醫(yī)院綜合檔案信息化管理現(xiàn)狀及優(yōu)化策略分析

賀祖俊 王青

宜城市中醫(yī)醫(yī)院 湖北襄陽 441400

隨著信息時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)被越來越多地應(yīng)用到各個領(lǐng)域，為醫(yī)院檔案管理和利用帶來新機遇。醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，它貫穿于醫(yī)院工作的始終，涉及醫(yī)院管理、醫(yī)療、服務(wù)、科研等方方面面，從最簡單的MIS系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)，到較完善的HIS醫(yī)院信息系統(tǒng)，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)正改變著檔案工作的理論與實踐，如何使醫(yī)院檔案信息建設(shè)適應(yīng)時代的發(fā)展，是當(dāng)前亟須解決的問題[1]。

1 檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.1 缺乏完善管理制度

與國外信息化技術(shù)相比較，國內(nèi)醫(yī)院內(nèi)部開展信息化檔案發(fā)展時間較短，因此，多個方面仍需不斷完善。因信息化人事檔案進入我國時間較短，從醫(yī)院內(nèi)部引進、人員培訓(xùn)、熟練操作中仍需長時間適應(yīng)。同時部分醫(yī)院對應(yīng)管理制度上存在缺陷，對相應(yīng)責(zé)任管理人員職責(zé)無法確認(rèn)。此外，醫(yī)院檔案工作實際應(yīng)用、開展過程中，造成后續(xù)檔案信息管理過程中缺乏一定全面性，未明確相關(guān)管理制度，因此，實際干預(yù)期間無法準(zhǔn)確做好檔案收集、分析、整理及后續(xù)存檔工作。

1.2 檔案管理人員素質(zhì)有待提高

目前我國大部分三四線的城市在醫(yī)院的檔案管理人員都是兼任，醫(yī)院在進行人員配置上基本也是注重工作能力但是忽略了檔案管理工作的專業(yè)能力。醫(yī)院缺乏專業(yè)的檔案管理人員就容易出現(xiàn)檔案管理雜亂無章的現(xiàn)象[2]。

1.3 檔案信息化管理的硬件設(shè)備及軟件系統(tǒng)配置低

大多數(shù)醫(yī)院從短期經(jīng)濟利益方面考慮，總是把更多的建設(shè)集中于醫(yī)療設(shè)備和財務(wù)管理方面，因而對醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)備以及軟件系統(tǒng)的開發(fā)并不重視，導(dǎo)致當(dāng)前醫(yī)院的檔案管理硬件設(shè)備配置較低、軟件系統(tǒng)開發(fā)也比較落后，阻礙了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)提升。但是在當(dāng)前醫(yī)院的發(fā)展中，需要便捷查詢檔案資料，并選擇多方檔案進行深入研究，由此對實現(xiàn)信息化管理檔案的需求越來越迫切。因此，現(xiàn)有的醫(yī)院檔案管理軟件系統(tǒng)和硬件設(shè)備已經(jīng)無法支持醫(yī)院的發(fā)展。

2 改進醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的對策

2.1 制定和完善管理制度

推進醫(yī)院檔案信息化建設(shè)必須建立健全規(guī)范和制度。制定科學(xué)的檔案數(shù)字化管理制度和規(guī)范，在醫(yī)院檔案信息化建設(shè)中是一項重要工作。醫(yī)院檔案部門應(yīng)積極組織貫徹落實國家檔案信息化相關(guān)制度，結(jié)合醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的實際情況，對醫(yī)院數(shù)字信息的采集、篩選、分類、存儲等項目制定出行之有效的操作流程和制度規(guī)范，如《電子文件管理規(guī)范》《電子文件系統(tǒng)操作規(guī)范》等，以制度來明確檔案管理與利用的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，進而在檔案信息形成初期就實現(xiàn)規(guī)范化的有序管理，使醫(yī)院檔案信息化建設(shè)更規(guī)范、更科學(xué)，更具可行性，使工作人員能夠真正做到有法可依、有章可循[3]。

2.2 檔案管理人員教育、培訓(xùn)

①加強對檔案管理人員后期相關(guān)業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)工作，并逐步改變、轉(zhuǎn)變原有檔案管理理念，后期并主動服務(wù)醫(yī)師，對各個部位檔案資料管理需求上，做好對檔案管理服務(wù)工作體系工作完善，對醫(yī)院內(nèi)部檔案管理工作綜合效果提高具有重要作用。②加強信息技術(shù)教育工作開展，將信息技術(shù)逐漸應(yīng)用于檔案管理工作之中，能全面提高檔案管理工作人員整體素質(zhì)發(fā)展。③各個單位實際操作管理中聯(lián)合實際情況，加強對培訓(xùn)管理人員學(xué)習(xí)意識，時間操作干預(yù)中，能學(xué)習(xí)到各類探索活動，管理工作人員秉持良好工作態(tài)度，加強對檔案管理建設(shè)、管理，更加順應(yīng)時代后續(xù)發(fā)展需求。

2.3 增加檔案信息化保管的經(jīng)費投入，加入信息化設(shè)施

要想實現(xiàn)醫(yī)療機構(gòu)綜合資料信息化管理，就需要具有安全、可靠、性能良好、有效的信息化設(shè)備，從而實現(xiàn)檔案信息更好收集、應(yīng)用以及管理。醫(yī)院能夠結(jié)合本身的實際條件增添刻錄機、掃描器、轉(zhuǎn)換設(shè)施、音視頻信息化設(shè)施存儲器、數(shù)碼相機等儀器，且建立與優(yōu)化醫(yī)院綜合信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，采用先進的信息服務(wù)器保存數(shù)字檔案，再基于網(wǎng)絡(luò)訪問為客戶帶來事務(wù)管理、查找、更新等業(yè)務(wù)，創(chuàng)新原來醫(yī)院綜合信息的經(jīng)驗管理及人工管理向著現(xiàn)代化方式轉(zhuǎn)變[4]。

2.4 加強檔案信息化管理必須堅持安全原則

在進行檔案信息化建設(shè)的同時要加強對現(xiàn)有的檔案管理模式進行調(diào)整革新，不是短時期的進行調(diào)整，而且需要考慮到醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展從開始就做好檔案管理信息化建設(shè)的規(guī)劃，堅持以提高工作效率、服務(wù)患病為原則；確保醫(yī)院檔案信息管理安全性；規(guī)范檔案收容渠道，確保檔案真實有效；確保各個科室開放信息溝通順暢；加強檔案信息備份意識，確保檔案信息不因各種突發(fā)狀況而丟失。醫(yī)院進行信息化管理是對內(nèi)進行革新的需求，在醫(yī)院管理網(wǎng)絡(luò)錯綜復(fù)雜的情況下，必須從內(nèi)部加強制度改革，制定內(nèi)部條例制度，從制度方面提升醫(yī)院的業(yè)務(wù)實力。

3 結(jié)語

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)在醫(yī)院的持續(xù)發(fā)展中扮演著極其重要的角色，因為醫(yī)院儲存的檔案信息非常多，以前的手工整理存檔等太過冗雜、混亂，需要耗費大量的精力，不利于醫(yī)院的發(fā)展。因此，跟隨互聯(lián)網(wǎng)信息時代的發(fā)展腳步，通過引入檔案的信息化管理，應(yīng)用信息系統(tǒng)統(tǒng)一管理檔案的記錄、存檔、審查等工作，能夠有效地促進醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展。