實(shí)驗(yàn)材料采購平臺大數(shù)據(jù)對科技支撐服務(wù)知識價(jià)值的體現(xiàn)

蔣 蕓, 朱衛(wèi)星, 陳永清, 盧 凡, 程 蘋

(1.蘇州大學(xué) 醫(yī)學(xué)部，江蘇 蘇州 215123；2.國家科技基礎(chǔ)條件平臺中心，北京 100862)

0 引 言

當(dāng)今，社會(huì)信息化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展導(dǎo)致數(shù)據(jù)爆炸式增長。據(jù)統(tǒng)計(jì)，平均每秒有200萬用戶在使用谷歌，F(xiàn)acebook用戶每天共享的東西超過40億，Twitter每天處理的推特?cái)?shù)量超過3.4億[1]。同時(shí)，科學(xué)計(jì)算、醫(yī)療衛(wèi)生、金融、零售業(yè)等各行業(yè)也有大量數(shù)據(jù)在不斷產(chǎn)生[2]。在學(xué)術(shù)界，2008年《Nature》推出了大數(shù)據(jù)專刊對其展開探討；2011年《Science》也推出類似的數(shù)據(jù)處理專刊。IT產(chǎn)業(yè)界行動(dòng)更為積極，持續(xù)關(guān)注數(shù)據(jù)再利用，挖掘大數(shù)據(jù)的潛在價(jià)值。為應(yīng)對大數(shù)據(jù)帶來的上述困難和挑戰(zhàn),以Google、Facebook、Microsoft等為代表的互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)近幾年推出了各種不同類型的大數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)[3-5]。借助于新型的處理系統(tǒng),深度學(xué)習(xí)、知識計(jì)算、可視化等大數(shù)據(jù)分析技術(shù)也得已迅速發(fā)展,已逐漸被廣泛應(yīng)用于不同的行業(yè)和領(lǐng)域[6-7]。

學(xué)校于2015年開始構(gòu)建實(shí)驗(yàn)材料采購管理電子平臺(以下簡稱平臺)，依靠強(qiáng)大的電子商務(wù)信息數(shù)據(jù)處理手段，實(shí)現(xiàn)集“商品選購”“審批”“配送”“驗(yàn)收”“結(jié)算”為一體的采購平臺，實(shí)現(xiàn)采購的全互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)[8-9]。基于“互聯(lián)網(wǎng)+”實(shí)驗(yàn)物資采供管理系統(tǒng)與學(xué)校財(cái)務(wù)系統(tǒng)無縫對接，打破了長期以來“信息孤島”現(xiàn)象，做到終端用戶，物資采供部門、審計(jì)部門與財(cái)務(wù)部門的全方位數(shù)據(jù)共享。平臺上線運(yùn)行3年來，真實(shí)完整地保留了學(xué)校實(shí)驗(yàn)材料采購的數(shù)據(jù)情況，本文根據(jù)真實(shí)的數(shù)據(jù)分析，試圖去展現(xiàn)采購平臺對科技支撐服務(wù)的多方面的知識價(jià)值。

1 用戶行為分析

技術(shù)人員根據(jù)后臺數(shù)據(jù)對平臺構(gòu)建以來每年的工作日不同時(shí)間段訂單量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。詳細(xì)數(shù)據(jù)如表1所示?？梢郧逦目闯觯饕少彆r(shí)間還是集中在工作時(shí)間段，但是中午時(shí)間下單的比例明顯在逐年上升，說明平臺采購還是比較快捷方便，科研人員利用碎片時(shí)間就可以做好采購工作，從某種層面上保證了大段整塊的持續(xù)工作時(shí)間不被打擾，能夠更專注科研?？蒲腥藛T的工作時(shí)間比較長，表中也明顯看到，下班后的訂單比例在逐年減少，這就證明了科研人員無需利用自己的休息時(shí)間繼續(xù)去做采購等瑣碎事宜，能夠很好地保證自己的休息時(shí)間，更好地照顧家庭，做到工作家庭兩不誤。創(chuàng)新的采購方式，方便了教師的工作，很好地響應(yīng)了國家加快實(shí)施創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展戰(zhàn)略。

