新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究

李愛民

摘 要：信息技術(shù)是當(dāng)前管理工作發(fā)展的新趨勢，相比傳統(tǒng)管理模式而言，更加高效快捷，管理功能也更加多樣化。對于事業(yè)單位檔案管理而言，加強(qiáng)信息化、智能化管理技術(shù)更新，深化管理改革創(chuàng)新，不僅可以提升檔案管理的效率，還可以提升管理質(zhì)量，為事業(yè)單位發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，本文將重點(diǎn)分析新趨勢下事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展趨勢，不斷加快改革步伐，為事業(yè)單位發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理;服務(wù)模式;改革創(chuàng)新

檔案管理工作是事業(yè)單位管理內(nèi)容之一，直接關(guān)乎員工的個人信息、調(diào)度情況，是一項(xiàng)保密性較高的工作。但是，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無法滿足管理需求，甚至還會影響管理工作的正常開展，導(dǎo)致管理質(zhì)量不高。因此，為了推進(jìn)事業(yè)發(fā)展的健康發(fā)展，需要加快檔案管理創(chuàng)新工作，積極順應(yīng)時代發(fā)展趨勢。

一、檔案管理創(chuàng)新的作用與意義

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)深入到管理工作的各個領(lǐng)域，充分利用著智能化的優(yōu)勢，逐漸實(shí)現(xiàn)了人力資源的解放。新時代趨勢下，檔案管理工作更加趨向信息化，這樣的管理模式不僅有利于檔案信息的查詢、錄入以及儲存，還優(yōu)化了各部門之間的溝通方式，簡化了一些繁瑣的管理流程。檔案管理工作的創(chuàng)新極大限度地減少了人力成本投入，工作效率和質(zhì)量都有明顯提升，對事業(yè)單位發(fā)展具有不可估量的作用。同時，事業(yè)單位正在面臨體制改革，推動“檔案管理+互聯(lián)網(wǎng)+計算機(jī)技術(shù)”的發(fā)展趨勢，可以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理，緊跟時代發(fā)展的步伐。例如，部分事業(yè)單位已經(jīng)建立了信息化檔案管理系統(tǒng)，將檔案信息內(nèi)容全部歸納在系統(tǒng)之中，從而使得大部分管理工作都可以在電腦上進(jìn)行操作，進(jìn)一步促進(jìn)了管理模式和服務(wù)模式的革新，這也是事業(yè)單位改革發(fā)展的重要內(nèi)容。此外，根據(jù)檔案管理的現(xiàn)狀問題來看，檔案資源不健全、管理模式陳舊是優(yōu)化服務(wù)模式的阻礙，也是事業(yè)單位檔案管理的普遍難題。例如，在檔案管理中，一旦員工錄入信息出現(xiàn)錯誤，就會影響檔案信息的真實(shí)性，為后期查閱檔案帶來麻煩。再或者，紙質(zhì)檔案管理受到外界因素影響較大，如果發(fā)生地質(zhì)災(zāi)害或者大雨天氣受水侵濕，都會對紙質(zhì)檔案造成損害。因此，事業(yè)單位推動管理創(chuàng)新和服務(wù)優(yōu)化，可以充分利用信息化檔案管理的功能，提升系統(tǒng)的應(yīng)用價值。

二、檔案管理的現(xiàn)階段狀況分析

（一）對信息化檔案建設(shè)工作重視程度不足

檔案不僅記錄了員工的基礎(chǔ)信息，還會跟隨員工工作變動而變化，是對員工個人信息、工作情況的詳細(xì)記錄。因此，如果檔案管理工作存在問題，不僅會影響員工個人信息安全，還無法保障檔案管理質(zhì)量，不利于事業(yè)單位穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。但是，大部分事業(yè)單位對工作認(rèn)知更加偏向于社會服務(wù)，忽視了檔案管理的重要性，導(dǎo)致其管理體系不健全、監(jiān)督管理工作不到位，甚至還減少了對信息化檔案建設(shè)的資金支持，嚴(yán)重影響了管理效率的提升。同時，由于缺乏規(guī)章制度的規(guī)范，導(dǎo)致檔案管理工作繁雜瑣碎，管理工作分散，這都不利于管理工作效率和質(zhì)量的提升。

（二）部分工作人員專業(yè)能力有限

在新時代趨勢下，傳統(tǒng)管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需求，甚至還會阻礙管理工作的正常開展。信息化檔案管理工作對人才專業(yè)能力、管理能力以及學(xué)習(xí)能力要求較高，但是當(dāng)前檔案管理人員缺乏專業(yè)的信息技術(shù)知識，導(dǎo)致無法靈活運(yùn)用信息化檔案管理系統(tǒng)，管理效率和質(zhì)量都受到了限制。同時，檔案管理人員自身素養(yǎng)也是影響工作質(zhì)量的重要因素，如果工作人員態(tài)度不端正、工作行為懶散、保密意識不強(qiáng)，可能會造成一些隱患問題，如：信息檔案遺失、信息錄入出錯等等，不僅會影響檔案信息安全，甚至還會阻礙事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）檔案管理方法有待優(yōu)化

