淺析內(nèi)部管理信息化的對(duì)策建議

◎文/天津市財(cái)政局預(yù)算編審中心

一、推進(jìn)部門(mén)內(nèi)部管理信息化的舉措及成效

預(yù)算編審中心作為市財(cái)政局的直屬單位，承擔(dān)著經(jīng)濟(jì)財(cái)政指標(biāo)的統(tǒng)計(jì)分析、千余家預(yù)算單位部門(mén)預(yù)算編制審核以及績(jī)效管理改革等工作，業(yè)務(wù)范圍廣、頭緒多、時(shí)效性強(qiáng)。為加強(qiáng)內(nèi)部管理，提高工作質(zhì)量和效率，中心運(yùn)用信息化手段，自主設(shè)計(jì)研發(fā)了一套用于日常工作督辦考核的 “工作紀(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理規(guī)范化、流程化、系統(tǒng)化。

（一）“工作紀(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”基本情況

縱觀目前，幾乎所有政府部門(mén)都在推進(jìn)內(nèi)部管理信息化，但尚未形成明顯的綜合效應(yīng)，究其原因主要有以下幾個(gè)方面：一是信息化設(shè)備研發(fā)維護(hù)成本較高。大部分單位信息化軟件通過(guò)購(gòu)買(mǎi)或者外包取得，運(yùn)行維護(hù)需要委托開(kāi)發(fā)商進(jìn)行，成本較高。二是信息化系統(tǒng)功能無(wú)法時(shí)時(shí)滿足工作需求。由于軟件更新依賴(lài)外部專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)，因此很難根據(jù)業(yè)務(wù)變化及時(shí)調(diào)整，導(dǎo)致軟件響應(yīng)速度慢，功能逐漸脫離工作實(shí)際。三是信息化系統(tǒng)操作復(fù)雜。很多部門(mén)信息化系統(tǒng)技術(shù)要求高，操作繁瑣，增加了干部工作負(fù)擔(dān)，導(dǎo)致軟件效用不高。

為避免上述問(wèn)題，保證軟件設(shè)計(jì)切實(shí)可行，自2016年下半年起，由中心主任、副主任牽頭，抽調(diào)具有計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)背景的干部成立專(zhuān)門(mén)研發(fā)小組，開(kāi)始自主研發(fā)“工作紀(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”。經(jīng)過(guò)半年的努力，軟件正式投入使用，其優(yōu)越性逐漸凸顯。

1.研發(fā)的經(jīng)濟(jì)性。研發(fā)“工作紀(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”所需的軟硬件設(shè)施，經(jīng)論證，中心現(xiàn)有的計(jì)算機(jī)設(shè)備均可滿足，無(wú)需增加額外投入，中心在職干部通過(guò)自學(xué)可以掌握研發(fā)專(zhuān)業(yè)技能，不需要進(jìn)行技術(shù)外包或者購(gòu)買(mǎi)外部服務(wù)。整個(gè)研發(fā)過(guò)程完全依托現(xiàn)有資源，無(wú)需任何開(kāi)支，且軟件投入使用后的升級(jí)改造，均依靠本單位干部，確保了軟件運(yùn)行的經(jīng)濟(jì)性。

2.技術(shù)的專(zhuān)業(yè)性。“工作紀(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”的研發(fā)，建立在中心內(nèi)網(wǎng)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)狀況較為發(fā)達(dá)的基礎(chǔ)上，采用了Access數(shù)據(jù)庫(kù)和VBA編程等計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技術(shù)，在使用過(guò)程中，可以根據(jù)實(shí)際情況和具體需求，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整完善、升級(jí)改造，保證軟件與時(shí)俱進(jìn)，符合單位工作實(shí)際。

3.操作的便捷性?！肮ぷ骷o(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”在用戶端采用相關(guān)技術(shù)，中心干部只需要打開(kāi)軟件界面，按照相關(guān)權(quán)限登陸系統(tǒng)即可操作，具有使用簡(jiǎn)單、界面簡(jiǎn)潔、用戶技術(shù)要求低等特點(diǎn)。中心的年度工作計(jì)劃直接導(dǎo)入該系統(tǒng)，干部只需錄入年度中的新增任務(wù)，不會(huì)增加太多的工作負(fù)擔(dān)，中心所有干部均可順利操作。

