中小企業(yè)存貨管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

[摘要]中小型企業(yè)是我國(guó)經(jīng)濟(jì)體的重要組成部分，存貨是一項(xiàng)核心資產(chǎn)，管理水平可直接影響到企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)效果與資金流動(dòng)。存貨跟固定資產(chǎn)等長(zhǎng)期資產(chǎn)最大的區(qū)別在于，持有的最終目的是為了出售。存貨管理是企業(yè)內(nèi)部控制的重要組成部分。它是能夠自我協(xié)調(diào)、制約和監(jiān)督的一種內(nèi)控系統(tǒng)。管理好存貨，能夠確保流動(dòng)資產(chǎn)的安全與完整，有助于貫徹經(jīng)營(yíng)方針和決策，最終達(dá)成經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。文章將結(jié)合存貨管理重要性，討論存貨管理制度建設(shè)、加強(qiáng)內(nèi)控、用好信息化系統(tǒng)管理、大力利用第三方物流支持等策略，解決企業(yè)存貨管理的現(xiàn)存問(wèn)題。

[關(guān)鍵詞]中小企業(yè);存貨管理;信息化管理

[中圖分類號(hào)]F276.3

1引言

據(jù)《2018—2022 年企業(yè)經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目行業(yè)深度調(diào)查與投資分析文件》，截至目前，占我國(guó)企業(yè)總量99.6%的為大量中小企業(yè)，同時(shí)，中小企業(yè)占GDP總量60%，其稅收貢獻(xiàn)值也高達(dá) 50%。中小企業(yè)一直是經(jīng)濟(jì)中最具活力的元素，大量的就業(yè)機(jī)會(huì)、技術(shù)創(chuàng)新的重要推動(dòng)力量，更離不開(kāi)中小企業(yè)。因此，中小企業(yè)是國(guó)民經(jīng)濟(jì)健康協(xié)調(diào)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，也是穩(wěn)定財(cái)政收支的一大梁柱。文章討論中小企業(yè)的存貨管理存在的問(wèn)題，也顯得尤其必要。

2中小企業(yè)存貨管理的重要性

2.1存貨管理的基本理論

存貨是指企業(yè)在日常活動(dòng)中持有以備出售的產(chǎn)成品或商品、處在生產(chǎn)過(guò)程中的在產(chǎn)品、在生產(chǎn)過(guò)程或提供服務(wù)過(guò)程中耗用的材料和物料等。[1]包括商品、產(chǎn)成品、半成品、在產(chǎn)品以及各種材料、燃料、包裝物、低值易耗品、委托加工物資等。[2]

存貨管理就是對(duì)企業(yè)的存貨進(jìn)行管理，主要包括三方面：存貨的信息管理、對(duì)存貨信息的決策分析及對(duì)存貨的有效控制，最后實(shí)現(xiàn)存貨管理的目的——提高經(jīng)濟(jì)效益。

為了保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的需要，企業(yè)必須儲(chǔ)備足夠的原輔料;同樣，儲(chǔ)備充分的產(chǎn)成品，才能滿足銷售的需要;但是，存貨持有過(guò)多將不可避免地占用更多資金，增加資金成本和一系列其他成本。因此，存貨管理的目標(biāo)就是讓成本與效益達(dá)到最佳平衡。

2.2中小企業(yè)存貨管理的重要性

企業(yè)只有計(jì)劃采購(gòu)、合理消耗和積極銷售存貨，才能確保生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的可持續(xù)性。存貨是企業(yè)不可或缺的資產(chǎn)，一般會(huì)占據(jù)中小企業(yè)資產(chǎn)總額的30%左右。也就是說(shuō)，存貨占用著企業(yè)大量的流動(dòng)資金。存貨資金利用成效的高下直接取決于企業(yè)對(duì)存貨管理的重視程度和管理成效差異。存貨管理能夠防止錯(cuò)誤記錄和舞弊行為的發(fā)生，還能加強(qiáng)成本控制。大量的實(shí)踐證明，加強(qiáng)存貨管理和控制能使深陷困境的企業(yè)恢復(fù)生機(jī)，反之，則會(huì)使充滿活力的企業(yè)逐步陷入泥潭。

