淺析內部管理信息化的對策建議

◎文/天津市財政局預算編審中心

一、推進部門內部管理信息化的舉措及成效

預算編審中心作為市財政局的直屬單位，承擔著經濟財政指標的統(tǒng)計分析、千余家預算單位部門預算編制審核以及績效管理改革等工作，業(yè)務范圍廣、頭緒多、時效性強。為加強內部管理，提高工作質量和效率，中心運用信息化手段，自主設計研發(fā)了一套用于日常工作督辦考核的 “工作紀實分析管理系統(tǒng)”，實現內部管理規(guī)范化、流程化、系統(tǒng)化。

（一）“工作紀實分析管理系統(tǒng)”基本情況

縱觀目前，幾乎所有政府部門都在推進內部管理信息化，但尚未形成明顯的綜合效應，究其原因主要有以下幾個方面：一是信息化設備研發(fā)維護成本較高。大部分單位信息化軟件通過購買或者外包取得，運行維護需要委托開發(fā)商進行，成本較高。二是信息化系統(tǒng)功能無法時時滿足工作需求。由于軟件更新依賴外部專業(yè)機構，因此很難根據業(yè)務變化及時調整，導致軟件響應速度慢，功能逐漸脫離工作實際。三是信息化系統(tǒng)操作復雜。很多部門信息化系統(tǒng)技術要求高，操作繁瑣，增加了干部工作負擔，導致軟件效用不高。

為避免上述問題，保證軟件設計切實可行，自2016年下半年起，由中心主任、副主任牽頭，抽調具有計算機專業(yè)背景的干部成立專門研發(fā)小組，開始自主研發(fā)“工作紀實分析管理系統(tǒng)”。經過半年的努力，軟件正式投入使用，其優(yōu)越性逐漸凸顯。

1.研發(fā)的經濟性。研發(fā)“工作紀實分析管理系統(tǒng)”所需的軟硬件設施，經論證，中心現有的計算機設備均可滿足，無需增加額外投入，中心在職干部通過自學可以掌握研發(fā)專業(yè)技能，不需要進行技術外包或者購買外部服務。整個研發(fā)過程完全依托現有資源，無需任何開支，且軟件投入使用后的升級改造，均依靠本單位干部，確保了軟件運行的經濟性。

2.技術的專業(yè)性。“工作紀實分析管理系統(tǒng)”的研發(fā)，建立在中心內網技術、網絡狀況較為發(fā)達的基礎上，采用了Access數據庫和VBA編程等計算機專業(yè)技術，在使用過程中，可以根據實際情況和具體需求，及時進行調整完善、升級改造，保證軟件與時俱進，符合單位工作實際。

3.操作的便捷性?！肮ぷ骷o實分析管理系統(tǒng)”在用戶端采用相關技術，中心干部只需要打開軟件界面，按照相關權限登陸系統(tǒng)即可操作，具有使用簡單、界面簡潔、用戶技術要求低等特點。中心的年度工作計劃直接導入該系統(tǒng)，干部只需錄入年度中的新增任務，不會增加太多的工作負擔，中心所有干部均可順利操作。

4.功能的全面性。“工作紀實分析管理系統(tǒng)”設置任務錄入、審核、查詢等功能，通過將所有工作任務分解細化，能夠直觀反映每名干部的本職工作、待辦事項、完成時限。系統(tǒng)分析功能以可視化的形式反映不同時點、每個部門和每名干部承擔工作的數量、完成質量等情況，時時監(jiān)督工作進展，并可進行多維度查詢分析，全面實現了工作任務的信息化管理。

（二）“工作紀實分析管理系統(tǒng)”應用取得顯著成效

在日常工作中中心充分利用 “工作紀實分析管理系統(tǒng)”進行工作安排、任務督導。該系統(tǒng)的應用，全面規(guī)范了中心內部管理，工作效率明顯提升，同時對于統(tǒng)籌考慮內部機構設置和人力資源安排也提供了重要參考。

一是提升內部管理效率，努力降低行政成本?！肮ぷ骷o實分析管理系統(tǒng)”的正式應用，克服了以往紙質化辦公流程繁瑣、效率低下等諸多弊端，各層級領導可時時監(jiān)測部門及干部的工作進展情況，能夠有效防范工作進度失控、重要工作遺漏等問題。同時，該軟件實現了內部辦公協(xié)同化，促進了信息共享，減少了重復勞動，極大地節(jié)省了人力、物力等成本。

