檔案管理升級(jí)工作的實(shí)踐與認(rèn)識(shí)探究

米曉霞

摘?要：新時(shí)期，檔案管理工作面臨升級(jí)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，采取健全規(guī)章制度，提高管理人員意識(shí);強(qiáng)化日常管理，做好檔案工作利用;加大資金投入，重視先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用;專(zhuān)職領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，嚴(yán)格管理涉密檔案的實(shí)踐措施，推動(dòng)檔案升級(jí)工作的有序開(kāi)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理?升級(jí)工作?實(shí)踐?認(rèn)識(shí)

做好檔案管理升級(jí)工作的實(shí)踐，加強(qiáng)對(duì)其的正確認(rèn)識(shí)，有利于提高檔案綜合管理水平，為企業(yè)提供相關(guān)服務(wù)。檔案管理升級(jí)工作是一項(xiàng)考驗(yàn)，其對(duì)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化提出了更高的要求，旨在提升檔案管理的科學(xué)規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，全面發(fā)揮出檔案的有效價(jià)值。隨著時(shí)代的發(fā)展，各行各業(yè)的管理工作也需要革新。檔案事業(yè)承載了重要內(nèi)容，只有全面做好檔案管理升級(jí)工作，深化檔案工作建設(shè)，才能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，滿足現(xiàn)代社會(huì)的建設(shè)需要。

一、檔案管理升級(jí)工作的要求

（一）管理規(guī)范化

由于企業(yè)檔案管理工作與各個(gè)部門(mén)關(guān)系密切，需要各部門(mén)工作人員的全力配合與支持，才能確保檔案管理工作有序進(jìn)行。檔案管理升級(jí)工作要求之一的管理規(guī)范化，主要體現(xiàn)在工作過(guò)程中，重視完善科學(xué)的管理制度，推動(dòng)檔案管理工作合理化運(yùn)行。規(guī)范化檔案管理作為當(dāng)前企業(yè)管理工作的重要目標(biāo)，要求管理人員基于以往工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合先進(jìn)的技術(shù)，做好規(guī)范化設(shè)計(jì)，充分發(fā)揮出檔案管理的作用與價(jià)值。實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中，構(gòu)建完善的檔案管理工作體系，提升檔案管理升級(jí)工作效率。

（二）檔案完整性

檔案管理升級(jí)工作確保檔案完整性，對(duì)檔案本身完好無(wú)損、不出現(xiàn)遺失等問(wèn)題提出了較高要求。檔案等材料在保管時(shí)，容易受到多方面因素影響，出現(xiàn)檔案完整性不足的現(xiàn)象。例如：檔案管理制度不健全、保存技術(shù)不先進(jìn)、檔案存放地址變遷等。完整性作為檔案管理升級(jí)工作的重要要求，對(duì)檔案使用能力具有重要影響。加強(qiáng)對(duì)檔案完整性的正確認(rèn)識(shí)，做好定期的檢查和備份工作，從檔案管理的基本工作要求出發(fā)，充分發(fā)揮出檔案的有用價(jià)值。

（三）技術(shù)現(xiàn)代化

隨著時(shí)代的發(fā)展，技術(shù)的更新，檔案管理形式也發(fā)生了變化?；跈n案管理升級(jí)工作中的技術(shù)現(xiàn)代化要求，在進(jìn)行檔案管理時(shí)采用現(xiàn)代化技術(shù)，逐漸提高檔案的應(yīng)用可行性。工作人員針對(duì)檔案管理的技術(shù)升級(jí)，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平的全面提升。在新時(shí)期檔案管理工作的正確領(lǐng)導(dǎo)下，企業(yè)從實(shí)際出發(fā)，構(gòu)建符合自身特點(diǎn)的信息管理平臺(tái)，確保檔案管理工作在平臺(tái)上有序操作，進(jìn)而達(dá)到提升工作效率的目的。做好對(duì)檔案管理人員的信息化培訓(xùn)操作，使得檔案管理工作高效、合理。

二、檔案管理升級(jí)工作的實(shí)踐內(nèi)容

（一）健全規(guī)章制度，提高管理人員意識(shí)

通過(guò)對(duì)檔案管理升級(jí)工作的正確認(rèn)識(shí)，展開(kāi)一系列的實(shí)踐操作。從健全規(guī)章制度，提高管理人員意識(shí)的角度出發(fā)。為全面貫徹落實(shí)檔案管理升級(jí)工作，建立工作領(lǐng)導(dǎo)小組，配備專(zhuān)職人員監(jiān)督升級(jí)工作的全面開(kāi)展，形成一個(gè)完整的檔案管理組織機(jī)構(gòu)。基于健全的規(guī)章制度引導(dǎo)，確保檔案升級(jí)工作扎實(shí)有效，從上而下的構(gòu)建檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)體系。要求檔案管理工作人員學(xué)習(xí)國(guó)家檔案管理相關(guān)規(guī)章制度，并結(jié)合本企業(yè)的各項(xiàng)管理內(nèi)容，促進(jìn)企業(yè)檔案工作順利地開(kāi)展。提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)，保證檔案升級(jí)管理工作質(zhì)量。準(zhǔn)備升級(jí)初期，領(lǐng)導(dǎo)可派遣相關(guān)人員到其他企業(yè)進(jìn)行學(xué)習(xí)，借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，隨后回到企業(yè)內(nèi)展開(kāi)交流培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)分享。升級(jí)技術(shù)人員應(yīng)該確保檔案的完好無(wú)損，做好保密工作，不斷提高自身的管理素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。改革傳統(tǒng)的管理觀念，革新原有的檔案管理模式，提升對(duì)檔案管理升級(jí)工作的重視度，投入更多的人力、物力、財(cái)力，確保檔案管理升級(jí)工作符合企業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。