3中小企業(yè)存貨管理現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題

3.1存貨管理制度不健全

中小企業(yè)管理層常常對(duì)存貨管理不夠重視，可能也制定有存貨管理制度，但內(nèi)容不全面或不規(guī)范，僅有簡(jiǎn)單的出入庫(kù)流程和要求，無(wú)全流程、各環(huán)節(jié)的管控，導(dǎo)致庫(kù)存大量積壓。比如大量的過(guò)效期和近效期原輔料、滯銷產(chǎn)品積壓、不合格產(chǎn)品長(zhǎng)期停留生產(chǎn)線上或半成品倉(cāng)庫(kù)等。這些亂象，可以看出企業(yè)缺乏合理的采購(gòu)計(jì)劃、存貨的安全庫(kù)存設(shè)置、工藝流程的優(yōu)化及銷售與生產(chǎn)等部門間的脫節(jié)等問(wèn)題。

3.2內(nèi)控制度不完善

人員分工不明確是經(jīng)常現(xiàn)象。某個(gè)員工既可以負(fù)責(zé)原材料的采購(gòu)、付款申請(qǐng)、入庫(kù)驗(yàn)收，又可以負(fù)責(zé)出庫(kù)填單;某個(gè)員工既負(fù)責(zé)產(chǎn)品的銷售，又負(fù)責(zé)貨款回籠等。有些企業(yè)制定有明確規(guī)范的管理制度，其執(zhí)行的情況卻不盡如人意，比如物料的驗(yàn)收入庫(kù)：制度明確規(guī)定到貨幾天內(nèi)送檢、質(zhì)檢收到后幾天內(nèi)完成檢驗(yàn)、倉(cāng)管收到檢驗(yàn)合格通知后幾天內(nèi)辦理入庫(kù)等。但在實(shí)際流程中常常會(huì)打折扣，總是有各種各樣的原因造成拖延。也許沒(méi)影響最后的生產(chǎn)使用，但中間環(huán)節(jié)因違規(guī)操作可能帶來(lái)的負(fù)面影響被忽略、掩蓋了。只有出現(xiàn)最終的不良后果時(shí)才會(huì)被問(wèn)責(zé)，但此時(shí)前面所經(jīng)歷的所有環(huán)節(jié)產(chǎn)生的不良影響已經(jīng)產(chǎn)生，即便進(jìn)行懲戒也難以挽回?fù)p失。這種現(xiàn)象，就是因?yàn)閮?nèi)控制度缺失或不完善造成的，沒(méi)有在過(guò)程中防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

3.3存貨的驗(yàn)收與保管方面的問(wèn)題

首先，存貨入庫(kù)驗(yàn)收程序的實(shí)施不僅可以防止公司遭受經(jīng)濟(jì)損失，還可以起到監(jiān)督供應(yīng)商和承運(yùn)人的作用，還可以指導(dǎo)存貨的存儲(chǔ)和使用。但是，由于人員較少，中小企業(yè)很難嚴(yán)格把關(guān)存貨的驗(yàn)收階段，這很容易導(dǎo)致存貨賬實(shí)不一致。當(dāng)原材料等入庫(kù)時(shí)，通常由采購(gòu)人員把控著。在原輔料正式入庫(kù)前，倉(cāng)庫(kù)無(wú)法按照一定的程序和手續(xù)檢查其數(shù)量，外觀質(zhì)量和內(nèi)部質(zhì)量，以驗(yàn)證其是否符合訂貨合同的要求，是否符合生產(chǎn)要求，使大量不合格和無(wú)法使用的原輔料積壓在倉(cāng)庫(kù)中，造成巨大的資源浪費(fèi)和高庫(kù)存成本。與大企業(yè)相比，中小企業(yè)的產(chǎn)成品等入庫(kù)存在較大差距。由于質(zhì)檢人員數(shù)量少，檢驗(yàn)設(shè)備落后，不能嚴(yán)格按照國(guó)家質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，導(dǎo)致大量不合格產(chǎn)品驗(yàn)收入庫(kù)。在將這些不合格產(chǎn)品銷往市場(chǎng)后，由于質(zhì)量問(wèn)題退貨返倉(cāng)，導(dǎo)致庫(kù)存積壓。

