淺談項(xiàng)目管理中收尾項(xiàng)目的規(guī)范化管理

符凌云

中交一公局集團(tuán)水利工程有限公司 湖南益陽 413000

在日常的施工項(xiàng)目過程中，每到收尾階段,總存在著剩余工程量小、施工組織生產(chǎn)不緊湊的特點(diǎn)，這往往導(dǎo)致人員思想易麻痹、施工組織和剩余資源利用不合理等問題，以至造成了項(xiàng)目經(jīng)營效益的流失。收尾項(xiàng)目管理的好壞，對整個(gè)項(xiàng)目的盈虧起著直接和至關(guān)重要的作用。本文從現(xiàn)公司對項(xiàng)目的管理實(shí)踐中談?wù)勈瘴岔?xiàng)目的規(guī)范化管理。

1 概述

按公司確定的界定標(biāo)準(zhǔn),將項(xiàng)目完成有效合同額90%時(shí)，即進(jìn)入掃尾階段。此時(shí)即由項(xiàng)目前期策劃領(lǐng)導(dǎo)小組與收尾項(xiàng)目管理職能部門進(jìn)行對接，共同到項(xiàng)目對問題進(jìn)行摸排，并交接當(dāng)前經(jīng)營工作存在的問題，形成項(xiàng)目問題庫。此后，該項(xiàng)目納入收尾項(xiàng)目管理，交由收尾項(xiàng)目管理職能部門進(jìn)行管理[1]。

收尾項(xiàng)目管理采取分級“建庫銷號”方式，即公司、單位、項(xiàng)目針對項(xiàng)目問題根據(jù)不同的關(guān)注點(diǎn)分類、分級建立“問題庫”，逐項(xiàng)進(jìn)行“銷號”，按月對比完成情況，上級機(jī)構(gòu)定期對其進(jìn)行考核、追責(zé)，閉環(huán)項(xiàng)目管理。

收尾項(xiàng)目分三個(gè)階段：完工、交工、歸檔。

完工階段：自項(xiàng)目完成有效合同額達(dá)90%時(shí)起至業(yè)主組織交工驗(yàn)收之日止。

交工階段：自業(yè)主組織交工驗(yàn)收之日起至與業(yè)主辦理最終計(jì)量前。

歸檔階段：與業(yè)主辦理了最終計(jì)量后。

2 管理機(jī)構(gòu)及要求

收尾項(xiàng)目管理建立公司、單位、項(xiàng)目三級管理組織機(jī)構(gòu)。實(shí)行“公司統(tǒng)一管理，單位督辦執(zhí)行，項(xiàng)目承辦夯實(shí)”的原則進(jìn)行管理。公司經(jīng)營管理部是公司收尾項(xiàng)目管理的職能部門。各單位明確本單位收尾項(xiàng)目管理的職能部門。各項(xiàng)目組建項(xiàng)目收尾工作管理小組組成職能部門。各級管理機(jī)構(gòu)職能總體要求概括為“二明確、四到位”?！岸鞔_”為：目標(biāo)明確、職能明確；“四到位”為：責(zé)任心到位、態(tài)度到位、考核到位、追責(zé)到位。

3 收尾項(xiàng)目管理主要內(nèi)容

收尾項(xiàng)目管理主要分為四個(gè)板塊，即業(yè)主合同管理、對外經(jīng)營合同管理和預(yù)算與成本管理、經(jīng)營管理總結(jié)。

3.1 業(yè)主合同管理

業(yè)主合同管理主要包括施工產(chǎn)值完成情況、變更與索賠及材料調(diào)差等完成情況、業(yè)主計(jì)量完成情況、與業(yè)主債權(quán)債務(wù)清理情況、業(yè)主審計(jì)情況。

3.2 對外經(jīng)營合同管理

對外經(jīng)營合同管理主要包括合同執(zhí)行情況、合同結(jié)算情況、與分包方及供貨方和設(shè)備租賃方等合同乙方的債權(quán)債務(wù)情況、對外經(jīng)營合同款項(xiàng)支付情況。

3.3 預(yù)算、成本管理

預(yù)算、成本管理主要包括當(dāng)前預(yù)計(jì)總收入與總成本情況；標(biāo)后預(yù)算切塊情況及完成情況對比、開累的財(cái)務(wù)狀況與施工成本及利潤分析情況、施工產(chǎn)值與營業(yè)收入和計(jì)量產(chǎn)值對比及差異情況、營業(yè)外收支情況說明（如保險(xiǎn)理賠、項(xiàng)目庫存材料及廢料處理的收入等）[2]。

3.4 經(jīng)營管理總結(jié)