表1 工作日各時(shí)間段訂單數(shù)量比例 %

2 平臺內(nèi)采購、自行采購數(shù)據(jù)對比分析

表2中展現(xiàn)的2015～2018年，平臺采購以及平臺自購訂單的數(shù)量對比及其趨勢。可以發(fā)現(xiàn)，自平臺搭建以來，通過平臺進(jìn)行采購始終是占了很大的比例，且僅在搭建初期，平臺內(nèi)比平臺自購訂單量略少，之后平臺內(nèi)采購和自購訂單數(shù)量相比，優(yōu)勢越來越明顯。說明了學(xué)校實(shí)驗(yàn)采購平臺的確做到了按需采購，實(shí)時(shí)采購，真實(shí)采購，降低了囤積風(fēng)險(xiǎn)和廉政風(fēng)險(xiǎn)。另外，從最常用商品的購買情況也驗(yàn)證了平臺的實(shí)時(shí)有效作用，常用材料逐年增加的購買量也說明了該平臺能基本滿足老師的日常實(shí)驗(yàn)需求，為科研人員提供了便利，為科研提供最堅(jiān)實(shí)的后勤保障。

表2 化學(xué)試劑平臺內(nèi)外采購商品數(shù)量比較表 %

3 年末的訂單情況

傳統(tǒng)的高校采購都會(huì)伴隨著冗雜繁重的財(cái)務(wù)報(bào)銷問題，自行采購產(chǎn)生的票據(jù)數(shù)量過大，給后期的財(cái)務(wù)報(bào)銷事宜帶來了很大的不便，占用科研人員大量精力，擾亂正?？蒲兄刃?。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，我校2016年僅實(shí)驗(yàn)材料和辦公物資采購量為100 532筆，其報(bào)銷量約占學(xué)?？倛?bào)銷量的50%，盡管學(xué)校一再增加財(cái)務(wù)人員，但仍趕不上報(bào)銷業(yè)務(wù)量的持續(xù)攀升。

對于每個(gè)高校財(cái)務(wù)來說，12月份的報(bào)銷結(jié)算壓力非常大，因?yàn)榻?jīng)費(fèi)結(jié)算的問題，常會(huì)導(dǎo)致集中報(bào)銷，超量采購等問題的產(chǎn)生。集中報(bào)銷會(huì)給財(cái)務(wù)造成很大壓力，大大降低工作效率，常常是財(cái)務(wù)恨不得24 h加班，老師這邊依然是怨聲載道。而因?yàn)榧庇诮Y(jié)算經(jīng)費(fèi)導(dǎo)致的超量采購，集中預(yù)先采購，往往給用戶帶來更大的廉政風(fēng)險(xiǎn)，一不小心就違法違規(guī)了[10]。

由表3可看出，平臺2015年正式上線后，只是當(dāng)年的12月報(bào)銷訂單超過11月，后來2年的12月傳統(tǒng)報(bào)銷高峰期，不管是自購備案報(bào)銷還是訂單總量都顯著低于11月，有效地避免了報(bào)銷高峰，大幅度減輕了財(cái)務(wù)和老師的壓力，大家不用在財(cái)務(wù)報(bào)銷、年終審計(jì)等問題上耗費(fèi)原本不必要的時(shí)間和精力，使得科研人員可專心于本職工作。而且越到后期，在采購總量基本保持不變的情況下，通過平臺內(nèi)直接采購的訂單數(shù)量有明顯的上升，表明用戶越來越認(rèn)可平臺內(nèi)直接采購，做到了按需采購，年底集中花錢，超量囤貨的現(xiàn)象得到了明顯改善。

