芻議政府部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)

張麗紅

（山東省東營(yíng)市河口區(qū)孤島鎮(zhèn)人民政府，東營(yíng) 257231）

引 言

近年來(lái)，伴隨著新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，檔案管理隨之顯得尤為重要。就政府部門(mén)檔案管理而言，政府部門(mén)本身涉及到的內(nèi)容比較多，因此，必須提高檔案管理的效率，只有這樣才能讓檔案管理更具條理化，才能在節(jié)省時(shí)間的同時(shí)，快速查閱到所需的資料。然而，經(jīng)研究調(diào)查可發(fā)現(xiàn)，政府部門(mén)現(xiàn)有的檔案管理已無(wú)法滿足時(shí)代發(fā)展的需求，甚至不能為當(dāng)前信息化社會(huì)提供高效的服務(wù)。做好檔案管理的信息化建設(shè)極為迫切。針對(duì)政府部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)的分析，本文首先將信息化檔案管理建設(shè)的必要性進(jìn)行分析，其次再給出具體的建設(shè)措施，促使政府部門(mén)檔案管理效率提升，以供參考。

一、政府部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)的必要性

相對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理，信息化檔案管理的建設(shè)主要指的是，利用計(jì)算機(jī)的系統(tǒng)規(guī)劃，將以往傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息全部轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案信息。就信息化檔案管理的而言，其在政府部門(mén)當(dāng)中的應(yīng)用，不但能夠幫助政府人員對(duì)檔案信息資源進(jìn)行系統(tǒng)化的分類(lèi)與加工等，而且能夠提高檔案管理最終效率。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理相比，信息化檔案管理無(wú)論是在檔案的保存上，還是檔案的修改與查詢(xún)上都能幫助政府工作人員節(jié)省大量的工作時(shí)間。而且信息化檔案管理可利用快速的網(wǎng)絡(luò)傳遞功能，讓檔案管理效率得到大幅度的提升，甚至避免檔案管理中不必要成本的增加。另外，雖然信息化檔案的建設(shè)得到了政府部門(mén)的高度重視，但不可否認(rèn)的是，有的地區(qū)政府部門(mén)并沒(méi)有在實(shí)際工作中落實(shí)信息化檔案管理的建設(shè)，還是習(xí)慣用手工操作對(duì)檔案進(jìn)行管理。即使重視了信息化檔案管理的建設(shè)，并且在實(shí)際工作中安裝了有關(guān)的人力資源管理系統(tǒng)等，但大部分政府工作人員在檔案的調(diào)取上還是會(huì)用手工操作對(duì)其進(jìn)行管理，導(dǎo)致無(wú)紙化辦公室這一目標(biāo)難以開(kāi)展與實(shí)現(xiàn)。由此可見(jiàn)，無(wú)論是從信息化檔案建設(shè)的優(yōu)勢(shì)角度分析，還是從現(xiàn)如今政府部門(mén)檔案管理的實(shí)際情況上分析，在今后的發(fā)展中，加大檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)政府部門(mén)人員而言非常必要。

二、政府部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)的具體措施

由上述可知，信息化檔案管理將是政府部門(mén)今后發(fā)展的必然趨勢(shì)。政府部門(mén)要想實(shí)現(xiàn)高效的信息化檔案建設(shè)就必須采取有效的措施。具體做法如下。

提高對(duì)信息化檔案管理建設(shè)的重視，并將其落實(shí)到實(shí)際工作中。通過(guò)上述分析可了解到，雖然政府部門(mén)人員重視了信息化檔案管理的建設(shè)，但卻沒(méi)有在實(shí)際工作中得到實(shí)施。該現(xiàn)象的存在無(wú)疑將阻礙到政府檔案管理效率的提升。為改善這一現(xiàn)象，在實(shí)際工作中政府可通過(guò)實(shí)用性檔案信息網(wǎng)站的建設(shè)進(jìn)行。也就是說(shuō)，政府部門(mén)在信息化檔案管理的建設(shè)上，必須讓信息化檔案管理與政府部門(mén)的管理系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合在一起，進(jìn)而形成一個(gè)高效的信息化系統(tǒng)。通過(guò)這個(gè)信息系統(tǒng)，政府人員不但可以實(shí)現(xiàn)有效的資源共享，而且能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理效率的提升。

規(guī)范政府部門(mén)信息化檔案管理建設(shè)。對(duì)于信息化檔案管理建設(shè)而言，規(guī)范是其中不可缺少的重要組織部分，以及衡量現(xiàn)代化發(fā)展的重要標(biāo)準(zhǔn)。政府部門(mén)在信息化檔案管理上，若要實(shí)現(xiàn)高效的信息化檔案管理，就必須在根據(jù)國(guó)家給予的信息化管理規(guī)范要求的同時(shí)，結(jié)合自身發(fā)展的實(shí)際情況與需求等制定出一套科學(xué)合理的內(nèi)部管理標(biāo)準(zhǔn)。其次，需要將該規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)推行到實(shí)際工作中，并及時(shí)針對(duì)實(shí)際推行中存在的不足給予改正，讓信息化檔案管理的效果有所提升。最后，檔案目錄作為方便查詢(xún)的重要部分，在檔案目錄的建設(shè)上，政府部門(mén)人員必須對(duì)其加以重視，讓目錄與數(shù)據(jù)庫(kù)相對(duì)應(yīng)。當(dāng)然，在該過(guò)程中，需要做到在符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)要求的同時(shí)，讓建設(shè)的目錄更方便實(shí)際操作。

加大對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)。檔案管理人員作為實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理建設(shè)的重要基礎(chǔ)人員。政府部門(mén)必須加大對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，讓檔案管理人員在工作的過(guò)程中創(chuàng)新自己的管理理念，調(diào)整自我管理形態(tài)，不斷學(xué)習(xí)信息化檔案管理的方法，使得自身信息化檔案管理業(yè)務(wù)水平提升。另外，政府部門(mén)人員需要將傳統(tǒng)的檔案管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的信息檔案管理。而這個(gè)轉(zhuǎn)變過(guò)程同樣將是政府部門(mén)今后發(fā)展的必然方向。因此，政府各部門(mén)人員都需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視。尤其是檔案管理中管理人員的素質(zhì)培訓(xùn)，只有管理人員的素質(zhì)提升，管理人員才從根本上提高自我業(yè)務(wù)，才能滿足現(xiàn)代化社會(huì)對(duì)檔案管理的新要求。以上就是政府部門(mén)檔案管理信息化建設(shè)的具體措施，有關(guān)人員需要對(duì)其加以重視，只有這樣才能更好的推進(jìn)政府部門(mén)信息化檔案管理的建設(shè)，才能提高政府部門(mén)工作的效率。

結(jié) 語(yǔ)

伴隨著新時(shí)代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，信息化檔案管理的建設(shè)逐漸得到了人們的高度重視。通過(guò)上述對(duì)該方面內(nèi)容的分析可了解到，信息化檔案管理建設(shè)對(duì)政府部門(mén)的發(fā)展而言十分有必要。因此，在建設(shè)的過(guò)程中，政府部門(mén)人員必須對(duì)信息化檔案管理建設(shè)進(jìn)行規(guī)范、并且需要加大對(duì)管理人員素質(zhì)的培訓(xùn)。