最終審計(jì)完成，項(xiàng)目整體收入與成本最終確定后，主編制“項(xiàng)目整體經(jīng)營情況報(bào)告”，報(bào)告中主要應(yīng)體現(xiàn)的內(nèi)容有：項(xiàng)目最終經(jīng)營成果、項(xiàng)目盈虧及原因分析、項(xiàng)目經(jīng)營管理的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)。

在收尾過程三個(gè)階段（完工、交工、歸檔），不同時(shí)期公司經(jīng)營管理部對相關(guān)工作的關(guān)注點(diǎn)與對應(yīng)的工作側(cè)重點(diǎn)相匹配，具體以各階段各項(xiàng)工作管理的控制指標(biāo)來體現(xiàn)。

4 建庫管理

4.1 項(xiàng)目建庫

各項(xiàng)目首次建庫應(yīng)根據(jù)本單位前期策劃小組與收尾職能部門共同摸排發(fā)現(xiàn)的經(jīng)營工作問題，建立本項(xiàng)目問題庫。此后，出現(xiàn)新增問題時(shí)，對問題庫進(jìn)行動態(tài)補(bǔ)充。各項(xiàng)目根據(jù)本單位管控指標(biāo)及要求，上報(bào)本項(xiàng)目問題庫。

4.2 單位建庫

各單位收尾項(xiàng)目管理職能部門要遵循公司管理思路和主線，制定本單位收尾項(xiàng)目管控指標(biāo)和建庫原則，綜合統(tǒng)計(jì)分析各項(xiàng)目問題，符合入庫條件的，納入其問題庫中進(jìn)行管理。各單位根據(jù)公司管控指標(biāo)及要求，上報(bào)本單位問題庫。

4.3 公司建庫

公司經(jīng)營管理部綜合統(tǒng)計(jì)、分析各單位問題，符合入庫條件的，納入其問題庫進(jìn)行管理?！皢栴}庫”的建立要求對存在的問題進(jìn)行全面的、深入的、細(xì)致的、真實(shí)性的描述。

5 整改、銷號

項(xiàng)目對存在的問題逐一排查，發(fā)現(xiàn)一條，入庫一條，對“問題庫”中記錄的問題，逐月、逐條整改，整改一條，銷號一條，實(shí)行動態(tài)管理。公司和各單位結(jié)合上月和當(dāng)月存在問題進(jìn)行對比、分析，對上月問題整改情況進(jìn)行逐一“盤點(diǎn)復(fù)查”并銷號，對整改不及時(shí)、銷號時(shí)間過長的問題，追問責(zé)任人，明確整改期限。公司和各單位按月總結(jié)問題銷號情況[3]。

6 考核、通報(bào)、追責(zé)、獎(jiǎng)勵(lì)

公司根據(jù)實(shí)際情況制定考核、通報(bào)、追責(zé)、獎(jiǎng)勵(lì)辦法。

收尾項(xiàng)目考核實(shí)行“按季考核”的方式?？己说膫?cè)重點(diǎn)與收尾過程三個(gè)階段中各項(xiàng)工作管理的關(guān)注點(diǎn)相匹配，具體以各階段各項(xiàng)工作考核分配的權(quán)重分值來體現(xiàn)。

公司經(jīng)營管理部根據(jù)考核規(guī)則，按月計(jì)算出各單位的實(shí)得分，取季度平均值作為該單位當(dāng)季實(shí)得分。每季度依據(jù)分值高低對各單位進(jìn)行排名并通報(bào)。

根據(jù)考核情況，對連續(xù)2個(gè)季度考核排名后三位的、單位謊報(bào)與瞞報(bào)項(xiàng)目數(shù)據(jù)及存在的問題的、單位虛報(bào)項(xiàng)目利潤指標(biāo)的（特別是隱瞞項(xiàng)目真實(shí)經(jīng)營指標(biāo)的、項(xiàng)目需要各單位出面協(xié)助的問題而單位不作為的、對應(yīng)納入收尾項(xiàng)目管理而未納入收尾項(xiàng)目管理的等情況，將責(zé)任人進(jìn)行通報(bào)并予罰款。

對于重點(diǎn)、難點(diǎn)變更、索賠項(xiàng)力爭取得批復(fù)的，對崗位盡職盡責(zé)的，為企業(yè)挽回?fù)p失、創(chuàng)造效益的，各單位對相關(guān)責(zé)任人應(yīng)給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，以茲鼓勵(lì)。

7 結(jié)語

收尾項(xiàng)目管理是整個(gè)項(xiàng)目管理的一項(xiàng)極為重要的工作，通過“問題庫”的建銷，充分發(fā)揮考核與獎(jiǎng)懲措施力度，加強(qiáng)人員意識，規(guī)范工作程序，將確保項(xiàng)目效益不流失，企業(yè)品牌更具影響，企業(yè)擴(kuò)大經(jīng)營更有保證，使企業(yè)整體效益提升得到有力保障。