二是加強單位內控建設，有效防控潛在風險?！肮ぷ骷o實分析管理系統(tǒng)”針對中心各部門工作的性質和內容，明確工作要求、完成時限以及注意事項等，并按照任務重要程度進行分級管理。對重點工作及容易發(fā)生工作失誤的事項，加強監(jiān)督，及時驗收；對易發(fā)廉政風險的領域，予以提示和定期檢查?！肮ぷ骷o實分析管理系統(tǒng)”應用以來，中心未發(fā)生工作遺漏、失誤以及廉政等方面的問題，有效防控了各項潛在風險。

三是提供績效考核依據，有力促進擔當作為?！肮ぷ骷o實分析管理系統(tǒng)”能夠可視化地反映各部門和每位干部工作完成情況，為干部培養(yǎng)、評優(yōu)表彰以及年度考核等工作提供了重要參考，有效杜絕了干與不干一個樣、干好干壞一個樣，鼓勵干部主動擔當作為，堅持營造敬業(yè)深耕、篤實奮進的干事氛圍。“工作紀實分析管理系統(tǒng)”應用以來，各部門工作按時完成率達90%以上，較往年大幅度提升。

四是加強工作指標分析，科學人力資源配置。“工作紀實分析管理系統(tǒng)”能夠直觀地展現整個單位全年的工作總量以及每個部門、每名干部的任務分配和責任范疇。通過全年的任務數量、工作強度及工作完成率等指標，可以反映出單位內部的機構職責和人員安排是否合理，是否存在人員欠缺或者冗余等情況，從而為機構設置、人力資源合理配備等內部管理問題提供數據支撐。

二、部門內部管理信息化過程中存在的問題

（一）軟件功能有待進一步完善

目前，“工作紀實分析管理系統(tǒng)”的功能主要局限在中心內部工作的匯總展示和日常督導等方面，一定程度上實現了按部門、按人員等為檢索條件的查詢功能，但對于工作中存在的問題、工作安排合理性等深層次的分析功能還不完善。

（二）存在重建設輕應用的問題

信息化建設過程中，硬件是基礎，核心是應用。中心對“工作紀實分析管理系統(tǒng)”的開發(fā)利用還不盡充分。一是該系統(tǒng)應用主要局限在領導每周督辦以及部門領導的審核監(jiān)測，普通干部的應用還有待進一步拓展；二是軟件應用側重于內部事務處理和行政管理需要，支撐部門決策的能力亟待提高。

（三）未建立同現有軟件的關聯

目前 “工作紀實分析管理系統(tǒng)”的工作任務主要依靠批量導入和手工錄入，未實現同現有其他辦公系統(tǒng)的有效關聯。在面臨來文較多或者工作量突增等特殊情況時，現有方式顯然會影響工作進度，如果能做到相關數據自動關聯，將大大提升應用效果。

三、加強部門內部管理信息化的建議

（一）領導高度重視，切實轉變觀念，著力推進信息化建設進程

推動部門內部管理信息化需要破除慣性思維，自上而下轉變工作觀念，加強各部門間溝通協(xié)作，這就要求部門領導必須具備角色轉換意識和全局觀念，不僅懂得政策熟悉業(yè)務，還要從管理高度謀劃信息化建設方案，就信息化工作進行總體設計，統(tǒng)籌實施建設工程。督促部門干部精準落實，定期驗收，確保信息化工作按期推進。

（二）立足自主研發(fā)，完善系統(tǒng)功能，切實降低信息化研運成本

部門內部信息化是一項系統(tǒng)復雜的工程，需要持續(xù)不斷地投入人力、物力等相關資源，因此要充分利用部門內部具有計算機專業(yè)技能的干部，立足自主研發(fā)，組織專門人員負責運行維護，降低研運成本。同時結合單位實際，及時進行軟件升級改造，逐步完善系統(tǒng)功能，保證內部管理系統(tǒng)與時俱進，防止流于形式。

（三）注重軟件應用，實現工作聯動，充分發(fā)揮信息化系統(tǒng)功效

內部管理信息化，研發(fā)是基礎，應用是核心。進行內部管理信息化，一方面應當重視軟件應用，不僅局限于日常工作處理，還要加強對單位工作安排、職責分工等深層次問題的分析，更好地為領導決策提供支撐。另一方面要建立新研發(fā)軟件同現有辦公系統(tǒng)之間的關聯，打通新舊軟件功能，形成信息化工作體系，充分發(fā)揮軟件協(xié)同作用。