關(guān)于運用公安戶籍檔案數(shù)字化成果提升檔案服務(wù)效能的研究

馬 麗 張小敏

（1.江蘇省宿遷市公安局經(jīng)開區(qū)分局 223800；2.宿遷市公安局檔案處 223800）

引 言

公安戶籍檔案數(shù)字化已基本完成，為實現(xiàn)便民高效、提升戶籍查詢服務(wù)水平提供支持?；诖耍疚膹墓矐艏畽n案數(shù)字化的作用入手，分析如何運用公安戶籍檔案數(shù)字化成果提升檔案服務(wù)效能，打造公安“民生”品牌，更好地為群眾提供檔案服務(wù)。

公安戶籍檔案是指公安部門在所轄區(qū)域內(nèi)開展戶口與居民身份證管理時，產(chǎn)生的具有保存價值的記錄，可用于證明公民的法律身份、自然屬性與社會屬性，供居民查詢或人口統(tǒng)計用。信息化的落實推進了公安戶籍檔案的數(shù)字化發(fā)展，使檔案服務(wù)效能顯著提升。

一、公安戶籍檔案數(shù)字化的作用

以往的公安戶籍檔案管理以人工為主，存在工作效率低、檔案資料易遺失等問題，影響公安戶籍檔案服務(wù)的開展。公安戶籍檔案數(shù)字化可妥善解決上述問題。

提高檔案管理效率，隨著人口增加，公安戶籍檔案的數(shù)量增多，紙質(zhì)檔案的存放與管理難度較大，公安戶籍檔案數(shù)字化建設(shè)后，可將紙質(zhì)檔案電子化處理，交由檔案局統(tǒng)一保管，新產(chǎn)生的戶籍檔案可自動錄入檔案信息系統(tǒng)，不再生成紙質(zhì)檔案，戶籍檔案信息的存儲、查詢與歸檔更為便利，管理效率顯著提升。

為檔案服務(wù)提供便利方面，在以往的戶籍檔案服務(wù)中，戶籍民警需按照紙質(zhì)檔案的索引目錄，在海量紙質(zhì)文件中查找所需檔案信息，服務(wù)效率低，難以滿足群眾的需求。檔案數(shù)字化建設(shè)可構(gòu)建電子信息數(shù)據(jù)庫，戶籍民警只需輸入關(guān)鍵字，即可高速獲取所需信息，且數(shù)據(jù)庫具有共享功能，可實現(xiàn)跨區(qū)域檔案查詢與相關(guān)證明的辦理，為群眾提供便利。

二、運用公安戶籍檔案數(shù)字化成果提升檔案服務(wù)效能的措施

公安戶籍檔案是公民開展各項社會活動的基本證明材料，具有服務(wù)民生的作用。近幾年我國戶口咨詢效能投訴占機關(guān)效能建設(shè)投訴的30%，該比例居高不下?？梢?，公安戶籍檔案的開發(fā)利用，與群眾工作生活聯(lián)系密切，需提升檔案服務(wù)效能，提供更優(yōu)質(zhì)的民生保障。

（一）加強檔案工作人員培訓(xùn)

檔案工作人員是實施檔案數(shù)字化的主體，其工作素養(yǎng)與成效，是影響戶籍檔案服務(wù)效能的關(guān)鍵。就此，公安部門需加強檔案人員的培訓(xùn)，保障公安戶籍檔案數(shù)字化的有效落實。例如，某公安局邀請檔案管理專家舉辦講座與交流會，深化戶籍民警對檔案管理標(biāo)準規(guī)范的認識，明確戶籍檔案的收集、登記與歸檔等工作要點，為戶籍檔案數(shù)字化提供條件。在公安局構(gòu)建檔案服務(wù)信息平臺后，根據(jù)平臺操作要求，培養(yǎng)戶籍民警的信息化操作素養(yǎng)，保障戶籍檔案數(shù)字化成果的落實。同時，為引進更多信息化檔案管理人才，公安局與當(dāng)?shù)馗咝ｉ_展合作，構(gòu)建數(shù)據(jù)科學(xué)實訓(xùn)基地，整合統(tǒng)計學(xué)、計算機與公安戶籍管理等相關(guān)知識，開設(shè)特色課程，培養(yǎng)綜合型戶籍民警，為檔案服務(wù)效能的提升提供人才保障。

