人力資源檔案管理信息化的影響因素與建設(shè)對策研究

陳奕

[摘 要]隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展與應(yīng)用，給人們的生活帶來了方便，提高了工作效率。當(dāng)今社會的發(fā)展趨勢是多媒體與信息技術(shù)等方面，本文主要對人力資源檔案管理信息化的影響因素進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)建設(shè)對策，旨在為相關(guān)研究提供借鑒。

[關(guān)鍵詞]人力資源檔案管理;信息技術(shù);信息化建設(shè)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.20.080

[中圖分類號]F249.2;G270.7[文獻(xiàn)標(biāo)識碼]A[文章編號]1673-0194（2019）20-0-02

0 ? ? 引 言

伴隨我國社會發(fā)展速度不斷加快，人事檔案管理已經(jīng)引起極高的關(guān)注，作為極為重要戰(zhàn)略資源，對于人才開發(fā)及利用有著非常關(guān)鍵的影響。目前，對于人力資源檔案管理領(lǐng)域中應(yīng)用最多的是信息技術(shù)，同時也給信息建設(shè)提供了關(guān)鍵的技術(shù)支持。

1 ? ? 人力資源檔案管理概述

1.1 ? 人力資源的含義

人力資源指在一定的市場經(jīng)濟(jì)下，所有地區(qū)具有勞動能力和創(chuàng)造價值行為的人口資源的總稱，如：正處于勞動年齡階段的人口、超出勞動年齡階段的人口、未到達(dá)勞動年齡階段的人口，但都有一個共同點(diǎn)就是具備勞動能力的所有人員。目前，在我國，人力資源就是在社會上能通過自主的勞動力創(chuàng)作價值促進(jìn)市場經(jīng)濟(jì)與社會發(fā)展的人口統(tǒng)稱。

1.2 ? 人力資源檔案管理的含義

一個國家或者一個地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平高低都離不開當(dāng)?shù)氐娜肆Y源。由于每個地方的人力資源素質(zhì)各不相同，加上各行各業(yè)對人力資源的需求又不一致，那么就需要對人力資源進(jìn)行統(tǒng)一檔案管理，根據(jù)當(dāng)?shù)氐娜肆Y源有效記錄與分類以及管理，記錄該地區(qū)的可勞動人口狀況（數(shù)量、文化程度、工作能力、生活背景等），從而為該地區(qū)的社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供高效服務(wù)。

1.3 ? 人力資源檔案管理的作用

人力資源檔案管理主要通過一個地區(qū)的人力資源流動使其在總地區(qū)的人力資源都能發(fā)揮最大能力，從而幫助企業(yè)與社會發(fā)現(xiàn)人才以及幫助人才找到適應(yīng)其發(fā)展的工作崗位，最大限度地發(fā)揮自身才華，服務(wù)于社會主義現(xiàn)代化建設(shè)。

2 ? ? 人力資源檔案管理與信息化概述

信息化指通過計算機(jī)智能化工具培養(yǎng)其代表的新生產(chǎn)力，從而促進(jìn)社會發(fā)展的過程。而智能化生產(chǎn)工具已經(jīng)和以往的傳統(tǒng)生產(chǎn)工具大不相同，由規(guī)模龐大、有組織性的、層次分明的信息網(wǎng)絡(luò)體系組成，而不是一個孤立分散型的。通過網(wǎng)絡(luò)改變?nèi)藗兩a(chǎn)與工作以及生活等方式，從而使人類社會發(fā)生相應(yīng)變化。信息化應(yīng)用逐步深入，我國經(jīng)濟(jì)與社會效率明顯增長。根據(jù)相關(guān)調(diào)查統(tǒng)計分析：我國物流方面信息化、醫(yī)療方面信息化以及政務(wù)方面信息化在不斷擴(kuò)大。雖然發(fā)展迅速，但也存在相應(yīng)問題，如：社會與政務(wù)與信息安全建設(shè)領(lǐng)域，但今后隨著政策支持與產(chǎn)業(yè)問題的解決，我國信息化將會進(jìn)一步深層次發(fā)展。由此可見，信息化能使信息技術(shù)被高度應(yīng)用與廣泛普及，還能使信息資源被高度共享，從而充分發(fā)揮與利用所有的潛力，保證整個系統(tǒng)運(yùn)行都處于合理的理想狀態(tài)。當(dāng)前的信息化已不斷推進(jìn)與深化改革，當(dāng)然在信息技術(shù)和多媒體方面也自然而然地受潛移默化的影響，使人們的工作方式與思維模式有著相應(yīng)改變，同時給人們的生活帶來了極大的方便，提高了工作效率。人力資源檔案可以使勞動人員全方面地展現(xiàn)其勞動能力，因此，信息化建設(shè)尤其重要。檔案管理工作的事項(xiàng)在不斷信息化，取得了較好發(fā)展，同時，人力資源檔案管理工作也要保持不斷學(xué)習(xí)與實(shí)踐以及不斷創(chuàng)新等，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化人力資源檔案管理水平提高，創(chuàng)造更高的價值。

