數(shù)字化背景下的檔案管理研究

王小娟　斯慶

摘? 要：檔案數(shù)字化管理有利于提高檔案室的工作效率和現(xiàn)代化水平，有利于檔案永久保存和安全保管，有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會共享和公共服務(wù)能力。但是，目前數(shù)字檔案管理仍存在一些問題，例如數(shù)字檔案的真實(shí)性與原始性問題、數(shù)字檔案保存問題、檔案人員技術(shù)提升問題等。該文針對數(shù)字檔案管理問題進(jìn)行研究，提出數(shù)字檔案管理方法，能有效提高數(shù)字檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案? 檔案管理? 管理方法? 檔案管理系統(tǒng)

中圖分類號：G270.7 ? ?文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1672-3791（2019）09（a）-0087-02

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化已滲透到我們?nèi)粘９ぷ?、生活的方方面面。而?shù)字化在檔案管理工作中的有效運(yùn)用，從宏觀上講，則可提高檔案工作的工作效率，即現(xiàn)在常提的檔案數(shù)字化管理。數(shù)字檔案管理是將傳統(tǒng)的、以紙質(zhì)為載體保存的檔案信息通過錄入、索引、標(biāo)注轉(zhuǎn)換為機(jī)讀檔案目錄，這樣不僅可以節(jié)約辦公人員和辦公費(fèi)用，而且便于修改、補(bǔ)充、查詢、利用，從而提高了工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。檔案數(shù)字化的主要途徑是借助數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，通過該系統(tǒng)可以將資料及時(shí)歸檔，避免了檔案的丟失;將檔案數(shù)字化成果與檔案目錄相鏈接，使檔案查閱變的非常方便;將檔案系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，使查閱者足不出戶就能獲得所需要的信息，提高了辦公效率。最重要的是，數(shù)字檔案管理可以增強(qiáng)對檔案原件的保護(hù)，提高檔案的壽命，將紙質(zhì)檔案原件通過掃描加工制成數(shù)字化副本檔案，使檔案的使用變得更加安全，同時(shí)也可有效預(yù)防檔案篡改行為。

1? 數(shù)字檔案管理存在的問題

一是數(shù)字檔案的真實(shí)性及原始性問題。數(shù)字檔案不同于文書、實(shí)物等檔案，看不見、摸不著，因此必須依賴相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備才能顯示、讀取，變成有用的信息。數(shù)字檔案在給人們帶來便利的同時(shí)，也帶來困惑和難題，數(shù)字檔案易修改、刪除、復(fù)制，使檔案的原始性辨別不清。這使得數(shù)字檔案的原始性、可靠性、真實(shí)性及憑證性遭到人們的質(zhì)疑。

二是數(shù)字檔案的保存問題。數(shù)字檔案的存儲介質(zhì)有磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等，這些載體的壽命有限，長久保存數(shù)字檔案沒有達(dá)到令人滿意的水平。一般磁盤的壽命是5～10年，光盤30年左右，與紙質(zhì)檔案相比壽命相差甚遠(yuǎn)，而且還易受到磁場、溫度、硬件配置、存儲格式等諸多因素影響。有些數(shù)字檔案載體保存完整，但數(shù)據(jù)信息已經(jīng)打不開，造成數(shù)據(jù)丟失。

三是數(shù)字檔案管理對人員的需求問題。檔案數(shù)字化對檔案管理人員提出了很高的要求，應(yīng)在具備檔案管理水平的基礎(chǔ)上，同時(shí)具備計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，才能勝任數(shù)字檔案室管理工作。這就需要對管理操作人員進(jìn)行培訓(xùn)、培養(yǎng)，使他們不僅具備專業(yè)的檔案管理水平，還應(yīng)具備數(shù)據(jù)化處理操作的本領(lǐng)及技術(shù)，具備對數(shù)據(jù)處理、保存、管理、利用等業(yè)務(wù)內(nèi)容的熟練操作及管理能力。為適應(yīng)檔案時(shí)代的發(fā)展與進(jìn)步，檔案管理人員應(yīng)不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自己的業(yè)務(wù)水平和能力。

2? 數(shù)字檔案的管理原則

一是安全性原則。安全性是檔案管理的首要原則。一般檔案中涉及到財(cái)產(chǎn)、人事、紀(jì)檢、會議記錄等方面的涉密信息，在數(shù)字檔案資源共享的同時(shí)必須做到安全保密。安全性對數(shù)字檔案管理來說是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，一方面需要在檔案管理軟件上進(jìn)行權(quán)限控制、加密處理;另一方面，應(yīng)安裝有效的殺毒軟件及防火墻，確保檔案安全的使用。

二是便利性原則。檔案數(shù)字化之后通過檔案管理平臺及互聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案共享，使查閱者不受時(shí)間、地點(diǎn)的限制，更為方便地查閱利用檔案，節(jié)省了時(shí)間和費(fèi)用，提高了工作效率。