4.功能的全面性。“工作紀(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”設(shè)置任務(wù)錄入、審核、查詢(xún)等功能，通過(guò)將所有工作任務(wù)分解細(xì)化，能夠直觀反映每名干部的本職工作、待辦事項(xiàng)、完成時(shí)限。系統(tǒng)分析功能以可視化的形式反映不同時(shí)點(diǎn)、每個(gè)部門(mén)和每名干部承擔(dān)工作的數(shù)量、完成質(zhì)量等情況，時(shí)時(shí)監(jiān)督工作進(jìn)展，并可進(jìn)行多維度查詢(xún)分析，全面實(shí)現(xiàn)了工作任務(wù)的信息化管理。

（二）“工作紀(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”應(yīng)用取得顯著成效

在日常工作中中心充分利用 “工作紀(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”進(jìn)行工作安排、任務(wù)督導(dǎo)。該系統(tǒng)的應(yīng)用，全面規(guī)范了中心內(nèi)部管理，工作效率明顯提升，同時(shí)對(duì)于統(tǒng)籌考慮內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置和人力資源安排也提供了重要參考。

一是提升內(nèi)部管理效率，努力降低行政成本?！肮ぷ骷o(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”的正式應(yīng)用，克服了以往紙質(zhì)化辦公流程繁瑣、效率低下等諸多弊端，各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可時(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)部門(mén)及干部的工作進(jìn)展情況，能夠有效防范工作進(jìn)度失控、重要工作遺漏等問(wèn)題。同時(shí)，該軟件實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部辦公協(xié)同化，促進(jìn)了信息共享，減少了重復(fù)勞動(dòng)，極大地節(jié)省了人力、物力等成本。

二是加強(qiáng)單位內(nèi)控建設(shè)，有效防控潛在風(fēng)險(xiǎn)?！肮ぷ骷o(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”針對(duì)中心各部門(mén)工作的性質(zhì)和內(nèi)容，明確工作要求、完成時(shí)限以及注意事項(xiàng)等，并按照任務(wù)重要程度進(jìn)行分級(jí)管理。對(duì)重點(diǎn)工作及容易發(fā)生工作失誤的事項(xiàng)，加強(qiáng)監(jiān)督，及時(shí)驗(yàn)收；對(duì)易發(fā)廉政風(fēng)險(xiǎn)的領(lǐng)域，予以提示和定期檢查?！肮ぷ骷o(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”應(yīng)用以來(lái)，中心未發(fā)生工作遺漏、失誤以及廉政等方面的問(wèn)題，有效防控了各項(xiàng)潛在風(fēng)險(xiǎn)。

三是提供績(jī)效考核依據(jù)，有力促進(jìn)擔(dān)當(dāng)作為。“工作紀(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”能夠可視化地反映各部門(mén)和每位干部工作完成情況，為干部培養(yǎng)、評(píng)優(yōu)表彰以及年度考核等工作提供了重要參考，有效杜絕了干與不干一個(gè)樣、干好干壞一個(gè)樣，鼓勵(lì)干部主動(dòng)擔(dān)當(dāng)作為，堅(jiān)持營(yíng)造敬業(yè)深耕、篤實(shí)奮進(jìn)的干事氛圍?！肮ぷ骷o(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”應(yīng)用以來(lái)，各部門(mén)工作按時(shí)完成率達(dá)90%以上，較往年大幅度提升。

四是加強(qiáng)工作指標(biāo)分析，科學(xué)人力資源配置。“工作紀(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”能夠直觀地展現(xiàn)整個(gè)單位全年的工作總量以及每個(gè)部門(mén)、每名干部的任務(wù)分配和責(zé)任范疇。通過(guò)全年的任務(wù)數(shù)量、工作強(qiáng)度及工作完成率等指標(biāo)，可以反映出單位內(nèi)部的機(jī)構(gòu)職責(zé)和人員安排是否合理，是否存在人員欠缺或者冗余等情況，從而為機(jī)構(gòu)設(shè)置、人力資源合理配備等內(nèi)部管理問(wèn)題提供數(shù)據(jù)支撐。

