淺談如何做好辦公室行政事務(wù)管理工作

（江蘇省濱?？h市場(chǎng)監(jiān)督管理局，濱海 224500）

一、辦公室行政事務(wù)管理工作的主要特征

辦公室行政管理主要是為企業(yè)提供日常服務(wù)和綜合協(xié)調(diào)管理，要求各部門(mén)相互協(xié)調(diào)配合才能完成，還要努力把這些轉(zhuǎn)變成科學(xué)系統(tǒng)化的行政管理模式。

（一）服務(wù)性

辦公室行政事務(wù)管理工作是服務(wù)企業(yè)基層與高層領(lǐng)導(dǎo)間的機(jī)構(gòu)。所以最基本的特征就是服務(wù)性。其主要表現(xiàn)為：第一，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。辦公室行政主要工作是做領(lǐng)導(dǎo)的幫手，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成工作，并保證工作順利開(kāi)展。第二，為各個(gè)部門(mén)服務(wù)。行政工作除了幫領(lǐng)導(dǎo)參謀外，還需要跟各部門(mén)間保持密切的聯(lián)系，相互溝通協(xié)調(diào)，完成工作內(nèi)的事務(wù)。行政管理工作在各部門(mén)間的協(xié)調(diào)起到重要作用，企業(yè)整體發(fā)展完全依靠行政管理高效的工作機(jī)制。

（二）繁雜性

辦公室行政事務(wù)管理工作另一特征是繁雜性，在日常工作中，企業(yè)大小事務(wù)都要經(jīng)過(guò)行政管理部門(mén)。表面看，辦公室工作做的都是些繁雜的小事，單這些瑣事如積少成多，如在細(xì)節(jié)上處理不好，就會(huì)直接影響到企業(yè)正常的工作秩序、效率和質(zhì)量，長(zhǎng)此以往會(huì)影響到企業(yè)的穩(wěn)定和發(fā)展。因此，要求我們?cè)谛姓芾砉ぷ髦?，必須注重?xì)節(jié)，只有分工不同，沒(méi)有大小事之分。在處理好各種繁雜的問(wèn)題時(shí)，溝通上要講究方式方法，面對(duì)復(fù)雜問(wèn)題時(shí)要以人為本，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)，具體問(wèn)題具體分析，圍繞全局開(kāi)展各項(xiàng)工作，確保各項(xiàng)工作有條不絮地進(jìn)行。

（三）困難性

對(duì)行政事務(wù)管理來(lái)說(shuō)，辦公室工作是全方位、開(kāi)放型的。既要處理好各類(lèi)關(guān)系，又要適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作的風(fēng)格和方法，存在任務(wù)多、時(shí)間緊、困難大等時(shí)效性和操作性方面問(wèn)題。應(yīng)對(duì)困難性的問(wèn)題，一是注重時(shí)效性，有些事刻不容緩，必須馬上落實(shí)，有些則要常抓不懈，適時(shí)督辦。二是溝通協(xié)調(diào)多。對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，行政管理人員既要處理好上下級(jí)單位之間的關(guān)系，又要協(xié)調(diào)好企業(yè)間、部門(mén)間的關(guān)系。簡(jiǎn)單說(shuō)，對(duì)企業(yè)內(nèi)部，要處理上下層關(guān)系，增強(qiáng)企業(yè)向心力，對(duì)外，要樹(shù)立良好的企業(yè)形象。

二、辦公室行政管理存在的問(wèn)題

（一）企事業(yè)單位行政管理責(zé)任體系不健全

目前，影響我國(guó)企事業(yè)單位辦公室行政管理工作質(zhì)量的主要因素是管理工作劃分的界限不明確。如果出現(xiàn)問(wèn)題，沒(méi)有人愿意及時(shí)站出來(lái)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，這就會(huì)導(dǎo)致企事業(yè)單位的管理工作效率低，影響其他部門(mén)工作的正常實(shí)施，如果情況嚴(yán)重，可能會(huì)致使整個(gè)行程管理系統(tǒng)甚至是整個(gè)綜合管理系統(tǒng)的癱瘓，這會(huì)給企事業(yè)單位和企事業(yè)單位的員工帶來(lái)較大的損失。因此，健全共有行政管理責(zé)任體系，可以有效地保證企事業(yè)單位行政管理工作的正常進(jìn)行。

