電力工程檔案數字化管理探討

吳昊

湖南電力工程咨詢有限公司 湖南長沙 410000

檔案的數字化管理隨著信息化社會的建立和發(fā)展已成為一種必然。信息永久全真保存、方便利用者查閱、無紙化管理辦公和低成本原件長期保存是數字檔案的直接特點。電力工程檔案資料是電力系統(tǒng)生產經營活動的最原始記錄，內容較多、范圍廣泛、信息量大，對于總體的安全生產、電力系統(tǒng)經營管理工作具有重要影響?，F代信息技術的持續(xù)更新和進步，推動了數字化發(fā)展，為當前檔案管理工作的順利有效開展提供了良好基礎。實現電力工程檔案數字化管理，在提升電力工程總體管理水平方面具有積極意義。

1 檔案數字化及其發(fā)展的必要性

所謂的數字檔案，是指相對傳統(tǒng)的信息與紙質載體一體而言的一種信息與載體分離的數字化形式。其特點是載體是數字信息，可通過編輯軟件進行修改，可通過網絡或存儲器向外傳播，可通過計算機技術進行快速檢索，可提供給不同區(qū)域的多個用戶同時使用，必要時還可以下載保存等等。正是因為檔案數字化的以上特點構成了數字檔案的真實性、唯一性、安全性等方面的問題。因此，有必要結合信息安全基本方法更加深入地研究和探討檔案數字化管理的新方法和新問題，建立數字化檔案從生成到歸檔的統(tǒng)一標準，建設密切相關、互為保證、相對獨立的運行管理模式，從制定相應的管理制度和采取必要的技術手段兩方面規(guī)范和保障數字檔案的真實性、唯一性和安全性，同時也要從法律上保障數字檔案的有效性。隨著科學技術的進步、信息爆炸式的發(fā)展、事業(yè)飛速擴張和對外交流日益增多，傳統(tǒng)意義上的紙質檔案管理已無法滿足檔案管理者和使用者要求。檔案數字化處理技術進步、計算機的普及和網絡的應用，為檔案數字化管理提供了技術和應用上的可能。因此，檔案的數字化管理是大勢所趨，特別是對于單套制已成發(fā)展趨勢的今天，更應該及早重視檔案數字化發(fā)展和普及[1]。

2 電力工程檔案數字化管理的優(yōu)勢及價值

電力工程生產管理工作進行過程中會涉及到大量的檔案信息資料，要想充分有效地服務于生產實踐活動，需要做好各項檔案的管理和利用工作，提升檔案的優(yōu)勢和作用。將檔案數字化管理方式引入到電力工程各個環(huán)節(jié)中，能夠發(fā)揮出多方面的價值：一是檔案數字化管理工作的開展，數字化信息處理快捷便利，使用網絡加以傳輸，能夠使用電子版存儲方式，保障各個載體、方位的信息資源都能得到良好的存儲和應用。二是在數字化檔案管理工作中，能夠有效節(jié)約檔案管理人員的時間，使得各項管理環(huán)節(jié)都得到全面控制，如錄入、編輯、修改以及形成報表，紙質檔案良好轉化為機讀文件，提升檔案管理應用的效率和質量，為電力工程生產建設工作提供充分的信息支持，增加工程項目的經濟效益、社會效益。三是檔案管理領域中廣泛使用多種現代科技手段，如計算機技術、數字化技術等，能夠豐富信息檔案理論、方式，促進管理技術的持續(xù)更新，提升信息檔案的價值。電力工程檔案信息資料數量巨大，在反復的查閱過程中將會造成檔案的損壞，并且檔案外借現象的大量存在，也會導致檔案被篡改、缺頁，不利于檔案安全保管工作的良好開展。電子檔案管理方式的良好應用，讓電力企業(yè)各個職能部門能在第一時間獲取最新的信息資料，充分實現信息共享。

3 電力工程檔案數字化管理途徑

3.1 歷史檔案的數據化管理

電力生產的越來越精細化對電力生產人員素養(yǎng)的要求持續(xù)提升，需要不斷使用更加快捷、高效的信息獲取方式，因而在檔案管理方面提出了更高的要求。對于電力生產過程中的各類歷史檔案，一是要積極構建現代化的檔案管理系統(tǒng)，將互聯網、計算機作為工作平臺，并持續(xù)健全檔案數字化管理系統(tǒng)，發(fā)揮整體的應用優(yōu)勢和作用，實現檔案的有效保存和利用，轉變檔案信息管理系統(tǒng)的應用功能定位，使其轉向為信息中心，廣泛開展網上服務，促進檔案信息資料利用效率穩(wěn)步提升。二是要切實提升電力工程檔案資料的數字化水平。構建檔案信息數字化管理系統(tǒng)，要將其投入到具體生產實踐活動中，經歷實踐的檢驗，加強全方位的維護和管理工作，及時發(fā)現其中存在的不足，如信息漏洞和計算機病毒之類，并讓檢修人員、計算機管控人員加以有效地處理和控制。在數字化基礎上，管理系統(tǒng)可以提供一些具有限制性、非保密性電子文件的總體利用服務，利用者可以不受時空限制，在最短的時間內獲取所需的檔案信息資料，提升服務的便捷性、高效性和準確性，促進檔案的總體利用率的提升。

3.2 新生檔案的數字化管理

電力工程檔案數字化管理工作的持續(xù)穩(wěn)步開展，要注重結合新生檔案的工作需求，提升個性化服務水平，提供高效優(yōu)質的服務。一是科學開展重要文書檔案數字化處理工作。凡是電力工程運行環(huán)節(jié)中出現的文書檔案資料，都要做好紙質檔案和電子檔案的保存，通過掃描、上傳保存在企業(yè)內部的檔案信息系統(tǒng)中。電力工程的生產建設資料、照片、視頻、實物檔案，都需要保證百分百的數字化處理。購置專門的管理設備，加強智能庫房、數字化圖書館的建設，任何資料進入檔案管理系統(tǒng)之后，都需要進行電子化備份處理工作，重視科技檔案的建設，良好結合用戶的需求，提供專業(yè)化、個性化的服務。二是加強檔案細節(jié)化處理工作，實現全方位的數字化管理目標。按照一定順序，分批次、分期實施數字化處理，保證紙質檔案、重要特種載體檔案均能納入到數字化建設體系之中。電力工程的全過程信息、資料都需要做好紙質文本和電子文本的記錄工作，大力推廣電子檔案數字化檔案管理的引用，形成健全的檔案管理體系[2]。

4 結語

電力工程檔案數字化管理是社會進步、科技發(fā)展的重要產物。全面有效提升電力工程檔案數字化管理的整體水平，要注重結合當前檔案信息管理工作的開展情況，不斷轉變和更新管理理念，積極引進先進的管理方式和手段，完善電力工程檔案信息管理系統(tǒng)，提供個性化檔案管理服務，將能起到良好的效果[3]。