制造企業(yè)庫(kù)存管理問(wèn)題和對(duì)策研究

湯學(xué)紅

摘 要 隨著全球經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，制造企業(yè)精細(xì)化管理勢(shì)在必行。在企業(yè)精細(xì)化管理中，存貨管理至關(guān)重要，其基本貫穿制造企業(yè)產(chǎn)品生產(chǎn)的全部過(guò)程。本文結(jié)合制造企業(yè)的實(shí)踐，從制造企業(yè)存貨管理現(xiàn)狀出發(fā)，近距離審視企業(yè)庫(kù)存管理中存在的問(wèn)題，并有針對(duì)性地提出一些建議，為企業(yè)存貨管理提供參考意見(jiàn)。

關(guān)鍵詞 制造企業(yè) 存貨管理 問(wèn)題 對(duì)策

一、引言

存貨包含企業(yè)為生產(chǎn)產(chǎn)品或提供勞務(wù)耗用而儲(chǔ)備的各種原材料、燃料、包裝物、低值易耗品及生產(chǎn)過(guò)程中的半成品、最后入庫(kù)的產(chǎn)成品，它貫穿制造業(yè)產(chǎn)品的整個(gè)生產(chǎn)過(guò)程。因此對(duì)制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，存貨的管理至關(guān)重要，存貨管理水平的高低直接關(guān)系到產(chǎn)品質(zhì)量及產(chǎn)品成本的高低，最后會(huì)影響公司的盈利及發(fā)展?fàn)顩r。但是目前多數(shù)制造企業(yè)（尤其是中小型制造業(yè)）的存貨管理存在內(nèi)部制度不健全、庫(kù)存數(shù)量及結(jié)構(gòu)規(guī)劃不合理、購(gòu)進(jìn)環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)、倉(cāng)庫(kù)管理人員專(zhuān)業(yè)能力低等問(wèn)題，嚴(yán)重影響了公司的發(fā)展。

二、制造企業(yè)存貨管理存在的主要問(wèn)題

（一）缺少完善的倉(cāng)庫(kù)管理制度

制造企業(yè)存貨（尤其中小型制造企業(yè)）基本倉(cāng)庫(kù)只配備了1～2名倉(cāng)庫(kù)管理人員，從存貨的驗(yàn)收入庫(kù)、保管、盤(pán)點(diǎn)到最后出庫(kù)的發(fā)貨全過(guò)程都由倉(cāng)庫(kù)一個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)完成。平時(shí)對(duì)存貨、收發(fā)貨沒(méi)有及時(shí)做到詳細(xì)的明細(xì)臺(tái)賬登錄，尤其是原材料的領(lǐng)用，平時(shí)只登記入庫(kù)，出庫(kù)基本不做詳細(xì)登記，到月底根據(jù)實(shí)物盤(pán)點(diǎn)出存貨的數(shù)量，然后根據(jù)“期初庫(kù)存數(shù)量+本月入庫(kù)數(shù)量-期末盤(pán)點(diǎn)的庫(kù)存數(shù)量”倒推出本月消耗的數(shù)量報(bào)給財(cái)務(wù)核算產(chǎn)品成本，嚴(yán)重違反了企業(yè)內(nèi)部控制中部門(mén)、崗位及業(yè)務(wù)流程中應(yīng)該相互制約、相互監(jiān)督的制衡性原則，掩蓋了倉(cāng)庫(kù)管理人員因工作失職而造成存貨的損毀、丟失，監(jiān)守自盜甚至和銷(xiāo)貨單位人員相互溝通以次充好的問(wèn)題。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門(mén)只能根據(jù)倉(cāng)庫(kù)倒推出的出庫(kù)存貨數(shù)量按照一定的定額標(biāo)準(zhǔn)平均分?jǐn)?，無(wú)法準(zhǔn)確核算出各產(chǎn)品及項(xiàng)目的實(shí)際成本，更無(wú)法檢驗(yàn)各產(chǎn)品的設(shè)計(jì)成本和銷(xiāo)售定價(jià)是否合理，無(wú)法提供優(yōu)化成本的原始數(shù)據(jù)依據(jù)。

（二）倉(cāng)庫(kù)管理人員的素質(zhì)及專(zhuān)業(yè)能力相對(duì)較低，責(zé)任心及服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