其次，庫(kù)存大量積壓，但中小企業(yè)的倉(cāng)儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施非常落后。中小企業(yè)沒(méi)有大規(guī)模大面積的倉(cāng)庫(kù)，他們只能儲(chǔ)存一些重要的存貨。缺陷產(chǎn)品和廢料等其他存貨，往往不能分門別類按秩序擺放。這樣就容易混淆，很難保證賬實(shí)相符。

3.4信息化水平低下

很多中小企業(yè)通常缺少?gòu)?qiáng)有力的技術(shù)支持，也缺失先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，它管理存貨的方式常常采用手工操作與計(jì)算機(jī)管理并用。這樣的核算結(jié)果往往不準(zhǔn)確，與實(shí)存數(shù)不符。也有部分中小企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始單獨(dú)使用存貨管理系統(tǒng)，但所用功能單一、不穩(wěn)定，結(jié)果是準(zhǔn)確性差，不穩(wěn)定，不能與外部供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)時(shí)溝通和信息資源的相互交換，無(wú)法及時(shí)取得存貨的反饋信息，常會(huì)誤導(dǎo)企業(yè)采購(gòu)行為。隨之而來(lái)的是存貨的成本、費(fèi)用、管理和需求等一系列矛盾，原材料供應(yīng)過(guò)剩或不足，采購(gòu)成本過(guò)高，庫(kù)存過(guò)多或過(guò)少都可能發(fā)生，也極容易導(dǎo)致庫(kù)存物資發(fā)生貶值。這樣的存貨管理，無(wú)法為企業(yè)提供相關(guān)決策數(shù)據(jù)。

3.5第三方物流平臺(tái)沒(méi)有完善利用

第三方物流平臺(tái)，是指由“第一方”發(fā)貨人和“第二方”收貨人之外的第三方物流企業(yè)來(lái)承擔(dān)企業(yè)物流活動(dòng)的一種物流形態(tài)。

多數(shù)中小企業(yè)忽略外部物流資源，只會(huì)進(jìn)行內(nèi)部整合。企業(yè)會(huì)自行建設(shè)物流體系，并不引入第三方物流。在企業(yè)認(rèn)為，不但要考慮價(jià)格問(wèn)題，更重要的是要護(hù)住上下游合作伙伴的商業(yè)秘密。另外，就是引入了第三方物流服務(wù)，企業(yè)也常常僅使用其物流功能，而其他方面的功能并沒(méi)有展開(kāi)利用。

4中小企業(yè)加強(qiáng)存貨管理的對(duì)策與建議

為提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益的最好途徑是管好存貨、保持最佳存貨量、提高周轉(zhuǎn)率等。

4.1建立健全存貨管理制度

存貨管理和控制的關(guān)鍵是總量、結(jié)構(gòu)是否合理、合適，存貨能否為企業(yè)發(fā)展提供有效支持，企業(yè)需要通過(guò)各種制度進(jìn)行規(guī)范和管理。通過(guò)制度的實(shí)施、執(zhí)行，能夠確保存貨的安全、完整，如實(shí)反映存貨的購(gòu)、銷、存及計(jì)價(jià)情況，同時(shí)也能起到監(jiān)督、控制作用，降低企業(yè)成本、完善內(nèi)控制度。

制定存貨管理制度時(shí)，不但要考慮對(duì)存貨整體進(jìn)出流程的規(guī)定，以便能使采購(gòu)、倉(cāng)儲(chǔ)、生產(chǎn)、銷售與財(cái)務(wù)核算相互銜接，還要考慮細(xì)節(jié)問(wèn)題，如各環(huán)節(jié)的票據(jù)流程周轉(zhuǎn)程序，并制定相關(guān)的流程圖解。