3 ? ? 影響人力資源檔案管理的因素

3.1 ? 基礎(chǔ)設(shè)施相對落后

檔案信息化建設(shè)的重要任務(wù)是檔案的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，但目前我國的人力資源檔案管理大部分還是紙質(zhì)的，對內(nèi)容進(jìn)行收集、整理、保管方面的工作存在局限性，雖然提出要信息化管理建設(shè)，對其配置了打印機(jī)、計算機(jī)、掃描儀等相應(yīng)設(shè)備，但目前的檔案管理方面的實(shí)際操作應(yīng)用比較多的是對檔案目錄進(jìn)行錄入與打印。對于信息開發(fā)工作與檔案信息統(tǒng)計、分類、匯總等方面還不能有效操作，更不用說起檔案信息技術(shù)的掌握與利用，這些現(xiàn)象不利于人力資源檔案管理信息化建設(shè)，更談不上長遠(yuǎn)發(fā)展。

3.2 ? 人力資源檔案管理信息化的意識觀念薄弱

目前，我國的整體科技信息化進(jìn)程相對比較慢，主要原因是我國的產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域復(fù)雜多樣，所以在各個領(lǐng)域中信息化緩慢，從而導(dǎo)致人力資源檔案管理水平相對落后，因此，對人力資源檔案管理的信息化建設(shè)意識觀念也相對薄弱。雖然人力資源檔案管理信息化建設(shè)在實(shí)行中，但在還沒有引起管理人員的足夠重視，仍繼續(xù)應(yīng)用傳統(tǒng)的觀念與方式進(jìn)行檔案的“重藏輕用”管理模式，只重視履行人力資源檔案的保管嚴(yán)謹(jǐn)工作，而忽視了檔案內(nèi)容基本信息的必要記載與信息補(bǔ)充更新等事項(xiàng)，更沒有意識到人力資源檔案管理信息開發(fā)與人力資源管理的價值意義，從而失去了價值作用，約束力人力資源檔案管理。

3.3 ? 缺乏專業(yè)的人才

人力資源檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，并不是任何一個人都能勝任，需在工作中需具備專業(yè)性和政治性以及機(jī)密性等，因此，檔案信息化管理必須有一定的業(yè)務(wù)能力、政治素質(zhì)以及信息技術(shù)。據(jù)調(diào)查分析，目前的人力資源管理中，檔案管理內(nèi)容相對較少，檔案管理人員對管理的專業(yè)知識比較弱，對人力資源檔案管理模式與應(yīng)用還是通過以往的傳統(tǒng)手工操作和紙質(zhì)記錄進(jìn)行運(yùn)作，對電子方面的收集、保管以及利用較少，不能有效發(fā)掘人力資源信息。

3.4 ? 缺乏人力資源檔案管理信息化相應(yīng)的制度規(guī)范

目前，企業(yè)檔案信息化缺乏相關(guān)制度規(guī)范與長遠(yuǎn)目標(biāo)規(guī)劃建設(shè)，一直止步于“喊口號”的階段層次。企業(yè)開展檔案信息化建設(shè)必須有先進(jìn)的技術(shù)和檔案管理的信息化建設(shè)目標(biāo)規(guī)劃，建立配套的制度規(guī)范進(jìn)行約束。信息化建設(shè)可以給企業(yè)帶來相應(yīng)的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，如：電子文件管理，可以沖擊以往的傳統(tǒng)檔案管理理念與預(yù)防文件篡改隱患以及檔案信息泄密等。因此，人力資源檔案信息化過程中應(yīng)完善相應(yīng)制度，保障企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

4 ? ? 促進(jìn)人力資源檔案管理信息化建設(shè)的對策

4.1 ? 加強(qiáng)人力資源檔案管理信息化的意識引導(dǎo)

