jìn)行反饋找出原因，進(jìn)行調(diào)整。

五、建設(shè)高校網(wǎng)上辦事服務(wù)存在的難點(diǎn)

實(shí)施一站式網(wǎng)上辦事就是將傳統(tǒng)辦事面對(duì)面模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上遠(yuǎn)程模式，這種模式的轉(zhuǎn)變是需要一定時(shí)間去適應(yīng)的，而往往大多數(shù)人都很難適應(yīng)這種轉(zhuǎn)變，因?yàn)檗D(zhuǎn)變需要付出精力來(lái)實(shí)現(xiàn)它，加之很多學(xué)校目前數(shù)據(jù)情況不完善，在整合數(shù)據(jù)方面需要一定的提升。

1.需要時(shí)間去適應(yīng)

教育工作者以及學(xué)習(xí)者都需要時(shí)間來(lái)調(diào)整這種從人與人面對(duì)面，到人與人通過(guò)機(jī)器交互管理模式的轉(zhuǎn)變，對(duì)于年輕人來(lái)講是件容易的事情，但是對(duì)于上了年紀(jì)的教育工作者來(lái)說(shuō)，難免會(huì)出現(xiàn)平臺(tái)不會(huì)使用、容易誤操作的情況，即使給予較長(zhǎng)的時(shí)間也很難保證他們可以正常使用網(wǎng)上辦事大廳。

2.要投入精力來(lái)梳理業(yè)務(wù)做出調(diào)整

對(duì)于申請(qǐng)者來(lái)說(shuō)他們只需要填寫信息點(diǎn)擊申請(qǐng)即可，但對(duì)于流程的實(shí)現(xiàn)者來(lái)講，他們要做的便是將線下的紙質(zhì)表格轉(zhuǎn)換成線上制表和制作流程圖，往往線上的并不能直接照抄線下表和流程，更多的是需要做一定量的調(diào)整，比如說(shuō)對(duì)于發(fā)起者的駁回，修改后是重新審批還是繼續(xù)審批，這是需要根據(jù)業(yè)務(wù)流程需求決定的。

3.數(shù)據(jù)整合問(wèn)題

早期數(shù)字化校園各自為政的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，不可避免地遺留了數(shù)據(jù)鏈條不完整、標(biāo)準(zhǔn)不一致、數(shù)據(jù)質(zhì)量低、更新不及時(shí)等問(wèn)題，需要通過(guò)數(shù)據(jù)治理逐步解決。[7]然而目前高校數(shù)據(jù)多存在命名不一致、沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的情況，在數(shù)據(jù)提供時(shí)難免出現(xiàn)調(diào)用接口不匹配或算法語(yǔ)言不一致等，導(dǎo)致無(wú)法正常調(diào)用使用數(shù)據(jù)或產(chǎn)生亂碼現(xiàn)象，這些都是急需解決和整合的，即使網(wǎng)上辦事大廳促進(jìn)了數(shù)據(jù)的治理，但在數(shù)據(jù)整合方面還有一定欠缺。

六、結(jié)束語(yǔ)

高校的信息化建設(shè)目前正逐步加快中，我們需通過(guò)流程引擎、動(dòng)態(tài)表單引擎、應(yīng)用發(fā)布門戶實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程快速配置上線、需求變更的快速響應(yīng)，進(jìn)而打造一站式服務(wù)所要實(shí)現(xiàn)的優(yōu)質(zhì)載體——網(wǎng)上服務(wù)大廳。[8]這樣可以部分實(shí)現(xiàn)高校信息化建設(shè)，雖存在部分無(wú)法線上完成的業(yè)務(wù)，但線上線下相結(jié)合也算是一種辦法，需要我們以一種積極的態(tài)度對(duì)待網(wǎng)上辦事服務(wù)，由上至下加以貫徹，加快實(shí)現(xiàn)高校信息化建設(shè)步伐，加快進(jìn)行網(wǎng)上辦事服務(wù)建設(shè)，實(shí)現(xiàn)更加高效的高校辦事服務(wù)。