三是真實(shí)性原則。無論是紙質(zhì)檔案，還是經(jīng)過數(shù)字化后的電子檔案，都應(yīng)滿足真實(shí)性屬性。在檔案數(shù)字化過程中，特別是進(jìn)行數(shù)字化調(diào)整和修改時(shí)，要應(yīng)做到不遺漏每一個(gè)信息，以確保檔案的完整和真實(shí)可靠。

3? 數(shù)字檔案管理方法

數(shù)字檔案管理應(yīng)采用數(shù)據(jù)化管理方法。目前，檔案數(shù)字化的主要資源是紙質(zhì)檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化工作主要包括借助檔案軟件進(jìn)行檔案目錄數(shù)字化、借助數(shù)字化工具進(jìn)行檔案全文數(shù)字化。不能將數(shù)字化工作僅局限于通過掃描方式變成的圖像形式，必須需要人使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行閱讀，才能將圖像轉(zhuǎn)換為有用的信息。這種沒有進(jìn)行數(shù)字文本數(shù)據(jù)化，不能進(jìn)行文字檢索及數(shù)據(jù)分析。應(yīng)對數(shù)字化掃描的圖像進(jìn)行識別、分類、標(biāo)注、著錄。通過對其進(jìn)行著錄可以將檔案信息進(jìn)行轉(zhuǎn)化為可以檢索的數(shù)據(jù)信息，因此著錄質(zhì)量的好壞與資源的共享和利用息息相關(guān)。

數(shù)字檔案管理應(yīng)采用內(nèi)容管理方法。數(shù)字檔案信息資源的內(nèi)容有文書、照片、錄音、錄像等主要門類電子文件及其元數(shù)據(jù)門類。應(yīng)按照單位文件材料的歸檔范圍，及時(shí)收集、接收各部門、各門類電子文件檔案。電子文件歸檔應(yīng)及時(shí)、齊全、完整、規(guī)范。檔案內(nèi)容管理全過程為：收集與創(chuàng)建、管理與存儲、審核與歸檔、檢索與利用等。數(shù)字檔案管理應(yīng)注重檔案內(nèi)容管理，建立檔案內(nèi)容元數(shù)據(jù)體系，形成關(guān)系明晰、互相參照、互相關(guān)聯(lián)的數(shù)字檔案管理體系。

數(shù)字檔案管理應(yīng)采用技術(shù)性管理方法。數(shù)字檔案管理離不開數(shù)字處理、數(shù)據(jù)分析、格式轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)存儲等技術(shù)問題。用數(shù)字技術(shù)挖掘檔案數(shù)據(jù)承載的知識信息，并進(jìn)行分析、提煉，篩選出能幫助用戶的有用的檔案數(shù)據(jù)，提高檔案信息的利用率。

數(shù)字檔案管理應(yīng)采用知識服務(wù)性管理方法。檔案本身是一種信息資源，是為方便利用而存儲的，檔案的知識服務(wù)是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的方式，是檔案工作的最終目的。檔案知識服務(wù)首先需要對檔案信息資源進(jìn)行處理，借助檔案管理平臺使用交互式方法向用戶提供服務(wù)，提供能幫助用戶解決問題的信息。

4? 數(shù)字檔案管理軟件平臺

數(shù)字檔案管理依靠檔案管理系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下功能：實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、檔案的管理保存、檔案信息的查詢利用、業(yè)務(wù)維護(hù)、權(quán)限控制與管理、系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)備份、日志管理、全文檢索、在線監(jiān)控、回收站管理;實(shí)現(xiàn)與單位辦公系統(tǒng)連接、集成;實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)出，以電子文件或光盤形式報(bào)檔案上級管理部門。

檔案管理軟件系統(tǒng)應(yīng)按照國家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)和開發(fā);應(yīng)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)籌規(guī)劃，建立整合的應(yīng)用系統(tǒng);應(yīng)能進(jìn)行信息共享、平臺開放，系統(tǒng)應(yīng)確?；ヂ?lián)互通;應(yīng)安全保密、體系嚴(yán)格;應(yīng)具有一定的先進(jìn)性、可靠性、穩(wěn)定性及功能實(shí)用性;應(yīng)符合通用的國際接口標(biāo)準(zhǔn);應(yīng)能保證系統(tǒng)具有功能延伸性及升級的適應(yīng)性。

5? 結(jié)語

該文通過對檔案數(shù)字化的背景、數(shù)字檔案存在的問題進(jìn)行研究分析，得出數(shù)字檔案的管理方法。在數(shù)字檔案管理中應(yīng)依靠檔案管理系統(tǒng)，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)結(jié)合該單位實(shí)際情況、檔案分類方案進(jìn)行開發(fā)，應(yīng)能與本單位的辦公軟件進(jìn)行連接。數(shù)字檔案管理應(yīng)采用數(shù)據(jù)化管理方法、內(nèi)容管理方法、技術(shù)性管理方法及知識服務(wù)性管理方法。數(shù)字檔案管理要保證數(shù)字檔案的真實(shí)性與原始性、保存長久性、利用便利性。檔案管理工作人員應(yīng)不斷地學(xué)習(xí)，以提高自身的檔案管理水平，同時(shí)也要注重實(shí)踐，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，更好地服務(wù)于檔案事業(yè)。

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