大多數(shù)制造企業(yè)在招聘?jìng)}庫(kù)保管員時(shí)，基本都是只要有一定文化、會(huì)電腦操作就行，要么就是直接從生產(chǎn)車(chē)間工人中選取，很少有一定的倉(cāng)庫(kù)專(zhuān)業(yè)性能力要求，人員基本未經(jīng)過(guò)上崗培訓(xùn)就被指派從事存貨管理工作。存貨管理是一項(xiàng)煩瑣、細(xì)致、專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)的工作，人員因素質(zhì)及專(zhuān)業(yè)能力所限，他們?cè)谌粘?kù)存工作中沒(méi)有意識(shí)遵循存貨管理的基本規(guī)范，同時(shí)也欠缺應(yīng)對(duì)特殊情況的能力。因此工作中就經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)以下現(xiàn)象：一是對(duì)有一定保質(zhì)期的存貨不清楚要按先進(jìn)先出法發(fā)貨，造成先購(gòu)進(jìn)存貨長(zhǎng)期積壓損壞;二是存貨不分類(lèi)定點(diǎn)擺放，無(wú)法迅速找到所需存貨，叫采購(gòu)重新采購(gòu)后又找到;三是不及時(shí)報(bào)采購(gòu)計(jì)劃造成存貨短缺，生產(chǎn)停工等料，或者存貨庫(kù)存計(jì)劃多報(bào)，造成存貨長(zhǎng)期積壓損壞及占用資金;四是因品質(zhì)問(wèn)題被扣留的存貨一路綠燈發(fā)往生產(chǎn)線(xiàn)，進(jìn)而導(dǎo)致成品出現(xiàn)嚴(yán)重問(wèn)題等等。以上現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

（三）購(gòu)進(jìn)環(huán)節(jié)沒(méi)有合理的采購(gòu)管理制度

公司沒(méi)有及時(shí)制定完整及可操作性強(qiáng)的采購(gòu)制度及規(guī)范，或者雖然有但并沒(méi)有真正深入人心，更沒(méi)有得到嚴(yán)格執(zhí)行，這樣的制度規(guī)范形同虛設(shè)。采購(gòu)人員沒(méi)有根據(jù)各部門(mén)上報(bào)的預(yù)采購(gòu)計(jì)劃采購(gòu)，采購(gòu)數(shù)量及品種結(jié)構(gòu)不合理，造成庫(kù)存短缺或積壓，使生產(chǎn)停滯或資源積壓浪費(fèi);供應(yīng)商選擇不當(dāng)、對(duì)市場(chǎng)價(jià)格走勢(shì)判斷失誤、采購(gòu)方式不合理、授權(quán)審批不規(guī)范等，造成價(jià)高質(zhì)次、采購(gòu)人員收受回扣等現(xiàn)象;采購(gòu)人員和倉(cāng)庫(kù)保管員相互勾結(jié)（倉(cāng)庫(kù)保管員負(fù)責(zé)驗(yàn)收入庫(kù)），造成采購(gòu)劣質(zhì)不合格產(chǎn)品入庫(kù)，從供應(yīng)商處取得好處費(fèi)，使用劣質(zhì)材料生產(chǎn)的產(chǎn)品不合格或不合格產(chǎn)品售出，給公司帶來(lái)經(jīng)濟(jì)損失及信用損失。

三、加強(qiáng)制造企業(yè)存貨管理的應(yīng)對(duì)之策

（一）落實(shí)崗位職責(zé)，建立并完善存貨管理的內(nèi)部管理及控制制度

制造企業(yè)可以依據(jù)本企業(yè)具體情況建立完善的倉(cāng)庫(kù)管理制度，根據(jù)企業(yè)的實(shí)際情況以及相應(yīng)業(yè)務(wù)量的大小，在確保效率與準(zhǔn)確性的基礎(chǔ)上設(shè)置合理的管理員數(shù)量，并且要仔細(xì)而又嚴(yán)格地區(qū)分各自的職責(zé)與分工。對(duì)存貨由入庫(kù)到出庫(kù)之間的每一個(gè)環(huán)節(jié)，要做到既有配合、又有監(jiān)督，體現(xiàn)出效率與準(zhǔn)確性的要求，并且對(duì)每一項(xiàng)環(huán)節(jié)可以設(shè)置專(zhuān)職或兼職的操作及復(fù)核崗位，從而杜絕由一名倉(cāng)庫(kù)管理員負(fù)責(zé)全部流程的情況，這既是對(duì)企業(yè)負(fù)責(zé)，也是對(duì)員工負(fù)責(zé)。當(dāng)然，從成本和效益的原則考慮，有些企業(yè)可以只配備一名專(zhuān)職的倉(cāng)庫(kù)管理人員，而其他的入庫(kù)驗(yàn)收和定期盤(pán)點(diǎn)等可以由跨部門(mén)其他人員配合完成。