4.1.1制訂完善采購(gòu)計(jì)劃，形成制度

生產(chǎn)計(jì)劃依據(jù)銷售計(jì)劃，而采購(gòu)計(jì)劃依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃。首先，查詢物料庫(kù)存，然后統(tǒng)計(jì)運(yùn)輸中的物料和送檢物料，扣除尚未投放的數(shù)量，并通過(guò)綜合平衡計(jì)算每種物料需求計(jì)劃，為采購(gòu)部門提供準(zhǔn)確的信息。如果存在超計(jì)劃采購(gòu)，則必須憑借正當(dāng)理由通過(guò)合法程序?qū)徟_認(rèn)。

4.1.2 完善采購(gòu)規(guī)定

采購(gòu)是現(xiàn)代物流鏈中的基本環(huán)節(jié)，其管理狀態(tài)與整個(gè)物流鏈相關(guān)。因此，做好企業(yè)的采購(gòu)管理對(duì)整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作至關(guān)重要。具體包括，制定工作目標(biāo)、明確工作內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)作業(yè)程序、制定采購(gòu)實(shí)施方法和入庫(kù)驗(yàn)收管理規(guī)定。

4.2突出內(nèi)控機(jī)制重要性

制度規(guī)范只是第一步。為了確保實(shí)施，必須通過(guò)制度監(jiān)督來(lái)保證。監(jiān)督可以采取多種形式。第一種是內(nèi)審部門。通過(guò)專項(xiàng)審計(jì)和財(cái)務(wù)審計(jì)進(jìn)行全面或局部監(jiān)督。例如，采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售等權(quán)限是否明確，以及不相容職位是否分離，所有環(huán)節(jié)審批是否符合要求，因市場(chǎng)、生產(chǎn)等環(huán)節(jié)變化導(dǎo)致的積壓存貨是否得到及時(shí)處置;第二種是財(cái)務(wù)監(jiān)督。通過(guò)盤點(diǎn)存貨，分析賬齡、存貨周轉(zhuǎn)率等指標(biāo)發(fā)現(xiàn)異常;第三種是舉報(bào)監(jiān)督。如發(fā)現(xiàn)不符合存貨管理制度的行為和現(xiàn)象，人人都有義務(wù)進(jìn)行舉報(bào)。通過(guò)以上種種監(jiān)督措施使存貨管理制度得以落實(shí)。

4.3制定合理的訂貨制度

不合理存貨的現(xiàn)狀與不科學(xué)的訂貨制度直接相關(guān)。存貨成本由五部分組成：缺貨損失、運(yùn)輸成本、訂單成本、存儲(chǔ)資金和過(guò)期產(chǎn)品消耗。如果前期訂單不合適，則無(wú)法測(cè)算后期四方面的成本投放，導(dǎo)致企業(yè)運(yùn)營(yíng)不平衡。因此，有必要使用經(jīng)濟(jì)批量訂貨法來(lái)計(jì)算最佳訂貨量。例如，一臺(tái)工業(yè)電動(dòng)縫紉機(jī)，由成千上百種零件組成，不同的零件通常由不同的供應(yīng)商提供。如果交由一家物流公司運(yùn)送，將會(huì)導(dǎo)致運(yùn)費(fèi)均攤失衡問(wèn)題，從而影響最佳訂貨量的測(cè)算。為了改善這個(gè)問(wèn)題，有必要使用采樣技術(shù)，根據(jù)零件種類制訂訂購(gòu)計(jì)劃，以確保合理的存貨數(shù)量。

4.4用好信息化系統(tǒng)管理

根據(jù)前述，中小企業(yè)的存貨占比相當(dāng)高昂。因此，在管理存貨時(shí)，不可能僅僅依靠人力資源進(jìn)行核算。在現(xiàn)代企業(yè)建設(shè)過(guò)程中，人工錄入和計(jì)算不能保證多類型貨物信息的全面、正確處理，導(dǎo)致成本核算數(shù)據(jù)和實(shí)際情況出現(xiàn)較大落差。