（二）強(qiáng)化日常管理，做好檔案工作利用

通過(guò)強(qiáng)化檔案管理的日常管理工作，延長(zhǎng)檔案的保存和使用周期。檔案管理工作重點(diǎn)不僅在其生成、歸檔過(guò)程中，歸檔后的日常管理也具有重要價(jià)值。加強(qiáng)對(duì)檔案保管環(huán)境的選擇，避免紙質(zhì)檔案因環(huán)境因素導(dǎo)致紙張老化和變質(zhì)等情況的出現(xiàn)。做好檔案室的溫度和濕度管理，確保室內(nèi)溫度控制在合理范圍內(nèi)，定期的通風(fēng)，做好相關(guān)除塵和滅蟲(chóng)工作。加強(qiáng)對(duì)檔案的儲(chǔ)存管理，及時(shí)的采購(gòu)和補(bǔ)充檔案儲(chǔ)存設(shè)備，對(duì)儲(chǔ)存設(shè)備做好日常維護(hù)和后期養(yǎng)護(hù)工作，定期地檢查電子儲(chǔ)存設(shè)備，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修理。針對(duì)電子檔案的儲(chǔ)存特殊性，做好備份工作，避免出現(xiàn)設(shè)備損壞導(dǎo)致檔案損失的現(xiàn)象。提高檔案的利用率，為企業(yè)創(chuàng)造更高的效益。檔案管理工作者需要及時(shí)了解企業(yè)工作動(dòng)態(tài)，做好檔案工作利用，編寫(xiě)利用實(shí)例，整合檔案利用分析數(shù)據(jù)，做好利用效果反饋工作，全面提升檔案的隱性價(jià)值。

（三）加大資金投入，重視先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用

企業(yè)需要加大資金投入，配備完善的工作設(shè)備，確保檔案管理升級(jí)工作的有序進(jìn)行。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視程度，加大對(duì)檔案展館的投入建設(shè)，購(gòu)買(mǎi)檔案管理系統(tǒng)、掃描儀、除濕氣、檔案裝具等基礎(chǔ)設(shè)備，更換庫(kù)房?jī)?nèi)的檔案盒，實(shí)現(xiàn)檔案辦公、閱覽分開(kāi)，為檔案管理升級(jí)工作提供強(qiáng)有力的支持。重視對(duì)先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用程度，合理利用科學(xué)技術(shù)來(lái)提高檔案管理工作效率。做到與時(shí)代接軌，檔案管理升級(jí)工作不斷引入新技術(shù)，充分發(fā)揮出新技術(shù)的價(jià)值。根據(jù)企業(yè)發(fā)展實(shí)際應(yīng)用新技術(shù)，確保引入符合本企業(yè)檔案管理工作要求的技術(shù)，例如：智能檢索、條形碼等技術(shù)。加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的技術(shù)培訓(xùn)，培訓(xùn)重點(diǎn)主要為工作中出錯(cuò)較多的部分，促使更多企業(yè)員工有效的應(yīng)用新技術(shù)。提升檔案管理升級(jí)工作員工的綜合素質(zhì)，確保他們接受先進(jìn)的管理理念。實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化操作，全面提升檔案自身價(jià)值，滿足企業(yè)發(fā)展需要。選派專(zhuān)人對(duì)信息化檔案管理軟件進(jìn)行學(xué)習(xí)，避免出現(xiàn)日常管理的操作紕漏。

（四）專(zhuān)職領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，嚴(yán)格管理涉密檔案

檔案管理升級(jí)工作需要由專(zhuān)職領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，通過(guò)良好的工作溝通規(guī)劃，達(dá)到最佳的升級(jí)效果。檔案管理工作，不只是一個(gè)部門(mén)的工作內(nèi)容，需要有企業(yè)其他部門(mén)人員的支持和配合。由專(zhuān)職領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行負(fù)責(zé)，做好與其他部門(mén)的有效溝通，協(xié)調(diào)配合促進(jìn)檔案升級(jí)管理工作的有序展開(kāi)。有專(zhuān)職領(lǐng)導(dǎo)牽頭，強(qiáng)化所有工作人員的責(zé)任意識(shí)，闡明檔案管理升級(jí)工作的重要性。基于正確的責(zé)任意識(shí)和全局觀念，促使企業(yè)每個(gè)崗位的工作人員，投身于檔案管理工作內(nèi)容中來(lái)。各部門(mén)工作人員，對(duì)檔案管理升級(jí)工作展開(kāi)積極溝通，明確檔案梳理和計(jì)劃，確保管理工作按計(jì)劃落實(shí)到位。嚴(yán)格管理涉密檔案，加強(qiáng)對(duì)檔案管理的保密意識(shí)。構(gòu)建嚴(yán)格的檔案保密制度，區(qū)分企業(yè)內(nèi)檔案的種類(lèi)和范圍，對(duì)涉密檔案的工作流程進(jìn)行細(xì)化，明確管理者的崗位職責(zé)。在實(shí)際工作中，避免涉密檔案內(nèi)容傳播，未經(jīng)審批，不相關(guān)的工作人員不準(zhǔn)接觸涉密檔案。制定應(yīng)急制度，出現(xiàn)泄密行為，及時(shí)采取補(bǔ)救措施，確保檔案管理升級(jí)工作的順利進(jìn)行。

三、結(jié)語(yǔ)

明確檔案管理升級(jí)工作具有管理規(guī)范化、檔案完整性、技術(shù)現(xiàn)代化的基本要求，從健全檔案管理升級(jí)工作的規(guī)章制度、做好日常管理工作、加大基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、專(zhuān)職領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)等角度出發(fā)，促使企業(yè)檔案管理工作邁入新的高度，通過(guò)硬件和軟件的不斷推動(dòng)，確保檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

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