二、部門(mén)內(nèi)部管理信息化過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）軟件功能有待進(jìn)一步完善

目前，“工作紀(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”的功能主要局限在中心內(nèi)部工作的匯總展示和日常督導(dǎo)等方面，一定程度上實(shí)現(xiàn)了按部門(mén)、按人員等為檢索條件的查詢(xún)功能，但對(duì)于工作中存在的問(wèn)題、工作安排合理性等深層次的分析功能還不完善。

（二）存在重建設(shè)輕應(yīng)用的問(wèn)題

信息化建設(shè)過(guò)程中，硬件是基礎(chǔ)，核心是應(yīng)用。中心對(duì)“工作紀(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”的開(kāi)發(fā)利用還不盡充分。一是該系統(tǒng)應(yīng)用主要局限在領(lǐng)導(dǎo)每周督辦以及部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的審核監(jiān)測(cè)，普通干部的應(yīng)用還有待進(jìn)一步拓展；二是軟件應(yīng)用側(cè)重于內(nèi)部事務(wù)處理和行政管理需要，支撐部門(mén)決策的能力亟待提高。

（三）未建立同現(xiàn)有軟件的關(guān)聯(lián)

目前 “工作紀(jì)實(shí)分析管理系統(tǒng)”的工作任務(wù)主要依靠批量導(dǎo)入和手工錄入，未實(shí)現(xiàn)同現(xiàn)有其他辦公系統(tǒng)的有效關(guān)聯(lián)。在面臨來(lái)文較多或者工作量突增等特殊情況時(shí)，現(xiàn)有方式顯然會(huì)影響工作進(jìn)度，如果能做到相關(guān)數(shù)據(jù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)，將大大提升應(yīng)用效果。

三、加強(qiáng)部門(mén)內(nèi)部管理信息化的建議

（一）領(lǐng)導(dǎo)高度重視，切實(shí)轉(zhuǎn)變觀念，著力推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程

推動(dòng)部門(mén)內(nèi)部管理信息化需要破除慣性思維，自上而下轉(zhuǎn)變工作觀念，加強(qiáng)各部門(mén)間溝通協(xié)作，這就要求部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)必須具備角色轉(zhuǎn)換意識(shí)和全局觀念，不僅懂得政策熟悉業(yè)務(wù)，還要從管理高度謀劃信息化建設(shè)方案，就信息化工作進(jìn)行總體設(shè)計(jì)，統(tǒng)籌實(shí)施建設(shè)工程。督促部門(mén)干部精準(zhǔn)落實(shí)，定期驗(yàn)收，確保信息化工作按期推進(jìn)。

（二）立足自主研發(fā)，完善系統(tǒng)功能，切實(shí)降低信息化研運(yùn)成本

部門(mén)內(nèi)部信息化是一項(xiàng)系統(tǒng)復(fù)雜的工程，需要持續(xù)不斷地投入人力、物力等相關(guān)資源，因此要充分利用部門(mén)內(nèi)部具有計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)技能的干部，立足自主研發(fā)，組織專(zhuān)門(mén)人員負(fù)責(zé)運(yùn)行維護(hù)，降低研運(yùn)成本。同時(shí)結(jié)合單位實(shí)際，及時(shí)進(jìn)行軟件升級(jí)改造，逐步完善系統(tǒng)功能，保證內(nèi)部管理系統(tǒng)與時(shí)俱進(jìn)，防止流于形式。

（三）注重軟件應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)工作聯(lián)動(dòng)，充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)功效

內(nèi)部管理信息化，研發(fā)是基礎(chǔ)，應(yīng)用是核心。進(jìn)行內(nèi)部管理信息化，一方面應(yīng)當(dāng)重視軟件應(yīng)用，不僅局限于日常工作處理，還要加強(qiáng)對(duì)單位工作安排、職責(zé)分工等深層次問(wèn)題的分析，更好地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供支撐。另一方面要建立新研發(fā)軟件同現(xiàn)有辦公系統(tǒng)之間的關(guān)聯(lián)，打通新舊軟件功能，形成信息化工作體系，充分發(fā)揮軟件協(xié)同作用。