首先，對(duì)存貨實(shí)施條碼管理。目前，倉(cāng)庫(kù)作業(yè)和存貨控制業(yè)務(wù)多樣化、復(fù)雜化，人工處理費(fèi)時(shí)耗力，又容易出錯(cuò)。條碼管理與信息處理技術(shù)的結(jié)合使用可確保存貨的準(zhǔn)確性。條碼類型有品號(hào)條碼、數(shù)量條碼、裝箱條碼及單據(jù)條碼等。以條碼作為媒介，進(jìn)行單據(jù)錄入和信息跟蹤，確保差錯(cuò)率降至極限，以便于高速、大量收集存貨數(shù)據(jù)。

其次，利用ERP等信息管理系統(tǒng)進(jìn)行存貨管理。ERP信息管理系統(tǒng)可以包括采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、生產(chǎn)和銷售等各個(gè)方面。它可以從請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)到進(jìn)貨進(jìn)行全方位管控，同時(shí)也能夠?qū)?yīng)商的資質(zhì)進(jìn)行分析與評(píng)估，也能夠降低采購(gòu)成本和采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)可以管理多工廠、多倉(cāng)庫(kù)的存貨和成本計(jì)算。另外，存貨ABC，周轉(zhuǎn)率和呆滯等存貨報(bào)表，均可由ERP系統(tǒng)呈現(xiàn)。

4.5利用第三方物流平臺(tái)支持

由于中小企業(yè)現(xiàn)金流緊張，初期投資相對(duì)較小，主要關(guān)注生產(chǎn)和銷售。第三方物流技術(shù)未得到充分利用，現(xiàn)代信息管理無(wú)法實(shí)現(xiàn)。例如，有些企業(yè)截至目前仍在使用人工錄入和計(jì)算機(jī)相結(jié)合的半信息化管理手段。這種機(jī)制相對(duì)落后，在存貨管理中實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)交換是不可能的。由于中小企業(yè)無(wú)法正確認(rèn)識(shí)第三方物流的便利性和優(yōu)勢(shì)，因此無(wú)法將其與自身的存貨供應(yīng)鏈聯(lián)系起來(lái)，導(dǎo)致供應(yīng)鏈價(jià)值下降。甚至有些管理人員認(rèn)為物流外包會(huì)導(dǎo)致依賴性增加，不利于存貨管理，減少與客戶的親密關(guān)系，因此在運(yùn)輸系統(tǒng)的建立上投入了大量資金。但是，中小企業(yè)自身生產(chǎn)結(jié)構(gòu)簡(jiǎn)單，存貨量較小，自營(yíng)運(yùn)輸系統(tǒng)的建立無(wú)疑增加了資金負(fù)擔(dān)。為了解決上述問(wèn)題，第三方物流的優(yōu)勢(shì)必須予以重視，加強(qiáng)與相關(guān)企業(yè)的合作，彌補(bǔ)自身運(yùn)輸結(jié)構(gòu)的不足。這樣不僅可以降低采購(gòu)、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)的成本，還可以有效降低存貨積壓風(fēng)險(xiǎn)，提高存貨的周轉(zhuǎn)效率。另外，物流企業(yè)在運(yùn)輸方面具有很強(qiáng)的專業(yè)性。存貨周轉(zhuǎn)周期得以優(yōu)化，提高了運(yùn)營(yíng)效果。

5結(jié)論

綜上所述，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)體制的更新，我國(guó)中小企業(yè)的發(fā)展受到越來(lái)越多的關(guān)注。要提高市場(chǎng)環(huán)境中的核心競(jìng)爭(zhēng)力，就要結(jié)合實(shí)際情況加強(qiáng)企業(yè)的整體效益，重視存貨管理，做好部門間的職權(quán)分離，用科學(xué)的管理促進(jìn)產(chǎn)業(yè)鏈的完善，改善存在的問(wèn)題，促進(jìn)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

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[作者簡(jiǎn)介]管玲芳，女，漢族，浙江臺(tái)州人，臺(tái)州科技職業(yè)學(xué)院會(huì)計(jì)與金融學(xué)院高級(jí)會(huì)計(jì)師，研究方向：企業(yè)財(cái)務(wù)管理。