檔案的管理意識在檔案管理科學(xué)運(yùn)行中起著很重要的引導(dǎo)作用，也是形成人力資源檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展與實(shí)施的基本思想基礎(chǔ)體現(xiàn)。因此，必須做到各項(xiàng)工作與各個領(lǐng)域的有效銜接，使檔案管理者與檔案工作有效轉(zhuǎn)型（封閉轉(zhuǎn)化為開發(fā)），從而強(qiáng)化其檔案管理的意識觀念，深化檔案管理的操作過程，逐步向由數(shù)字化轉(zhuǎn)化。此外，在知識經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)場上，企業(yè)還要主動迎接挑戰(zhàn)，最終把檔案工作的重要核心轉(zhuǎn)移到知識經(jīng)濟(jì)的現(xiàn)代化建設(shè)上。

4.2 ? 建立健全制度體系

積極完善相應(yīng)的制度體系是人力資源檔案管理信息化建設(shè)最重要的前提。制度體系在建設(shè)管理、技術(shù)以及業(yè)務(wù)方面的層次上，都發(fā)揮著重要作用，會影響企業(yè)的整體信息化建設(shè)進(jìn)程。對此，企業(yè)要建立健全人力資源檔案管理信息化的過程規(guī)范，形成長久有效的機(jī)制保障人力資源檔案管理的每項(xiàng)工作業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，使程序有制度可依、有法可依。此外，還要加大信息化專項(xiàng)資金投入，從實(shí)際出發(fā)。在此過程中，要制訂系統(tǒng)的方案與長遠(yuǎn)的規(guī)劃目標(biāo)，使有限的資金投入發(fā)揮最大的功效，合理分配到人力資源檔案管理信息化建設(shè)中的每一個環(huán)節(jié)。

4.3 ? 加強(qiáng)人力資源檔案管理信息化系統(tǒng)建設(shè)

新時期，傳統(tǒng)的手工操作管理模式完全不能適應(yīng)當(dāng)今人力資源檔案管理模式上的需求，因此，必須借助現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)強(qiáng)化人力資源檔案管理。在此過程中，要加快人力資源檔案管理系統(tǒng)與檔案前期工作。如：檔案整理、檔案查閱、檔案保管、檔案歸檔、檔案信息開發(fā)等。在此過程中，必須加強(qiáng)人力資源檔案管理工作，充分發(fā)揮現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，開發(fā)出不同類型的人力資源檔案信息數(shù)據(jù)庫與人力資源檔案信息管理利用的平臺，滿足其不同的需求與服務(wù)改領(lǐng)域科學(xué)發(fā)展的需要，最終實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理信息化管理的重要價值與意義。

4.4 ? 培養(yǎng)人力資源檔案管理信息化人才

在人力資源檔案管理中，最重要的主體是人，因此，第一，企業(yè)要著重提高檔案管理人員的檔案業(yè)務(wù)能力，有效豐富他們的檔案知識理論，使工作人員能在工作中發(fā)揮自身作用，把握正確的人力資源檔案管理方向，使歸檔管理的整體運(yùn)作流程安全高效。第二，企業(yè)要利用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如：網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)、繼續(xù)教育、技能研修方式等，提升人力資源檔案管理信息的獲取、提煉以及再加工能力。第三，企業(yè)人力資源管理檔案人員要樹立檔案意識，具有良好的職業(yè)素質(zhì)素養(yǎng)，要堅(jiān)持檔案管理安全重于一切的觀念。

4.5 ? 提高檔案信息化水平

企業(yè)要配置相應(yīng)的計算機(jī)，增加網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，從而逐漸提高檔案信息化水平;對于各個項(xiàng)目與領(lǐng)域要形成網(wǎng)絡(luò)化工作模式，加強(qiáng)檔案管理與利用;建立人力資源檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，形成檔案信息系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)建設(shè)統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)資源共享模式，以便于工作人員查閱。

5 ? ? 結(jié) 語

只要堅(jiān)持與時俱進(jìn)的目標(biāo)、不斷改革人力資源檔案管理工作，企業(yè)就可以有效實(shí)現(xiàn)人力資源檔案管理工作高效運(yùn)行，從而在新形勢下促進(jìn)社會發(fā)展，使企業(yè)與社會創(chuàng)造更高效的價值，進(jìn)而開創(chuàng)人力資源檔案管理工作的新局面。

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