互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)的發(fā)展加快了檔案管理創(chuàng)新步伐，也推動了社會發(fā)展和革新。雖然大部分事業(yè)單位已經(jīng)開展信息化檔案管理，但是由于技術(shù)局限、重視程度等因素，無法實(shí)現(xiàn)較好的管理效果，也影響了信息化管理的應(yīng)用價值。傳統(tǒng)管理方式與創(chuàng)新管理技術(shù)相互之間缺乏協(xié)調(diào)和配合，甚至還存在一定矛盾的地方。例如，傳統(tǒng)管理方式程序比較復(fù)雜，無論是檔案存儲方面、檔案建設(shè)方面，都有相應(yīng)的規(guī)范制度。但是信息化管理模式不僅流程簡略，還具有檔案信息錄入、檔案存儲的優(yōu)勢，適用于批量化檔案管理工作。

三、檔案創(chuàng)新管理和服務(wù)模式的發(fā)展策略

（一）重視信息化檔案管理建設(shè)工作

根據(jù)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀來看，事業(yè)單位對員工的工作態(tài)度、工作狀況以及工作能力都有較高的要求，這樣的工作模式可以及時發(fā)展檔案管理的問題，規(guī)范員工工作行為和態(tài)度，保障檔案管理的品質(zhì)，打造良好的工作環(huán)境。但是，在新形勢下檔案管理工作需要加強(qiáng)創(chuàng)新改革，不僅需要優(yōu)化對新時代發(fā)展需求的認(rèn)知，強(qiáng)化員工的信息化管理培訓(xùn)和教育工作，明確服務(wù)優(yōu)化的方向，還可以健全獎懲制度，激發(fā)員工的責(zé)任感，推動事業(yè)單位的發(fā)展。例如，事業(yè)單位可以加大管理系統(tǒng)建設(shè)的資金投入，建設(shè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施，如：電腦設(shè)備、技術(shù)管理人員、系統(tǒng)優(yōu)化等基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案管理發(fā)展提供保障。通過這樣的方式，不僅可以打造優(yōu)質(zhì)的管理環(huán)境，確保管理工作順利開展，還可以推動管理模式不斷更新。

（二）注重信息化管理人才培養(yǎng)工作

人才是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)動力，重視人才管理和培訓(xùn)工作不僅可以保障事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展，還可以為檔案管理注入新鮮動力，為管理服務(wù)創(chuàng)新發(fā)展添磚加瓦。為了推動檔案管理工作創(chuàng)新發(fā)展，事業(yè)單位可以積極吸納管理人才，將有經(jīng)驗(yàn)的老員工和技術(shù)型新員工進(jìn)行融合，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式與信息化管理的相輔相成，促進(jìn)員工檔案管理能力的提升，全面優(yōu)化檔案管理效率和質(zhì)量。例如，事業(yè)單位可以根據(jù)員工的實(shí)際能力，定期開展培訓(xùn)工作，將檔案管理系統(tǒng)的新功能、重點(diǎn)管理技術(shù)、先進(jìn)管理理念等內(nèi)容傳授給員工，不僅可以加強(qiáng)員工之間的交流和溝通，拉近員工之間的距離，還可以不斷優(yōu)化員工管理理念，提升員工的管理能力，促進(jìn)員工職業(yè)素養(yǎng)的發(fā)展。在這樣的人才培訓(xùn)活動中，可以營造良好的企業(yè)氛圍，員工也可以體會到工作的福利，從而激發(fā)員工的責(zé)任意識，對打造健康的企業(yè)文化具有積極意義。通過這樣的方式，可以提升檔案管理員工的信息化實(shí)力，為事業(yè)單位發(fā)展提供人才動力，還可以保障事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

（三）構(gòu)建優(yōu)質(zhì)的檔案管理體系

檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)性工作，既包含檔案錄入、查詢，又涉及檔案存檔、調(diào)度，所以需要建立完善的管理體系，才能確保各項(xiàng)工作的完整性，才能提升管理質(zhì)量。根據(jù)當(dāng)前檔案管理需求，事業(yè)單位可以健全監(jiān)督管理制度、獎懲制度、責(zé)任制度以及行為規(guī)范制度，從多方面優(yōu)化員工的工作行為，既可以優(yōu)化工作環(huán)境，還可以為員工提供廣闊的發(fā)展空間，激發(fā)員工的工作積極性，強(qiáng)化檔案的質(zhì)量管理。除此之外，還可以加強(qiáng)員工創(chuàng)新意識培養(yǎng)，積極收集員工意見和建議，創(chuàng)新檔案管理的模式和方法，改善管理制度的不足之處，創(chuàng)造人性化管理體系。這樣不僅可以逐步改善檔案管理的不足，建立更加完善的管理體系，還可以確保管理工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。

總而言之，在新時代環(huán)境下，對于事業(yè)單位而言，明確檔案管理的發(fā)展目標(biāo)，緊跟時代發(fā)展趨勢，可以推動管理模式創(chuàng)新。因此重視信息化管理系統(tǒng)建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展趨勢，也是提升管理效率和質(zhì)量的重要途徑。通過分析當(dāng)前檔案管理的不足之處，明確信息化檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的重要性，制定出重視檔案管理工作、加強(qiáng)信息化人才培訓(xùn)以及完善管理體系等方式，從多方面克服了傳統(tǒng)管理模式的問題和不足，也逐漸推動了檔案管理的改革創(chuàng)新進(jìn)程。

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