（二）辦公室行政工作人員綜合水平較低

在企事業(yè)單位發(fā)展的過(guò)程中，辦公室人員素質(zhì)不高是辦公室行政管理過(guò)程中需要解決的主要問(wèn)題。目前，我國(guó)大部分企事業(yè)單位辦公室人員都存在素質(zhì)不高的現(xiàn)象，這些人員缺乏系統(tǒng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)體系，職業(yè)道德相對(duì)較低。主要是因?yàn)槠笫聵I(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)不重視對(duì)單位辦公人員的技能培訓(xùn)。

（三）企事業(yè)單位辦公室的協(xié)調(diào)組織能力偏低

由于企事業(yè)單位管理制度的不健全，在具體落實(shí)的時(shí)候就會(huì)出現(xiàn)偏差。大部分單位辦公室的管理人員都無(wú)法快速高效的解決工作中出現(xiàn)的矛盾與沖突。問(wèn)題得到解決都是通過(guò)各種復(fù)雜的過(guò)程，工作效率極其低下。

三、做好企業(yè)辦公行政事務(wù)管理的有效措施

（一）充分認(rèn)識(shí)行政管理工作的重要地位

作為行政人員要充分認(rèn)識(shí)辦公室的地位和作用，以便適應(yīng)新的形式和任務(wù)需要，努力提升自身綜合素質(zhì)。辦公室是綜合的辦事部門(mén)，擔(dān)負(fù)著日常的辦公事務(wù)，雖然都是些瑣事、重復(fù)的服務(wù)，但往往通過(guò)這些小事影響到企業(yè)的形象和發(fā)展。

（二）科學(xué)管理，適應(yīng)現(xiàn)代化發(fā)展的需要

在行政管理機(jī)構(gòu)中，作為關(guān)鍵一環(huán)的辦公室，一方面綜合了辦事機(jī)構(gòu)的事務(wù)，另一面還是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀部門(mén)，具有辦事、咨詢服務(wù)的功能。辦公室行政管理任務(wù)繁重，如果沒(méi)有科學(xué)的管理，加上員工素質(zhì)低下或不合理配置，都會(huì)影響行政管理工作的有效發(fā)揮。因此要科學(xué)化管理，合理設(shè)置機(jī)構(gòu)，建立健全管理制度，提高自動(dòng)化水平，打造高效管理部門(mén)。

（三）提升管理人員的綜合素質(zhì)

對(duì)于辦公室行政管理的工作者來(lái)說(shuō)，要有較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和職業(yè)素養(yǎng)，要有站在全局的角度，用發(fā)展的眼光看問(wèn)題的能力。在辦公室行政事務(wù)管理中，要積極引進(jìn)現(xiàn)代化的管理理念，提升管理人員的綜合素質(zhì)，建立權(quán)威性，有效梳理各種復(fù)雜工作，保證企業(yè)自如運(yùn)轉(zhuǎn)，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。同時(shí)，要增加辦公室工作人員之間的相互交流，通過(guò)交流和學(xué)習(xí)，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，更好地為企業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)自己的價(jià)值。

結(jié) 語(yǔ)

總而言之，在目前的新形勢(shì)下，現(xiàn)在的辦公室工作人員需要擁有良好的政治責(zé)任感、優(yōu)秀的事業(yè)責(zé)任心，積極的解放自己的思想，創(chuàng)新自己的工作，做到與時(shí)俱進(jìn)，切實(shí)的提升自身的職業(yè)素質(zhì)，要有良好的大局觀，才可以更好的開(kāi)展辦公室工作，做好機(jī)關(guān)單位的協(xié)調(diào)員、服務(wù)員以及聯(lián)絡(luò)員。