（二）構(gòu)建檔案服務(wù)信息平臺

在戶籍檔案數(shù)字化成果應(yīng)用中，信息平臺的構(gòu)建是解決服務(wù)群眾“最后一公里”的主要途徑。在大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)管理硬件與軟件更為多樣，公安部門可結(jié)合工作現(xiàn)狀，與軟件企業(yè)合作，共同構(gòu)建檔案服務(wù)信息平臺，為檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化建設(shè)與成果應(yīng)用提供支持。

以某市公安局為例，其構(gòu)建的檔案服務(wù)信息平臺具有顯著共享特征，不僅可在同級政府部門共享戶籍檔案數(shù)據(jù)，還可與公民的社會屬性與相關(guān)活動記錄互聯(lián)，實現(xiàn)戶籍檔案的智能化管理，為群眾提供更全面的戶籍檔案服務(wù)。該市公安局利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將戶籍檔案服務(wù)信息平臺與所轄區(qū)域的醫(yī)院、學(xué)校、街道社區(qū)與銀行等機構(gòu)數(shù)據(jù)庫連接，通過機構(gòu)數(shù)據(jù)庫智能獲取公民的出生信息、教育信息、社保信息與產(chǎn)業(yè)信息等，形成個性化、全方位檔案數(shù)據(jù)，用戶可通過戶口本或身份證號，整合不同機構(gòu)分散的檔案信息，為用戶的戶籍查詢與證明出具提供便利。同時，利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，該市公安局結(jié)合用戶在信息平臺的行為、戶籍檔案利用方向等內(nèi)容，分析用戶的戶籍檔案服務(wù)需求，在信息平臺開設(shè)“一鍵查詢”與“綠色通道”等功能，提高檔案信息查閱效率。

（三）優(yōu)化檔案服務(wù)機制

檔案服務(wù)機制是指導(dǎo)性內(nèi)容，可約束檔案工作人員的行為，提升戶籍檔案服務(wù)水平。為落實戶籍檔案數(shù)字化成果，公安部門需制定如下服務(wù)機制。

采取“責(zé)任人”工作機制，將戶籍檔案管理與服務(wù)責(zé)任落實到具體戶籍民警中，明確其工作職責(zé)與義務(wù)，避免群眾查檔工作出現(xiàn)責(zé)任推諉現(xiàn)象。

實施聯(lián)動協(xié)作制，利用檔案信息平臺，加強公安戶籍間的聯(lián)系，通過聯(lián)動協(xié)作，實現(xiàn)公安戶籍的異地查檔，避免群眾來回奔波查閱檔案信息。例如，浙江省于2013 年9 月實施檔案聯(lián)動，可整合省市縣三級公安機構(gòu)，群眾可利用檔案遠程管理功能，線上完成出具證明工作，實現(xiàn)便民利民的發(fā)展目標(biāo)。

采取特事特辦制，部分戶籍檔案服務(wù)的對象為特殊困難群體，如行動不便的老年人或殘疾人群體等。公安部門可提供上門服務(wù)，并開通綠色通道，落實為人民服務(wù)的工作理念。以淮安市公安局為例，精神病患者丁某的嫂子到派出所戶籍大廳幫助丁某打印戶口本，民警利用檔案信息平臺查詢后，發(fā)現(xiàn)丁某的戶口信息遺失，立即查閱相關(guān)戶籍檔案與工作檔案，告知辦理人在民警獲得丁某的身份證明后，會為其補錄戶口。如果丁某行動不便，也可去醫(yī)院進行相片采集，辦理第二代居民身份證。通過民警的上門服務(wù)，為丁某順利辦理戶口與身份證，滿足特殊困難群體的戶籍檔案服務(wù)需求。