表3 年末平臺內(nèi)外訂單數(shù)量對比圖

4 平臺運(yùn)營服務(wù)于學(xué)?？蒲薪虒W(xué)工作

實(shí)驗(yàn)材料采購管理平臺創(chuàng)建設(shè)計(jì)的思路就是用戶只需要在線購買和簽收，供應(yīng)商在線接單并集中開票,財(cái)務(wù)做到批量集中結(jié)算，監(jiān)管方可實(shí)時(shí)看到真實(shí)的數(shù)據(jù)，做到在線審計(jì)。

平臺通過幾年的良好運(yùn)營，教學(xué)科研人員從改革初的不理解，到現(xiàn)在積極參與，更是主動(dòng)積極地幫助校方聯(lián)系優(yōu)質(zhì)的供應(yīng)商，協(xié)議供應(yīng)商隊(duì)伍不斷得到優(yōu)化，服務(wù)質(zhì)量穩(wěn)步提高。經(jīng)統(tǒng)計(jì)，我校實(shí)驗(yàn)材料協(xié)議供應(yīng)商從2014年的10余家增加到目前的70余家。

由物資采供中心定期與供應(yīng)商進(jìn)行資金結(jié)算(每月結(jié)算一次)，實(shí)現(xiàn)了從“先付款后供貨”到“先供貨后付款”的轉(zhuǎn)變，由供應(yīng)商墊支科研物資采購資金，大大提高了學(xué)校資金使用效益。另外，數(shù)據(jù)顯示，學(xué)校統(tǒng)一與供應(yīng)商談判，科研物資采購單價(jià)基本低于市場價(jià)5%以上，提高了科教經(jīng)費(fèi)的含金量。也正是因?yàn)榻y(tǒng)一選取供應(yīng)商，加強(qiáng)了物資采供內(nèi)部控制，有效地防范了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)[11-12]。

而且，采購流程是采購人通過科研物資采供系統(tǒng)或平臺7×24 h發(fā)起物資采購申請，經(jīng)審批生成訂單，供應(yīng)商直接送貨上門，采購人收貨，驗(yàn)收人驗(yàn)收，實(shí)現(xiàn)科研物資采供“零庫存”管理。減少物資采供人力成本和倉儲(chǔ)成本，提升了物資采供管理效率和服務(wù)水平[13-15]。而且，不可忽略的是，經(jīng)統(tǒng)計(jì)，2016年我校僅實(shí)驗(yàn)材料與辦公物資共采購了100 532筆，實(shí)際報(bào)銷憑證僅24 849筆。大幅降低科研物資采購業(yè)務(wù)報(bào)銷量，有效提升會(huì)計(jì)核算效率和財(cái)務(wù)服務(wù)水平，節(jié)約了財(cái)務(wù)人力資源成本。

5 結(jié) 語

本文數(shù)據(jù)分析結(jié)果表明，該平臺最初的預(yù)期效果已大部分實(shí)現(xiàn)，充分證實(shí)了學(xué)校采用的基于比較成熟的電子商務(wù)平臺信息處理手段，參考政府協(xié)議供貨采購模式，依靠江浙地區(qū)發(fā)達(dá)的物流手段，在互聯(lián)網(wǎng)+的背景下采取平臺集中采購為主，零星自主采購為輔這一種比較人性化的采購模式取得了跨越式的成功。

學(xué)校的“互聯(lián)網(wǎng)+物資集中采購”，并不是簡單的兩者相加，而是通過信息技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺，讓互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)進(jìn)行深度融合，創(chuàng)造新的發(fā)展形態(tài)，從而提高管理服務(wù)等效率，讓大量繁瑣的事情變得異常簡單。通過挖掘蘇州大學(xué)實(shí)驗(yàn)采購平臺后臺的數(shù)據(jù)并進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，對比，進(jìn)而分析出蘊(yùn)藏在大數(shù)據(jù)背后的科研人員的行為規(guī)律，并在此基礎(chǔ)上得出結(jié)論，推動(dòng)平臺發(fā)展，加強(qiáng)對科研的支撐服務(wù)。