具體而言：

第一，存貨驗(yàn)收環(huán)節(jié)，倉(cāng)庫(kù)管理員收貨時(shí)需要根據(jù)采購(gòu)部門(mén)傳遞過(guò)來(lái)的“物料采購(gòu)訂單”和客戶(hù)送貨單及物料核對(duì)，對(duì)有特殊質(zhì)量要求的物料，倉(cāng)庫(kù)人員應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)員進(jìn)行物料品質(zhì)檢驗(yàn)，對(duì)經(jīng)質(zhì)量檢驗(yàn)員檢驗(yàn)的合格原材料開(kāi)具“物料入庫(kù)單”，簽名確認(rèn)后方可入庫(kù)，對(duì)不合格原材料進(jìn)行退貨。同時(shí)，倉(cāng)庫(kù)人員需及時(shí)將收貨單據(jù)傳遞一份給采購(gòu)部，采購(gòu)部及時(shí)核對(duì)送貨單上的物料和實(shí)際采購(gòu)一致后，方可履行報(bào)銷(xiāo)付款手續(xù)。

第二，存貨的發(fā)出環(huán)節(jié)，需嚴(yán)格按照企業(yè)制定的領(lǐng)料單或者“生產(chǎn)產(chǎn)品工藝通知單”“外發(fā)領(lǐng)料單”等流程進(jìn)行操作。對(duì)出庫(kù)物料的原則是同一原材料做到先進(jìn)先出，任何人員都無(wú)權(quán)給沒(méi)有辦理相關(guān)手續(xù)的原材料出庫(kù)。同時(shí)對(duì)于當(dāng)天出入庫(kù)的物料，倉(cāng)庫(kù)管理員應(yīng)及時(shí)按領(lǐng)用的用途分類(lèi)準(zhǔn)確登記入賬。

第三，存貨的定期盤(pán)點(diǎn)，可由企業(yè)財(cái)務(wù)部門(mén)以及庫(kù)存管理部門(mén)共同協(xié)作負(fù)責(zé)完成，對(duì)各項(xiàng)原料、在產(chǎn)品、產(chǎn)成品等進(jìn)行清查。每月可以根據(jù)公司具體情況確定清查庫(kù)存的時(shí)間，公司如果設(shè)置定期盤(pán)點(diǎn)，則一般由財(cái)務(wù)人員和對(duì)應(yīng)的庫(kù)管人員配合進(jìn)行，年度清查或重點(diǎn)清查一般由懂業(yè)務(wù)、知流程的專(zhuān)業(yè)人員組成清查小組配合進(jìn)行。但需要注意如下幾點(diǎn)：一是確定清查日期后，需要由財(cái)務(wù)部門(mén)及時(shí)給出庫(kù)存的賬面余額;二是檢查存貨的數(shù)量、質(zhì)量和儲(chǔ)存情況，特別要注意有無(wú)損壞變質(zhì)和儲(chǔ)存數(shù)量較大且長(zhǎng)期沒(méi)有領(lǐng)用或很少領(lǐng)用的存貨，發(fā)現(xiàn)后應(yīng)及時(shí)查明原因，形成書(shū)面建議，以便及時(shí)處理;三是對(duì)于盤(pán)盈、盤(pán)虧和超儲(chǔ)的存貨，應(yīng)該及時(shí)分析，明確相關(guān)責(zé)任，給出處理意見(jiàn);四是盤(pán)點(diǎn)時(shí)要保證做到盤(pán)點(diǎn)的準(zhǔn)確性、公正性，不能漏報(bào)、瞞報(bào)、虛報(bào)數(shù)據(jù)，盤(pán)點(diǎn)過(guò)程應(yīng)該禁止更換不同的盤(pán)點(diǎn)人員，以免出現(xiàn)新人不理舊賬的情況，也可以給少盤(pán)、多盤(pán)、漏盤(pán)等減少借口;五是每次盤(pán)點(diǎn)數(shù)據(jù)都需經(jīng)盤(pán)點(diǎn)人員簽名確認(rèn)。